Vida de advogado não é fácil. Além de saber sobre leis, jurisprudência e procedimentos, é preciso saber como conduzir o trabalho em um escritório de advocacia. Abrir e manter um escritório não é uma tarefa simples.
Falaremos aqui sobre ferramentas para potencializar seu escritório e ajudar nessa complexa missão de advogar e ser gestor simultaneamente.
Como na profissão de advogado dificilmente há uma renda fixa, é preciso buscar formas para se manter firme. Vários acabam buscando trabalhos como correspondente ou dativo para tentar aumentar a sua renda, mas isso não é suficiente.
Por isso, muitos sentem a necessidade de potencializar o seu negócio por meio de inovações no modelo do escritório. Nos procedimentos, nas práticas, e até mesmo nas formas de geração de demanda e atendimento.
E um ótimo caminho para iniciar essa inovação é fazer a digitalização do escritório de advocacia.
A área jurídica, como um todo, tem um conservadorismo muito enraizado e caminha lentamente para a digitalização. Mas por ser a advocacia uma área essencialmente informacional, transformar setores e métodos é mais fácil do que se pensa.
Se você faz parte do grupo que quer passar por essa transformação, veja em quais pontos você pode começar e quais ferramentas podem lhe ajudar.
Ferramentas para potencializar seu escritório
Digitalização de documentos e informações na nuvem
O primeiro passo a ser dado é a digitalização de documentos e informações. Afinal, não tem como se ter uma digitalização real mantendo-se preso a papéis, pastas e arquivos físicos.
O ideal é que todos os documentos sejam escaneados e salvos em uma nuvem, ficando disponíveis sempre que preciso.
Essa centralização de documentos em uma base digital facilita o trabalho do advogado e traz uma enorme economia ao escritório.
O espaço físico que antes era necessário para armazenamento de tudo o que foi digitalizado não será mais necessário. Com isso, o advogado poderá ter uma redução (ou extinção) do valor pago no aluguel do escritório.
Também é essencial possuir em uma base online os cadastros de clientes e processos. De preferência, com o máximo de informações possíveis para tornar mais ágil o desenvolvimento do trabalho no escritório.
Assim, tudo o que for necessário para contatar o cliente, fazer uma consulta, ou até mesmo uma análise para peticionar, estará em um único lugar à mão do advogado. Por isso, a nuvem é uma ferramenta indispensável para que todas essas mudanças ocorram.
Gamificação do serviço
Após isso, é natural sentir a necessidade de também organizar o fluxo de trabalho e a produção jurídica. Até porque, mudando a forma de acesso a tudo isso que foi inserido na nuvem, a mudança na rotina de trabalho é consequência.
O gerenciamento online da rotina do escritório proporciona um controle real de quem está produzindo e do que está sendo produzido. Isso resulta em uma maior capacidade de controle e de percepção do que pode ser desenvolvido para aumentar a produtividade da equipe. O que proporciona condições para um aumento no número de demandas suportadas pelo escritório.
Já existem ferramentas digitais que permitem fazer esse controle e, ainda, atribuir pontos às tarefas desenvolvidas no escritório. Com isso, se pode definir metas de produtividade.
Esse método de trabalho por metas foca em produção, e não para cumprimento de carga horária. O resultado é uma melhor condição de vida e de trabalho para todos da equipe, já que poderão produzir nos momentos em que estiverem com maior disposição, aumentando seu rendimento.
Sem falar que, com isso, pode-se pensar na adesão ao home office parcial ou total, forma de trabalho que também traz enorme satisfação aos profissionais.
Com a ferramenta certa para essa finalidade, o escritório oferecerá aos seus membros um método muito mais agradável de produção.
Por meio da gamificação – cumprimento de uma atividade que gera uma pontuação e o atingimento de um objetivo – o dia a dia da equipe se tornará muito mais interessante e desafiador.
Métricas e metas
E por falar em atingimento de metas, a digitalização do escritório oferece ao advogado métricas para definir as metas a serem alcançadas.
Afinal, como seria possível definir que meta é apropriada para um colaborador ou para uma equipe se nunca foi medida qual é a atual produtividade desse membro do time ou do escritório?
E não se fala apenas de metas de produção, mas também de metas de quantidade de processos que se deseja mover no mês. É possível definir metas para novas ações, usar estratégias para gerar essa demanda e depois medir se atingiu ou não esse objetivo.
Além de metas, existem várias outras métricas que um bom software pode oferecer para o escritório.. Quantidade de procedência que se tem nas ações, de clientes que atraiu de uma determinada origem, de ações que possui em andamento, de processos finalizados e arquivados, entre outras.
Isso é muito importante para enxergar onde o escritório está e para onde se quer que ele vá. Se a procedência está baixa, identificar a razão disso e resolver é essencial para que se tenha renome, indicações e recebimento de honorários de sucumbência.
Se houveram muitos clientes vindos de uma determinada origem, é bom manter essa origem ativa e enviando clientes. Por outro lado, se não está tendo retorno, é importante rever esse investimento e pensar em uma nova estratégia. Saber se tem mais processos ativos do que finalizados é importante para fazer uma análise do fluxo de caixa do escritório.
E por aí vai… O foco é ter dados para analisar e, com base neles, traçar estratégias para atingir os objetivos que se pretende.
Automação de atendimento
Um problema grave e recorrente em escritórios convencionais de advocacia é não ter um atendimento proativo. A maioria faz um atendimento reativo. Ou seja, se o cliente liga perguntando sobre o andamento do processo, ele é respondido.
O problema disso é que a falta de proatividade no atendimento pode causar uma sensação de abandono ao cliente. Ele pode pensar que o advogado não está cuidando com afinco do caso dele. Ou que ele tem que ficar ligando o tempo todo, se não, não terá notícias e o processo não vai andar.
Manter um atendimento de qualidade é garantir a manutenção do cliente e até mesmo ter indicações por parte dele.
Advogados até entendam e percebam isso. Mas não sabem como fazer um atendimento proativo sem comprometer seu tempo. É aqui que entra outra ferramenta digital: um software para enviar mensagens automatizadas para os clientes com informações sobre o andamento dos seus processos.
Além dessa automação do atendimento gerar maior satisfação do cliente, ela poupará muito tempo do advogado. Ele não precisará atender diversas ligações ou visitas do cliente apenas para atualizá-lo sobre o processo, permitindo que se invista esse tempo em outras atividades urgentes.
Controle financeiro
Por último, mas não menos importante, está o uso de boas ferramentas digitais para gestão financeira. Não ter controle financeiro pode tanto causar falta de dinheiro para investir no negócio quanto gerar multas ou pagamento de altos impostos por uma declaração de renda feita de forma incorreta.
Qualquer uma das duas opções é péssima para um negócio em crescimento. Então é bom estar sempre de olho nas contas!
O ideal é que se tenha formas fáceis de organizar despesas e receitas do escritório, sem complicações. Assim, na hora da declaração de IR não haverá nenhum susto. Melhor ainda, há capacidade de boas deduções para fazer tudo da forma correta sem sentir tanto no bolso.
É claro que existem muitas outras ferramentas para potencializar seu escritório úteis (e indispensáveis). Aqui, exploramos algumas opções. Mas é sempre bom aprender ainda mais, caso você transformar o seu negócio, com sucesso, o quanto antes.
Se é isso que você quer, baixe nossa lista de ferramentas indispensáveis para colocar o Escritório Digital em prática!
