Você sabe como aumentar a produtividade da equipe do seu escritório de advocacia?
Esse é o objetivo de muitos advogados empreendedores, porém, poucos sabem como extrair o melhor dos seus colaboradores. Apesar de parecer uma tarefa complicada, com as dicas certas, o seu trabalho pode ser feito muito mais facilmente.
Dessa forma, para te ajudar com essa tarefa, separamos 9 dicas que vão facilitar o estímulo dos colaboradores. Colocar essas estratégias certas em prática torna possível contar com a produtividade máxima do seu time.
Enfim, confira o artigo a seguir para conhecer dicas para tornar o seu escritório ainda mais produtivo!
Como estimular a produtividade da equipe?
Como dito anteriormente, pensar em como aumentar a produtividade da equipe pode parecer algo assustador. Entretanto, com as atitudes corretas isso se torna algo natural no dia a dia do escritório.
Confira as 9 dicas selecionadas exclusivamente a seguir!
1. Ofereça ferramentas para aumentar a produtividade na equipe
Quando falamos sobre como aumentar a produtividade da equipe, é impossível não pensar no uso da tecnologia. Afinal, hoje em dia vários procedimentos passam por elas, que já são essenciais para otimizar procedimentos.
Por meio de sistemas voltados para escritórios, é possível fazer os seguintes processos mais facilmente:
- Automatização de tarefas repetitivas;
- Diminuição de erros ao deixar ferramentas programas realizar serviços básicos;
- Agilidade no momento de realizar procedimentos;
- Alimentar sistemas de maneira automática, sem a necessidade de gastar tempo;
- Moderniza o seu escritório para que se torne mais competitivo.
Em outras palavras, se você deseja ter alta produtividade na advocacia, a tecnologia é uma arma poderosa.
Assim, com a ajuda das ferramentas certas é possível ter uma gestão de produção muito mais efetiva. Tudo isso influencia diretamente no resultado final, ou seja, na forma como você vai oferecer serviços ao cliente.
De toda forma, o uso de tecnologia no cenário atual é essencial para promover a produtividade total no seu escritório.
Afinal de contas, hoje, é muito raro encontrar um escritório que não use esse tipo de ferramenta. Tudo o que traz mais praticidade é bem-vindo dentro do universo da advocacia.
2. Estimule a autonomia dos seus colaboradores
Se o objetivo é descobrir como aumentar a produtividade da equipe, precisamos falar sobre autonomia.
Portanto, lembre-se: a autogestão do colaborador é essencial para ter resultados mais expressivos no serviço. Ou seja, um funcionário com autonomia consegue tomar decisões, se portar de maneira destacável e se torna um ativo de valor para o escritório.
Para isso, criar um espaço confortável, e não um ambiente de constante pressão, é algo essencial. Além disso, não fazer o monitoramento invasivo de tarefas, o que pode constranger o funcionário, também é importante.
Enfim, quanto mais autonomia seus colaboradores tiverem, mais positivo será para o seu escritório.
3. Crie metas de produtividade e eficiência
Se você quer estimular a produtividade máxima entre os funcionários, é preciso criar metas. Desse modo, mostrar para eles que existe um objetivo palpável a ser alcançado é essencial para estimular melhorias.
Assim, usar um sistema de pontos pode ser o melhor caminho a ser seguido.
Hoje em dia já é possível contar com ferramentas que medem a produtividade dos seus funcionários por meio de pontos.
De acordo com o trabalho realizado durante o dia, e o seu grau de complexidade, um número X de pontos é dado.
Conforme o serviço do seu funcionário é realizado, o próprio sistema vai registrando o seu progresso.
Desse modo, estipular um número de pontos a ser batido por dia, algo palpável, vai estimular os seus funcionários a produzirem mais. As metas na advocacia são essenciais para garantir o bom funcionamento do escritório.
4. Mantenha a sua produção organizada
Tentar criar um espaço produtivo sem qualquer tipo de organização é bastante complicado.
Por isso, o ideal é que o seu escritório tenha processos organizados, de forma que potencialize o trabalho de todos. Contar com uma boa estrutura, para que todos realizem um bom serviço, é algo essencial para conseguir se destacar.
Um escritório de advocacia organizado é aquele que tem uma boa:
- Gestão de contas: Faça o monitoramento de quanto se paga e quanto recebe dentro do escritório;
- Gestão de documentos: Busque facilitar a identificação e localização de documentos no escritório;
- Gestão de clientes: Analise as necessidades dos seus clientes para garantir que todos tenham o serviço ideal para o seu caso;
- Gestão de equipe: Conte com pontuação por tarefas, além de outros mecanismos que permitem analisar o progresso dos colaboradores.
