{"id":2367,"date":"2024-07-31T10:32:34","date_gmt":"2024-07-31T13:32:34","guid":{"rendered":"http:\/\/advbox.com.br\/blog\/?p=2367"},"modified":"2024-07-31T10:32:35","modified_gmt":"2024-07-31T13:32:35","slug":"gerencimento-digitalizacao-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/gerencimento-digitalizacao-de-documentos\/","title":{"rendered":"Benef\u00edcios da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos na advocacia"},"content":{"rendered":"<p>Papel \u00e9 coisa do passado. A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 uma realidade em todos os segmentos, e, principalmente, na advocacia. A gera\u00e7\u00e3o de documentos na \u00e1rea jur\u00eddica \u00e9 intensa, por isso, o armazenamento deles em formato digital \u00e9 fundamental.<\/p><p>Al\u00e9m de trazer mais organiza\u00e7\u00e3o ao processo de trabalho, a digitaliza\u00e7\u00e3o trar\u00e1 mais <a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/seguranca-de-dados\/\" target=\"_blank\">seguran\u00e7a<\/a> aos documentos e agilidade no acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es pelos colaboradores do escrit\u00f3rio jur\u00eddico.<\/p><p>Por meio de um computador, uma internet e recursos como <a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/software-para-advogados-2\/\" target=\"_blank\">softwares<\/a> e acesso em nuvem, os documentos digitalizados ficam centralizados em um \u00fanico sistema, eliminando prateleiras, caixas e outros modos de armazenamento da papelada como era feito antigamente.<\/p><p>Mas como \u00e9 feita essa digitaliza\u00e7\u00e3o? \u00c9 um processo legalizado?<\/p><p>Calma! Neste <em>post <\/em>voc\u00ea vai saber tudo sobre:<\/p><ul class=\"wp-block-list\">\n<li class=\"has-small-font-size\">O que \u00e9 digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos?<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Como \u00e9 feita a digitaliza\u00e7\u00e3o de um documento?<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Qual a legisla\u00e7\u00e3o que regulamenta o processo de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos?<\/li>\n<\/ul><p>Permane\u00e7a lendo este artigo e saiba como digitalizar os documentos do seu escrit\u00f3rio!<\/p><figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe title=\"Escrit\u00f3rio Digital\" width=\"750\" height=\"422\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/bF6EmIbk5eE?start=9&#038;feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" allowfullscreen loading=\"lazy\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure><h2 class=\"wp-block-heading\">O que \u00e9 digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos?<\/h2><p>Primeiramente, o conceito geral de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos consiste na transforma\u00e7\u00e3o de um modelo f\u00edsico de dados em um modelo digital.<\/p><p>Resumindo, ela substitui os documentos em papel levando-os para o ambiente virtual, em que a visualiza\u00e7\u00e3o deles \u00e9 instant\u00e2nea e realizada por m\u00faltiplas pessoas, em qualquer lugar, desde que estejam conectadas ao computador e \u00e0 internet.<\/p><p>A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 realizada tanto por escaneamento quanto por digitaliza\u00e7\u00e3o direta, sendo que no escaneamento o formato papel \u00e9 convertido em um arquivo digital que, por sua vez, ser\u00e1 armazenado unicamente em um software ou em nuvem.<\/p><p>Assim, esse processo facilita e dinamiza o acesso \u00e0 informa\u00e7\u00e3o a quem precisa dela para desenvolver sua atividade.<\/p><p>Veja na sequ\u00eancia as principais vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">1. Produtividade\u00a0<\/h3><p>A possibilidade da centraliza\u00e7\u00e3o dos documentos digitalizados em um s\u00f3 lugar garante um melhor gerenciamento deles. Isso evita que voc\u00ea perca tempo procurando pap\u00e9is em caixas ou prateleiras.<\/p><p>Diante disso, o tempo que voc\u00ea usaria procurando por arquivos, investir\u00e1 em outras atividades estrat\u00e9gicas.<\/p><p>Al\u00e9m disso, a possibilidade de v\u00e1rios colaboradores poderem acessar os documentos de qualquer lugar, traz um grande diferencial ao trabalho.<\/p><p>Como resultado disso tudo, h\u00e1 um aumento da <a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/alta-produtividade-na-advocacia\/\" target=\"_blank\">produtividade<\/a> do escrit\u00f3rio como um todo.