{"id":298,"date":"2023-12-15T14:15:48","date_gmt":"2023-12-15T17:15:48","guid":{"rendered":"http:\/\/advbox.com.br\/blog\/?p=298"},"modified":"2024-02-22T13:19:37","modified_gmt":"2024-02-22T16:19:37","slug":"como-fazer-um-arquivo-digital-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/como-fazer-um-arquivo-digital-de-documentos\/","title":{"rendered":"Arquivo digital de documentos na advocacia: como fazer?"},"content":{"rendered":"<p>Voc\u00ea sabe <strong>como fazer um arquivo digital de documentos<\/strong> na advocacia? Afinal, a organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 um ponto importante para advogados que queiram otimizar seu tempo, tendo um aumento de produtividade de todo o escrit\u00f3rio.<\/p><p>Contudo, para que isso seja poss\u00edvel, \u00e9 necess\u00e1rio saber como fazer a organiza\u00e7\u00e3o do arquivo digital de forma correta. E por esse motivo, no artigo abaixo, voc\u00ea vai descobrir como organizar seus documentos digitais e otimizar o funcionamento do escrit\u00f3rio. Confira!<\/p><figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe title=\"O Business Intelligence leva o seu escrit\u00f3rio ao sucesso\" width=\"750\" height=\"422\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/Mm5eLsAJyOs?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" allowfullscreen loading=\"lazy\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure><h2 class=\"wp-block-heading\">O que \u00e9 um arquivo digital?<\/h2><p>Antes de falarmos sobre como fazer um arquivo digital de documentos na advocacia, vamos falar sobre o <a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/arquivo-digital-de-documentos\/\" target=\"_blank\">arquivo digital<\/a> em si. Aqui, estamos nos referindo a documentos que podem ser <strong>lidos e manipulados por dispositivos digitais<\/strong>, como computadores e smartphones, por exemplo.<\/p><p>Eles n\u00e3o precisam existir de forma f\u00edsica, e contam com a mesma validade de um documento do tipo, mesmo existindo apenas online. Por\u00e9m, quando falamos sobre arquivo digital, podemos nos referir a um <strong>agrupamento de documentos<\/strong> existentes na internet.<\/p><p>Dessa maneira, o arquivo digital \u00e9, tanto o documento, quanto o grupo de documentos agrupados em um algum local da internet. Ambos s\u00e3o muito \u00fateis para um escrit\u00f3rio de advocacia, tornando poss\u00edvel usufruir de uma s\u00e9rie de benef\u00edcios, sendo eles:<\/p><ul class=\"wp-block-list\">\n<li class=\"has-small-font-size\"><strong>Economiza espa\u00e7o f\u00edsico<\/strong>, j\u00e1 que n\u00e3o \u00e9 necess\u00e1rio c\u00f3pias f\u00edsicas de arquivos digitais;<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Torna os documentos mais <strong>acess\u00edveis para todos<\/strong>, j\u00e1 que todos est\u00e3o dispon\u00edveis na internet;<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Arquivos digitais s\u00e3o <strong>totalmente seguros<\/strong>, pois contam com criptografia que impedem a\u00e7\u00f5es maliciosas;<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Arquivos digitais s\u00e3o <strong>sustent\u00e1veis<\/strong>, pois n\u00e3o usam papel, e por isso, n\u00e3o contribuem para o avan\u00e7o do desmatamento;<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Documentos armazenados em ambientes digitais s\u00e3o encontrados mais rapidamente, e por isso, <strong>aumenta a efici\u00eancia<\/strong> da sua equipe.<\/li>\n<\/ul><h2 class=\"wp-block-heading\">Como arquivar um documento de forma digital?<\/h2><p>Antes de falarmos sobre como fazer um arquivo digital de documentos em si, vamos falar dos documentos individualmente. \u00c9 necess\u00e1rio saber como armazen\u00e1-los para que seja poss\u00edvel criar um arquivo robusto e que seja, de fato, \u00fatil para o escrit\u00f3rio.<\/p><p>Em todo caso, abaixo separamos algumas dicas que v\u00e3o ajudar o seu escrit\u00f3rio a arquivar os documentos de forma correta. Confira!<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">1. Selecione arquivos<\/h3><p>Nesta etapa, chegou o momento de definir quais arquivos dever\u00e3o ser digitalizados pelo seu escrit\u00f3rio. Apesar de ser recomendado ter tudo dispon\u00edvel de maneira digital, pode ser que existam documentos que n\u00e3o precisam estar dispon\u00edveis na internet.<\/p><p>Logo, se tiver um <strong>espa\u00e7o de mem\u00f3ria limitado<\/strong>, a sele\u00e7\u00e3o de arquivos mais rigorosa pode ser mais vantajosa para o seu escrit\u00f3rio. Por\u00e9m, como j\u00e1 dissemos, o mais indicado \u00e9 que tudo esteja dispon\u00edvel na rede, para facilitar o trabalho da equipe.