É muito comum entre escritórios, principalmente os que estão iniciando no mercado, a prática de assinar um software de gestão jurídica e utilizar apenas um usuário entre toda a equipe.
A princípio, esse pode parecer uma boa opção para economizar dinheiro. Afinal, muitos softwares cobram um valor adicional por usuário cadastrado. Contudo, a longo, ou até mesmo médio, prazo essa atitude pode trazer diversos problemas.
Com apenas um usuário sendo utilizado é muito difícil que o gestor identifique quem são os responsáveis pela realização de cada tarefa. Assim, o que parecia uma boa solução acaba afetando diretamente a produtividade individual da equipe do escritório.
Além disso, com a dificuldade de gestão individual dos colaboradores, o escritório observará em pouco tempo a diminuição da qualidade da sua produção jurídica.
Nesse post vamos falar um pouco mais sobre os prejuízos trazidos por esse tipo de atitude e explicar como os software de gestão jurídica pode ser um grande aliado para o crescimento do seu escritório de advocacia.
Boa leitura!
O que são softwares jurídicos?
Softwares jurídicos são sistemas tecnológicos que otimizam o trabalho de produção jurídica realizados pelas equipes dos escritórios de advocacia.
Desse modo, tarefas que normalmente exigem muito tempo para serem realizadas como análise de dados ou elaboração de planilhas financeiras são facilitadas pela utilização de um software de gestão jurídica.
Contudo, a maioria desses sistemas são desenvolvidos para serem utilizados de forma individual, ou seja, com cada colaborador tendo um usuário específico. Quando mais de uma pessoa utiliza o mesmo usuário as funcionalidades desses sistemas ficam comprometidas.
Em outras palavras, essa atitude gera um sem fim de transtornos!
Esses transtornos refletem, principalmente, na falta de controle sobre a qualidade do trabalho realizado. Alguns dos mais comuns são:
- Não saber quem cumpriu ou errou determinada tarefa;
- Não conseguir medir a produtividade individual;
- Não ter clareza sobre quem não deixou de realizar;
- Não ser capaz de determinar quem foi o responsável pela perda de algum prazo;
- Confusão de agenda por ela ser compartilhada por diversas pessoa.
Portanto, na intenção de fazer economia, alguns escritórios acabam por perder dinheiro em razão dos problemas ocasionados pela falta de organização que o compartilhamento de usuários no software de gestão jurídica causa.
Entretanto, muitos gestores não percebem esse prejuízo já que ele não é imediato e ocorre a longo prazo. É interessante notar que usuários individuais permitem tanto a análise individual quanto a coletiva de desempenho da equipe.
Confira a seguir como é o software de gestão individual pode auxiliar nessas duas análises!
1. Análise coletiva de desempenho
Com usuários individuais o gestor do escritório é capaz de analisar todas as falhas operacionais e corrigi-las rapidamente.
Ou seja, caso perceba que há alguma tarefa que demanda mais tempo do que está sendo dedicado a ela, o gestor pode tomar a iniciativa de realinhar o fluxo de trabalho a fim de que os colaboradores possam dedicar a ela o tempo necessário.
Da mesma forma isso pode ser realizado com relação à qualidade da produção. Caso seja percebida uma queda na qualidade do que é realizado pela equipe, o gestor pode identificar o fator determinante e buscar soluções.
2. Análise individual de desempenho
Do mesmo modo é possível identificar problemas ligados a indivíduos específicos.
Com usuário individuais o gestor pode ver o que cada um está produzindo e identificar quem está fora do ritmo dentro da equipe. Assim, é mais fácil perceber se o problema tem relação com esforço aplicado ou com algo mais geral que está afetando o desempenho do colaborador.
É sempre muito importante que o gestor lembre-se que seus colaboradores são humanos e, por isso, possuem problemas pessoais. Dessa forma, quando a queda na produtividade for percebida é crucial conversar com o indivíduo e compreender o que está causando isso.
Contudo, a identificação ágil dessas questões é capaz de modificar totalmente a dinâmica de produção do seu time jurídico.