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">2. Organiza\u00e7\u00e3o<\/h3><p>Adeus \u00e0s caixas, estantes e ao arquivamento f\u00edsico, que al\u00e9m de oferecer uma procura mais demorada, pode gerar tamb\u00e9m uma desorganiza\u00e7\u00e3o no armazenamento da papelada.<\/p><p>Com a\u00a0 digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos, a organiza\u00e7\u00e3o se torna mais eficiente, pois o gerenciamento eletr\u00f4nico permite armazenar todo material em pastas virtuais, de acordo com as tarefas, colaboradores e clientes.<\/p><p>Novamente, se verifica tamb\u00e9m o acesso mais r\u00e1pido \u00e0s informa\u00e7\u00f5es, al\u00e9m de facilitar a rotina do escrit\u00f3rio.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">3. Seguran\u00e7a<\/h3><p>Arquivos digitalizados s\u00e3o mais seguros contra poss\u00edveis perdas, mas, principalmente, contra a viola\u00e7\u00e3o de dados.\u00a0<\/p><p>Sobretudo, em fun\u00e7\u00e3o do uso de senhas e criptografia que permitem um controle dos acessos e a confidencialidade dos documentos.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">4. Atendimento<\/h3><p>Clientes querem respostas r\u00e1pidas, em especial quando envolvem processos. Por isso, a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 uma ferramenta importante quando se fala em agilidade.<\/p><p>O acesso instant\u00e2neo e facilitado \u00e0s informa\u00e7\u00f5es digitalizadas permite que se possa atender \u00e0s demandas dos clientes com rapidez.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">5. Preserva\u00e7\u00e3o<\/h3><p>A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos possibilita a continuidade de neg\u00f3cios do escrit\u00f3rio. Imagine perder toda a papelada em um desastre natural? N\u00e3o d\u00e1 para imaginar, certo? A recupera\u00e7\u00e3o \u00e9 imposs\u00edvel e o trabalho \u00e9 interrompido.<\/p><p>Assim, com a digitaliza\u00e7\u00e3o, \u00e9 poss\u00edvel fazer <em>backup <\/em>dos arquivos e garantir a sua integridade diante de acidentes como enchentes, por exemplo.<\/p><p>Ademais, a digitaliza\u00e7\u00e3o permite que os documentos se mantenham leg\u00edveis e em bom estado permanentemente, ao contr\u00e1rio do papel que sofre desgaste ap\u00f3s alguns anos.\u00a0<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">6. Espa\u00e7o<\/h3><p>A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos com o armazenamento em ambiente digital contribui para melhor aproveitamento do espa\u00e7o f\u00edsico e para redu\u00e7\u00e3o de custos, j\u00e1 que n\u00e3o \u00e9 necess\u00e1rio investir em um mobili\u00e1rio para guardar pap\u00e9is.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">7. Economia<\/h3><p>A <a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/advbox-reduz-custos-no-escritorio\/\" target=\"_blank\">redu\u00e7\u00e3o de custos<\/a> com material de escrit\u00f3rio como papel \u00e9 uma das vantagens trazidas pelos documentos digitalizados.<\/p><p>Ali\u00e1s, h\u00e1 redu\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m em gastos de manuten\u00e7\u00e3o de equipamentos como impressoras, por exemplo.<\/p><p>Por consequ\u00eancia, a redu\u00e7\u00e3o de pap\u00e9is \u00e9 um ponto positivo para o escrit\u00f3rio quanto \u00e0 sustentabilidade.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">8. Decis\u00e3o<\/h3><p>Por centralizar e integrar todos os documentos, inclusive os financeiros, a digitaliza\u00e7\u00e3o permite que o escrit\u00f3rio possa analisar suas receitas e despesas e onde e no que pode investir.<\/p><p>Com toda a certeza, a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos traz muitas vantagens. E como fazer a digitaliza\u00e7\u00e3o? Este \u00e9 o pr\u00f3ximo passo do artigo.<\/p><figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/materiais.advbox.com.br\/lp-gt-p3-advocacia-digital\" target=\"_blank\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"262\" src=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/Capa-Email-4.png\" alt=\"arte de ebook de meios de produ\u00e7\u00e3o na advocacia\" class=\"wp-image-51045\" srcset=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/Capa-Email-4.png 1024w, https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/Capa-Email-4-500x128.png 500w, https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/Capa-Email-4-768x197.png 768w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/figure><h2 class=\"wp-block-heading\">Como \u00e9 feita a digitaliza\u00e7\u00e3o de um documento?