Uma planilha de controle financeiro pode facilitar muito a gestão do fluxo de caixa do seu escritório de advocacia. Quem está iniciando pode contar com ferramentas gratuitas para realizar essa análise. Contudo, a gestão financeira se torna muito mais eficiente quando se utiliza tecnologias avançadas para isso.
Deixar o financeiro em ordem é essencial para entender as entradas e saídas de dinheiro na conta da empresa. Assim, essa ferramenta pode ser o que faltava para melhorar essa questão.
Por isso, acompanhe a leitura, entenda mais sobre a planilha de controle financeiro, a importância de utilizar uma e veja o modelo que preparamos especialmente para os advogados!
O que é uma planilha de controle financeiro?
De modo geral, a planilha de controle financeiro é uma ferramenta utilizada para manter a organização financeira no dia a dia de uma pessoa ou empresa.
Seu funcionamento é bastante simples, pois exige-se que seja registrado todas as entradas e saídas de dinheiro.
Dessa forma, é preciso inserir todos os dados sobre os recebimentos ao longo de um determinado período e as despesas desse mesmo momento. Ao incluir informações, torna-se possível identificar o destino da maior parte do dinheiro e encontrar alternativas para melhorar esse cenário, possibilitando um melhor planejamento financeiro.
Qual é a importância de utilizar uma planilha de controle financeiro?
A planilha para controle financeiro tem como intuito principal auxiliar no acompanhamento do fluxo financeiro pessoal ou da empresa. Como ela pode ser utilizada por todos, os escritórios de advocacia também podem usufruir dessa ferramenta para conseguir enxergar seus gastos.
Nesse sentido, é possível ter total visibilidade sobre a utilização do dinheiro e, assim, fazer melhores escolhas. Terminar o mês sem entender como o dinheiro foi manejado e sem saber o destino dele não é agradável e pode prejudicar muito uma empresa.
Sendo assim, é fundamental ter total noção sobre o uso do dinheiro e entender o que foi feito com ele. Com essas informações, é mais fácil estabelecer um planejamento financeiro.
Falando especificamente de empreendimentos, é importante ressaltar que a má gestão financeira é um dos maiores motivos que causam a falência das empresas no Brasil.
Conforme a especialista Maria Cecília Silva, analista financeira, a falta de planejamento também é outro fator que leva as companhias à falência.
Na prática, muitos abrem empresas sem planejamento e sem conhecimentos em gestão financeira. Assim, acabam deixando esses aspectos de lado e não buscam ferramentas ou especialistas para auxiliá-los. Uma planilha financeira simples já pode ser a solução para evitar esse problema.
Por que fazer o controle financeiro do seu escritório?
Existem diversas vantagens e motivos para fazer o controle financeiro do escritório de advocacia e utilizar uma planilha de controle financeiro para isso.
Por isso, veja abaixo os benefícios de manter as finanças organizadas com o auxílio de ferramentas específicas de gestão financeira!
Auxilia a reduzir custos
Ao utilizar uma planilha de controle de gastos, o gestor do escritório consegue analisar tudo o que foi feito com o dinheiro da empresa, bem como as entradas e suas origens e as saídas, identificando para onde os recursos financeiros foram.
Essa visualização permite identificar onde há exageros e gastos desnecessários.
Assim sendo, com essas informações, pode ser feito um planejamento para eliminar despesas, diminuir gastos onde é possível e até substituir certos processos internos, serviços ou produtos por outros mais em conta, sem perder a qualidade e a produtividade do escritório.
Contribui para entender o uso do dinheiro
Uma planilha de controle de gastos tem como um dos seus principais objetivos exatamente isso: entender o uso do dinheiro em um determinado período.
Sendo assim, todo empreendedor ou gestor de escritório precisa compreender como o dinheiro é utilizado e ter total noção sobre esse aspecto.
Sem entender o uso do dinheiro, como podem tomar decisões sobre o negócio? Não seria nada inteligente fazer algo sem considerar os custos e as despesas do escritório.
Auxilia no planejamento financeiro
Utilizar uma planilha contribui para fazer um planejamento financeiro do escritório. Assim, é possível prever entradas, planejar investimentos e ter uma noção do fluxo de caixa da empresa.
