A questão da produtividade no escritório de advocacia é um tema que já é discutido há muitas décadas entre os gestores jurídicos. Porém, nos últimos anos ele vem ganhando cada vez mais espaço no âmbito jurídico.
Isso se dá principalmente pela características únicas que a função advocatícia empreende no mercado jurídico. Na advocacia a máxima “tempo é dinheiro” costuma ter ainda mais força do que em outras profissões.
Dessa forma, gestores e demais profissionais jurídicos costumam estar constantemente atrás de soluções que permitam às equipes elevar suas taxas de produtividade sem que isso influencie necessariamente no aumento de despesas orçamentárias.
Quais são os desafios no escritório de advocacia?
Produzir mais em menos tempo equivale a ter um aumento na entrada de honorários, essa é uma equação fácil de ser compreendida. A grande questão é descobrir como fazer isso.
A natureza do fazer advocatício é ganhar mais pelo seu trabalho. Essa frase pode parecer estranha quando enunciada de forma isolada e descontextualizada, mas com uma análise simples ela passa a fazer muito sentido.
Diferente dos demais operadores do Direito que buscam um emprego estável, como é o caso do serviço público, o advogado vive em uma realidade constantemente agitada e necessária iniciativa.
Com efeito, podemos compreender o advogado como um guerreiro em busca de destaque no campo de batalha. Essa campo de batalha aqui é a representação do mercado jurídico, sempre em movimento, como dito anteriormente.
Qual a rotina de um escritório de advocacia?
A rotina em um escritório de advocacia é constantemente agitada e envolve não somente a execução do fluxo dos processos que estão sob a responsabilidade dos advogados.
Um advogado que busca destaque precisa entender de uma gama diversa de assuntos que vão desde a administração de equipe até a gestão financeira efetiva, passando também por técnicas de marketing e publicidade.
Ou seja, o advogado é um profissional que deve buscar se desafiar de maneira constante. Essa característica é fundamental e não deve ser negligenciada, afinal, como dito anteriormente, ele irá receber mais a depender da melhoria dos seus resultados.
Como melhorar a produtividade no escritório?
Com tudo que já foi dito até aqui é possível perceber que buscar sistemas, métodos e técnicas que aumentem a produtividade da equipe é não só essencial, como fundamental em um escritório de advocacia.
A ausência desse tipo de solução irá resultar em profissionais frustrados que trabalham muito e não recebem de forma equivalente em troca.
Já que é sabido que a frustração e uma das causas principais da perda de produtividade, é possível compreender o ciclo que esses profissionais irão adentrar. É preciso inovar e pensar em soluções que evitem esse tipo de situação.
Com todas as mudanças tecnológicas pelas quais nossa sociedade vem passando nos últimos anos, é compreensível que cada vez mais gestores pensem em soluções fora da caixa. É nesse sentido que o home office tem ganhado força.
Como alavancar o escritório de advocacia?
Pensar em soluções inovadoras que sejam capazes de aumentar a produtividade da equipe do escritório é essencial. Porém, também é preciso compreender a realidade em que estamos inseridos para buscar as oportunidades que nem sempre são claras.
Segundo um levantamento feito pelo Instituo de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), há atualmente no Brasil um total de 20,4 milhões de profissionais que poderiam realizar suas atividades em um sistema de home office, seja híbrido ou integral.
Esse número equivale a quase 25% de todos os trabalhadores ocupados atualmente no mercado brasileiro. Além disso, o estudo também demonstrou que a maior parte desses profissionais possuem ensino superior completo. Ou seja, a categoria de advogados e demais profissionais jurídicos está inserida nesse recorte.
É claro que esse estudo também traz evidências não muito animadoras de um ponto de vista social, como o fato de a maioria desses profissionais se auto declarar branco e residir nas regiões Sudeste e Sul do país. Entretanto, essas características não divergem da situação social do nosso país de forma mais geral.
Como crescer meu escritório de advocacia?
Conhecer a realidade que o envolve e pensar fora da caixa pode soar repetitivo, mas esse é um mantra que deve estar presente de forma constante na mente dos gestores de escritórios de advocacia.
Dito isso, vamos analisar os dados apresentados pelo estudo citado acima.
Uma parte considerável do mercado nacional, no qual está inserido o mercado jurídico, poderia ser deslocado para home office, híbrido ou integral, sem que isso afetasse sua capacidade de produção.
O que podemos tirar disso?
Bom, diversos estudos já demonstraram que o home office é capaz de elevar a qualidade de vida dos profissionais que o praticam.
O que acontece quando um profissional conta com mais qualidade vida? Sua motivação e disposição aumentam e isso impacta diretamente na sua produtividade profissional.
Como organizar a rotina de um escritório de advocacia?
São diversos os fatores que influenciam na rotina e no fluxo de trabalho de um escritório de advocacia e a resposta irá depender muito mais de características específicas do que de uma solução generalista.
No entanto, quando tratamos do home office, que como visto aqui pode ser uma excelente ferramenta para o aumento da produtividade de uma equipe de advocacia, é preciso ter em mente que essa modalidade requer adaptações.
A principal delas tem relação com o fato de que a qualidade de vida proveniente do home office é devido a adaptações que o profissional pode realizar em sua rotina pessoal. Ou seja, é preciso compreender que a gestão terá que se adaptar a essa realidade.
Nesse sentido, a autogestão é uma técnica que vem demonstrando enorme sucesso entre as equipes que já adotaram o trabalho remoto. Com ela, importa mais o que o colaborador realiza do que o momento em que realiza.
Em outras palavras, o controle por horários é algo ultrapassado se levarmos em conta a forma como o mercado de trabalho, e especialmente o jurídico, vem se desenhando nos últimos anos e as projeções que são possíveis de se tirar desse movimento.
