Para obter bons resultados, os escritórios de advocacia precisam apostar em boas ferramentas de produtividade. Além de ajudar a melhorar o desempenho dos colaboradores, o negócio pode se tornar ainda mais eficiente.
A produtividade é um fator fundamental para o seu escritório ser competitivo e alcançar os objetivos que deseja. Por isso, dar atenção a esse assunto é primordial.
Nesse artigo, conheça algumas ferramentas de produtividade e veja como elas podem melhorar o desempenho do escritório!
Qual é a importância da produtividade no escritório?
Primeiramente, é essencial entender a importância da produtividade para os escritórios de advocacia. De modo simples, a produtividade é a capacidade de produzir, realizar ou fazer mais em menos tempo. Tem relação com o aumento da produção (quantidade) e também com a manutenção da qualidade dela.
Isso significa que uma pessoa produtiva não apenas consegue produzir mais em menos tempo, como também garante que o serviço feito continue com uma boa qualidade.
Mas, afinal, por que a produtividade é importante? Sem ela, nenhum negócio prospera. O seu escritório só conseguirá atingir bons índices, alcançar as metas e objetivos que almeja e ser forte no mercado se for produtivo.
Além disso, ela mantém os colaboradores mais motivados, o que contribui para que eles consigam trazer ainda mais resultados.
Outro ponto a se mencionar é que ela ajuda na organização, inclusive dos recursos financeiros. Assim, o escritório pode utilizá-los somente no que for necessário, evitando desperdícios.
Por fim, ao investir em produtividade, você pode reter colaboradores eficientes, o que também melhora a competitividade no mercado jurídico e deixa o escritório bem posicionado.
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O que são ferramentas de produtividade?
De forma simples, as ferramentas de produtividade são softwares ou sistemas que contribuem para o trabalho nas companhias. Em outras palavras, são tecnologias que foram criadas pensando na organização e aperfeiçoamento do trabalho.
Assim, elas permitem, por exemplo, automatizar tarefas, o que otimiza o tempo de trabalho de todos. Ademais, elas se tornaram essenciais para a digitalização das companhias.
No ramo jurídico, os escritórios de advocacia também precisam apostar em tecnologias que permitam melhorar o desempenho de todos. Tais ferramentas são fundamentais, inclusive, para fazer a gestão financeira, de equipes, de tarefas, dentre outras questões importantes.
Outrossim, é possível encontrar ferramentas criadas especificamente para escritórios de advocacia. Tais sistemas entregam soluções voltadas para a especificidade desses negócios, como o software jurídico da ADVBOX.
Quais são as vantagens de apostar em ferramentas de produtividade?
Investir nas ferramentas de produtividade é essencial e traz muitos benefícios, tanto para o escritório quanto para as equipes. Veja abaixo alguns dos benefícios de se utilizar a tecnologia para trabalhar!
Inova o escritório
As ferramentas de produtividade são fundamentais para inovar o escritório. Isso porque uma advocacia artesanal, a qual não se utiliza de tecnologia, dificilmente consegue prosperar e melhorar o desempenho.
Um escritório inovador consegue utilizar a tecnologia ao seu favor, trazendo melhorias na gestão e no dia a dia de todos.
Reduz custos
Embora muitos pensem mais nos gastos que o negócio pode ter com as ferramentas que contratar, a verdade é que isso é um investimento que pode contribuir muito para reduzir custos.
Isso porque a tecnologia torna o trabalho mais produtivo e eficiente. Além disso, melhora significativamente a gestão, tornando as análises mais claras. Sendo assim, é possível evitar desperdícios e utilizar o dinheiro somente em estratégias que realmente trarão resultados para o negócio.
Ajuda na organização
Do mesmo modo que as ferramentas de produtividade contribuem para inovar o escritório e reduzir os custos, elas também melhoram a organização, tanto dos gestores quanto dos colaboradores.
Isso porque elas permitem otimizar o tempo e realizar as tarefas necessárias em um tempo hábil. Assim, todos conseguem organizar melhor os seus afazeres.
Aumenta a produtividade
Essas ferramentas tecnológicas foram criadas justamente para aumentar a capacidade de produção nas companhias. Assim, elas permitem que todos produzam mais no seu tempo de trabalho, contribuindo para o aumento dos lucros.
Tenha em mente que, além de permitir a organização do trabalho dos colaboradores, estes sistemas “facilitam”, visto que permitem automatizar tarefas manuais e repetitivas, bem como aprimorar os processos internos.
Melhora a satisfação dos clientes
Da mesma forma que aumenta a produtividade dos colaboradores, as ferramentas de produtividade ajudam a melhorar a experiência e a satisfação dos clientes.
Quando a equipe é organizada e apresenta um bom desempenho, os clientes se beneficiam pelo aumento da qualidade na prestação dos serviços jurídicos e na atenção que recebem dos advogados, dentre outras questões.
Como resultado, o escritório consegue fidelizar os clientes e atrair ainda mais, principalmente pelo marketing boca-a-boca positivo.
Ajuda a se destacar no mercado
Com funcionários apresentando alto desempenho, o escritório consegue bater as metas estabelecidas e investir em boas estratégias para crescer. Isso faz com que o negócio se fortaleça no mercado em diversos aspectos.
Além de se destacar como um local com bons profissionais, a imagem também se fortalece perante a concorrência, que passa a enxergar o seu escritório com admiração. Por fim, isso também passa a imagem de que o estabelecimento é bom para trabalhar.
