O que é Governança Corporativa?
A prática da Governança Corporativa nas empresas e instituições não é nova. Porém, a sua importância ao longo dos últimos anos vem crescendo vorazmente. Assim como sua implementação em escritórios de advocacia.
O Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) conceitua a governança corporativa como um “sistema pelo qual as empresas e demais organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas, envolvendo os relacionamentos entre sócios, conselho de administração, diretoria, órgãos de fiscalização e controle e demais partes interessadas”.
De forma simplificada, Governança Corporativa envolve a maneira como se dão as relações de poder e de gestão de uma corporação. Este modelo é responsável ainda por todo o desdobramento dessas relações de poder e gestão por toda a companhia. Desde o topo até a ponta.
O que pode representar a diferença entre o sucesso ou fracasso de qualquer negócio.
Governança Corporativa em Escritórios de Advocacia
Neste aspecto, o escritório de advocacia, não se diferencia em nada de qualquer corporação. A não ser pela capacidade jurídica de seus sócios. O que pode trazer um grau de sofisticação maior nas relações entre os sócios.
O nível de maturidade administrativa de um escritório de advocacia está diretamente ligado ao grau de sofisticação das relações de poder e de gestão da sociedade.
É fundamental para qualquer sociedade que pretenda permanecer no jogo, manter um bom nível de governança.
Se você fizer parte de um departamento jurídico de uma grande empresa esse artigo também é pra você. Provavelmente sua companhia já possui um modelo de Governança Corporativa rodando e esse texto será extremamente útil.
Então, que critérios devo observar? Como o software jurídico pode ajudar meu escritório ou meu departamento jurídico?
Para alcançar um bom nível de governança na sua sociedade, alguns princípios básicos de Governança Corporativa devem ser observados.
Transparência
Todos os sócios devem ter acesso às informações relevantes do escritório. Observe que estou falando não apenas de manter uma base de dados acessível. Mais importante ainda é fornecer informações de qualidade que possam ser úteis ao desenvolvimento da sociedade.
O melhor software jurídico é aquele que permite o acesso a uma base de dados confiável dos seus clientes, dos processos e de funcionamento da rotina do escritório.
Além de uma estrutura de BI (Business Intelligence) que possa agregar inteligência aos processos internos do escritório. Não adianta ter um volume relevante de dados se você não transformá-lo em inteligência.
Os relatórios do software jurídico devem auxiliá-lo. Parece óbvio, mas nem sempre o é. O mais importante na escolha do software jurídico é saber se os relatórios disponíveis realmente serão úteis.
Neste quesito vale lembrar a máxima de que o bom é inimigo do ótimo. Mais importante do que ter um grande volume de relatórios é ter relatórios que possam agregar valor a dinâmica do escritório. Vou te dar alguns exemplos de relatórios que podem realmente agregar valor:
- Tempo médio das demandas processuais;
- Custo de aquisição de clientes (CAC);
- Produtividade média individual e de equipe;
- Média de honorários por grupos de ação.
Entretanto, atenção, estes são exemplos bem básicos de indicadores. Se, atualmente, você não mede nem estes. Pode estar perdendo uma grande oportunidade e inclusive pondo sua sociedade em risco.
Equidade
A equidade caracteriza-se pelo tratamento justo e isonômico de todos os sócios e demais partes interessadas. Deve-se levar em consideração não apenas seus direitos e deveres, mas também necessidades, interesses e expectativas.
Em uma sociedade de advocacia que deve buscar a justiça de maneira incansável, como ser mais justo com cada sócio? Como ser mais justo com cada associado? Qual o melhor software jurídico pra isso?
No cenário atual não faz mais sentido que um software jurídico proporcione apenas controle de prazos processuais. Se seu software jurídico não controla a produtividade do seu time, já passou do tempo de buscar uma nova ferramenta.
A percepção de meritocracia pelo time é fundamental para o crescimento da sua sociedade.
De maneira simples, meritocracia nada mais é que o reconhecimento pelo esforço empreendido. Esse reconhecimento pode se dar de várias formas. Mas sabe como nunca vai haver meritocracia? Se não houver medição. Um time que não é medido, não vê seu esforço, não tem base de comparação, nem é visto pelo seu gestor.
Um método bastante inovador de medição da produtividade é o sistema Taskscore. Esse sistema aplica a gameficação em sua abordagem utilizando a pontuação por tarefas. Tornando a busca por produtividade muito mais intuitiva e dinâmica. Taskscore: Alta produtividade na advocacia
Prestação de Contas Responsável (Accountability)
Para que não se tenha consequências legais indesejadas é essencial um bom controle de contas. Os sócios do escritório precisam prestar contas de sua atuação de forma clara, concisa e assertiva. Devendo assumir integralmente as consequências de seus atos e omissões.
É necessário, portanto, agir com diligência e responsabilidade quanto ao seu papel na sociedade jurídica.
Você vai me dizer que seu contador cuida disso pra você. Não é isso?
Mas é importante lembrar que a responsabilidade de fornecer os dados corretos é dos sócios. Mais que isso, a responsabilidade pela assertividade da prestação de contas é personalíssima. Não pode ser delegada ao contador.
Então sua próxima pergunta será: O que o software jurídico ideal deve proporcionar no quesito accountability?
- Folha de pagamento: O relatório de folha de pagamento precisa ser impecável. Na altura do campeonato, você não pode aceitar qualquer falha neste recurso. Baixe aqui Planilha Modelo de Folha de Pagamento para Escritórios de Advocacia;
- Demonstrativos de Resultado de Exercício: Essencial para saber se o seu escritório dá lucro ou acumula prejuízos. Leia nosso artigo sobre as diferenças do DFC e DRE;
- Receitas e Despesas: Este relatório é importante não só para a gestão financeira de rotina, mas também para declaração do imposto de renda.
Saiba mais sobre os relatórios essenciais para um escritório de advocacia.
Responsabilidade Corporativa
Todos os sócios e associados devem zelar pela viabilidade da sociedade. Para que você obtenha um bom nível de governança corporativa, não basta que os sócios estejam focados na viabilidade da sociedade. Todos os colaboradores precisam cultivar a cultura de zelo pela saúde financeira e administrativa do escritório.
Para que você consiga mudar a cultura organizacional da sociedade jurídica você precisará de ferramentas que facilitem a obtenção desse resultado.
Para isso é importante contar com um software jurídico que possibilite rastrear todo o histórico de movimentação da rotina do seu escritório.
Onde seja possível auditar procedimentos realizados por cada membro da equipe. Sem isso torna-se praticamente impossível fazer uma gestão tão eficiente da responsabilidade de cada colaborador. Tornando bem mais difícil a implantação de uma cultura organizacional responsável.
Uma dica extra pra você que leu até aqui. A maioria dos softwares jurídicos, existentes no mercado, cobra por usuário adicionado. O que pode encarecer bastante a mensalidade da plataforma.
Dê preferência a softwares que não cobrem por usuário. Assim torna-se mais viável que cada colaborador possua usuário. Permitindo a você monitorar sistematicamente os procedimentos de cada colaborador.
Além disso, estes todos os recursos que mencionei são funções que um software jurídico gratuito infelizmente não fará por você. Então avalie a possibilidade de despender de algum orçamento para adquirir um bom software.
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