Tomar decisões mais assertivas, utilizar dados de maneira eficaz e reduzir custos operacionais são alguns dos benefícios que utilizar a análise de Business Intelligence pode trazer para seu escritório de advocacia.
Apesar de se utilizar mais em empresas de tecnologia e startups no geral, o conceito de Business Intelligence pode ser muito benéfico para o setor de advocacia. Com o uso de ferramentas é possível gerar relatórios completos, analisar o desempenho do escritório e muito mais.
Outrossim, com mais informações também é possível tomar decisões mais assertivas para a gestão do escritório.
Por isso, se você quer tornar seu escritório mais eficiente e potencializar seus lucros, descubra agora como utilizar a análise de Business Intelligence!
O que é Business Intelligence?
Em primeiro ponto, precisamos entender o que é Business Intelligence.
O Business Intelligence, ou B.I. para os íntimos, em livre tradução significa Inteligência Empresarial ou Inteligência de Negócios, ou ainda Inteligência de Dados.
Em resumo, podemos definir o B.I. em 4 fases: coleta de dados, análise dos dados, visualização dos dados e transformação dos dados em informação. Ou seja, o Business Intelligence vem como uma maneira mais eficaz de coletar, analisar e transformar dados a fim de que possa se utilizá-los para a gestão.
Todavia, é importante ressaltar que Business Intelligence é apenas uma estratégia. Para utilizar os dados coletados na mesma de maneira realmente útil, é preciso utilizar ferramentas de análise de Business Intelligence. Um exemplo é o software jurídico da ADVBOX que inclui esta tecnologia.
Estas ferramentas irão transformar todos os dados coletados em informações. Ou seja, relatórios, números, metas e outros, dependendo do seu objetivo na hora de utilizar a tecnologia.
Logo, a partir das informações fornecidas pela análise de Business Intelligence, os gestores podem tomar decisões mais rápidas e assertivas.
Qual a importância do Business Intelligence?
De maneira sucinta, o principal objetivo do Business Intelligence é auxiliar no processo de tomada de decisões e potencializar os resultados. Mas como?
As ferramentas de análise de Business Intelligence vão muito além de uma planilha de excel e um relatório, uma vez que elas processam dados de maneira mais aprofundada e transformam eles em informações claras.
Logo, ao invés de ter uma planilha com a receita dos últimos 3 anos do escritório, você terá um gráfico comparativo indicando quais áreas melhoraram ou pioraram, por exemplo.
Desta forma, a ferramenta permite que gestores tenham mais informações, de maneira mais rápida, e controle em tempo real sobre tudo que acontece no escritório.
Com isso, é possível ter insights para melhorar a performance e otimizar processos de maneira muito mais rápida.
1. Onde coletar dados?
Neste processo, uma dúvida muito comum é onde coletar os dados que serão utilizados pela ferramenta de análise de Business Intelligence?
Estes dados podem ser coletados de diferentes lugares, dependendo de qual o objetivo da utilização da ferramenta, que pode até ajudar a analisar a performance de concorrentes, alguns exemplos são:
- Sistemas internos do escritório (incluindo planilhas e dados de todas as áreas);
- Redes sociais;
- Fontes públicas;
- Bancos de dados externos;
- Ferramentas de web analytics como um todo.
Uma vez coletados, esses dados serão analisados e transformados em informações.
Como utilizar a análise de Business Intelligence?
Agora que você já entendeu o que é Business Intelligence, qual a importância dessa estratégia e onde podemos coletar os dados, chegou a hora de descobrir como utilizar a análise de Business Intelligence para potencializar os resultados do seu escritório.
A seguir citamos alguns pontos nas quais podemos utilizar a mesma.
1. Análise de Business Intelligence no Setor Financeiro
Um dos setores que mais pode se beneficiar do uso de Business Intelligence no escritório de advocacia é o financeiro.
Com a ferramenta é possível otimizar diversos processos que seus gestores ficavam horas fazendo. Por exemplo, é possível gerar relatórios detalhados com todas as despesas do escritório divididas por setores bem como analisar todos os lucros, honorários e afins.
Dessa forma, os gestores têm todas as informações que precisam para uma reunião do escritório e sabem onde será mais eficiente alocar recursos.
Outrossim, é possível acompanhar todas as movimentações financeiras que ocorrem no escritório: transferências, boletos e cartões. Logo, qualquer movimentação incomum pode ser facilmente verificada e fraudes podem ser evitadas, bem como outros erros podem ser corrigidos.
2. Análise de Business Intelligence no Marketing
Em seguida, o departamento de marketing do seu escritório também irá se beneficiar muito da análise de business intelligence
Por exemplo, é possível verificar tendências de comportamento dos clientes e, desta forma, estar sempre atualizado com o mercado. Se a demanda por determinado serviço de advocacia diminuir ou aumentar, você saberá e poderá adequar sua operação.
Outrossim, é possível acompanhar a performance de todas as estratégias de redes sociais em um só lugar.
Desta forma se o seu responsável pelo marketing identifica que um canal está gerando muito menos resultado do que outros, ele pode ter insights de como melhorar a performance do mesmo através de dados da ferramenta.
Se o seu e-mail marketing não está dando resultado e eles são sempre enviados às 14h, por exemplo, é possível realizar testes em outros dias e horários e comparar taxa de abertura e conversão através de ferramentas de análise de B.I.
3. Na gestão de pessoas
A análise de business intelligence pode ser utilizada para gerir o escritório como um todo e auxiliar na gestão de pessoas.
Uma vez que conseguimos modificar a tecnologia de acordo com as suas necessidades, é possível ter uma dashboard com as metas, sejam estas semestrais, anuais ou outras, e indicadores de desempenho. E, a partir disso, ter um controle de quantos por cento faltam para uma meta ser batida.
Logo, os gestores podem definir tarefas para seus colaboradores que auxiliam no cumprimento da meta, e definir um sistema de gratificação, como o de pontuação por tarefas.
Com isto, você mantém os colaboradores engajados e toda a equipe sabe o quão perto ou longe está de uma meta.
Como melhorar a eficiência dos processos?
Em suma, como foi possível ver, a análise de BI, otimiza processos e auxilia na potencialização de resultados.
Além das utilizações citadas acima, é possível utilizar a ferramenta para identificar processos ineficientes e áreas em que os recursos estão sendo desperdiçados. Ou seja, é possível poupar tempo e tempo é dinheiro.
Dito isso, com a utilização da ferramenta de business intelligence temos uma maior eficiência em processos que antes eram demorados e imprecisos. Assim sendo, quanto menor o desperdício de tempo, maior a produtividade e maiores os honorários.
Logo, as reuniões se tornam mais produtivas, as tomadas de decisões mais rápidas e assertivas e o seu escritório passa a funcionar de maneira muito mais eficiente através da análise de business intelligence.
Como implementar o Business Intelligence?
Para implementar o B.I. com eficácia no seu escritório de advocacia é preciso escolher uma boa ferramenta de análise de dados.
Neste sentido, o software da ADVBOX foi desenvolvido especialmente para atender as necessidades dos escritórios de advocacia, podendo ser personalizado de diferentes formas.
E, além da tecnologia, a plataforma ainda conta com especialistas que irão te ajudar na implementação e gestão do seu escritório.
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