A gestão de produtividade é, e continua sendo, algo essencial para a advocacia, tanto no Brasil quanto no resto do mundo.
Nos últimos anos temos observado a presença cada vez mais massiva da tecnologia no meio jurídico. Não só os escritórios de advocacia como também os órgãos públicos judiciais estão se digitalizando de forma acelerada.
Essa alteração no cenário traz a necessidade de atualização também na gestão de produtividade interna. É inegável a importância crescente da tecnologia e é preciso buscar compreender como isso afeta os diferentes aspectos dessa prática para buscar soluções inovadoras.
No entanto, antes de aprofundar o tema da gestão de produtividade é muito importante que fique claro qual o conceito de produtividade.
Qual é o conceito de produtividade?
De forma geral, a produtividade é a relação entre o quanto uma equipe é capaz de produzir e quanto tempo ela leva para realizar essa produção.
Ou seja, quanto mais produção em menos tempo, maior a produtividade. Porém, o aumento de produtividade de forma indefinida não é saudável. É preciso organizar um plano para que a produção se eleve de acordo com a capacidade de produção.
Caso contrário, o aumento da produtividade acarretará em uma produção de baixa qualidade e uma equipe indisposta com o processo de produção.
Qual o objetivo da gestão de produtividade?
A principal tarefa da gestão de produtividade é garantir que a equipe produza cada vez mais sem afetar a qualidade da produção. Utilizando as ferramentas adequadas é possível atingir esse patamar sem que seja preciso enfrentar o dilema Qualidade versus Produtividade.
Aliás, os gestores das mais diversas áreas relatam como esse é um dos grandes paradoxos enfrentados.
Ao apostar em ferramentas que possibilitem uma produtividade elevada, muitas equipes acabam por diminuir a qualidade da sua produção. Por outro lado, ao dar atenção aos detalhes, tornam-se incapazes de produzir em maior quantidade.
Por mais que isso seja aceitável em alguns nichos específicos do mercado, a advocacia não pode se dar a esse luxo.
Qual é a importância da produtividade?
A realidade do mercado jurídico não permite que o advogado se preocupe apenas com a qualidade da sua produção jurídica. Escritórios que tem baixa produtividade tendem a enfrentar problemas de estabilidade financeira em um curto prazo.
Porém, os profissionais jurídicos não podem se dar ao luxo de abandonar o esmero pelo trabalho realizado, afinal, é a partir daí que eles obtém os resultados positivos. O segredo é produzir muito e manter sempre a qualidade impecável.
Só é possível alcançar isso com uma gestão de produtividade eficiente e munida das ferramentas adequadas.
O que são ferramentas de gestão de produtividade?
As ferramentas de produtividade são os instrumentos utilizados pelos gestores para garantir que a produção da sua equipe seja elevada cada vez mais. Por exemplo, no caso específico dos escritórios de advocacia, a melhor opção é sempre contar com um software jurídico capacitado para a tarefa.
A ADVBOX, por exemplo, surgiu como uma resposta a todas as mudanças citadas anteriormente. Por isso, o software é focado em uma gestão de produtividade inteligente e capaz de equilibrar produtividade e qualidade. Além disso, também apresenta redução geral de custos em todos os setores do escritório.
Quais os métodos de gestão de produtividade?
Pomodor, Flow Time ou Get Thing Done são métodos de gestão de produtividade muitos utilizados e com resultados que variam de acordo com o contexto em que são aplicados.
Porém, esses métodos dizem respeito a um micro gerenciamento de equipes. Ainda que isso seja essencial, o gestor também precisa pensar em estratégias para realizar uma gestão abrangente do time do escritório.
Muitas vezes as soluções buscadas estão em aspectos muito simples e sobre os quais o administrador apenas não prestou a atenção necessária.
