O competitivo mercado jurídico tem exigido dos negócios uma organização cada vez mais estratégica. A partir dessa tendência entra em cena a controladoria escritório de advocacia.
O competitivo mercado jurídico tem exigido dos negócios uma organização cada vez mais estratégica. A partir dessa tendência entra em cena a controladoria escritório de advocacia.
Se você nunca ouviu falar sobre os benefícios de contar com um setor de controladoria para o escritório, esse é o momento ideal. Afinal, essa área é responsável por atuar na gestão dos processos e informações.
Na prática isso significa contar com profissionais que vão atuar na controladoria escritório de advocacia que vão permitir que os advogados possam se dedicar integralmente aos aspectos técnicos das suas atividades.
Aliás, essa é uma das grandes vantagens da controladoria. Ter profissionais que acompanham as atividades burocráticas e questões relacionadas à produtividade e estratégia.
Além disso, as atribuições do departamento também passam por reportar tudo o que acontece no escritório de maneira integral para os cargos de alta liderança.
Tudo isso para que os advogados e profissionais de áreas como financeiro e atendimento possam se concentrar em suas atividades sem a necessidade de gerenciar processos e outras demandas.
Em resumo é isso que a controladoria realiza em um escritório de advocacia. Porém, há muitos outros detalhes importantes que vamos destacar neste conteúdo.
Por isso, para descobrir mais sobre como a controladoria pode ser muito estratégica para o seu negócio, continue a leitura deste post da ADVBOX.
O que faz a controladoria escritório de advocacia?
De maneira geral, pode-se dizer que a controladoria escritório de advocacia é a área responsável por uma visão 360° de tudo o que acontece no negócio.
Por meio do controller – o profissional que responde pela controladoria – todos os processos são geridos de maneira estratégica.
Por essa razão que as pessoas que fazem parte da controladoria devem ser envolvidas até mesmo no planejamento de metas e objetivos do escritório.
Afinal, são os membros da controladoria escritório de advocacia que serão responsáveis por acompanhar e determinar se o que foi planejado está sendo cumprido.
Também é esse departamento que deve auxiliar os sócios e lideranças na tomada de decisões e na necessidade de mudança de planos para cumprir metas.
A controladoria escritório de advocacia tem a importante missão de ser a área que conecta todos os setores do negócio.
Por exemplo, ao controlar as atividades administrativas, o escritório ganha em segurança de que tudo está sendo cumprido. Além disso, a controladoria dá o suporte necessário para que todas as áreas atuem de maneira mais estratégica.
Um dos reflexos das atuações da controladoria está na satisfação dos clientes e na redução de custos gerais do escritório.
Quais tarefas são próprias da controladoria jurídica de um escritório?
O aumento da qualidade no acompanhamento dos processos do escritório de advocacia reflete diretamente na maneira como o cliente enxerga o negócio frente aos concorrentes.
Afinal, quando os advogados e pessoas responsáveis pelo atendimento do escritório conseguem focar exclusivamente em suas entregas, a qualidade do serviço aumenta de forma global.
E isso é percebido pelos clientes que entendem o cuidado e atenção que seus processos recebem dentro do escritório.
Entre as tarefas da controladoria escritório de advocacia que tornam a rotina dos advogados mais fácil está o papel da pessoa responsável pelas intimações e compromissos.
Esse profissional dá suporte a toda a etapa operacional dos processos, auxiliando em questões como:
- obtenção de documentos;
- guias de custas;
- contratação de correspondentes;
- levantamento de informações.
Essas atividades relacionadas à toda a tramitação processual permitem que os advogados possam conduzir as demandas de maneira muito mais efetiva e prática. Concentrados nas estratégias dos processos, minimizam-se as chances de erros e perdas de prazos.
Aliás, por falar em reduzir os erros no escritório, essa também é uma tarefa que deve ser acompanhada pela controladoria.
A equipe que faz parte deste departamento tem como atribuição observar e realizar todo o controle de qualidade das peças que são produzidas pelo escritório.
Zerando os erros em processos
Por isso, na prática isso significa revisar os processos de forma integral ou por amostragem – dependendo do volume do escritório.
Ao realizar essa atividade, a controladoria escritório de advocacia tem uma visão completa a respeito de quais foram os erros cometidos em processos perdidos e pode entender quais os padrões de erros que vêm acontecendo.
Quando entende-se quais os motivos que causaram as inconsistências torna-se muito mais fácil compreender quais os processos devem ser reestruturados para evitar que erros semelhantes aconteçam.