Mantém o controle financeiro
A planilha de controle financeiro também serve justamente para manter as finanças em ordem.
Afinal, seria um grande problema manter as contas desorganizadas e o fluxo de caixa descontrolado. Esses problemas podem ser muito comuns em empresas que não realizam uma boa gestão financeira, podendo ocasionar perda de recursos e o fechamento total da companhia.
Permite investir mais
Ao manter as contas organizadas com uma planilha de controle financeiro, torna-se possível planejar investimentos para o escritório.
Por isso, tenha em mente que investir em melhorias, como melhores equipamentos, um software jurídico completo, em serviços ou novos funcionários pode trazer muito mais resultados para a empresa.
Por isso, é bom manter as contas organizadas para entender o quanto pode ser utilizado para investir!
Ajuda a atingir metas
Por fim, outra vantagem de utilizar uma planilha de controle financeiro é que ela ajuda a atingir metas. Ademais, ela contribui para definir metas compatíveis com a realidade do negócio.
Dessa forma, a banca poderá entender o fluxo de caixa, definir valores e estipular o tempo necessário para realizar determinadas metas que deseja.
Por isso, aproveite e veja um vídeo para aprender a evoluir as finanças do escritório!
Quais são os perigos de não realizar um controle financeiro?
Além de contribuir para a falência e desperdício de dinheiro, problemas esses que podem ser evitados, a não realização de um controle financeiro eficiente pode causar outros percalços.
Sendo assim, veja abaixo alguns perigos de não realizar um controle financeiro.
Mancha a reputação da empresa
Não realizar um controle financeiro eficiente pode prejudicar a imagem da empresa. Isso porque, uma falência vira notícia para toda a população e passa a impressão de que o escritório não era sério ou de qualidade.
Além disso, o descontrole das finanças também pode prejudicar clientes, que podem se sentir insatisfeitos e gerar um boca-a-boca negativo.
Impede a concessão de empréstimos
Se o seu escritório de advocacia possui um bom histórico, as chances de conseguir empréstimos com boas condições são maiores.
Ademais, empresas que não fazem uma boa gestão financeira conseguem empréstimos com más condições (juros altos) ou não conseguem. Assim, qualquer necessidade de dinheiro para realizar pagamentos ou investimentos no escritório pode ser prejudicado por isso.
Não consegue fazer a empresa crescer
Para crescer, uma empresa precisa estar com suas contas em ordem. É impossível fazer um escritório prosperar se não há essa organização.
Assim sendo, a planilha de controle financeiro pode auxiliar nisso, permitindo que a companhia consiga crescer de forma saudável e eficiente.
Como montar uma planilha de controle financeiro?
Montar uma planilha de controle financeiro deve ser uma das primeiras tarefas a se fazer quando se abre o escritório de advocacia. Ela precisa estar de acordo com as necessidades do negócio. Logo, deve ser personalizável conforme essas necessidades mudam.
Importante ressaltar que não existe um modelo único que serve para todo tipo de negócio. Os escritórios de advocacia, por terem suas diferenças, precisa montar uma de acordo com as suas necessidades.
Embora cada segmento tenha suas particularidades, existem certos aspectos que são comuns a todos.
Uma planilha de controle financeiro do escritório de advocacia pode ter uma área dedicada para as despesas fixas, as despesas variáveis, receita, margem de lucro, dentre outras.
Por isso, para iniciá-la, o primeiro passo é identificar as principais fontes de receita e as principais despesas. Ela pode ser feita manualmente em dois dos sistemas mais utilizados: Microsoft e Google. Veja abaixo um pouco sobre cada um.
Microsoft Excel
A Microsoft disponibiliza uma planilha editável. Ela é gratuita e uma das mais utilizadas no mundo. Se o seu escritório utiliza computadores com o sistema Windows (que é o mais comum), pode tê-la de fácil acesso. Contudo, ela pode ser utilizada em outros sistemas operacionais, como o MacOS da Apple. Ademais, pode ser usada em smartphones.
