A produtividade nos escritórios de advocacia é um assunto bem preocupante para os gestores. Isso porque o gestor de um escritório deve ter o papel de sempre manter a sua equipe motivada e com a produtividade elevada.
Todavia, essa não é uma tarefa fácil.
Sendo assim, problemas de produtividade em um escritório podem estar relacionados a diversos fatores, como por exemplo: fluxo de trabalho, falta de motivação, competitividade entre a equipe, qualidade de vida baixa, falta de recompensas, entre outros.
Qual o conceito de produtividade?
Produtividade é ser mais eficiente, fazendo mais em menos tempo.
Adam Smith já demonstrou que a divisão do trabalho é mais produtiva que o trabalho individual. Sendo assim, a linha de produção também se aplica ao trabalho intelectual em escritórios de advocacia.
Um advogado consegue lidar com 120 casos por ano, em média. Por outro lado, uma equipe de 10 advogados pode chegar a 6000 processos, em linha de produção, totalizando 500% a mais de eficiência.
Essa eficiência pode variar com o método de organização e distribuição das tarefas.
A ineficácia do controle de horários
Tradicionalmente os escritórios de advocacia focam a gestão de pessoal em controle de horários.
Essa perspectiva de gestão por tempo e horários é uma perspectiva adequada ao final do século passado, em que o Direito e o Poder Judiciário (e, por consequência, a advocacia) organizavam-se em cima de um procedimento físico e não digital.
Nesse mesmo contexto havia uma série de tarefas e compromissos aos advogados que não estavam ligados ao conhecimento técnico e a produção jurídica.
Desde tirar carga de processos, até tirar cópias, imprimir, corrigir, reimprimir, além de inúmeras outras atividades que retardavam a produtividade na advocacia.
Entretanto, a advocacia está mudando com o avanço da tecnologia. As ferramentas digitais estão permitindo ao advogado cumprir cada vez menos tarefas que lhe tiram tempo para trabalhar efetivamente no que importa: produção jurídica e atendimento ao cliente.
Assim, possibilita-se uma melhor adaptação e mais tempo às necessidades dos clientes, do escritório e dos colaboradores.
Um modelo inovador: Sistema de Pontuação por Tarefas
Imagine uma forma de gestão de equipes que permita gerenciar a equipe com total controle e supervisão.
Imagine também que este mesmo sistema permita todos os colaboradores terem mais autonomia, liberdade, aumento de rendimentos e flexibilidade de horários.
Simultaneamente, imagine também que tudo isso aconteça sem uma gestão invasiva, aumentando-se o controle, sem que a equipe ache que a supervisão foi exagerada.
Em suma, isso existe! E se chama Sistema Taskscore, uma metodologia de gestão de equipes baseada em produtividade (pontuação por tarefas), perfeita para advocacia.
Vantagens do Sistema de Pontuação por Tarefas
Com o sistema taskscore (pontuação por tarefas) é possível ver com clareza o aumento na produtividade geral do escritório, apresentando ao gestor e todos os membros da equipe jurídica um resultado em tempo real sobre as tarefas desenvolvidas por todos.
Simultaneamente, o sistema mostra qual a meta de produtividade que o escritório espera do colaborador e o que ele produziu até o momento, através de uma pontuação.
Como funciona: se dá a pontuação previamente a cada tarefa. Em geral, de 1 a 200 pontos, considerando uma pontuação maior para tarefas mais complexas e demoradas, e uma pontuação menor para tarefas simples e rápidas.
A consequência da adoção integral deste sistema em substituição do controle de horários de entrada e saída dos colaboradores é bastante impactante.
As principais vantagens da Pontuação por Tarefas são:
- Aumento da produtividade;
- Maior autonomia e autogestão de cada pessoa;
- Aumento da motivação da equipe;
- Flexibilidade de horários;
- Gerenciamento adequado ao Trabalho Remoto em conformidade com as leis trabalhistas;
- Aumento da receita do escritório;
- Possibilidade de recompensar melhor quem entrega mais trabalho;
- Ter controle e supervisão total sem o gestor ser invasivo.