Em suma, com a organização correta várias outras áreas acabam sendo diretamente afetadas.
Desse modo, se você quer aumentar a produtividade da equipe, um dos primeiros passos a serem tomados é organizar tudo.
5. Reuniões devem ser objetivas
As reuniões fazem parte da rotina de muitos escritórios de advocacia, e estão ligadas à produtividade.
Isso porque seus colaboradores precisam parar o que estão fazendo para participar dessas rodas de conversa. Assim, por conta dessa intromissão, é preciso que esse tempo seja bem gasto.
Para isso, algumas dicas básicas de produtividade nas reuniões podem ser adotadas, sendo elas:
- Monte um roteiro: determine o tema que será tratado na reunião, e envie o roteiro para os participantes, para que já tenham um background;
- Direto ao ponto: se todos já sabem o assunto a ser tratado, vá direto ao ponto para otimizar o tempo dos envolvidos;
- Espaço para falar: por mais que o intuito seja otimizar o tempo, é importante dar tempo para que todos consigam se pronunciar.
6. Motive os funcionários para mais produtividade
Se você quer ter um aumento de produtividade é ideal contar com funcionários motivados.
Assim caso esse cenário não seja o do seu escritório, é bem provável que esteja enfrentando baixa produtividade no trabalho. A boa notícia é que isso pode ser combatido ao adotar algumas estratégias básicas.
Algumas das técnicas que podem ajudar a motivar os colaboradores para se tornarem mais produtivos são:
- Não faça com que eles percam muito tempo durante reuniões;
- Conheça os interesses de cada colaborador, para oferecer benefícios de acordo com suas vontades;
- Incentiva a participação do colaborador durante o planejamento para garantir que ele tenha voz ativa;
- Dê feedbacks constantes sobre o seu trabalho dando ênfase nos pontos positivos e nos que precisam ser melhorados.
7. Evite deixar os colaboradores desconfortáveis
Manter os funcionários do escritório confortáveis é essencial para conseguir ter uma equipe produtiva.
Isso porque um funcionário em situação constante de pressão e estresse não consegue performar bem. Além disso, isso pode acabar sendo o início de um burnout, algo que deve ser evitado por qualquer trabalhador.
Para deixar o seu colaborador mais confortável, algumas práticas podem ajudar com essa tarefa. São elas:
- Promover eventos fora da empresa para que todos se conheçam melhor;
- Tenha um controle de horários mais flexível para os funcionários;
- Adote uma política de feedbacks constantes para a equipe;
- Ofereça capacitação e treinamento de acordo com a performance de cada um;
- Procure solucionar conflitos que você sabe que existem no escritório.
Em todo caso, no momento de monitorar o trabalho de todos os funcionários, faça isso de maneira menos invasiva.
Contar com um sistema que permite a visualização do progresso de cada um, respeitando seu espaço, é essencial. Podem parecer apenas detalhes, mas isso faz grande diferença.
8. Bom relacionamento com o cliente é essencial
Aprimorar o relacionamento entre advogado e cliente também pode influenciar na produtividade da equipe.
Isso porque, quanto mais cômodo for esse contato, melhor será para o seu colaborador. Tratar com um contratante desconhecido, por exemplo, é algo que pode deixar o trabalhador na defensiva.
Além disso, episódios de ansiedade, mal-entendidos, entre outras situações, podem surgir.
Desse modo, é essencial contar com um bom relacionamento entre as duas partes, o que faz com que ambos ganhem. Ser transparente, e, principalmente, se comunicar da forma certa, é essencial.
Muitos clientes de escritórios de advocacia têm grande dificuldade em entender o que está sendo dito.
Em outras palavras, o famoso “juridiquês” não pode ser um problema para que as coisas se tornem mais transparentes. Além disso, oferecer um serviço de qualidade e tratar o público com respeito são ações básicas.
9. Faça o acompanhamento da produtividade
Até aqui, vimos como aumentar a produtividade da equipe dentro do seu escritório. Porém, não adianta de nada fazer tudo isso se não existe a possibilidade de mensurar os resultados obtidos.
Por isso, é essencial que faça o acompanhamento de todo esse progresso, para entender a atuação dos colaboradores.
Saber como medir produtividade de equipe é muito importante, pois mostra falhas que podem ser consertadas.
Quando um colaborador estiver abaixo do esperado, direcioná-lo para o caminho certo é essencial. E para isso, você pode contar com ferramentas específicas que te ajudam com essa tarefa.
Com o sistema taskscore é possível realizar essa tarefa de maneira mais prática.
A própria ferramenta, de acordo com o tamanho do trabalho, e também da complexidade, atribui pontos para os funcionários. Com isso, o gestor consegue acompanhar o serviço de todos dentro da plataforma com facilidade.
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