Segue abaixo os três principais:
1. Importância do atendimento na gestão de produtividade
Construir um sistema sólido de atendimento é o primeiro passo para garantir a alta produtividade da sua equipe jurídica. Nesse sentido, a gestão de produtividade deve estar atenta e preparada para possibilitar a automatização do relacionamento com o cliente.
Um software jurídico adequado consegue programar o envio automático de quaisquer notificações e recados via e-mail ou SMS para clientes. Assim, eles estarão sempre informados sobre seu caso e o andamento processual do mesmo, além de outras informações necessárias.
Dessa forma, o cliente não tem a necessidade de se encaminhar constantemente até o escritório em busca de informações sobre o andamento da sua causa, elas chegam a ele antes disso.
O resultado é o aumento da satisfação do cliente com o trabalho realizado pelo escritório, além de que, por não precisarem dedicar tanto tempo ao atendimento, os advogados podem focar seus esforços no trabalho técnico e jurídico.
Ou seja, uma gestão de produtividade bem executada traz resultados que extrapolam a produção em si, aumentam da satisfação com o trabalho executado e também há chances de indicações e retorno de clientes antigos, o que é salutar para a manutenção da carteira de clientes do escritório.
2. Dados e métricas na gestão de produtividade
Outro aspecto que costuma ser ignorado por gestores e que é facilmente adquirido com o uso de um software jurídico é a disponibilidade de dados e métricas de produtividade.
Quando o gestor tem à sua solução métricas apresentadas em um painel visual (Dashboard) de fácil interpretação, suas tarefas relacionadas à gestão de produtividade se tornam intuitivas.
A principal contribuição de uma Dashboard para o trabalho em escritórios é justamente organizar visualmente e de maneira clara e funcional os resultados e as tarefas dos colaboradores cadastrados como usuários no software.
Assim, o gestor consegue monitorar o fluxo de produção da equipe e seus indicadores de resultado, independente do lugar que se encontre. Ou seja, é possível realizar planejamentos de produtividade eficazes e lidar com imprevistos que possam surgir de maneira instantânea.
Além disso, a delegação de metas mensais, semanais ou até diárias, é fundamental para uma gestão de produtividade eficaz, devendo ser feita de maneira simplificada e compreensível por todos os membros do time.
3. Pontuação por tarefas como método de gestão de produtividade
O modelo de gestão de produtividade de equipe baseado em pontuação por tarefas, ou gamificação, é, sem sombra de dúvidas, uma das melhores formas de otimizar resultados nas equipes. Atualmente ele já é utilizado em diferentes tipos de empresas, além dos escritórios de advocacia.
Com a plataforma ADVBOX, os membros da equipe do escritório conseguem registrar todas as suas tarefas no sistema. Assim, o gestor e o setor de RH tem acesso a todas elas, tendo a liberdade de acompanhar a produtividade da sua equipe de forma individualizada e em tempo real.
Para isso, o gestor do escritório deve estipular uma pontuação para cada tarefa a ser realizada com base na quantidade de tempo e esforço necessários para sua realização. Dessa forma, quando um colaborador finaliza uma das tarefas recebe os pontos indicados, facilitando a autogestão da equipe.
Através de tais registros, o sistema acumula informações e gera gráficos que apresentam as metas e a produtividade do time. Esses gráfico ficam disponíveis para visualização em Dashboards individuais que podem ser acessados por cada colaborador.
Assim sendo, é possível medir e comparar resultados ao longo dos dias, semanas ou meses e identificar os aspectos da produção que precisam de reparo, revisão ou que podem ser otimizados.
Ademais, também é possível realizar o acompanhamento individual da produtividade e identificar possíveis problemas pessoais que possam estar afetando a produtividade geral. Ou seja, a pontuação por tarefas também é uma grande aliada para os Recursos Humanos do escritório e para garantir uma gestão de produtividade jurídica humanizada.
Com a ADVBOX você tem todos os recursos para trabalhar com uma gestão de produtividade avançada no seu escritório. Aproveite nossos recursos e traga altos resultados para o seu escritório.
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