Google Planilhas
A Google possui diversas ferramentas gratuitas, e as planilhas são uma delas. O Planilhas Google pode ser utilizado 100% online e pode ser usado por todos que possuem uma conta no Gmail. Ela pode ser facilmente compartilhada e fica salva na nuvem, no Google Drive.
De certa forma, os programas da Google acabam sendo mais acessíveis e fáceis de utilizar. Isso porque basta ter conta no Gmail para ter acesso a eles. Os programas da Microsoft, por outro lado, podem não ser tão bons em computadores ou dispositivos que não utilizam o Windows.
7 dicas para montar a planilha de controle financeiro
Para montar a sua planilha de controle financeiro, é importante ter atenção para evitar erros, os quais podem ser muito comuns em processos manuais como este.
O principal é incluir todos os dados referentes ao financeiro do escritório, como as entradas e saídas, identificando cada uma. Veja abaixo algumas dicas para montar a do seu escritório!
1.Determine a categoria de cada movimentação
Cada entrada e saída de recurso precisa ser identificada para facilitar a análise da planilha em um momento posterior. Nesse sentido, não adianta apenas demonstrar que saiu R$1.000,00 do caixa se depois você não souber para o que foi utilizado essa quantia.
Nesse sentido, crie categorias para cada entrada e cada saída. Na parte de entrada, você pode colocar, por exemplo, honorários, investimentos feitos por algum sócio, dentre outros.
Na saída, demonstre o destino do dinheiro, como pagamento de salários e investimentos realizados.
2.Divida a planilha mensalmente
Ao criar a planilha de controle financeiro do escritório, divida-a por mês. Isso facilita a análise e a organização. Ao dividi-la nesses períodos, é possível identificar padrões nas contas e no que sobrou no caixa.
3.Saiba as fórmulas das planilhas
Fazer uma planilha de controle financeiro pode ser simples. Contudo, para tornar o trabalho ainda mais otimizado, é importante conhecer e utilizar as facilidades que elas possuem, como as fórmulas. Tais comandos podem ser importantes para diminuir erros humanos e automatizar os cálculos.
As principais ferramentas possuem comandos e fórmulas para somar, dividir, subtrair, dentre diversas outras possibilidades.
4.Sinalize as informações mais importantes
Ao criar a sua planilha de controle financeiro, não se restrinja ao mero registro das informações. Torne-a fácil de ler, facilitando a identificação do que é mais importante.
Isso pode auxiliar em um planejamento financeiro mais eficiente. Por exemplo, você pode criar um campo para determinar uma meta de gastos e comparar com os resultados obtidos. Também pode ser interessante sinalizar certas despesas ou entradas para analisar as variações e se há muita diferença entre um mês e outro.
5.Não misture o dinheiro pessoal com o dinheiro do escritório
Esse erro é mais comum do que se imagina. Quando o advogado empreendedor começa a enxergar a sua advocacia como empresa e precisa realizar a gestão dela, ele precisa separar o dinheiro do escritório do seu dinheiro pessoal.
A não separação desses dois recursos pode causar confusão e prejuízos, tanto para a vida pessoal do profissional quanto para a empresa. Por isso, não faça essa mistura e faça uma planilha de controle financeiro para cada um de forma separada.
6.Peça ajuda de um contador
O gestor, muitas vezes, acredita que consegue dar conta de tudo. O excesso de trabalho e o desconhecimento em gestão financeira podem mais prejudicar do que ajudar. Por isso, peça a ajuda de profissionais que lidam com finanças e delegue essa tarefa quando perceber que é a melhor solução.
7.Não esqueça de nada
Ao colocar tudo em uma planilha de controle financeiro, é importante anotar absolutamente tudo e não esquecer de nada. Inclusive os gastos pequenos, como impressões de papéis, por exemplo, também precisam ser anotados.
Não pense que despesas e entradas menores, por parecerem insignificantes, não devem ser consideradas. Tudo importa e pode fazer diferença. Logo, é imprescindível avaliar tudo.
Tipos de planilha para controle de gasto financeiro
Planilha para controle financeiro pessoal: ideal para manter as despesas pessoas do advogado, ajudando a entender como está sendo as finanças recebidas do mês.
