É possível definir a gestão de equipescomo um conjunto de habilidades, técnicas e métodos que têm como objetivo administrar e potencializar a eficiência do capital humano dentro dos escritórios de advocacia. E é nesse cenário que o Sistema de Pontuação por Tarefas mostra sua capacidade.
Uma boa gestão, atualmente, é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento. Entenda porque.
Sistema Taskscore
Imagine uma forma de gerir as através do Sistema de Pontuação por Tarefas, que permite gerenciar a sua equipe com total controle e supervisão.
Este mesmo sistema concede a você e seus colaboradores mais autonomia, liberdade, aumento de rendimentos e flexibilidade de horários.
Simultaneamente, suponha-se que tudo isso aconteça sem ser invasivo, aumentando o controle sem que a equipe ache que você exagerou na supervisão.
Em suma, isso existe! E se chama Sistema Taskscore (ou Sistema de Pontuação por Tarefas).
Uma metodologia de gestão de colaboradores baseada em produtividade (pontuação por tarefas), perfeita para o segmento da advocacia.
A pontuação por tarefas nada mais é que o método de metrificação do trabalho intelectual, que visa obter uma referência de produtividade similar entre os membros de equipes que trabalham com conhecimento e informação.
Veja as vantagens.
Vantagens do Sistema Taskscore
Com o Sistema de Pontuação por Tarefas é possível ver com clareza o aumento na produtividade geral do escritório, apresentando ao gestor e todos os membros da equipe jurídica um resultado em tempo real sobre as tarefas desenvolvidas por todos.
Simultaneamente, o sistema mostra qual a meta de produtividade que o escritório espera do colaborador e o que ele produziu até o momento, através de uma pontuação.
Dessa forma, os resultados são:
- Aumento impressionante da produtividade;
- Maior autonomia e autogestão de cada colaborador;
- Aumento da motivação;
- Flexibilidade de horários;
- Gerenciamento adequado ao trabalho remoto em conformidade com as leis trabalhistas;
- Aumento da receita do escritório;
- Possibilidade de recompensar melhor quem entrega mais trabalho;
- Ter controle e supervisão total sem o gestor ser invasivo.
Metrificação da Pontuação por Tarefas
Duas grandezas são relevantes para a metrificação da Pontuação por Tarefas:
- Tempo de duração da execução da tarefa;
- Complexidade da tarefa, de acordo com o nível de dificuldade.
O tempo é facilmente verificável, porém a complexidade do trabalho intelectual é subjetiva.
Complexidade do trabalho intelectual
A principal dificuldade encontrada para se construir a pontuação por tarefas em escritórios de advocacia vem sendo estipular requisitos para mensurar o nível de complexidade.
Para encontrar estes requisitos na ciência, mergulhamos no estudo da pedagogia e da psicologia, a fim de entender como se esquematizam as atividades intelectuais e o que representa maior complexidade para os indivíduos.
Piaget divide a organização mental do conhecimento em duas fases relevantes para humanos de qualquer idade:
- Assimilação;
- Acomodação.
As duas funcionam como “ferramentas do conhecimento”.
A Assimilação serve para o humano adquirir nova informação.
Basicamente, ao ter o primeiro contato com um objeto, informação, conhecimento ou sistema, a assimilação é ativada.
Isto ocorre com usuários de software que entram em contato com um novo software pela primeira vez, pois assimilam que se trata de um software mas apenas pela forma, sem identificar imediatamente para o que serve e como usá-lo.
Já a Acomodação serve para o humano diferenciar informações semelhantes, criando sistemas mentais e organizando seu conhecimento.
No exemplo do software, o adulto pode buscar a informação sozinho por ter um repertório de sistemas que o habilita a isso.
Porém, nem sempre isso irá acontecer, pois isso gera desconforto nos sistemas de acomodação já estabelecidos. É a chamada zona de conforto.
O conhecimento como meio de produção
Apesar de ficar demonstrado os níveis de esforço intelectual para desempenho de cada atividade, tal classificação não basta para medir o esforço intelectual.
Isto porque a realização de tarefas de alta complexidade muitas vezes compreendem um esforço anterior, um “trabalho intelectual pretérito”, que confere ao autor deste trabalho intelectual a capacidade de realizar determinada tarefa.
Por exemplo, um estudante de engenharia fará um esforço enorme, muito maior do que um engenheiro experiente, para realizar um cálculo de alta complexidade que nunca tinha visto antes.
De fato, para o engenheiro é uma tarefa muito simples de analisar, avaliar e executar.
Dessa forma, o trabalho intelectual do engenheiro seria de complexidade inferior do que para o estudante pois estaria nos níveis de recordar, compreender e aplicar, enquanto para o estudante seria necessário passar por todos os níveis de aprendizagem.
Entretanto, o que importa na valoração da complexidade da tarefa não é a visão do executor da tarefa em si, mas a verificação do grau de qualificação para aquela determinada tarefa e o esforço que terá que ser investido.
O esforço social médio incluindo dificuldade no presente e esforço pretérito para realização da tarefa, eis o critério de pontuação por complexidade.
Por este motivo, há que se valorar também todas as qualificações de um profissional ao definir a gratificação final e a faixa salarial, sendo a pontuação por tarefas o elemento de quantificação mensal do trabalho, e não o elemento qualitativo.