Autogestão e aumento da produtividade parecem estar intimamente ligados e já não é possível pensar no futuro da advocacia sem considerá-los.
Como promover a produtividade?
Por todos os motivos listados anteriormente que é tão importante que todo escritório de advocacia adote um sistema que tenha como foco melhorar a produtividade de sócios e empregados de forma igualitária.
E é claro que existem inúmeros métodos a serem adotados. Alguns deles podem ser úteis se aplicadas de forma individual enquanto outros tem melhores resultados quando utilizados de forma sistemática por toda a equipe.
Porém, existe um modelo de gestão que é capaz de unir todos os elementos de que tratamos até aqui: possibilidade de home office, autogestão, melhoria na qualidade de vida e alta produtividade.
Parece muita coisa, não é mesmo? Mas é verdade é que isso é possível.
O modelo de gestão por tarefas é ideal para cumprir esse objetivo, principalmente pela flexibilidade de adaptação proporcionada por ele.
Com um modelo que leva em consideração as atividades realizadas por cada um dos colaboradores, a gestão por tarefas permite que os gestores deem atenção ao que realmente importa: o trabalho feito, não o cumprimento de horários.
Da mesma forma que os profissionais tem total liberdade de adaptar sua rotina às suas necessidades profissionais. Se o que importa é o que é feito, em qual turno do dia será feito é apenas um detalhe.
O que pode melhorar a produtividade?
Atualmente, a gestão de pessoal nos escritórios é feita principalmente pelo controle de horário. Em outras palavras, ainda é realizada da maneira que proporciona a menor quantidade de eficácia possível.
O que acontece é que a gestão por tarefas quase sempre é colocada em segundo plano, quando não é sumariamente ignorada. Isso é péssimo para qualquer setor do mercado profissional, mas se mostra ainda mais devastador no mercado jurídico.
Como já foi tratado aqui, os ganhos de honorários do advogado dependem muito da sua capacidade de produção. Isto é, utilizar um método ultrapassado é jogar dinheiro fora.
Quando tratamos da produção de serviço jurídico, não é o horário que importa, mas sim a produtividade e a entrega de tarefas. Apenas a equipe que atende o público precisa estar disponível em determinados horários, mas o restante dos colaboradores não.
Como incentivar a produtividade?
Imagine que você pudesse receber prêmios apenas por cumprir suas atribuições, seria muito bom, não é mesmo?
Pois é exatamente isso que o sistema de Pontuação por Tarefas proporciona. Esse sistema é totalmente alinhado à gestão por tarefas, sendo inclusive confundido com ela muitas vezes, e traz resultados impressionantes para os escritórios que o utilizam.
Com esse sistema, o colaborador é recompensado com uma pontuação estabelecida previamente por cada um das tarefas que realizar. O gestor do escritório pode, então, determinar metas que quando cumpridas trazem benefícios.
Junte isso a tudo que já mencionamos antes referente à qualidade de vida e você terá uma equipe sedenta por produzir cada vez e que poderá adaptar sua rotina a fim de não elevar sua carga de stress.
Esse sistema, também conhecido por Taskscore, é adaptável a qualquer escritório, independente de seu tamanho ou área de atuação, o que o torna a escolha mais adequando para gestores que entendem que a alta produtividade é a chave para o sucesso.
Quais são as ferramentas de produtividade?
Como já mencionado acima nesse mesmo artigo, existem diversas ferramentas que podem auxiliar na melhoria de produtividade de um escritório de advocacia, alguns tem efeito individual, outros são úteis para a coletividade.
Entre os métodos individuais de produtividade, podemos mencionar os mais conhecidos e utilizados:
- Método Pomodoro;
- GTD (Get Things Done);
- To Do List;
- Flow time;
- Zen To Done.
Essa são apenas as principais, ainda existem outros métodos disponíveis e que podem ser utilizados de acordo com a adaptação individual de cada profissional.
Porém, quando falamos de gestão de equipes é preciso pensar em métodos que abarquem o grupo completo, não indivíduo por indivíduo. Nesse aspecto a gestão por tarefas alinhada ao sistema de pontuação traz muitas vantagens.
Um dos pontos em que esse sistema se destaca é o fato de que ele está alinhado a conceito que são utilizados para administrar a produtividade de equipes há muito tempo. É o caso da Matriz Eisenhower ou do Método de Pareto.
Portanto, se você já utiliza algum desses conceitos, pode adaptá-los à gestão por tarefas sem ser preciso alterar seu estilo de gerenciamento. Além disso, os benefícios trazidos para os colaboradores também são facilmente perceptíveis.
Com esse sistema, o escritório é capaz de dar muito mais liberdade para os advogados e demais profissionais que compõem sua equipe. E o gestor ainda pode medir efetivamente quem rende mais e quem rende menos.
Assim, é possível recompensar os colaboradores mais produtivos com horários mais flexíveis ou até mesmo com benefícios financeiros ou folgas extra.
Qual é o segredo da produtividade?
Com base em tudo que foi descrito até aqui é possível afirmar que o verdadeiro segredo da produtividade está na liberdade proporcionada pela autogestão somada ao máximo de qualidade de vida que for possível disponibilizar aos profissionais que compõem a equipe do escritório.
E é nesse aspecto que o trabalho remoto, seja integral ou híbrido, surge como a carta na manga a ser utilizada pelos escritórios que não têm medo da inovação.
O sistema de pontos é a base para transformar essa possibilidade em realidade.
O trabalho em home office é uma tendência em termos de aumento de qualidade de vida e produtividade, sem que haja a já conhecida pressão pela cobrança de horários que gera tanto stress.
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