Planilha de capital de giro: aqui é possível entender a diferença entre os recursos disponíveis no caixa da sua empresa x a soma de despesas para pagar. Ou seja a margem positiva que seu negócio precisa para funcionar.
O que considerar aqui: relacione os serviços ou produtos que serão oferecidos para os seus clientes, o preço de cada um, afim de saber qual a quantidade de dinheiro que seu negócio necessita para dar continuidade às suas operações.
Planilha de controle de faturamento: te possibilita ter uma visão se seu negócio está faturando e crescendo suficientemente saudável para cobrir os custos da sua operação.
O que considerar aqui: valores a receber de clientes, condições de pagamentos, datas previstas para recebimento de pagamento, número de parcelamentos, entre outros dados.
Planilha de controle de contas para pagar: possibilita ter uma visão ampla dos próximos pagamentos a serem feitos, evitando atrasos, multas ou outros encargos, e até em casos de dificuldade financeira do escritório de advocacia, saber qual conta deve priorizar.
O que considerar aqui: custos fixos como aluguel, internet, telefone, custos variáveis, folha de pagamento dos seus funcionários, despesas administrativas, fornecedores e outros custos que sua empresa pode ter.
Planilhas de contas a receber: possibilita o controle financeiro de valores que a empresa irá receber nos próximos meses, principalmente, contas parceladas, créditos e outras despesas de receita recorrente.
O que considerar aqui: valores de consultorias, honorários advocatícios ou outros serviços prestados pelo seu escritório.
Faça a gestão financeira do escritório com a planilha de controle financeiro da ADVBOX!
Para tornar o controle financeiro do seu escritório mais facilitado, ter em mãos uma planilha pronta é muito bom. Assim, basta apenas preenchê-la com os dados que a sua advocacia possui.
A ADVBOX disponibiliza gratuitamente uma planilha que pode ser baixada por todos que desejam manter as finanças organizadas. Você pode adquiri-la clicando aqui.
Dessa forma, você já terá noção do que deve ser incluído nela e pode alterá-la conforme a necessidade do seu escritório!
Existe alternativa melhor que uma planilha de controle financeiro?
A resposta é sim! As planilhas de controle financeiro são boas alternativas para realizar a gestão financeira do escritório. Contudo, elas tomam muito tempo e, como devem ser feitas manualmente, existe uma chance maior de erros.
Tais erros podem ser evitados se o escritório apostar em uma boa ferramenta que automatize isso e torne esse trabalho mais rápido, fácil e eficiente. Além da planilha de controle de gastos, um software jurídico pode ser a solução que você precisa para fazer a gestão financeira.
O software da ADVBOX é o mais completo do mercado e traz mecanismos para que você faça a gestão completa do seu escritório e mantenha o financeiro organizado. Ademais, ele traz outras soluções, como a automatização no atendimento ao cliente, análise de dados, gestão de processos judiciais, análise da produtividade da equipe, dentre outras possibilidades.
Perguntas frequentes
Veja abaixo as perguntas mais frequentes sobre planilha de controle financeiro!
Como fazer uma planilha de controle financeiro?
A planilha de controle financeiro pode ser elaborada de forma simples. Primeiro, defina as categorias das receitas e despesas.
Determine uma aba para cada mês. Depois, basta adicionar todas as receitas, despesas, entradas e saídas de cada mês, identificando cada transação. Para facilitar esse trabalho, busque por planilhas gratuitas na internet.
Qual é a melhor planilha de controle financeiro empresarial?
Não existe uma planilha ideal para todos os negócios. Logo, é preciso encontrar ou criar uma que se adeque ao seu tipo de empresa. O ideal é não utilizar planilhas, mas softwares que permitam automatizar esse processo, resultando em um controle mais eficiente e rápido das finanças.
A planilha de controle financeiro é muito interessante e eficiente para manter as contas da empresa organizada.
Contudo, ela pode ser demorada e resultar em erros, visto que exige muita atenção e processos manuais. Por isso, o ideal é investir em um bom software jurídico que permita realizar essa gestão financeira com eficiência!
E se você gostou desse artigo, que tal dar uma olhada em outros conteúdos do blog? Veja: 3 níveis de amadorismo na gestão financeira do escritório.
