Caso seu escritório esteja passando por dificuldades financeiras, trazemos aqui algumas orientações para que você organize seu caixa, faça uma gestão saudável e consiga sair do vermelho.
Se você é advogado e tem seu próprio escritório, precisa saber que dominar o conhecimento jurídico não basta. Para que seu empreendimento seja bem sucedido, é necessário que o advogado também tenha noções de gestão administrativa.
Por essa razão, é sempre importante conhecer algumas dicas que poderão facilitar sua administração e melhorar suas finanças do seu escritório de advocacia.
Mantenha um fluxo de caixa constante
Para sair do vermelho e evitar endividamentos desnecessários em seu escritório, é importante manter um fluxo de caixa condizente com suas despesas de custo fixo.
Por mais que os rendimentos sofram variação ao longo dos meses, deve-se planejar para sempre manter em conta um mínimo necessário, suficiente para o pagamento de despesas fixas e variáveis básicas.
Algumas delas são aluguel, transporte, internet, bolsas de estagiários, materiais de escritório, diligências, consultorias, contador, entre outros.
Outra forma de colocar isso em prática é por meio de uma renda constante, cuja cobrança ocorre, por exemplo, em razão do acompanhamento processual mensal ou de consultorias mensais para empresas.
Saiba precificar seus serviços advocatícios
O primeiro passo para precificar seus serviços advocatícios é verificar os parâmetros mínimos da tabela indicativa de preços da OAB de seu estado. Valorize seus honorários por meio de cobranças justas e não aceite valores irrisórios apenas para receber rapidamente e cobrir despesas básicas. A valorização dos advogados tem de partir de você.
Além disso, verifique sempre os preços praticados por seus concorrentes, levando em consideração aspectos como experiência, formação acadêmica e qualidade dos serviços prestados.
Tenha maior controle e gerenciamento das finanças
Independentemente de você utilizar planilhas no Excel ou apps para gerenciamento financeiro, o controle das rendas e despesas do escritório deve ser diário e com relatório mensal. Verifique e registre honorários recebidos, anote despesas e planeje-se financeiramente para controlar melhor o fluxo de caixa de seu escritório.
Faça reserva para custear cursos de especialização, para aprimorar o conhecimento profissional. Isso será lançado como despesas, mas com resultados considerados como investimentos.
Cobranças não devem ser negligenciadas
Muitos advogados sofrem com a falta de pagamento por seu trabalho. Por mais que se firmem contratos de prestação de serviços e se certifique quanto aos dados mais atualizados dos clientes, muitos deles atrasam pagamentos (ou somem).
Evite que isso prejudique as atividades de seu escritório. Realize cobranças com regularidade e, caso necessário, inicie também ações judiciais de cobrança.
Evite atrasos em pagamentos
Ao gerir suas contas (luz, água, internet, aluguel, etc.), cumpra os vencimentos dessas despesas à risca. Pagar as contas antes do vencimento evita multas e juros de mora, bem como endividamentos desnecessários. Para não ter que lidar com imprevistos, crie uma rotina programada de pagamento de contas em datas específicas, de preferência dias antes do vencimento.
Não misture patrimônio pessoal com despesas do escritório
Assim como um empreendedor em sua empresa, advogados também devem distinguir seu patrimônio pessoal do escritório. Por muitas vezes trabalhar sozinho, é comum que alguns dos bens do advogado e do escritório se confundam.
Lembre-se de se resguardar e evitar a confusão de bens e finanças em seu dia a dia como forma de facilitar a gestão das contas do escritório realizando todos os lançamentos do escritório e das despesas pessoais.
Invista no escritório
Invista na divulgação do seu negócio, utilize todos os meios que estiverem ao seu alcance. Não existe negócio sem investimento. E o investimento não é somente quando se aluga um escritório novo ou se compra um computador melhor.
Para se ter um escritório de sucesso é necessário também investir para o aumento da produtividade e em marketing. A produtividade é a primeira forma de investimento na padronização dos processos internos. É normal não pensar nisso no começo do escritório, mas com o tempo isso faz total diferença para se atender bem.
Existem diversas ferramentas tecnológicas que surgem para facilitar o dia a dia do escritório, algumas com solução completa de gestão interna e de processos como a ADVBOX.
Despesas com Marketing
Outro investimento pouco pensado é o marketing, até por causa das regras de sobriedade no código de ética. Mesmo assim, é possível cuidar de sua comunicação visual para fixar os seus serviços. Nos dias atuais é essencial investir em um site e em marketing de relacionamento.
Com isso, não se esqueça de ter um network ativo, conhecendo novas pessoas e se relacionando com possíveis clientes. Utilizar redes sociais é importante para isso. Levando esses fatores em consideração, uma elevação do preço provocada pela maior demanda será neutralizada pelo aumento da oferta de advogados.
Dessa maneira, haverá um custo que poderá ser gerenciado como investimento. Você pode ativar estes clientes propondo serviços preventivos e consultorias. Inclusive, essa é a melhor forma de trazer receita recorrente, que deve ser um dos focos dos escritórios.
Adiantamento e reembolso de custas
Muitas vezes ao assumir uma causa, o advogado assume também a necessidade de adiantar valores e custas. São raros os casos em que o advogado consegue com o cliente um valor para fazer frente a estes gastos. Por isso, controle os custos dos processos judiciais e tenha um procedimento bem desenhado para pedir reembolsos. É importante deixar o cliente ciente deste procedimento sob o risco de o escritório ter que “financiar” o cliente por mais tempo.
Um panorama geral sobre evitar dívidas e sair do vermelho
Uma crise econômica pode afastar os seus clientes, bem como algum outro fator externo pode contribuir para a diminuição de trabalho. Ninguém está a salvo de um cenário desses. E com menos pessoas recorrendo aos seus serviços, menos dinheiro entra no escritório. Porém, ainda há contas a serem pagas.
O ideal é o escritório contratar um profissional da área para cuidar das finanças, pois exige um conhecimento profundo na área financeira. Entretanto, um escritório novo nem sempre tem como arcar com esse custo. Por isso, a liderança do escritório de advocacia deve se preparar para:
- Estabelecer os procedimentos para reembolso de despesas e controlar por intermédio de um formulário próprio, anexando as despesas comprobatórias;
- Criar mecanismos para reduzir a inadimplência por meio de contratos bem definidos e planejados;
- Elaborar formas para que os custos fixos do escritório de advocacia não se tornem elevados. Custos fixos são as despesas que são indiferentes à quantidade de trabalho existente;
- Criar um fundo de reserva para despesas como 13º salário e férias, mas também para possíveis contingências;
Por isso, contar com um fundo de caixa para emergências é de grande importância para os negócios, pois é ele quem ajudará a custear a sua empresa nos momentos de crise e dificuldades.
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