Taskscore no trabalho jurídico dos advogados
Segundo a Lei de Pareto, 80% das causas geram 20% dos resultados. Isso também acontece nas equipes jurídicas.
Há uma tendência natural que as tarefas se concentrem em cerca de 20% da equipe.
O Sistema Taskscore consegue evitar isso, ou pelo menos amenizar e melhorar muito.
Enquanto a equipe comercial atua na prospecção de clientes e no atendimento, vai gerando inúmeras tarefas realizadas.
Desde a conversa com os clientes, os fechamentos de contratos, a elaboração de procurações e contratos de honorários e suas assinaturas.
Entretanto, surgem volumosas tarefas da relação com o Juiz. E além disso, mais volumosas tarefas das relações entre a própria equipe.
Em um estudo realizado pela ADVBOX, verificou-se que em média, um processo judicial demanda entre 30 e 70 tarefas.
Em um estoque de 1000 processos ativos, é possível planejar exatamente quanto é o recurso de pessoal necessário e quando ele será demandado.
Dessa forma, 1000 processos terão em média entre 4000 e 6000 tarefas ao longo das fases de prospecção, produção e execução.
Sabendo os dados da rotina do seu escritório, o gerenciamento fica muito mais fácil.
Recursos perfeitos para Trabalho Remoto, Home Office e Taskscore
Registrando toda produção do escritório através do cadastramento de tarefas, muitos caminhos e benefícios se abrem. Dentre eles, estão o Trabalho Remoto e o Home Office na advocacia.
A plataforma ADVBOX oferece recursos perfeitos para a comunicação interna entre a equipe do escritório, bem como com os clientes. Ou seja, a produção jurídica e o atendimento se dão na plataforma como tarefas cadastradas.
Com o cadastramento e registro de tarefas do Taskscore, o escritório e os colaboradores continuam as operações e a produtividade mesmo em casa ou em qualquer lugar.
Inadequação do controle de horários na advocacia
Advogados gestores, sócios de escritórios ou chefes de departamentos jurídicos perceberam há muito tempo que a gestão com foco apenas no controle de horários (ao invés de tarefas) é ineficaz para a advocacia.
Uma vez que o advogado é limitado ao horário, sem possibilidade de ganhos superiores decorrentes do seu esforço, sua produtividade cai drasticamente.
Por outro lado, a medida em que é reconhecido e recompensado pelo resultado do seu trabalho, os resultados aparecem.
Reduzir o estresse gerado pelo controle de horários
Outro ponto a destacar é que o controle de horários gera um estresse desnecessário no funcionamento de equipes jurídicas, desgastando o gestor e também os colaboradores.
A gerência baseada em horários distorce a produtividade real e oculta o resultado de quem verdadeiramente produz, focando a energia do gestor em fiscalizar a hora que os colaboradores entram e saem do escritório.
Em consonância, o comportamento produtivo é nivelado por baixo, pois quanto menos você produzir melhor será remunerado por tarefa, já que todos ganham salário fixo igual.
Taskscore: A virada de mesa do gerenciamento por tarefas
Adotar o Sistema Taskscore em um escritório de advocacia representa uma significativa virada de mesa, no sentido de estabelecer padrões de exigência sobre a produtividade dos colaboradores.
Acima de tudo, o Sistema Taskscore permite ao colaborador saber previamente o volume de trabalho que a equipe espera que entregue.
A consequência disso reflete em inúmeros benefícios para o indivíduo, que sabe precisamente se o seu trabalho está adequado ou se precisa se esforçar um pouco mais para atingir o esperado.
Sem dúvida, todos os membros da equipe são beneficiados.
Motivação e desempenho com sistema de pontuação por tarefas
A principal função da liderança de uma equipe jurídica é manter seus membros motivados e com desempenho alto acima do mínimo esperado.
Contudo, conseguir isso no dia a dia não é algo fácil e pode ser cansativo.
Teorias sobre a motivação consideram sobretudo como causas positivas o reconhecimento pelo trabalho realizado e a possibilidade de obter recompensas em troca de esforços superiores, sejam eles financeiros ou não.
O Taskscore é por si mesmo um sistema de reconhecimento automatizado e em tempo real pelo trabalho desenvolvido.
Opções como folgas e flexibilização de horários constituem as primeiras recompensas que as equipes obtém com a implantação do Taskscore.
O custo por ponto é uma métrica no Taskscore
O Taskscore está revolucionando a gestão de escritórios de advocacia em todo Brasil.
A adoção da pontuação por tarefas na gestão de equipes está permitindo um ganho incrível de produtividade pelas equipes jurídicas, abandonando de vez o antigo time sheet e sua ineficiência.
O controle de horários por livro ponto também está ficando no passado.
No Taskscore, todo colaborador é controlado com foco na realização de tarefas, ou seja, nas entregas efetivamente realizadas, independentemente do tempo que leva para concluí-las.
O fluxo de tarefas se torna mais fluído e fornece garantia total de registro de tudo que cada colaborador faz, permitindo ao gestor um gerenciamento com maior controle e menos invasão.
O controle da produtividade do escritório fica sutil e eficiente.
Dessa forma, a produtividade aumenta junto com a satisfação da equipe e a melhoria do clima organizacional.