<\/p><p>Em todo caso, ap\u00f3s selecionar os arquivos que ter\u00e3o uma vers\u00e3o online, chegou o momento de fazer a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos. No pr\u00f3ximo t\u00f3pico, vamos falar um pouco mais sobre como realizar o procedimento.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">2. Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/h3><p>Para arquivos documentos de maneira digital, voc\u00ea precisa fazer a <strong>digitaliza\u00e7\u00e3o do arquivo<\/strong> que deseja. Existem diversos aplicativos que realizam essa tarefa, sendo poss\u00edvel, em alguns casos, at\u00e9 fazer a manipula\u00e7\u00e3o do documento dentro da internet.<\/p><p>Um exemplo de aplicativo de celular que torna poss\u00edvel digitalizar documentos \u00e9 o pr\u00f3prio <a href=\"https:\/\/play.google.com\/store\/apps\/details?id=com.google.android.apps.docs&#038;hl=pt_BR&#038;gl=US\" target=\"_blank\">Google Drive<\/a>. Ao entrar na ferramenta, e clicar em <strong>\u201cDigitalizar\u201d<\/strong>, basta tirar a foto do documento para lev\u00e1-lo do espa\u00e7o f\u00edsico para o digital.<\/p><p>De toda forma, voc\u00ea tamb\u00e9m tem a liberdade de criar arquivos digitais do zero, por\u00e9m, para manter a originalidade dos que j\u00e1 existem, \u00e9 necess\u00e1rio digitalizar. O processo \u00e9 simples e voc\u00ea n\u00e3o deve encontrar dificuldades para faz\u00ea-lo com todos os seus arquivos.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">3. Defina o local<\/h3><p>Um ponto que poucos pensam ao analisar como fazer um arquivo digital de documentos, \u00e9 a etapa de <strong>definir o local<\/strong>. Por mais que saibamos que \u00e9 na internet, \u00e9 preciso definir em que espa\u00e7o os arquivos ser\u00e3o armazenados, para se ter acesso facilitado.<\/p><p>Existem diversas op\u00e7\u00f5es, como <strong>computadores (tamb\u00e9m offline), servidores voltados para isso, plataformas na nuvem, sistemas jur\u00eddicos<\/strong>, entre outros. Aqui, voc\u00ea define o que \u00e9 melhor para o seu caso, por\u00e9m, softwares jur\u00eddicos costumam ser mais vantajosos.<\/p><p>Isso porque, por meio dessa plataforma, \u00e9 poss\u00edvel tamb\u00e9m realizar uma s\u00e9rie de outros procedimentos com seus documentos. Dessa maneira, torna-se simples adaptar o seu neg\u00f3cio para se tornar um <a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/como-evitar-a-monotonia-da-advocacia-ultrapassada\/\" target=\"_blank\">escrit\u00f3rio digital<\/a> dentro do contexto atual.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">4. Armazene<\/h3><p>Enfim, chegou o momento de fazer o envio dos documentos para o ambiente online, criando, ent\u00e3o, o seu arquivo digital. Aqui, o processo n\u00e3o deve demorar muito, se tiver uma boa conex\u00e3o de internet, o que vai permitir o <strong>upload r\u00e1pido de arquivos<\/strong>.<\/p><p>De toda forma, com a ADVBOX, \u00e9 poss\u00edvel fazer a migra\u00e7\u00e3o de dados do escrit\u00f3rio em uma <strong>m\u00e9dia de 72 horas<\/strong>. Levando em considera\u00e7\u00e3o a quantidade de contratos e outros documentos que s\u00e3o utilizados por advogados, este \u00e9 um excelente tempo.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">5. Organiza\u00e7\u00e3o dos documentos \u00e9 crucial<\/h3><p>Ap\u00f3s fazer o upload dos documentos, chegou o momento de <strong>organizar seus documentos<\/strong> de maneira que torne f\u00e1cil encontrar os arquivos. A <a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/advbox-sempre-frente-inova-com-marcacao-de-hashtags-na-organizacao-dos-processos\/\" target=\"_blank\">organiza\u00e7\u00e3o de processos<\/a> \u00e9 essencial para que o processo de busca de determinados documentos n\u00e3o atrapalhe seu time.<\/p><p>Em todo caso, mais \u00e0 frente, apresentaremos algumas dicas b\u00e1sicas de organiza\u00e7\u00e3o para melhorar o seu arquivamento. Quando pensamos em como fazer um arquivo digital de documentos na advocacia, a organiza\u00e7\u00e3o dos processos deve ser uma das prioridades.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">6. Nunca deixe de fazer o backup dos arquivos<\/h3><p>Esse ponto \u00e9 essencial para quem est\u00e1 fazendo um arquivo digital de documentos para um escrit\u00f3rio de advocacia. Fazer o <strong>backup de documentos<\/strong> vai garantir que os seus arquivos n\u00e3o sejam perdidos caso haja uma queda de energia, por exemplo.<\/p><p>Inclusive, \u00e9 interessante treinar toda a equipe para a realiza\u00e7\u00e3o de backups frequentes, sempre que algo \u00e9 adicionado no local em que for escolhido. Dessa maneira, nada se perde, sendo poss\u00edvel contar com um funcionamento mais fluido e seguro.