As atividades relacionadas à melhoria da qualidade devem ser tema em qualquer negócio. Por esse motivo, os escritórios de advocacia não podem deixar o assunto de lado.
Aliás, essa deve ser uma discussão que precisa acontecer no planejamento dos negócios da área jurídica. Afinal, quando se fala em melhoria da qualidade, há uma conexão direta com os resultados do negócio.
Ou seja, a reorganização de processos, o alinhamento dos times para ter mais foco na produtividade e o aumento da qualidade dos serviços vão refletir nos ponteiros da empresa.
É por isso que, se você faz parte da liderança de um escritório de advocacia, entenda nesse texto como aplicar processos de melhoria da qualidade para o negócio.
Vamos abordar nesse texto questões como:
- A melhor maneira de elaborar um plano de melhoria da qualidade;
- Qual área deve ser responsável por conduzir esse projeto;
- Quais os objetivos para o plano de melhoria da qualidade;
- De que maneira a tecnologia vai auxiliar na execução do plano.
Vamos juntos compreender como o seu escritório vai se tornar muito mais eficiente?
Como elaborar um plano de melhoria da qualidade?
Mesmo que pareça que o seu escritório de advocacia esteja com todos os processos fluindo de uma boa maneira, é importante ter uma visão geral. Dessa maneira é possível entender onde pode ser aplicada uma melhoria da qualidade.
Aliás, é importante destacar que projetos focados em aprimorar processos mostram muito sobre a relação do seu escritório com as ideias de inovação.
É por isso que, se você quer ter um negócio jurídico inovador, é essencial ter consciência a respeito do quanto a melhoria da qualidade caminha ao lado dessas mudanças.
E o reflexo disso aparece na forma como os clientes e o mercado enxergam o seu escritório. Sabendo disso, é essencial que os líderes do negócio criem um planejamento focado na melhoria da qualidade.
Mas por onde começar?
O primeiro passo decisivo para determinar as ações práticas de melhoria da qualidade precisa estar em identificar os problemas.
Gerência e diretoria devem se reunir para avaliar os processos e conhecer onde podem existir gargalos que podem ser o foco da melhoria da qualidade.
Por exemplo, é possível aplicar uma pesquisa com os clientes e entender se há feedbacks trazidos por eles que podem ajudar na identificação de melhorias.
Outra maneira de dar os primeiros passos na melhoria da qualidade é entender quais as áreas estão consumindo mais recursos do escritório.
Ao fazer essa avaliação, é possível entender se existe algum processo que está defasado e, ao ser otimizado, seja possível realizar alguma economia para o negócio.
Nesse sentido, um exemplo que podemos pensar é sobre um escritório que não conta com um software jurídico e todos seus processos ainda são acompanhados de forma manual.
Imagine que, por causa disso, a área financeira do escritório de advocacia não consegue acompanhar com exatidão o recebimento de horários. Alguns clientes fazem os pagamentos em dia, mas outros não.
Essa falta de gestão precisa com relação à área financeira gera prejuízos ao final de cada mês para o escritório. E, como solução, um ponto de melhoria da qualidade que pode ser destacado é a contratação de um software jurídico.
Cada melhoria, um projeto
Porém, fazer uma lista de todas as melhorias que o seu escritório precisa aplicar é apenas o começo. Colocar em prática é o próximo desafio.
Aliás, é aqui que entra em cena uma importante área que o seu escritório de advocacia precisa contar no momento de estabelecer projetos de melhoria da qualidade.
A controladoria é o setor que deverá ficar responsável por acompanhar a evolução dessas propostas. O controller – pessoa que está à frente da controladoria – deve assumir o controle da execução dos projetos.
Isso porque a área da controladoria é estratégica para um escritório de advocacia. É por meio desses profissionais que sócios e lideranças recebem as informações a respeito do que acontece em todo o negócio.
Por outro lado, também é a controladoria que dá o suporte para setores como de atendimento, técnico e financeiro.
Essa atuação tão ampla permite ao controller uma visão realística sobre tudo o que está acontecendo e, sobretudo, garante que os projetos de melhoria da qualidade sejam aplicados.
Relatórios estratégicos
Se o seu escritório já conta com uma área de controladoria, é fundamental que o controller seja acionado. Afinal, esse profissional pode atuar no planejamento das estratégias de melhoria da qualidade.
Isso porque o setor de controladoria é o responsável por realizar os relatórios estratégicos e levar para os sócios um entendimento completo sobre o que acontece no escritório.
Ao fazer os relatórios e cruzar os dados de diferentes áreas do negócio, o controller consegue extrair dados e informações muito relevantes que vão permitir tomadas de decisão muito mais assertivas.
O controller também terá em mãos os indicadores mais assertivos que poderão ser utilizados como base para definir quais os projetos de melhoria da qualidade deverão ser priorizados no escritório.
Como melhorar o processo de qualidade?
Agora que as etapas de descoberta dos problemas e a identificação do que é prioritário já foi feito, chega o momento de integrar toda a equipe para que os projetos de melhoria da qualidade saiam do papel.
É essencial que haja uma integração do time. Afinal, somente dessa maneira todos saberão exatamente qual caminho deverá ser seguido para alcançar os objetivos.
Por exemplo, se um dos desafios identificados foi o de baixa produtividade das equipes. É essencial que existam capacitações que auxiliem os times a compreender como tornarem-se mais efetivos nas entregas.
O time da controladoria pode, por exemplo, passar a utilizar um software jurídico que auxilie com relação à produtividade e dissemine isso para toda a equipe.
Com um software como a ADVBOX, por exemplo, todo o escritório permanece conectado por meio de uma única ferramenta.
Dessa forma, as atividades de cada advogado são distribuídas com o uso da tecnologia e, cada uma delas ganha uma pontuação. Quanto mais pontos, mais importante a demanda.
Ou seja, a controladoria tem uma visão sobre o volume de trabalho de cada profissional e pode acompanhar em tempo real se as demandas estão sendo cumpridas no prazo estabelecido.
Esse monitoramento tão preciso é indispensável para um escritório que está pensando na melhoria da qualidade.
Afinal, previnem-se problemas sérios com os clientes – com erros em processos ou falta de comunicação – e, ainda, o negócio ganha com advogados muito mais produtivos e comprometidos com a qualidade do trabalho.
Revisão de processos e correção de falhas
Ainda sob a responsabilidade da controladoria está a revisão dos processos do escritório de advocacia.
Aliás, essa é uma das funções mais estratégicas do setor que conecta diretamente com a melhoria da qualidade.
Isso porque ao revisar cada um dos processos e entregas do escritório, o controller e o revisor das peças podem encontrar padrões de erros ou omissões. Além de zelar pelo cumprimento dos prazos antes do prazo fatal.
Esse trabalho tão estratégico coloca o escritório de advocacia em um patamar muito importante: o da eficiência.
É comprovado que negócios jurídicos com uma área de controladoria consolidada e focada na melhoria da qualidade tem um aumento de eficiência de ao menos 130%.
Além disso, a produtividade das equipes que são acompanhadas pela controladoria aumenta em mais de 70%.
Qual objetivo da área de qualidade?
Os grandes objetivos em estabelecer processos de melhoria da qualidade se conectam em colocar o escritório em níveis mais altos com relação aos clientes e concorrentes.
O mercado jurídico está cada vez mais concorrido e deixar de lado uma melhoria contínua pode representar perdas financeiras significativas.
Porém, sabe-se que esse trabalho precisa do suporte da tecnologia. Afinal, um escritório lida com centenas – e até milhares – de dados todos os dias.
Ter todas essas informações em mãos, em tempo real, torna-se impossível sem o suporte de um software preparado para o meio jurídico.
É por isso que, se você é sócio de um escritório e quer implementar projetos de melhoria da qualidade, precisa dar um primeiro passo e contratar uma ferramenta, caso não tenha uma.
Como escolher o software jurídico
Um software jurídico vai integrar todo o time e permitir que as informações sejam analisadas de forma muito mais efetiva, reduzindo a chance de interpretação com erros.
E lembre-se que os processos de melhoria da qualidade nunca terminam. Eles precisam ser cíclicos e devem estar comprometidos com o crescimento do escritório.
Por isso é ideal que o seu negócio conte com um sistema que traga as respostas precisas sobre cada projeto para que os sócios tenham a visão completa sobre resultados que já estão aparecendo.
Isso permite ainda que as metas sejam alteradas durante o caminho para que os objetivos sejam alcançados.
Todo esse trabalho deve estar muito conectado com a controladoria jurídica. E esta precisa ser a área responsável por fazer toda a operacionalização e análise do software.
Agora que você já sabe mais sobre como aplicar a melhoria da qualidade em seu escritório de advocacia, comece a colocar em prática.
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