Fazer uma boa gestão da qualidade e produtividade é essencial para qualquer profissional moderno.
Afinal, quem nunca se sentiu cansado de estudar e achar que não está sendo produtivo ou saindo do lugar? Ou então se sentir sobrecarregado e chegar ao fim do dia sem saber o que fez direito?
Se você não sabe como aumentar sua produtividade e potencializar sua gestão do tempo para chegar no resultado almejado, esse artigo é para você!
A sobrecarga de atividades nem sempre é sinal de produtividade. É importante aplicar algumas dicas e ferramentas no seu dia a dia para se tornar mais produtivo e gerir melhor o seu precioso tempo.
O tempo para quem estuda realmente é uma preciosidade, e por isso, este artigo irá apresentar algumas dicas e ferramentas que possam te ajudar no dia a dia.
O que é gestão da qualidade e produtividade?
Para começar, precisamos entender que ter alta produtividade é conseguir aproveitar o máximo de tempo em prol de um resultado.
Ou seja, é ter mais resultado dentro do tempo que você tem disponível. Sendo assim, se você tem menos horas do dia de estudo, não desanime e nem use isso como desculpa! O importante é fazer com que as horas disponíveis que você tem sejam realmente produtivas.
O primeiro passo, e o mais importante de todos, para aumentar sua produtividade e melhorar a gestão do tempo é definir quais são seus objetivos e seus propósitos.
Feito isso, precisamos estar em equilíbrio com nós mesmos.
Existem 3 pilares fundamentais que estão associados à gestão de qualidade e produtividade:
- Psicológicos;
- Biológicos;
- Sociais.
Para ter uma alta performance é fundamental o equilíbrio entre esses 3 pilares, que também estão diretamente associados à qualidade de vida.
Ou seja, são as bases que sustentam a alta performance
Passamos boa parte das nossas vidas vivendo no piloto automático, o que não é nada positivo.
Dessa forma, para aumentar a produtividade e otimizar a gestão do tempo, o primeiro passo é ter uma visão clara de como estão cada um desses 3 tópicos.
Quais os efeitos da qualidade de vida no trabalho em relação à produtividade?
Para fazer um diagnóstico sobre a situação de cada um desse 3 pilares na gestão de qualidade e produtividade precisamos responder algumas perguntas:
- Você se alimenta bem?;
- Dorme bem?;
- Pratica exercícios físicos com frequência?;
- Gasta muito tempo com redes sociais?;
- É muito ansioso ou estressado?;
- Consegue algum tempo para estar com a sua família ou amigos?
Pode parecer que não, mas todos os fatores mencionados são fundamentais para uma vida equilibrada.
Se essas questões não vão bem, dificilmente você conseguirá concentração suficiente para focar em seus objetivos e propósitos.
Todos precisamos de energia para trabalhar e estudar com qualidade. Como você está suprindo suas necessidades? Produtividade depende de como você está com você mesmo!
A seguir confira algumas dicas para que esses 3 pilares estejam sempre em harmonia.
1. Não negligencie a vida pessoal
Não tente negligenciar sua vida pessoal para conseguir mais horas de produtividade, afinal, é muito importante ter horas de lazer para conseguir focar na sua produção.
No entanto, como fazer com que o lazer não seja uma distração? O tempo de recreação e lazer é necessário desde que programado e com intenção.
Insira no seu calendário horários definidos de lazer e diversão. Assim, você garante um espaço na agenda para relaxar e se divertir sem aquele peso na consciência de que deveria estar estudando naquele momento.
2. Preste atenção à sua saúde
Comer de forma saudável pode reduzir os efeitos negativos do estresse no seu corpo. Então se alimente bem e beba bastante água durante o dia.
Além disso, a prática de atividade física pode apoiar na liberação de serotonina e te fazer sentir mais focado durante as horas de estudo.
3. Durma bem
Prepara-se para ter uma boa noite de sono.
Se desconecte das telas pelo menos 30 minutos antes de deitar e mantenha horários fixos para dormir e acordar. Também evite cafeína depois das 16h e alimentos muito pesados após as 19h.
O que aumenta a produtividade?
Você sabia que 7 em cada 10 pessoas não conseguem concluir suas tarefas diárias?
Lembre-se que ser ocupado nem sempre é ser produtivo. Acompanhe a seguir um dos modelos mais utilizados no mundo corporativo para aumentar a produtividade das equipe.