<\/p><figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/materiais.advbox.com.br\/lp-gt-p3-advocacia-digital\" target=\"_blank\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"262\" src=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/Capa-Email-4.png\" alt=\"arte de ebook de meios de produ\u00e7\u00e3o na advocacia\" class=\"wp-image-51045\" srcset=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/Capa-Email-4.png 1024w, https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/Capa-Email-4-500x128.png 500w, https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/Capa-Email-4-768x197.png 768w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/figure><h2 class=\"wp-block-heading\">Como fazer um arquivo digital de documentos de forma pr\u00e1tica?<\/h2><p>Agora que j\u00e1 sabemos <strong>como arquivar um documento<\/strong>, vamos falar sobre como fazer um arquivo digital de documentos em si. Depois de se digitalizar os arquivos, e se decidir onde ser\u00e3o armazenados, as outras etapas s\u00e3o mais simples de se fazer.<\/p><p>Desse modo, como estamos falando de escrit\u00f3rios de advocacia, recomenda-se o uso de um <a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/5-recursos-mais-eficientes-nos-softwares-juridicos-do-mercado\/\" target=\"_blank\">software jur\u00eddico<\/a> para a situa\u00e7\u00e3o. Ele vai garantir que, al\u00e9m de f\u00e1cil acesso aos documentos, voc\u00ea ainda possa realizar outros procedimentos na plataforma.<\/p><p>Enfim, confira nossas dicas de como fazer um arquivo digital de documentos para o seu escrit\u00f3rio de advocacia!<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">1. Crie pastas para os arquivos<\/h3><p>Uma maneira interessante de fazer um arquivo digital de documentos \u00e9 a cria\u00e7\u00e3o de <strong>pastas para organizar os documentos<\/strong>. Deixar documentos soltos dentro da nuvem ou de qualquer outra plataforma acaba dificultando a pesquisa dos arquivos corretos.<\/p><p>Por esse motivo, \u00e9 importante distinguir os tipos de arquivos, sendo poss\u00edvel adotar uma s\u00e9rie de classifica\u00e7\u00f5es diferentes. Dividir os documentos entre <strong>processos penais, trabalhistas<\/strong>, entre outras \u00e1reas, \u00e9 uma boa forma de se fazer isso.<\/p><p>Em todo caso, escolha um bom <a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/programa-para-advogados\/\" target=\"_blank\">programa para advogados<\/a> que torne poss\u00edvel uma organiza\u00e7\u00e3o mais eficiente de arquivos. Quanto mais f\u00e1cil for encontrar os documentos necess\u00e1rios para seu trabalho, mais \u00e1gil ser\u00e1 o seu escrit\u00f3rio.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">2. Fa\u00e7a marca\u00e7\u00e3o por hashtags<\/h3><p>Quando pensamos em como fazer um arquivo digital de documentos na advocacia, j\u00e1 pensamos logo na organiza\u00e7\u00e3o de processos. O que poucos sabem \u00e9 que \u00e9 poss\u00edvel fazer a marca\u00e7\u00e3o de arquivos por meio de <strong>hashtags (#)<\/strong> dentro do sistema ADVBOX.<\/p><p>Assim como funciona nas redes sociais, pode-se usar as hashtags para <strong>classificar os arquivos<\/strong> do seu escrit\u00f3rio. Dessa forma, em uma busca, basta pesquisar por aquele termo que todos os arquivos marcados da mesma maneira v\u00e3o aparecer.<\/p><p>Dessa maneira, a <a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/advbox-sempre-frente-inova-com-marcacao-de-hashtags-na-organizacao-dos-processos\/\" target=\"_blank\">organiza\u00e7\u00e3o dos processos<\/a> se faz de forma organizada, e n\u00e3o se perde tempo procurando por arquivos sem marca\u00e7\u00f5es. Essa pr\u00e1tica, em conjunto de uma boa organiza\u00e7\u00e3o de pastas, facilita bastante o trabalho de sua equipe.<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">3. Centralize os arquivos em um \u00fanico canal<\/h3><p>Para fazer um arquivo digital de documentos na advocacia, \u00e9 preciso<strong> centralizar suas informa\u00e7\u00f5es<\/strong> em um \u00fanico canal. Por esse motivo, \u00e9 essencial contar com um software jur\u00eddico como o sistema ADVBOX, que torna isso poss\u00edvel.<\/p><p>O software permite a <strong>integra\u00e7\u00e3o com tribunais<\/strong>, facilitando na obten\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es valiosas para o andamento de processos. Essa funcionalidade, junto da automa\u00e7\u00e3o de tarefas presentes na plataforma, otimizam o tempo da sua equipe.