Melhora a qualidade de vida
As ferramentas de produtividade, além de permitirem que os colaboradores aumentem a sua capacidade de fazer mais em menos tempo sem perder a eficiência, contribui para melhorar a qualidade de vida de todos.
No caso dos escritórios de advocacia, a tecnologia permitiu que as pessoas pudessem trabalhar de forma remota. Tal alternativa trouxe diversos benefícios para o bem-estar e gerenciamento de tempo delas.
Quando o escritório se prepara para o trabalho remoto e sabe realizar uma gestão focada em tarefas, sem deixar os colaboradores desgastados, o home office melhora muito a qualidade de vida no trabalho.
Aproveite e veja o vídeo abaixo sobre qualidade de vida na advocacia!
9 ferramentas de produtividade que o seu escritório pode adotar
Após entender as vantagens de se utilizar a tecnologia e investir nas ferramentas de produtividade, aproveite para conhecer 9 delas que o seu escritório pode adotar para melhorar o seu desempenho e resultados em sua totalidade!
Importante informar que as ferramentas e aplicativos abaixo são úteis para o trabalho em equipe, para a organização pessoal dos colaboradores e para a gestão do escritório. Sem mais delongas, confira as indicações!
1.Google Calendário
O Calendário do Google é uma das diversas ferramentas que a Google oferece e que pode contribuir muito para a organização pessoal dos colaboradores.
Funciona como uma agenda digital. Dessa forma, é possível anotar compromissos e tarefas e dar um horário para realizar cada uma delas.
O ideal é que as pessoas o utilizem para organizar a agenda do dia seguinte, da semana ou do mês. Assim, torna-se possível manter a rotina organizada e priorizar as atividades importantes sem esquecer de nada.
2.Google Keep
O Google Keep pode ser muito útil para anotar informações. Ninguém deveria confiar totalmente na memória. Se lembrar de algo, independente se é importante ou não, o ideal é anotar. Caso contrário, corre-se o risco de esquecer.
Desse modo, utilizar essa ferramenta de produtividade é uma boa maneira de desocupar a mente, evitando-se, assim, que as pessoas percam tempo tentando lembrar de um afazer ou compromisso.
3.Trello
O Trello é outra ferramenta que contribui para que os colaboradores e equipes organizem as suas tarefas em quadros. Trata-se de um aplicativo gratuito e muito completo que permite criar quadros, listas e selecionar cores e etiquetas nas atividades.
O mais comum é dividir as tarefas em 3 grupos: para fazer, em andamento e finalizada. Contudo, é possível personalizar e organizar as atividades de outras maneiras, se desejar.
4. Zapsign
O Zapsign, assim como o Docusign, é um sistema que permite a assinatura de documentos de forma digital. Atualmente, com o avanço da tecnologia, não é mais necessário que os clientes compareçam presencialmente no seu escritório para assinar papéis e contratos, por exemplo.
Graças a esses serviços, é possível mandar documentos digitais por e-mail ou WhatsApp para que assinem de forma digital, pelo celular ou computador. Além de garantir agilidade, contribui para melhorar a experiência do cliente, que pode assinar documentos com facilidade e sem burocracias.
5. Evernote
O Evernote é um aplicativo muito útil para anotações. Além de possibilitar a criação de documentos diversos, você pode guardar links, imagens, dentre outros dados que julgar importantes. Um ponto interessante do Evernote é que ele permite sincronizar as notas que você criar no celular e no computador.
6.Google Meet
O Google Meet, assim como o Zoom ou outras com a mesma proposta, é uma das ferramentas de produtividade que possibilitam reuniões online.
Atualmente, com o advento do home office, ela possibilita que todos os membros da equipe realizem encontros e reuniões sem precisar sair de casa, contribuindo para o bem-estar e comodidade dos colaboradores.
7.Google Drive
Conforme a listagem das ferramentas de produtividade, você consegue perceber que a Google disponibiliza diversas delas que podem contribuir muito para a organização e o trabalho dos funcionários.
O Google Drive é uma das ferramentas mais utilizadas em escritórios e empresas no geral. Além de possibilitar a criação de documentos, planilhas e apresentações em slides, permite salvá-los na nuvem. Ademais, você pode compartilhar documentos com os membros da sua equipe. De modo geral, existem diversas funcionalidades e vantagens de utilizar o Google Drive.
8.Pocket
O Pocket é uma das ferramentas de produtividade que os colaboradores podem utilizar para guardar notícias, links de leis e julgados, dentre outros aspectos. Pode ser interessante para salvar páginas da internet que pretende utilizar em algum trabalho.
9. ADVBOX
Não tem como falar de ferramentas de produtividade sem mencionar o ADVBOX, o software jurídico mais completo do mercado.
Todo escritório de advocacia precisa trabalhar com um software para conseguir se manter forte no mercado. Isso porque ele permite automatizar as tarefas, organizar documentos, gerenciar as finanças, realizar a gestão de equipes e tarefas de forma remota, dentre outros aspectos.
O ADVBOX possibilita tudo isso. Além disso, está em constante evolução para entregar ainda mais soluções em uma única ferramenta.
Um dos diferenciais é a possibilidade de analisar dados com o business intelligence (BI), ferramenta essencial para melhorar a tomada de decisões sobre o negócio.
Por isso, quando for pesquisar sobre as ferramentas de produtividade, confira as vantagens do ADVBOX e entre em contato com a nossa equipe para saber mais!