Além disso, a Pontuação por Tarefas consegue evitar que as tarefas do escritório se concentrem em apenas alguns colaboradores, impedindo a sobrecarga, bem como a falta de tarefas.
Em estudo realizado pela ADVBOX, verificou-se que em média, um processo judicial demanda entre 30 e 70 tarefas.
Em um estoque de 1000 processos ativos, é possível planejar exatamente quanto é o recurso de pessoal necessário e quando se demandará ele.
Dessa forma, 1000 processos terão em média entre 4000 e 6000 tarefas ao longo das fases de prospecção, produção e execução. Sabendo os dados da rotina do escritório, o gerenciamento fica muito mais fácil.
Inadequação do controle de horários na advocacia
Advogados gestores, sócios de escritórios ou chefes de departamentos jurídicos perceberam há muito tempo que a gestão com foco apenas no controle de horários é ineficaz para a advocacia.
Uma vez que o advogado é limitado ao horário, sem possibilidade de ganhos superiores decorrentes do seu esforço, sua produtividade cai drasticamente.
Por outro lado, a medida em que se reconhece e recompensa pelo resultado do seu trabalho, os resultados aparecem.
Redução de estresse gerado pelo controle de horários
Outro ponto a destacar é que o controle de horários gera um estresse desnecessário no funcionamento de equipes jurídicas, desgastando o gestor e também os colaboradores.
A gerência baseada em horários distorce a produtividade real, ocultando o resultado de quem verdadeiramente produz, focando a energia do gestor em fiscalizar a hora que os colaboradores entram e saem do escritório.
Em consonância, o comportamento produtivo é nivelado por baixo, pois quanto menos você produzir melhor será remunerado por tarefa, já que todos ganham salário fixo igual, independente se produziu 50 tarefas no mês ou 200 tarefas.
Taskscore: A virada de mesa do gerenciamento por tarefas
Adotar o Sistema Taskscore em um escritório de advocacia representa uma significativa virada de mesa, no sentido de estabelecer padrões de exigência sobre a produtividade dos colaboradores.
Acima de tudo, o Sistema Taskscore permite ao colaborador saber previamente o volume de trabalho que a equipe espera que entregue. A consequência disso reflete em inúmeros benefícios para o colaborador, que sabe precisamente se o seu trabalho está adequado ou se precisa se esforçar um pouco mais para atingir o esperado.
Sem dúvida, todos os membros da equipe são beneficiados.
Motivação e desempenho com a Pontuação por Tarefas
A principal função da liderança de uma equipe jurídica é manter seus membros motivados e com desempenho alto e acima do mínimo esperado. Mas conseguir isso no dia a dia não, é algo fácil e pode ser cansativo.
Teorias sobre a motivação consideram sobretudo como causas positivas o reconhecimento pelo trabalho realizado e a possibilidade de obter recompensas em troca de esforços superiores, sejam eles financeiros ou não.
O Sistema Taskscore é por si mesmo um sistema de reconhecimento automatizado e em tempo real pelo trabalho desenvolvido.
Aspectos como folgas e flexibilização de horários constituem as primeiras recompensas que as equipes obtém com a implantação do Taskscore.
BI e a produtividade da equipe
A gestão de dados também tem grande influência na produtividade das equipes nos escritórios de advocacia.
Não é segredo para ninguém que vivemos a era digital e dos dados. Nos últimos anos, big data e business intelligence se tornaram parte vital de negócios de sucesso.
Podemos listar pelo menos 5 grandes motivos que provam a necessidade dos gestores analisarem a produtividade das suas equipes jurídicas:
- Sobrecarga;
- Fim do mês e as contas não fechando;
- Colaboradores que procuram culpados e não soluções;
- Reclamações dos clientes;
- Perda de prazos.
Geralmente, os escritórios tem um planejamento estratégico e operacional, podendo também ter o auxílio da Pontuação por Tarefas.
Com o Sistema Taskscore, os resultados podem ser acompanhados em tempo real pelo gestor, evitando os 5 erros listados anteriormente que podem vir a comprometer o sucesso do negócio.