Qual a função de um gestor jurídico?
O gestor jurídico é o responsável por garantir que o escritório de advocacia mantenha seu funcionamento eficiente e lidar com entraves a isso.
Assim, cabe a esse profissional verificar o que pode ser melhorado no fluxo de trabalho da equipe e, se for o caso, adequar algum colaborador que demonstre melhor desenvoltura em outra função.
As escolhas realizadas pelo gestor agora irão influenciar muito o futuro do escritório e da sua equipe. Ou seja, sempre que uma decisão parecer vantajosa no presente, é preciso realizar um exercício de previsão e analisar os impactos no futuro.
Caso o gestor não tenha esse tipo de atenção poderá precisar lidar com um bola de neve de problemas e prejuízos causada por um lapso do passado. A utilização de usuários compartilhados se enquadra nessa categoria.
Todo software de gestão jurídica é idealizado para ser usado em um fluxo de trabalho dinâmico. Dessa maneira, utilizá-los de maneira inadequada pode levar o gestor a imaginar que fez uma má escolha na contratação, mas a culpa pode não ser do sistema em si.
Ou seja, não caia na cilada de tentar baratear algo que certamente lhe trará muitos prejuízos no futuro. Para evitar isso faça o cadastro de todos os colaboradores para ter um sistema de distribuição de tarefas organizado e aproveitar todas as possibilidades trazidas pelo software contratado.
Mas você sabe como escolher o software de gestão jurídica adequado para o seu escritório?
Como escolher software jurídico?
Como gestor jurídico, você sabe que a escolha do software jurídico certo para o seu escritório é uma tarefa importante.
O software correto irá ajudar a melhorar a produtividade do seu time, a aumentar a eficiência no fluxo de trabalho e a garantir que seu escritório esteja sempre alinhado às melhores práticas no gerenciamento de documentos e processos.
Existem algumas dicas que podem ajudar até mesmo os gestores menos experientes a realizarem uma escolha de software de gestão jurídica acertada!
1. Analise suas necessidades
O primeiro passo é identificar quais são suas necessidades específicas. Analise quais áreas do seu escritório precisam de maior automação, o que o seu escritório faz melhor e quais são as áreas que precisam melhorar.
2. Pesquise seu mercado
Depois de ter definido suas necessidades, é hora de pesquisar os produtos do mercado. Examine como cada software se encaixa em suas necessidades e faça uma lista de possíveis opções. Não se esqueça de considerar os recursos, funcionalidades, preços e suporte.
3. Solicite demonstrações e testes
Peça demonstrações e testes dos produtos que você está considerando. Os testes oferecem uma ótima oportunidade para você ver como o software se comporta em seu próprio ambiente.
Muitos softwares têm período gratuito de testes, utilize esse período para testar todas as funcionalidades oferecidas e analisar como elas se enquadram na realidade do seu escritório.
4. Avalie o suporte
O suporte é uma parte importante de qualquer software. É importante que você escolha um fornecedor que ofereça suporte adequado para garantir que seu escritório esteja sempre funcionando corretamente.
5. Monitorar a atualização
Certifique-se de que o software que você está usando esteja sempre atualizado. Isso garantirá que você esteja usando as versões mais recentes e seguras do software.
Assim você evita atrasos na produção e problemas relacionados à segurança no tratamento de dados dos seus clientes. Esse é um aspecto ao qual muitos gestores não prestam atenção, mas que é crucial para a autoridade e bom funcionamento do escritório.
Qual é o melhor software jurídico?
O melhor software jurídico é aquele que oferece à sua equipe a melhor solução para suas necessidades jurídicas. É importante que o software seja fácil de usar, ofereça recursos avançados e seja intuitivo para que a gestão e os processos sejam simplificados.
O software de gestão jurídica deve fornecer às equipes as ferramentas e recursos necessários para gerenciar processos, organizar documentos, acompanhar andamentos e muito mais. Ele deve também se integrar com outras plataformas para simplificar ainda mais o trabalho.