<\/h2><p>Para transformar um documento f\u00edsico em documento digital existe um passo a passo diferente de um documento que j\u00e1 nasceu digitalizado.\u00a0<\/p><p>Ent\u00e3o, basicamente as etapas s\u00e3o:<\/p><ul class=\"wp-block-list\">\n<li class=\"has-small-font-size\">Coleta;<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Planejamento;<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Prepara\u00e7\u00e3o;<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Digitaliza\u00e7\u00e3o;<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Qualidade;<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Indexa\u00e7\u00e3o;<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Disponibiliza\u00e7\u00e3o.<\/li>\n<\/ul><h3 class=\"wp-block-heading\">1. Coleta<\/h3><p>Primeiramente, re\u00fana com aten\u00e7\u00e3o os documentos f\u00edsicos que ir\u00e1 digitalizar para que n\u00e3o esque\u00e7a nenhum material.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">2. Planejamento<\/h3><p>Em segundo lugar, planeje como digitalizar, armazenar e disponibilizar os documentos para que n\u00e3o haja nenhum problema no meio do processo de digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">3. Prepara\u00e7\u00e3o<\/h3><p>Antes de digitalizar, separe os documentos conforme categorias ou objetivos para facilitar a organiza\u00e7\u00e3o e busca.<\/p><p>Com o intuito de garantir a qualidade do material digitalizado \u00e9 necess\u00e1rio limpar ou desamassar documentos antigos, o que garante sua legibilidade.<\/p><p>Bem como retirar grampos ou clipes que interfiram no processo de digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">4. Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/h3><p>O uso de <em>scanners <\/em>para realizar a digitaliza\u00e7\u00e3o cria c\u00f3pias digitais dos documentos originais. Por isso, os equipamentos devem ser de alta qualidade.\u00a0<\/p><p>Al\u00e9m disso, durante o processo de escaneamento deve-se respeitar a ordem estipulada na prepara\u00e7\u00e3o para preservar a organiza\u00e7\u00e3o dos documentos.<\/p><p>Ao mesmo tempo, \u00e9 importante ficar de olho na nitidez dos arquivos, a fim de corrigir qualquer problema durante a digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">5. Qualidade<\/h3><p>Ainda que haja todo um cuidado na hora da digitaliza\u00e7\u00e3o e que o equipamento usado seja de alta qualidade, podem ocorrer imperfei\u00e7\u00f5es no arquivo.<\/p><p>Por isso, ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos verifique as condi\u00e7\u00f5es das c\u00f3pias.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">6. Indexa\u00e7\u00e3o<\/h3><p>Por \u00faltimo, ocorre a indexa\u00e7\u00e3o dos documentos, ou seja, a grava\u00e7\u00e3o deles no sistema de gest\u00e3o eletr\u00f4nico escolhido, organizando-os de forma que sejam facilmente localizados por ele, como pelo nome, categorias, entre outras informa\u00e7\u00f5es.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">7. Disponibiliza\u00e7\u00e3o<\/h3><p>Pronto! Todos os documentos, ap\u00f3s indexados na ferramenta tecnol\u00f3gica de gest\u00e3o escolhida, estar\u00e3o centralizados em um s\u00f3 lugar e dispon\u00edveis para serem acessados facilmente e rapidamente por todos os colaboradores do escrit\u00f3rio.<\/p><p>O software ADVBOX \u00e9 a ferramenta ideal para isso! Ela garante o armazenamento e uma gest\u00e3o completa de todos os documentos do escrit\u00f3rio de forma integrada, organizada, segura e eficiente com acesso a todos os colaboradores.\u00a0<\/p><h2 class=\"wp-block-heading\">Qual a legisla\u00e7\u00e3o que regulamenta o processo de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos?<\/h2><p>O Decreto <a href=\"https:\/\/www.in.gov.br\/en\/web\/dou\/-\/decreto-n-10.278-de-18-de-marco-de-2020-248810105\" target=\"_blank\">10.278\/2020<\/a> estabelece a t\u00e9cnica e os requisitos para a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos p\u00fablicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados tenham a mesma validade legal dos originais.