Nesse sentido a controladoria é tão essencial para os escritórios de advocacia que, negócios que contam com esse setor conseguem zerar situações como essas.
Sabe-se que, por exemplo, entre 10% e 20% dos processos são perdidos no Brasil por perdas de prazos ou petições com defeitos de digitação. Com a controladoria atuando de forma efetiva isso não acontece.
Acompanhamento de produtividade
A controladoria escritório de advocacia permite um aumento de 130% de eficiência e melhoria de 70% da produtividade.
Aliás, a produtividade das equipes está entre as funções mais importantes que os profissionais da controladoria devem incluir em seu escopo de atuação.
Isso porque, na fase pré-processual, é responsabilidade da controladoria criar todos os processos e atividades do escritório dentro do software jurídico.
Ao realizar essa ação, o controller tem em mãos uma visão completa a respeito de como está a produtividade de cada um dos integrantes do time.
Por meio de um software jurídico adequado, a controladoria escritório de advocacia consegue visualizar se há profissionais sobrecarregados enquanto outros estão com menos atividades que poderiam receber.
Além do mais, uma ferramenta desenvolvida especialmente para o mercado jurídico permite conectar todos os setores, sendo essencial para um trabalho efetivo da controladoria.
Ao conseguir ter, em um único sistema, todos os dados do que acontece no escritório, minimizam-se drasticamente problemas como o de perda de prazos, como já mencionamos anteriormente.
Controladorias que utilizam o software da ADVBOX, por exemplo, podem configurar alertas para receber informações sobre prazos que estão se aproximando.
Fazer esse controle de maneira estratégica e sem a necessidade de cobrar um a um os profissionais do escritório é essencial para garantir a produtividade das equipes.
Afinal, o controller só precisa acionar o advogado em casos muito específicos com o objetivo de impedir que um prazo seja perdido ou que o processo seja enviado com erros.
Que posição hierárquica ocupa a controladoria jurídica de uma organização?
Agora que você já conhece as principais tarefas que a controladoria exerce em um escritório de advocacia, chegou o momento de compreender de que maneira o seu negócio vai receber esse setor.
Tão importante quanto contar com o departamento ativo no escritório, é determinar o seu foco de atuação.
A controladoria precisa ser vista como a espinha dorsal do negócio. Os profissionais que atuam nela devem circular entre todas as áreas do escritório. Entre elas:
- Atendimento ao cliente;
- Setor financeiro;
- Diretoria.
Essa estratégia de permitir que o controller e sua equipe estejam presentes em todos os outros setores é essencial para o sucesso da controladoria.
Isso acontece porque são esses os profissionais que deverão ter a real visão sobre tudo o que acontece no escritório. Se os processos estão sendo respeitados e se o software jurídico está sendo mantido organizado.
Afinal, somente com as informações reais do negócio em mãos é que a controladoria poderá emitir os relatórios para a diretoria do escritório.
Ter livre acesso à alta liderança do negócio também é estratégica para uma boa atuação da controladoria. A documentação sobre o que acontece no negócio deve chegar para sócios e diretores com o objetivo de auxiliar na tomada de decisões.
Além disso, a visão do controller é essencial para permitir que líderes entendam se tudo o que foi planejado está sendo cumprido e se as metas serão batidas.
A controladoria deve ser acionada para auxiliar nos momentos de ajustes e repriorização. Isso porque são esses os profissionais que deverão assegurar que as mudanças serão repassadas para toda a equipe.
Qual o melhor sistema para escritório de advocacia?
Sem um software jurídico é praticamente impossível que o trabalho da controladoria escritório de advocacia aconteça de forma efetiva.
Por meio de recursos de tecnologia é possível que o controller tenha acesso a todas as informações dos setores para reportar adequadamente às lideranças.
O uso do software ainda permite a organização de todo o escritório, garantindo que todos os dados sobre os processos, pagamentos e clientes estejam disponíveis com segurança em um único ambiente.
Isso facilita, por exemplo, o acesso às informações a partir de qualquer lugar. Tornando possível, por exemplo, que o trabalho dos profissionais da controladoria seja feito a distância.
Os clientes da ADVBOX têm à disposição todos esses recursos estratégicos para a atuação da controladoria escritório de advocacia.
Aliás, a ferramenta foi desenvolvida exclusivamente para o meio jurídico e está em constante atualização para garantir que os clientes tenham sempre o melhor software à disposição.
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