<\/p><p>Al\u00e9m disso, com ADVBOX, tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel integrar agendas dos seus advogados com os clientes. Dessa maneira, fica simples marcar compromissos de forma simples, garantindo que todos v\u00e3o estar dispon\u00edveis nos per\u00edodos marcados.<\/p><p>Em todo caso, o software jur\u00eddico ADVBOX tamb\u00e9m funciona como <strong>arquivo digital<\/strong>, tornando poss\u00edvel armazenar seus processos. Todas essas funcionalidades, e outras que ajudam a garantir a produtividade da sua equipe, podem ser aproveitadas no sistema.<\/p><p>E para usufruir de tudo o que o sistema ADVBOX oferece, aproveite para <a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/cadastro\" target=\"_blank\">testar a ferramenta<\/a>!<\/p><h3 class=\"wp-block-heading\">Mais conhecimento para voc\u00ea!<\/h3><p>Por aqui estamos sempre abordando assuntos quentes e relevantes para os profissionais do Direito. Confira outros textos que tamb\u00e9m podem te interessar:<\/p><figure class=\"wp-block-table\"><table><tbody><tr><td><a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/alta-produtividade-na-advocacia\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">Alta produtividade na advocacia<\/a><\/td><\/tr><tr><td><a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/como-criar-o-setor-comercial\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">Como criar o setor comercial do seu escrit\u00f3rio de advocacia? Confira 7 dicas!<\/a><\/td><\/tr><tr><td><a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/5-recursos-mais-eficientes-nos-softwares-juridicos-do-mercado\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">Software Jur\u00eddico: 17 crit\u00e9rios fundamentais para encontrar o melhor!<\/a><\/td><\/tr><tr><td><a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/controladoria-juridica\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">O que \u00e9 a Controladoria Jur\u00eddica e como funciona<\/a><\/td><\/tr><tr><td><a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/sistema-de-filiais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">Escrit\u00f3rios com filiais, correspondentes e parceiros fixos<\/a><\/td><\/tr><tr><td><a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/avaliacao-de-dados\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">Advocacia baseada em dados<\/a><\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure><div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"aligncenter size-full\"><a href=\"https:\/\/advbox.com.br\/cadastro\" target=\"_blank\"><img decoding=\"async\" width=\"760\" height=\"200\" src=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/CTA-Email-6.jpg\" alt=\"CTA ADVBOX CADASTRO 06\" class=\"wp-image-56943\" srcset=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/CTA-Email-6.jpg 760w, https:\/\/advbox.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/CTA-Email-6-500x132.jpg 500w\" sizes=\"(max-width: 760px) 100vw, 760px\" loading=\"lazy\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Voc\u00ea sabe como fazer um arquivo digital de documentos na advocacia? 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Contudo, para que isso seja poss\u00edvel, \u00e9 necess\u00e1rio saber como fazer a organiza\u00e7\u00e3o do arquivo digital [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":11,"featured_media":58210,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"om_disable_all_campaigns":false,"footnotes":""},"categories":[649],"tags":[],"class_list":["post-298","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-advocacia-digital"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v26.9 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Como fazer um arquivo digital de documentos na advocacia?<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Leia o nosso artigo e descubra como fazer um arquivo digital de documentos na advocacia para modernizar o seu escrit\u00f3rio!\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/como-fazer-um-arquivo-digital-de-documentos\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"pt_BR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Como fazer um arquivo digital de documentos na advocacia?\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Leia o nosso artigo e descubra como fazer um arquivo digital de documentos na advocacia para modernizar o seu escrit\u00f3rio!\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/advbox.com.br\/blog\/como-fazer-um-arquivo-digital-de-documentos\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Software Jur\u00eddico Completo - 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