<\/p><p>Para isso traz itens como:<\/p><ul class=\"wp-block-list\">\n<li class=\"has-small-font-size\">Padr\u00f5es t\u00e9cnicos para a digitaliza\u00e7\u00e3o, a fim de garantir qualidade de visualiza\u00e7\u00e3o e legibilidade das informa\u00e7\u00f5es;<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Ap\u00f3s digitaliza\u00e7\u00e3o, permite descarte de arquivos f\u00edsicos, desde que n\u00e3o sejam hist\u00f3ricos.<\/li>\n<\/ul><p>A transforma\u00e7\u00e3o digital mudou as atividades em todo o mundo, inclusive a organiza\u00e7\u00e3o e controle de documentos.\u00a0<\/p><p>Assim, pap\u00e9is, disquetes e CDs ficaram para tr\u00e1s e hoje o processo de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 extremamente importante para escrit\u00f3rios jur\u00eddicos, pois organiza e preserva documentos importantes para as atividades.\u00a0<\/p><p>Sem falar na possibilidade de centralizar esses arquivos digitalizados em uma \u00fanica plataforma de acesso r\u00e1pido, otimizando ainda mais o trabalho.<\/p><p>Pronto para essa transforma\u00e7\u00e3o?<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">Mais conhecimento para voc\u00ea!<\/h3><p>Por aqui estamos sempre abordando assuntos quentes e relevantes para os profissionais do Direito. 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Confira 7 dicas!<\/a><\/td><\/tr><tr><td><a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/5-recursos-mais-eficientes-nos-softwares-juridicos-do-mercado\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">Software Jur\u00eddico: 17 crit\u00e9rios fundamentais para encontrar o melhor!<\/a><\/td><\/tr><tr><td><a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/controladoria-juridica\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">O que \u00e9 a Controladoria Jur\u00eddica e como funciona<\/a><\/td><\/tr><tr><td><a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/sistema-de-filiais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">Escrit\u00f3rios com filiais, correspondentes e parceiros fixos<\/a><\/td><\/tr><tr><td><a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/avaliacao-de-dados\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">Advocacia baseada em dados<\/a><\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure><div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"aligncenter size-full\"><a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/cadastro\" target=\"_blank\"><img decoding=\"async\" width=\"760\" height=\"200\" src=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/CTA-Email-4.jpg\" alt=\"CTA CADASTRO ADVBOX 04\" class=\"wp-image-56927\" srcset=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/CTA-Email-4.jpg 760w, https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/CTA-Email-4-500x132.jpg 500w\" sizes=\"(max-width: 760px) 100vw, 760px\" loading=\"lazy\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Papel \u00e9 coisa do passado. 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Por isso, explicamos como resolver esse problema atrav\u00e9s da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos e sua organiza\u00e7\u00e3o na nuvem. Uma estrat\u00e9gia que impede extravios e economiza muito tempo.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/gerencimento-digitalizacao-de-documentos\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Software Jur\u00eddico Completo - ADVBOX\" \/>\n<meta property=\"article:publisher\" content=\"https:\/\/www.facebook.com\/advbox\/\" \/>\n<meta property=\"article:author\" content=\"AndressaS\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2024-07-31T13:32:34+00:00\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2024-07-31T13:32:35+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/Como_realizar_um_f\u00e1cil_e_excelente_gerenciamento_de_documentos_na_nuvem_-_post.jpg\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"1000\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"667\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/jpeg\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"Eduardo Koetz\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:title\" content=\"Digitaliza\u00e7\u00e3o de Documentos possibilita f\u00e1cil e excelente gerenciamento\" \/>\n<meta name=\"twitter:description\" content=\"Um dos problemas mais s\u00e9rios que um advogado encontra em seu escrit\u00f3rio \u00e9 a organiza\u00e7\u00e3o de documentos. 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