Além disso, o software jurídico deve ser seguro para armazenar e gerenciar todos os dados relacionados aos processos jurídicos. A ferramenta deve também oferecer recursos de pesquisa, para que a equipe possa encontrar rapidamente informações relevantes e manter o controle de todos os processos.
O software de gestão jurídica deve oferecer ainda serviços de suporte ao cliente, para que a equipe possa obter assistência de qualidade a qualquer momento.
Ainda por cima, é importante que a ferramenta ofereça recursos avançados como análise de dados e Business Intelligence para que a equipe possa obter insights úteis para tomar melhores decisões.
Ao escolher a melhor solução de software jurídico, é importante verificar se a plataforma atende às necessidades do seu escritório. Assim, você pode assegurar que as informações estejam sempre seguras e que a equipe possa aproveitar ao máximo as funcionalidades oferecidas pelo software.
Contudo, pode ser que após ler todo esse artigo e perceber os diversos detalhes que precisam ser analisados você esteja se perguntando sobre a importância de utilizar tecnologia na produção jurídica. Saiba que ela é essencial.
Siga a leitura para saber mais!
O que é tecnologia jurídica?
A tecnologia jurídica é uma área de pesquisa que aproveita as últimas tecnologias para automatizar e melhorar os processos jurídicos.
Ela pode ser usada para melhorar a eficiência, a precisão, a segurança e a qualidade dos serviços jurídicos. A tecnologia jurídica ajuda os advogados e outros profissionais a se adaptarem ao rápido crescimento de informações e casos jurídicos.
Assim, a tecnologia torna possível o gerenciamento eficiente e seguro de documentos, dados e informações jurídicas.
Ela também oferece uma variedade de ferramentas tecnológicas, como sistemas de gerenciamento de documentos, gerenciamento de processos e inteligência artificial, para ajudar os profissionais a identificar e gerir casos com maior eficiência.
A tecnologia também permite que os advogados se mantenham atualizados sobre as leis e regulamentos, ajudando-os a tomar decisões informadas e orientar seus clientes de forma mais eficaz.
Ela também facilita a monitorização de casos e a obtenção de informações relevantes.
A tecnologia jurídica é uma área em rápido crescimento e é cada vez mais usada para melhorar o desempenho dos serviços jurídicos. Ela pode ajudar os advogados a se adaptarem às mudanças na área e aumentar a eficiência, a segurança e a qualidade de seus serviços.
Uma das grandes inovações referentes à tecnologia jurídica é o Business Intelligence. Com ele é possível automatizar o fluxo de trabalho do escritório e tornar mais eficiente o seu crescimento.
O que é um Business Intelligence?
Business Intelligence (também conhecido pela sigla BI) é uma abordagem estratégica muito utilizada no mundo empresarial e que está cada vez presente no mercado jurídico.
Sua função é ajudar os escritórios a obterem vantagem competitiva, tomando decisões mais inteligentes e baseadas em dados, métricas e estatísticas.
Ele fornece uma visão de análise de dados que permite que as organizações obtenham informações valiosas para melhorar suas operações, alcançar metas e tomar decisões que não sejam baseadas apenas na intuição.
A Business Intelligence realiza a coleta e análise de dados a partir de fontes internas e externas. Este processo de análise de dados ajuda os escritórios a identificarem tendências, desenvolver insights e prever resultados futuros.
Por exemplo, os gestores podem usar a Business Intelligence para acompanhar padrões de comportamento dos clientes, monitorar os desempenhos dos serviços oferecidos e entender como melhorar sua atuação jurídica.
Em resumo, a Business Intelligence oferece aos gestores um auxílio para a tomada decisões de negócios mais assertivas. Ela permite que eles, a partir da análise do dados apresentados, melhorem as operações internas, alcancem as metas e objetivos mais rapidamente e mantenha a competitividade no mercado.
Escolha o software de gestão jurídica mais adequado à realidade do seu escritório, faça a divisão de usuários de maneira adequada e desfrute de todas as possibilidades trazidas pela tecnologia jurídica.
