Já imaginou um mundo em que as equipes dos escritórios de advocacia fosse repleta de advogados ágeis?
Em que todo o trabalho rotineiro do escritório, aquele que é feito praticamente no modo “piloto-automático”, pudesse ser feito em um tempo quase insignificante ou mesmo tirado da sua rotina, como advogados ágeis?
É com essa mentalidade, a de possibilitar cada vez mais advogados ágeis, que aqui na ADVBOX nós nos esforçamos para construir um mundo assim.
Como a ADVBOX possibilita advogados ágeis?
Tarefas mecânicas ficam para nosso software. Enquanto isso, tarefas que exigem pensamento, reflexão, discernimento, ponderação, ou seja, conhecimento humano, são destinadas às pessoas.
Pode parecer algo simples, ou óbvio em um primeiro momento, e realmente é. Mas pense um pouco: você sabe dizer como tornar isso possível e gerar cada vez mais advogados ágeis?
Para facilitar sua compreensão e permitir que você entenda como isso é possível e também por onde deve-se começar, listamos alguns exemplos de tarefa rotineiras que podem ser realocadas para que elas tomem menos tempo no seu dia-a-dia.
Como fazer a realocação de tarefas?
A primeira coisa que deve ser feita é estruturar a delegação de tarefas no seu escritório de advocacia. Dessa forma será possível ter em sua equipe advogados ágeis.
No seu dia a dia, o gestor de equipes jurídicas costuma gastar muito do seu tempo com a explicação de estratégias e distribuição de tarefas entre o time.
Além disso, acompanhar o andamento dessas demandas e remediar aquelas que não estão funcionando, seja com explicações o remanejamentos, também é um empecilho para contar com uma equipe de advogados ágeis.
Não é difícil perceber que a elaboração de estratégias e a busca por soluções para os problemas não previstos são as etapas que mais exigem articulação humana. Enquanto isso, as demais não apresentam muita complexidade, mas ainda assim demandam muito tempo do gestor.
Qual a solução e como ter mais advogados ágeis na equipe?
Para diminuir o tempo gasto com esse tipo de tarefas é só aplicar uma solução não muito complexa. É preciso ter em seu escritório um sistema predeterminado, que proporcione um fluxo automatizado de trabalho.
Por exemplo, a secretária do escritório ou até mesmo o advogado realizam o atendimento inicial do cliente e geram a procuração no sistema.
A partir daí, e essa ação gera uma série de outras tarefas pré-programadas que serão atribuídas a seus responsáveis conforme as demandas forem surgindo no dia a dia da equipe.
Essa pequena alteração na rotina já é capaz de gerar um time coeso e com advogados ágeis que irão otimizar o fluxo de trabalho do escritório.
Como alterar o fluxo gera uma equipe de advogados ágeis?
A resposta para essa questão é simples.
Vejamos. Ao invés do gestor passar duas ou três, ou até mais, horas avisando cada um dos membros do time sobre o novo processo e o que cada um deles deve fazer, o próprio sistema gera essas tarefas e notifica a equipe.
São diversas as formas existentes para realizar essa melhoria. Pode ser a partir de algum tipo de acordo offline entre os membros da equipe ou em uma reunião e anotado em um painel que fique visível para todos.
A maneira mais efetiva para realizar essa otimização é a através de um software jurídico especializado.
Como o relacionamento com os clientes influencia na otimização da equipe?
Outro ponto essencial para que sua equipe seja formada principalmente por advogados ágeis é o relacionamento com os cliente. É fundamental os esforços em ações que erem impactos relevantes no relacionamento com os cliente.
Em outros artigos aqui no blog da ADVBOX já abordamos algumas práticas que podem melhorar o relacionamento entre os escritórios de advocacia e seus clientes.
Uma da principais práticas e que gera um impacto imediato na obtenção de uma equipe de advogados ágeis é a automação do relacionamentos para uma comunicação mais simples e padronizada.
Que tipo de automação no atendimento pode gerar uma equipe com advogados ágeis?
Uma das principais automações que deve ser aplicada no escritório para se adquirir uma comunicação mais ágil e simplificada com os clientes são as notificações de movimentação processual.
Toda vez que um processo for movimentado o cliente é notificado por e-mail ou por SMS de forma automática. Dessa forma, a equipe fica livre para outras atividades e advogados ágeis se tornam uma realidade no seu escritório.
Quer resultados ainda mais impressionantes? É só organizar essa a automação a partir de uma linguagem acessível ao clientes leigos, os resultados são ainda mais impressionantes.
Como essa automação otimiza a o fluxo de trabalho da equipe do escritório?
Com esse tipo de automação no relacionamento, o escritório consegue se antecipar às dúvidas dos clientes. O resultado é uma diminuição significativa na ansiedade dos clientes.
O número de ligações desesperadas diante de movimentações como “Ciência com renúncia de prazo” e que normalmente gera pavor nos clientes é diminuída significativamente.
Além da óbvia otimização do fluxo de trabalho da equipe, esse tipo de automação também tem o poder de fortalecer o relacionamento entre escritório e seus clientes. Isso porque os cliente sintam-se lembrados não apenas na hora de assinar o contrato e receber os honorários.
Como iniciar essas mudanças no seu escritório?
Após ler esse artigo sentiu-se inclinado a exercitar a mudança de hábitos e adquirir um equipe repleta de advogados ágeis? Além disso, está em busca de novas formas para se dedicar ao seu tempo aplicado em tarefas que exigem maior qualidade na sua execução?
É só conferir o texto publicado anteriormente aqui no blog sobre técnicas para atender mais demandas em menos tempo. Trata-se de um guia inicial que irá abordar como é possível se tornar um advogado ágil ou então potencializar a agilidade que sua equipe já tem.