1. Matriz de Eisenhower
O ex-presidente norte americano, Dwight Eisenhower, que também foi o general do Exército responsável por comandar as Forças Aliadas na Europa durante a Segunda Guerra Mundial, é reconhecido atualmente por sua lendária produtividade e gestão do tempo.
Ele era considerado um mestre na administração do tempo e tinha a habilidade de fazer tudo no momento em que era necessário fazê-lo.
Um de seus mais famosos métodos para atingir tal desempenho notável em tantos papéis diferentes é conhecido como a Matriz de Eisenhower.
A Matriz de Eisenhower sugere que todas as atividades sejam distribuídas em 4 quadrantes, com dois eixos: um de Importância e outro de Urgência. Esses 4 quadrantes recebem um valor de 1 a 4 baseado em sua prioridade.
Lembre-se! Atividades importantes são aquelas que contribuem para alcançar seus objetivos de longo prazo e atividades urgentes contribuem para algo que precisa de atenção imediata.
Segue exemplo abaixo de como você pode usar essa ferramenta para apoiar a priorizar suas atividades.
2. Compreendendo a matriz
O primeiro quadrante (Q1) são as atividades essenciais no momento, aquelas que se não forem feitas naquele momento podem se desdobrar em um problema.
O segundo quadrante (Q2) é sem dúvida o mais importante!
São atividades que não geram resultados imediatos, mas que nos preparam e nos aproximam dos nossos propósitos e objetivos.
Por serem atividades grandes e de longo prazo, podem gerar procrastinação e acabam se tornando urgentes quando postergadas demais. Gaste mais tempo no Q2, afinal ele é essencial para a gestão da qualidade e produtividade!
O terceiro quadrante (Q3) são ações que surgem de maneira inesperada. Gaste o menor tempo possível com essas ações ou as delegue para alguém.
O quarto quadrante (Q4) são vontades e desejos que não agregam em nada. Essas atividades podem até trazer algum tipo de benefício, mas não há nenhum risco caso não sejam feitas. Então elimine essas atividades do seu dia a dia.
O interessante desta matriz, é que se utilizada com frequência, as ações são classificadas pelo seu cérebro nesses quadrantes de forma automática.
Assim você consegue ter clareza de quais atividades priorizar, quais remover e quais gastar mais tempo. Tenha a matriz no seu modelo mental!
Pesquisas mostram que a tomada de decisão está intrinsecamente ligada à emoção, ou seja, parte da decisão do que fazer ou priorizar durante o dia está relacionado ao seu estado de humor.
É por isso que usar uma ferramenta gráfica como a Matriz de Eisenhower ajuda na triagem de suas tarefas ou das decisões que precisa tomar, é um jeito fácil de reduzir sua carga emocional e priorizar as ações que te aproximam do seu propósito.
Como lidar com as interrupções no trabalho?
A NASA descobriu que a grande armadilha da execução das tarefas está na transição entre elas.
Desse modo, é importante diminuirmos ao máximo o número de transições entre as tarefas. Mas como?
- Crie zonas de tempo na agenda;
- Defina uma sequência de atividades e elimine a fadiga de ter que tomar a decisão de qual ação realizar sempre que mudar de tarefa;
- Transforme suas tarefas em compromissos.
Com essas dicas simples, é possível ter um tempo reservado para o que você definiu como prioridade, o que ajuda a diminuir interrupções e distrações e aumenta a sensação de ordem, organização e respeito ao seu tempo.
Outro fator importante a se considerar na redução de distração é a garantia de que as pessoas ao seu redor, família ou colegas de trabalho, saibam sobre o seu limite de disponibilidade.
Avise com antecedência a todos que naquele momento você está dedicado às suas tarefas e informe o horário programado para lazer ou interrupções.
Qual a relação entre produtividade e planejamento?
O planejamento é muito importante para realizar a gestão da qualidade e produtividade.
Gastar tempo com planejamento pode parecer tempo perdido, mas na verdade ele vai te orientar para que você permaneça guiando seus passos em prol de seus objetivos e prioridades.
Dessa maneira, após estabelecer seu objetivo, elabore um plano de ação e garanta a sua execução.
Faça revisões diárias e configure o alarme do seu celular para revisar esses itens nos horários mais apropriados para você. Aproveite esse tempo para definir as tarefas do dia seguinte.
Essas revisões diárias podem também ser realizadas semanalmente e mensalmente para verificar pendências e definir próximas ações. Coloque as revisões na agenda e planeje as atividades para o futuro próximo.
Mais conhecimento para você!
Por aqui estamos sempre abordando assuntos quentes e relevantes para os profissionais do Direito. Confira outros textos que também podem te interessar:
