Aprender sobre o business intelligence (BI) e procurar saber o que ele é pode mudar a maneira como você lida com o seu negócio. Diversas empresas já o utilizam para melhorar o trabalho com os dados que possuem.
Qualquer tipo de companhia pode (e deve) utilizar o BI, inclusive os escritórios de advocacia.
Acompanhe a leitura do artigo, entenda o que é BI, para que ele serve e muito mais informações nesse texto completo!
O que Business Intelligence?
Business Intelligence (BI), também conhecido em português como Inteligência de Negócios, é um processo que envolve a coleta, armazenamento, tratamento, análise e aplicação de dados, auxiliando na tomada de decisões mais assertivas.
O termo pode abranger ferramentas, aplicações e infraestruturas diversas, bem como as melhores práticas que permitem a análise e o acesso de dados para melhorar o desempenho de uma companhia como um todo.
Atualmente, o BI possui extrema importância para definir estratégias e implementar mudanças em uma organização, independente do tamanho e do tipo de negócio.
Isso porque ele proporciona respostas sobre qualquer assunto importante para a companhia, as quais podem ser aplicadas, sejam elas em técnicas operacionais, estudo da persona, pesquisa de mercado, dentre outras.
É importante esclarecer desde já que o BI não é uma tecnologia ou um software, como muitos podem imaginar. Trata-se apenas de um conceito, mesmo que sejam utilizadas ferramentas e soluções inovadoras nesse processo.
Sendo assim, o BI é uma técnica que pode facilitar os processos da companhia, bem como a sua gestão. Ela pode ressignificar o imenso volume de dados sobre um tópico relacionado ao negócio.
Desse modo, com a leitura atenta deles, busca-se encontrar respostas precisas para o que a empresa precisa. Em outras palavras, o BI transforma dados desconexos em informações completas e inteligentes para serem aplicadas na companhia, principalmente em momentos estratégicos.
Como surgiu o business intelligence?
O business intelligence surgiu na década de 1960. Nessa época, ele já era utilizado como um sistema para compartilhar informações entre as organizações. Isso significa que até o BI mais tradicional tinha o intuito de explorar e analisar os dados, por mais superficiais que eles pudessem ser.
Na década de 1980, o BI foi melhorado e se desenvolveu a ponto de ser uma estratégia para auxiliar líderes de companhias a tomar decisões para o seu negócio. Contudo, mesmo com esse avanço, existiam certas limitações, principalmente em relação aos recursos tecnológicos.
Atualmente, as companhias utilizam o conceito moderno de BI, que nada mais é que uma evolução do business intelligence tradicional. Este BI da atualidade se aplica com o auxílio de plataformas e ferramentas especializadas e tecnológicas que são capazes de tornar o processo de análise de informações mais eficiente, simples e muito mais aprofundado.
Tais ferramentas podem dar mais autonomia e segurança aos dados. Ademais, a usabilidade costuma ser simples, facilitando o acesso de qualquer indivíduo na análise deles para conseguir insights sobre o seu negócio.
Diversas organizações em vários países já entendem a importância do business intelligence, aplicando esse conceito para basear suas decisões e estratégias.
Qual é a importância do BI?
As técnicas de BI podem trazer diversos benefícios para qualquer negócio. Inclusive, conforme você verificou até esse momento no artigo, o business intelligence é mais que obrigatório em uma empresa.
Confira abaixo alguns argumentos que demonstram a importância da inteligência de negócios.
Tomada de decisões
O BI é importante para líderes e gestores de empresas tomarem decisões baseadas em dados, isto é, estatísticas e informações concretas sobre o negócio. Essas decisões podem ser tomadas por meio de relatórios de análise de informações.
Nenhuma companhia que deseja prosperar pode tomar decisões com base em suposições ou sem fazer um diagnóstico prévio! Isso é um grande erro, pois pode fazer a empresa perder recursos e ficar no prejuízo.
O BI pode ser utilizado para a tomada de qualquer decisão, como em relação a contratação de pessoas, compra de novos softwares, implementação de uma nova estratégia e até a criação de um novo setor em um escritório de advocacia, por exemplo.
Otimização do tempo
Tomar decisões pode levar tempo. Muitas companhias que não utilizam o BI podem fazer isso de forma ainda mais lenta e complicada, dependendo de diversas reuniões para poder encontrar a melhor solução.
Em vez de se apoiar em processos ultrapassados e que apenas tomam tempo dos colaboradores, é possível obter informações ricas e detalhadas sobre o que se deseja por meio de um celular ou computador em um tempo muito inferior do que uma reunião.
Sobre o tema, veja: Dicas práticas de gestão de tempo para advogados!
Planejamento
O BI é importante também porque ele auxilia no planejamento da empresa, visto que cuida dos dados do negócio e, de certo modo, contribui para manter a ordem nas rotinas corporativas.
Com as técnicas de business intelligence, torna-se possível organizar e analisar a companhia e entender diversos aspectos sobre ela, como tempo gasto para fazer tarefas, nível de produtividade, dentre outros. Isso possibilita o planejamento e a implementação de melhorias.
Como funciona o BI?
Ao ler sobre o BI e entender o que é e para que ele serve, você pode ter dúvidas sobre o funcionamento dele na prática. De fato, essa questão pode surgir para muitos. Felizmente, compreender o funcionamento da inteligência de negócios é bastante simples.
Antes de tudo, lembre que o BI é um conjunto de processos que tem como intuito encontrar informações certas e adequadas sobre um determinado assunto e entregá-las a quem precisa. Todo esse processo pode ser dividido em 4 etapas: coleta, organização, aplicação e mensuração.
Entenda melhor cada uma das etapas abaixo!
Coleta de dados
O primeiro passo é a coleta de dados. Diariamente, um negócio costuma gerar inúmeros dados. Sejam eles sensíveis, não sensíveis ou de origens diversas, muita informação importante pode ser extraída deles.
Contudo, para conseguir essas informações, o passo inicial é coletar os dados da sua companhia. Muitas empresas utilizam um software de CRM, por exemplo, mas há quem use outras ferramentas para essa coleta.
Nesses momentos, é importante contar com o auxílio da tecnologia! Coletar dados de forma manual pode ser inviável e até demorado. Uma boa ferramenta pode fazer isso de forma eficiente e em tempo muito mais curto do que as pessoas.
Organização e análise dos dados
A segunda etapa consiste na organização e análise dos dados coletados na etapa anterior. Nesse passo, é preciso filtrar o que é útil, o que é desnecessário e separar apenas aqueles que realmente são relevantes para o que você deseja verificar na sua empresa.
Por isso, é importante ter um objetivo definido no momento de coletar e analisar dados. Por exemplo, se você deseja analisar o mercado, talvez os dados referentes à produtividade dos colaboradores não sejam tão importantes.
Sendo assim, sempre tenha um objetivo em mente e foque nele para encontrar os dados relacionados ao assunto que você deseja avaliar.
Aplicação dos dados
A terceira fase é a de aplicar os dados convertidos em informações. Depois de filtrá-los e transformá-los em informações, elas devem ser utilizadas na tomada de decisões.
Você pode obter relatórios sobre diversas questões, como: custo de aquisição de clientes, atendimento ao cliente, dentre diversos outros.
Mensuração dos resultados
Por fim, é preciso mensurar os resultados obtidos com as melhorias implementadas. Lembre-se que essa etapa é essencial e precisa ser feita para analisar os resultados obtidos com a implementação das mudanças e estratégias definidas.
Logo, verifique se as ações criadas realmente auxiliaram a empresa a atingir o objetivo definido no início, que pode ser: melhorar algum serviço, trazer mais clientes por meio do site do escritório, dentre outros.
Quais são as vantagens do BI para um negócio?
Diversos são os benefícios do business intelligence para uma companhia. De fato, analisar dados é muito mais eficiente do que fazer algo simplesmente pelo desejo, sem verificar se o que se pretende implementar realmente trará resultados positivos. Veja abaixo alguns benefícios da inteligência de negócios!
- Ajuda a entender os desejos e as dores dos clientes para atendê-los melhor e oferecer serviços mais direcionados ao que eles precisam;
- Possibilita a descoberta de novas oportunidades de negócios;
- Gera informações para aprimorar processos dentro da empresa;
- Possibilita a identificação de pontos que geram gastos exorbitantes;
- Contribui para que a empresa se adeque às mudanças e novas exigências do mercado;
- Aprimora a imagem da empresa, contribuindo para que os clientes tenham uma melhor percepção do negócio;
- Melhora o relacionamento entre a companhia e o cliente.
Ou seja, várias são as vantagens do BI para qualquer empresa. Por isso, a companhia que não utiliza essa estratégia pode perder competitividade e boas oportunidades de negócio.
Ademais, não analisar os dados impede que a organização deixe de crescer e melhorar seus serviços e produtos. Logo, o BI hoje é uma peça-chave para ter um posicionamento forte no mercado.
BI e Big Data: qual é a relação entre eles?
Quem se depara com o tema pela primeira vez pode acabar achando que BI é o mesmo que Big Data. Embora se relacionem, são conceitos completamente distintos.
O Big data, assim como o business intelligence, também lida com dados e tem a função de fornecer respostas baseadas neles. Contudo, ele trabalha com quantidades imensas de dados, o que só é possível operar por ferramentas próprias para isso.
Ademais, o big data lida com todo tipo de dado, inclusive os não estruturados e semiestruturados. Por outro lado, o BI foca somente a sua análise em dados estruturados.
Em outras palavras, enquanto o big data opera com uma quantidade imensa de dados, o BI trabalha com uma quantidade menor, focando apenas nos estruturados.
Nesse sentido, é possível verificar que o BI é mais restrito, tendo um objetivo muito mais específico. Os dados estruturados representam apenas uma pequena fração de todos os que são gerados em empresas.
Logo, o BI não se encarregará de ver arquivos, textos, imagens e vídeos, mas sim dados organizados e bem definidos. Sendo assim, o objetivo é achar respostas para questões como: “o que esses dados representam para o escritório?” ou “como posso melhorar determinado setor com essas informações?”, por exemplo.
Por outro lado, o big data responde perguntas como “por que esses dados existem?” e “como posso manipular essas informações?”.
Diferenciar esses dois é essencial, pois cada um atende a um objetivo diferente e é utilizado em momentos distintos.
Como implementar o business intelligence?
Implementar na prática uma estratégia de inteligência de negócios não é complicado. Existem 3 aspectos que precisam ser observados no momento de criar a estratégia de BI para um negócio. Veja abaixo quais são eles!
Dados de qualidade
Não é qualquer dado que pode ser utilizado para implementar melhorias em um determinado aspecto na empresa. Para a estratégia ser bem sucedida, é fundamental que os dados a serem utilizados sejam confiáveis e de qualidade.
Tenha em mente que a qualidade das informações utilizadas faz toda a diferença para a eficiência da estratégia! Logo, saiba bem quais são as que devem ser consideradas.
Ademais, esses dados devem ser fáceis de serem interpretados. Outro ponto importante é o local de armazenamento dessas informações. Dados precisam ser bem tratados e armazenados com eficiência e segurança. Por isso, é fundamental escolher uma ferramenta de qualidade e que consiga entregar informações com agilidade.
Objetivos claros
Os responsáveis pela estratégia de BI precisam ter uma visão clara dos objetivos da companhia para executar a análise com eficiência.
Nesse sentido, é preciso definir as metas, as necessidades e o objetivo que a companhia tem com a estratégia. Pense: o que você deseja conseguir com as análises de BI?
A partir do objetivo e das necessidades do negócio, os responsáveis poderão coletar dados nos bancos de dados, e-mails, informações da internet, do setor de marketing, dentre outras fontes.
Implementação de mudanças que estão de acordo com os objetivos do negócio
Saber o que é BI e aplicá-lo no planejamento estratégico do negócio contribui para a competitividade e saúde do negócio. Nesse ponto, é preciso implementar as melhorias definidas e que realmente são relevantes para as metas e objetivos da empresa.
O BI permite detectar a origem dos problemas e identificar respostas para otimizar e resolver essas questões. Por meio da análise detalhada de atividades internas, a tomada de decisões se torna mais eficaz e certeira.
Como o BI auxilia os escritórios de advocacia?
Agora você já entendeu o que é BI e para que ele serve. Ao longo do artigo, verificou que a inteligência de negócios é aplicável a qualquer tipo de empresa. Sendo assim, os escritórios de advocacia podem se beneficiar muito dessa estratégia.
O advogado que comanda uma advocacia deve enxergar o seu escritório como uma empresa, pois é isso que ele é. E como todo negócio, possui diversos dados que precisam ser tratados, armazenados e avaliados pelos gestores.
Os dados são fundamentais para escritórios de advocacia, pois eles contribuem para uma melhora constante do negócio. Analisar dados permite:
- Melhorar os serviços prestados;
- Identificar as necessidades do público do escritório;
- Conhecer melhor o cliente;
- Identificar oportunidades novas no mercado jurídico;
- Implementar estratégias de marketing eficientes;
- Identificar novos serviços ou áreas promissoras;
- Analisar a produtividade dos colaboradores;
- Verificar setores que precisam de melhorias;
- Identificar os setores que apresentam gastos excessivos, dentre diversas outras alternativas.
Ou seja, o escritório de advocacia que utiliza o BI tem muito a ganhar com essa estratégia. Analisar dados referentes a esses assuntos e muitos outros pode deixar o escritório mais competitivo, lucrativo e eficiente.
Em um mercado cada vez mais canibalesco, se diferenciar é fundamental. Utilizando o BI, isso se torna muito mais possível, pois permite que o escritório se baseie em informações concretas sobre o negócio e, assim, busque as melhores soluções para melhorar.
Ferramentas de BI que podem ser interessantes
Existem ferramentas de BI que podem auxiliar negócios de diferentes maneiras. Veja abaixo 3 delas!
Google Data Studio
O Google Data Studio é uma ferramenta de BI do Google. Para utilizá-la, basta ter conta no Gmail. Uma vantagem dela é que ela se conecta a outras fontes de coleta de dados, como o Google Trends, Google Ads, dentre outras. Por ser uma ferramenta gratuita, pode apresentar limitações.
Adobe Analytics
O Adobe Analytics é outra ferramenta de análise de dados. Contudo, ela é mais voltada para o marketing. Pode ajudar na identificação do público-alvo para campanhas e implementar as análises obtidas para esse setor.
ADVBOX
O ADVBOX é um software jurídico que auxilia escritórios na coleta e armazenamento de dados. É provavelmente o software mais completo do mercado para advogados.
Além de ser totalmente preparado e voltado para esse tipo específico de negócio, ele permite analisar os dados do escritório para implementar melhorias internas e planejar estratégias para que o escritório permaneça forte e competitivo.
O ADVBOX pode auxiliar o seu escritório de advocacia de diversas maneiras. Ele auxilia na gestão de todo o escritório, apresenta informações sobre a produtividade dos colaboradores, auxilia nas estratégias de marketing jurídico, dentre outras questões.
Saiba mais o que a ADVBOX pode fazer por você vendo os conteúdos abaixo!
Como funciona um sistema de BI?
Um sistema de BI pode funcionar através de um processo de captação de dados advindos de diversas fontes, como softwares CRM, planilhas, documentos, e-mails, dentre diversos outros. Essas informações são gravadas e centralizadas em um banco de dados, permitindo uma análise eficiente de todas elas em um único lugar.
Importante informar que o BI pode ser utilizado em diversos setores de uma empresa. Nos escritórios de advocacia, isso não é diferente. Logo, é possível utilizar o BI no setor comercial, no atendimento, no marketing, nas áreas jurídicas do escritório, dentre outras. A estratégia é aplicável para todo tipo de negócio.
Exemplo de BI
Agora que você sabe o que é BI e a importância dessa estratégia, veja um exemplo prático de uma empresa que aplica a inteligência de negócios: a FIAT.
Em 2011, a empresa queria lançar o novo modelo do Uno, um de seus carros mais populares. No entanto, tinham o desejo de tornar o veículo o mais próximo possível das características de seus consumidores.
Para isso, a FIAT utilizou o BI para analisar dados coletados em pesquisas de mercados, bem como informações de seus clientes nas redes sociais.
Essa estratégia auxiliou a marca a criar um carro totalmente baseado nas expectativas e necessidades do seu público.
Dessa estratégia, surgiu o Uno 2011, que atraiu milhares de compradores. Nesse mesmo ano, o modelo ganhou o título de carro do ano, conforme a revista Auto Esporte. Viu como o BI pode ser fundamental para se destacar e oferecer o que o mercado precisa?
Saber o que é BI e qual a sua utilidade é fundamental para que as empresas prosperem na atualidade. Os escritórios de advocacia também precisam implementar essas estratégias para se alinhar com o que o mercado precisa e principalmente, manter o negócio forte e eficiente.
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