O fluxo de trabalho de um escritório de advocacia envolve uma troca constante de informações. Por isso, organizar os documentos de clientes é uma tarefa essencial para garantir eficiência operacional e segurança.
Dito isto, para facilitar e agilizar esse processo a tecnologia através de software de armazenamento de dados é essencial. Desse modo, é possível garantir segurança e acesso para diferentes profissionais, mesmo distante do escritório.
Para o desenvolvimento do seu escritório de advocacia, preparamos um conteúdo com tudo o que você precisa saber sobre como e porquê organizar os documentos de clientes. Confira a importância da organização de dados, passos para desenvolver e o papel da tecnologia nesse cuidado.
Por que é importante cuidar dos documentos de clientes?
Para o desenrolar de um processo, os profissionais envolvidos necessitam de uma grande quantidade de informações. A partir disso, é possível entender todas as necessidades e possibilidades do caso, proporcionando uma maior assertividade durante o serviço jurídico.
Desse modo, saber como organizar os documentos de clientes é fundamental para garantir maior confiança e satisfação aos contratantes. Isso porque, grande parte das informações são sigilosas e pessoais.
Além disso, vale ressaltar que em diversos setores existem regulamentações rigorosas sobre a proteção de dados. Assim, a não organização e segurança dos documentos pode provocar penalidades e multas ao escritório.
Sendo assim, é uma tarefa fundamental para a proteção contra roubo de dados, como endereços e números de cartão de crédito. A centralização das informações em um só lugar, através de um software, é importante para melhorar a eficiência operacional.
Consequentemente, manter os documentos dos clientes organizados e acessíveis, reduzindo o número de erros ou perdas de informações, proporcionando uma gestão eficiente.
Assim, é importante para a melhora da reputação do escritório, gerando serviços com mais êxitos e com segurança durante todo os processos.
Quais são os principais documentos?
De modo geral, em um escritório de advocacia o fluxo de informações envolve uma grande variedade de documentos que são essenciais para representar adequadamente os interesses dos clientes e garantir a conformidade legal.
Com isso, esses documentos podem variar de acordo com o tipo de caso ou com as necessidades de cada processo. No entanto, alguns tendem a ser mais frequentes como o contrato de serviços jurídicos.
Ou seja, o documento que consta as condições e termos que configuram as relações entre o escritório, advogado e clientes. Desse modo, apresenta informações como responsabilidades, honorários, prazos e outros elementos.
Assim como, a procuração legal, a qual autoriza o advogado a atuar em nome do cliente. Documentos de identificação, como cópias de carteira de identidade, passaporte ou carteira de motorista também são costumeiramente solicitados e organizados.
Podemos destacar também documentos financeiros, como extratos bancários, comprovantes de renda e declarações fiscais. Além de evidências para o caso específico como e-mails, fotografias, registros médicos, entre outros.
Além de registros de comunicações entre advogado e cliente, como e-mails, memorandos e mensagens.
Qual o impacto da tecnologia na gestão de documentos de clientes?
A centralização de documentos em um único lugar através de um software é fundamental para garantir ao escritório de advocacia sua produtividade máxima. Isso porque, garante um acesso rápido e fácil a qualquer informação necessária.
Assim, proporciona uma melhor organização, seja através de categorias, casos, clientes e outra estrutura funcional ao escritório. Vale destacar que é importante para garantir maior segurança de dados, através de controle de acessos, criptografia e backups frequentes.
Por isso, o uso de equipamentos e sistemas tem se tornado cada vez mais frequente no ambiente de trabalho, tanto na advocacia como em outros setores.
O cuidado com a proteção de dados e o desenvolvimento de um bom fluxo operacional são essenciais para gerar maior competitividade e destaque frente aos concorrentes. Consequentemente, é importante para proporcionar resultados e serviços jurídicos mais assertivos, melhorando a satisfação dos clientes.
Assim, auxiliando na atração de novos casos para o escritório, e ajudando a gerar atendimentos mais personalizados e direcionados.
Como organizar os documentos de clientes?
Agora que você já sabe tudo sobre a importância de uma boa organização de documentos e outras informações, confira um passo a passo para essa iniciativa.
- Crie uma estrutura de arquivos;
- Utilize softwares de gestão;
- Defina políticas de acesso;
- Treine os profissionais;
- Realize avaliações regulares.
1. Crie uma estrutura de arquivos
O primeiro passo para organizar os documentos de clientes é desenvolver uma estrutura padrão para todas as informações. Sendo assim, determine com base nas necessidades do escritório, pastas e subpastas para cada tipo de caso, cliente ou outra característica.
A padronização, certamente, é uma das grandes necessidades para a melhor organização. Desse modo, defina nomenclaturas para os arquivos, proporcionando uma rápida procura e identificação.
Para facilitar esse processo é muito importante desenvolver um setor de controladoria jurídica no escritório. A partir disso, esses profissionais terão a responsabilidade de organizar e controlar as atividades e informações, garantindo máxima segurança e eficiência.
2. Utilize softwares de gestão
Como vimos anteriormente, o uso da tecnologia dentro de um escritório de advocacia é essencial para o sucesso de casos e melhor organização de documentos. Para garantir um melhor fluxo de trabalho, facilitando o controle de desempenho, o Taskscore é uma ótima alternativa.
Isso porque, é um sistema capaz de garantir mais autonomia aos profissionais, além de um controle amplo para o gestor sobre cada tarefa, facilitando o entendimento sobre o desempenho individual e coletivo. Logo, uma ferramenta importante para garantir uma alta produtividade.
3. Defina políticas de acesso
O terceiro passo para garantir maior proteção aos documentos de clientes é determinar os profissionais que terão acesso a cada pasta ou arquivo. Esse cuidado é fundamental para diminuir riscos de vazamento de dados ou perda de informações.
Desse modo, determine quais são as pessoas que poderão acessar tais informações, seja pelo cargo desempenhado ou por categoria de caso. Essa iniciativa é importante para garantir que as estruturas sejam seguidas, além de evitar desencontro de informações.
4. Treine os profissionais
Para o sucesso de qualquer novo sistema, seja ele digital ou manual, é essencial que os profissionais envolvidos sejam previamente treinados e apresentados ao modelo. Portanto, é muito importante desenvolver treinamentos e capacitações para que todos tenham o conhecimento sobre as novas determinações, nomenclaturas e outras etapas de organização.
Além disso, é necessário desenvolver um tempo de adaptação, entendendo que durante esse período erros e correções deverão acontecer. Esse treinamento pode ser feito através de palestras e workshops, e será de suma importância para a rápida adaptação de novos talentos, gerando um cronograma e estrutura de trabalho bem determinada.
5. Realize avaliações regulares
Em paralelo com o último passo, para o sucesso de qualquer novo sistema é essencial desenvolver avaliações constantes. Desse modo, será possível encontrar erros e pontos de melhorias garantindo maior assertividade e proteção de dados.
Essa estratégia pode ser desenvolvida de forma quinzenal ou mensal, além de ser debatida em reuniões de setores ou de grupos.
Isso porque, a boa comunicação entre todos os colaboradores além de ajudar na melhora do ambiente de trabalho, através da cooperação e troca de experiências, auxilia a entender as necessidades diárias de cada setor.
Vale destacar que para o sucesso operacional é fundamental que o escritório e gestores estejam abertos a questionamentos e dicas de todos os profissionais, vislumbrando a entrega de melhores serviços jurídicos.
Mais conhecimento para você!
Por aqui estamos sempre abordando assuntos quentes e relevantes para os profissionais do Direito. Confira outros textos que também podem te interessar:
