O mundo jurídico é repleto de detalhes e processos burocráticos que exigem muita atenção por parte dos profissionais responsáveis para que eles sejam cumpridos de forma eficiente.
Sendo assim, é fundamental que os colaboradores de qualquer equipe jurídica estejam sempre atentos a novas dicas para organizar escritório.
Dessa forma, os profissionais que trabalham nessa área estão sujeitos a constantes mudanças e precisam estar informados sobre novas soluções. Essa é a melhor forma de manter um alto nível de eficiência que garanta a segurança e produtividade da produção jurídica.
Ou seja, um escritório que não tenha um fluxo de trabalho e de informações bem organizado não é capaz de garantir o melhor resultado para os seus clientes.
1. A importância do software jurídico na otimização do escritório
O primeiro passo para ter um escritório de advocacia otimizado é adaptar um sistema de gerenciamento de dados à rotina de trabalho da equipe, como um software jurídico.
É muito importante contar com um sistema que traga as funcionalidades necessárias para realizar o armazenamento, o compartilhamento e a edição de informações e documentos de forma segura.
2. Foco na comunicação
O segundo passo é o foco na comunicação entre clientes e profissionais da equipe jurídica.
Afinal, com um sistema de comunicação eficiente é possível manter o cliente sempre bem informado sobre o andamento do seu processo e diminuir significativamente a quantidade de tempo gasto pelos advogados e colaboradores pesquisando informações para prestarem um bom atendimento.
Para isso, é importante que o escritório de advocacia mantenha um registro de todas as comunicações realizadas para evitar problemas futuros.
Assim, não só a satisfação do cliente será aumentada, como sua probabilidade de fidelização.
Continue a leitura desse artigo para conhecer 4 dicas para organizar o seu escritório de maneira eficiente!
Como melhorar a organização do escritório?
Organizar o escritório de advocacia pode ser uma tarefa desafiadora, mas com as dicas que traremos a seguir ela se torna gratificante e recompensadora.
Contudo, é importante salientar que o sucesso de qualquer escritório depende de três fatores: boa gestão de tempo e de documentação e um fluxo de trabalho organizado.
Pensando nisso, reunimos aqui as 4 melhores dicas para organizar escritório e alcançar a maior eficiência possível na produtividade da equipe jurídica.
1. Estrutura eficaz
A primeira, e provavelmente a mais importante dica, é criar uma estrutura eficaz.
Definir e descrever todas as funções e responsabilidades de cada colaborador de forma clara e acessível é o que vai dar a base para uma rotina de trabalho organizada e produtiva.
Para isso, é importante ter um software jurídico que conte com as funcionalidades necessárias para uma controladoria jurídica capaz de realizar a gestão eficiente dos diversos aspectos que envolvem a administração de um escritório.
2. Sistema de controle de tarefas
Em complemento à dica anterior, é interessante utilizar um sistema de controle de tarefas (também chamado de taskscore) na gestão pessoal da equipe.
Com ele o gestor é capaz de acompanhar tudo que está sendo realizado por cada um dos colaboradores ou advogados, evitando atropelamentos ou falhas durante a produção jurídica.
Além disso, com esse sistema, cada um pode acompanhar a sua produtividade e organizar a sua rotina de acordo com as suas necessidades.
3. Tecnologia
A terceira dica é, por assim dizer, o que irá permitir a aplicação das duas anteriores: invista em tecnologia!
Hoje em dia, existem diversas inovações que auxiliam o gerenciamento de processos e documentos do escritório. Além disso, com eles é possível organizar as tarefas diárias e criar rotinas de trabalho produtivas sem aumentar o nível de estresse dos profissionais.
4. Treinamento
Finalmente, é importante ter um sistema de treinamento eficaz para os colaboradores.
Ter um bom treinamento é essencial para que a equipe jurídica possa desempenhar suas funções sempre de acordo com as últimas inovações do mercado.
Não apenas isso, como também é muito importante instituir um sistema de feedback para que os colaboradores saibam o que podem modificar em sua atuação. Dessa forma, eles são capazes de proporcionar uma melhoria contínua na produção jurídica do escritório.
Como organizar um pequeno escritório?
Como boa parte dos advogados começa sua atuação em escritório de menor porte. Por isso, é interessante analisar as soluções aplicadas a esse cenário específico como inspiração. Afinal, tudo que fazemos no início de carreira, inclusive os erros, servem como aprendizado para nosso futuro.
Bem como, com o aumento no número de advogados autônomos, tem se tornado cada vez mais importante ter um plano de negócios bem organizado para garantir que seu escritório de advocacia consiga a visibilidade necessária em um mercado cada vez mais competitivo.
Confira a seguir o passo a passo para ter um escritório organizado e eficiente, mesmo sem contar ainda com um grande número de casos ou colaboradores.
1. Objetivo
O ponto de saída para qualquer advogado com um pequeno escritório é definir claramente seu objetivo como advogado.
É crucial que você tenha um plano de negócios para saber onde você quer chegar como profissional, definindo desde sua área de atuação, na qual você deverá buscar especialização mais imediata, até os objetivos de crescimento e as metas que almeja alcançar.
Isso ajudará a criar foco para o seu trabalho e a direcionar o seu escritório de advocacia para o caminho certo.
2. Necessidades
Uma vez que você tenha definido seus objetivos como advogado, é importante que você faça um levantamento de suas necessidades.
Você precisará de um espaço para trabalhar, bem como de equipamentos, ferramentas de trabalho, computadores e outros recursos. É também nesse momento que você precisará decidir entre uma atuação física ou digital.
Ainda que muitos profissionais jurídicos se sintam desconfortáveis com a utilização massiva da tecnologia digital, é inegável que ela pode trazer um sem número de possibilidades e por isso merece ser analisada.
3. Software jurídico
Aliás, falando em integração tecnológica, mesmo em um pequeno escritório, você precisará de um software jurídico para gerenciar seu escritório e os processos judiciais.
Da mesma forma que acontece com grandes bancas, o sistema jurídico utilizado será o principal ponto de apoio da gestão do seu escritório, permitindo que você realize todas as atividades relacionadas à administração jurídica de modo simples.
4. Espaço de trabalho
Logo após a implementação dessas medidas iniciais, é necessário organizar o espaço físico em que irá trabalhar, como já mencionado anteriormente.
Seja um escritório propriamente dito ou um espaço na sua residência, no caso da advocacia online, você precisará de uma área de trabalho adequada, com direito a silêncio para a concentração em tarefas mais complexas e todas as ferramentas presentes no dia a dia profissional.
E não deixe de levar em consideração o acolhimento ao cliente.
No caso de um escritório físico, é necessário uma sala de espera confortável. Por outro lado, no caso de atendimento online, um sistema de comunicação rápido e eficiente através da internet.
O cliente nunca deve sentir que está sendo deixado esperar quando for em busca do auxílio do escritório.
Com esse passo a passo já é possível conseguir resultados surpreendentes e que servirão de base para a expansão do seu escritório e, consequentemente, da organização e da gestão da sua equipe.
Gerenciar um escritório de advocacia é sempre desafiador, mas com a experiência profissional adquirida com o tempo e as diversas dicas para organizar escritório contidas nesse post pode se tornar uma tarefa engrandecedora e trazer os resultados esperados por esse esforço.
Mais conhecimento para você!
Por aqui estamos sempre abordando assuntos quentes e relevantes para os profissionais do Direito. Confira outros textos que também podem te interessar:
Alta produtividade na advocacia
O que é a Controladoria Jurídica e como funciona
Software Jurídico: 16 critérios fundamentais para encontrar o melhor!
