Entender o que é BI é a chave para melhorar consideravelmente a gestão da advocacia em tempos digitais.
A advocacia moderna evoluiu para um modelo em que a gestão do escritório também importa e contribui para a lucratividade. Por isso, é fundamental entender a relevância de sistemas de informação que podem ser úteis e poderosos.
Um deles é o Business Intelligence (BI).
É importante saber o que é BI e entender como o BI é poderoso em aplicações da área, para aumentar a escala, ampliar a margem de lucro e fortalecer a recorrência (de clientes e de honorários).
O BI pode revolucionar o escritório, possibilitando um destaque em meio à concorrência e maior organização para tomada de decisões.
Saiba mais com a leitura do artigo!
O que é Business Intelligence?
O Business Intelligence é um conjunto de ferramentas e softwares que visa transformar dados brutos em informações de valor, ideais para ajudar na tomada de decisão.
O BI permite transformar tabelas incompreensíveis em formas fáceis de visualizar, de modo que a gestão saiba o que enxergar e como direcionar o escritório de advocacia a partir disso.
Ou seja, de uma tabela com inúmeras linhas, cheia de detalhes difíceis de entender, você pode criar um dashboard com gráficos, filtros e relatórios que especificam o que você precisa naquele momento.
1. ETL
O BI se baseia no conceito de Extract, Transform, Load (ETL), que significa Extrair, Transformar e Carregar. É uma concepção fundamental para carregar dados em Data Warehouses, a estrutura de armazenamento que serve como base para os sistemas.
Primeiro, coleta-se os dados, independentemente do formato em que estiverem. Podem ser dados de arquivos CSV ou de planilhas do Excel.
Depois, transforma-se as mesmas informações, com a remoção de elementos faltantes, limpeza de elementos mal-formatados e muito mais. Então, são carregados para o sistema, no qual podem ser analisados.
Uma vez que os dados estão limpos, eles podem ser analisados.
O papel do BI é diferente, por exemplo, de um modelo de inteligência artificial.
Se o modelo visa entender os dados, estudando a base estatisticamente para fazer classificações ou predições, o BI estuda os dados apenas para gerar formas de visualização.
Assim, oferece aos decisores uma variedade incrível de formas de visualizar as métricas e resultados, de acordo com os filtros e com profundos graus de detalhamento.
2. Relação com a inteligência artificial
Entretanto, podemos ter a ajuda da inteligência artificial no próprio BI.
Com os modelos inteligentes, é possível verificar os resultados e examinar o porquê, buscando entender as causas daquela mudança.
Por exemplo, ao verificar que o número de processos ganhos aumentou de um ano para outro, é possível estudar a causa para tentar replicar aquilo e manter a qualidade.
Ou seja, o sistema verifica qual fator influencia mais o aumento, com uma avaliação estatística.
O que é e para que serve o BI?
Para avançar na compreensão sobre o que é BI, é preciso focar em aplicação prática, como no setor da advocacia.
Na advocacia, é incrível a grande quantidade de dados sendo analisados diariamente. Por isso, todos eles podem ser uma base para o BI.
1. Análise geral de dados
O sistema pode analisar dados de gestão do escritório, como desempenho dos colaboradores, informações financeiras, informações de marketing e relacionamento com os clientes.
Além disso, também pode analisar questões técnicas, como andamento dos processos, processos por ação, tempo em cada fase, etc.
Assim, é possível criar dashboards completos, com vários indicadores para analisar.
Desse modo, o Business Intelligence possibilita tirar as dúvidas e esclarecer o que precisa ficar mais claro.
Pode ajudar a prever honorários ganhos e prever a gestão financeira em alguns anos. Bem como ajudar a gerenciar o desempenho da equipe, com a satisfação do cliente, processos ganhos e tempo médio.
2. Gestão de oportunidades, processos e custos
O Bi também é usado para visualizar oportunidades no mês, oportunidades por tipo de ação, a variação do número de oportunidades por determinados períodos, custos por processos, processos ativos, processos em fase de execução e muito mais.
Sem um BI eficiente, esse dados ficam dispersos.
Assim, é preciso que a equipe interna tenha um esforço de buscar e organizar todos eles para responder questões sobre a gestão do escritório toda vez que for necessário. Com o Business Intelligence, tudo fica disposto no dashboard para uma análise rápida.
Qual é o foco do Business Intelligence?
Com a aplicação no BI na advocacia, é possível impactar os três grandes aspectos do negócio: escala, recorrência e margem.
1. Escala
Com o BI em ação, o escritório garante o seu crescimento em escala, de modo visualizável e até previsível.
Dessa forma, é possível gerenciar os fechamentos e o estoque de processos, bem como processos por ação, para identificar se houve crescimento, ou não, nas ações desejadas.
É viável verificar os processos em cada fase, de modo a monitorar o que está acontecendo no escritório. O BI permite gerar listas de processos em fechamento, ajuizados ou parados.
Assim, o sistema ajuda a definir estratégias para otimizar esses resultados e chegar aos objetivos de expansão. A análise ocorre com maior rapidez e eficácia.
2. Recorrência
Esse ponto diz respeito à velocidade de prestação do serviço, para que o esforço seja convertido em honorários e em resultados concretos para o escritório.
O BI também gera uma visão clara da gestão dos custos para que seja possível entender quais processos custam mais caro para o escritório.
3. Margem
Um dos propósitos de estudar o que é BI e de aplicar essa tecnologia, é compreender como ela pode impactar a gestão dos honorários e das despesas, com um equilíbrio que traga mais vantagem.
Com análise de honorários e dos custos, o BI possibilita entender a margem de lucratividade do escritório. Assim, é viável responder a perguntas sobre quais ações realmente trazem um impacto positivo e quais ações representam um prejuízo maior para o escritório.
Quais as principais aplicações do BI e como ele funciona?
Como vimos, entender o que é BI a fundo e suas aplicações na advocacia é essencial para melhorar a gestão do seu escritório, buscando aumento em escala, em recorrência e na margem.
Logo, é possível gerenciar melhor os honorários, os fechamentos, os processos, os custos e o desempenho.
Em outras palavras, o gestor ganha uma visão 360 graus do escritório para avançar e conquistar os objetivos.
A plataforma ADVBOX possui uma seção específica para gestão BI, focada justamente nesses três pilares que apresentamos (escala, margem e recorrência).
Com uma visão aprofundada dos processos, dos clientes, dos prazos e do desempenho, torna-se viável desenvolver o escritório para alcançar os objetivos pretendidos.
O sistema facilita a sua gestão, com possibilidade de fazer filtros inteligentes e responder a todo tipo de pergunta. Assim, é mais fácil tomar decisões. Além disso, a plataforma ainda ajuda a acompanhar a relação com os clientes, gerenciar a parte financeira e muito mais.
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