A gestão de qualidade é fundamental em um escritório de advocacia que deseja ter um fluxo produtivo e oferecer um bom serviço ao cliente. Quando não existe um investimento nesse tema, diversos problemas internos podem surgir.
Isso porque a gestão de qualidade contribui tanto no fracasso da empresa quanto em seu sucesso. Logo, se você busca se destacar da concorrência e oferecer um diferencial para conquistar mais clientes para garantir a sua satisfação, é necessário implementar uma eficiente gestão.
Continue a leitura e saiba mais informações a respeito do assunto!
O que é uma gestão de qualidade?
A gestão de qualidade consiste na atividade de supervisionar as atividades, processos, tarefas feitas dentro da empresa, com o objetivo de garantir que se façam em um padrão alto. Para isso, muitos especialistas consideram quatro importantes componentes:
- Planejamento da qualidade;
- Garantia da qualidade;
- Controle da qualidade;
- Melhoria da qualidade.
Sendo assim, a gestão de qualidade é a soma de vários processos, técnicas e estratégias que visam garantir a satisfação do cliente. Gerir a qualidade do escritório precisa de um esforço contínuo no sentido de que se assegure que atendam os padrões mínimos.
Desse modo, um escritório de advocacia que não preza suas atividades pelos princípios da gestão de qualidade fica em risco no mercado e aumenta as chances de perder os clientes para os principais concorrentes.
Qual é a função da gestão de qualidade?
A principal função da gestão de qualidade é utilizar todos os recursos disponíveis, como capital humano, estratégias e ferramentas tecnológicas capazes de entregar a melhor experiência ao cliente.
Logo, para que ela aconteça é fundamental que o gestor compreenda sua necessidade para assegurar que toda equipe fique engajada nos processos e, assim, torná-los melhor e mais otimizados.
Nesse panorama, quando insere-se o gerenciamento de qualidade, os gestores examinam cuidadosamente os processos para selecionar as ferramentas que garantem a padronização das atividades.
Com o passar do tempo, elabora-se uma régua de qualidade para cada processo, garantindo que todas as falhas e gargalos desapareçam do escritório. Para que funcione adequadamente, é preciso escolher um eficiente sistema tecnológico, como o da ADVBOX.
Saiba que um eficiente software permite a visualização das tarefas de maneira transparente e rápida, garantindo uma tomada de decisão mais eficiente e em tempo real. Com isso, os processos se tornam mais assertivos.
Quais as 4 etapas da gestão de qualidade?
A gestão de qualidade envolve 4 importantes etapas, conhecida como ciclo PDCA. Recomenda-se que se executem todas elas e não se ignore nenhuma das fases. Veja quais são elas!
1. P: plan ou planejar
A primeira etapa consiste em planejada, ou seja, é fundamental que os objetivos estratégicos da empresa e as expectativas do cliente estejam alinhadas para que consigam cumprir com os passos seguintes passos:
- Primeiramente, é fundamental que se realize um diagnóstico para que se encontre os gargalos existentes, se estabeleça prioridades do que deve se melhorar ou até encontrar boas oportunidades;
- Com o objetivo bem definido, é preciso estabelecer as metas possíveis e tangíveis. Durante esse momento, é fundamental que se realize um levantamento de informações e dados para que se possa determinar o trabalho a se fazer;
- Com o time reunido, é momento de colocar o planejamento no papel. Em seguida, elabore um plano de ação, isto é, precisa-se desempenhar as atividades para que se cumpram devidamente as metas.
2. D: do ou fazer
Nessa etapa é hora de colocar o planejamento em prática. Para que o time possa realizar o que descrito no plano, é necessário que se faça um treinamento específico. Durante a realização, é válido também coletar dados que sejam possíveis de se monitorar.
3. C: check ou checar
Durante essa fase é preciso analisar os resultados, tendo em visto que é necessário ter parâmetros objetivos e quantitativos, para que possa de fato confirmar a melhoria dos processos. É nessa etapa que você poderá encontrar identificar problemas ou falhas nas atividades.
4. A: act ou agir
A etapa ajustar consiste nas ações que deve-se inserir para corrigir as falhas detectadas nas fases anteriores. Durante essa etapa, é preciso apontar soluções para os gargalos e, em seguida, refazer o planejamento levando em consideração os novos resultados.
Como a ADVBOX pode ajudar na gestão de qualidade do seu escritório?
Um escritório de advocacia precisa apresentar resultados, ser ágil e precisa apresentar um serviço de qualidade. Então, é função do gestor utilizar as técnicas de gestão de qualidade, para que, com supervisão adequada, o time consegue dar conta de uma quantidade elevada de ações.
Desse modo, fica claro que a contratilidade de uma gestão jurídica inteligente e bem estruturada é a base de qualquer escritório. Entretanto, para que a aplicação de uma técnica seja bem realizada é necessário entender o papel que ela irá desempenhar na estrutura do escritório. Veja como o sistema de pontuação por tarefas pode ajudá-lo!
1. Sistema de Pontuação por Tarefas
Saiba que é possível atribuir pontuações para cada uma das tarefas realizadas, utilizando o sistema Taskcore. A ferramenta é muito utilizada para uma gestão de qualidade, uma vez que utiliza um sistema de pontos.
O sistema leva em consideração a dificuldade e o tempo para a realização da atividade, dedicando uma pontuação maior para tarefas que exigem mais engajamento. Uma das maiores vantagens é a possibilidade de implementação da autogestão, um sistema que garante uma maior autonomia dos funcionários.
É sabido que os funcionários tendem a produzir mais quando é permitido a eles estabelecerem seu próprio modo de trabalhar, elevando não apenas o rendimento como a motivação.
Assim, é perceptível que o software jurídico é uma ferramenta capaz de ajudar na gestão de qualidade do seu escritório. Por meio dele é possível gerenciar todo o fluxo de trabalho do seu time.
Com ele você conseguirá uma maior eficiência do serviço prestado e um crescimento profissional. Por essa razão, investir em um bom software de gestão de qualidade não pode ser entendido como um gasto, trata-se de um investimento essencial para garantir o sucesso do seu escritório.
Quais os benefícios da gestão de qualidade?
Depois de entender a respeito da gestão de qualidade, é essencial conhecer os benefícios dela em seu escritório. Logo, uma das maiores vantagens é a produtividade, isso porque a gestão melhora o desempenho de curto e longo prazo do escritório.
Além do mais, a gestão de qualidade proporciona satisfação do cliente, sendo um dos maiores benefícios de uma gestão de qualidade. Nesse sentido, ao ter conhecimento claro a respeito das demandas, o time consegue deixar os clientes mais satisfeitos.
Desta forma, os processos são bem executados e os clientes fidelizados. Por essa razão, a inserção de uma gestão de qualidade e produtividade cria um ambiente propício para o fechamento de novos contratos.
Outro importante benefício é a estimulação da equipe jurídica. Assim, os profissionais se mostram mais engajados e motivados em realizar suas funções. Com isso, com uma equipe mais unida de interativa, a reputação e a comunicação interna são melhoradas de forma considerável.
Portanto, a gestão de qualidade precisa fazer parte do escritório de advocacia que deseja se destacar no mercado e potencializar os seus resultados no mercado. Isso porque ela contribui tanto na satisfação da equipe quanto na satisfação dos potenciais clientes.
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