Existem diversas técnicas de produtividade que as pessoas podem utilizar para aumentar o seu desempenho, seja na vida pessoal ou profissional. Elas existem justamente para ajudar no foco, concentração e na gestão do tempo.
De antemão, algumas delas podem ser interessantes para advogados e equipes jurídicas, podendo melhorar muito a entrega de tarefas.
Por isso, nesse artigo, você verá algumas técnicas de produtividade e como elas funcionam. Aproveite a leitura e veja quais delas podem fazer sentido para o que você procura!
O que realmente significa produtividade?
Antes de mais nada, é preciso alertar que o conceito de produtividade pode ser mal interpretado na prática. Muitos gestores, inclusive, acabam adotando práticas que, ao invés de ajudar, apenas piora o desempenho da equipe, deixando todos os membros insatisfeitos com o trabalho.
Produtividade, em poucos termos, significa ter a capacidade de criar, produzir ou fazer algo em menos tempo, sem perder a eficiência e a qualidade.
Trata-se de uma habilidade muito importante para as pessoas em diversos aspectos. Na vida pessoal, um indivíduo produtivo consegue realizar o que deseja e faz sobrar tempo para outras atividades. No âmbito do trabalho, por outro lado, contribui para que ele traga mais resultados e tenha um alto desempenho.
Sendo assim, toda pessoa precisa buscar meios de se tornar mais produtiva. Em relação ao lado profissional, o trabalhador produtivo se sente mais satisfeito com o seu serviço e, quando é reconhecido por seu esforço, tende a ficar contente no escritório, se esforçando cada vez mais para aprimorar os seus resultados.
Entretanto, existem diversos mitos sobre produtividade que as pessoas acreditam e que são inverídicos. Inclusive, alguns deles são reforçados por gestores em diversas empresas. Veja no próximo tópico para evitar repeti-los no escritório de advocacia.
Mitos sobre produtividade: quais são eles?
Primeiramente, é importante deixar claro que gestores de escritórios de advocacia precisam, além de conhecer algumas técnicas de produtividade, saber quais são os mitos que envolvem essa atribuição.
Você precisa identificar esses mitos para eliminá-los e evitar que ocorram no escritório. Isso porque eles apenas atrapalham o desempenho da equipe, prejudicando os resultados empresariais em sua totalidade.
Ademais, podem desgastar o relacionamento entre os membros e os líderes, deixar todos insatisfeitos e frustrados por não terem conseguido alcançar as metas estabelecidas. Enfim, veja alguns mitos para jamais replicá-los no escritório!
Quanto mais horas trabalhar, mais produtivo o trabalhador será
Iniciando com um erro absurdo que muitos gestores de equipe cometem. Inclusive, esse problema aumentou principalmente com a chegada da pandemia e o advento do home office.
Não foi raro encontrar notícias relatando que chefes ficavam exigindo que os seus empregados ficassem com a câmera do laptop ligada para verificar se estavam realmente trabalhando.
Mais horas trabalhadas não é sinônimo de produtividade. Dessa forma, não adianta ficar vigiando os colaboradores para ver se eles estão trabalhando, muito menos ficar pedindo que façam hora extra. Isso não trará resultados para o escritório.
As empresas brasileiras, de modo geral, não são produtivas. E isso que os seus funcionários costumam trabalhar normalmente 8 horas por dia, no horário comercial. Alguns levantamentos demonstram que ficar preso à quantidade de horas trabalhadas não melhora o desempenho das pessoas.
Por exemplo, conforme notícia do UOL veiculada em 2014, o brasileiro produz em 1 hora o que um estadunidense produz em 15 minutos.
Ou seja, a jornada de trabalho focada em horas de trabalho, definitivamente, não é eficiente. Inclusive, existem empresas que estão reduzindo a jornada de seus empregados para 6 horas diárias e 4 dias por semana. Existem outros métodos para medir a produtividade da equipe que se são mais eficientes, como a gestão por tarefas.
Sobre isso, leia o artigo abaixo:
Ser multitarefa possibilita que o trabalhador produza mais
Da mesma forma que o anterior, outro erro grave que ocorre em companhias dos mais diversos tipos é o multitasking. Alguns gestores acabam exigindo que os seus trabalhadores façam e entreguem mais de uma tarefa por vez.
Na verdade, ser multitarefa, ao contrário do que muitos imaginam, apenas prejudica o desempenho e os resultados do trabalhador. Logo, o segredo para entregar mais é justamente ter foco e fazer uma atividade de cada vez.
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7 técnicas de produtividade que você precisa conhecer!
Ao longo da história, as empresas sempre buscaram maneiras de aumentar a produtividade de seus colaboradores para conseguir melhorar os seus resultados e obviamente, lucrar mais.
Sendo assim, foram surgindo diversas técnicas de produtividade. Veja abaixo algumas das mais conhecidas!
1.Pomodoro
Essa é uma das técnicas de produtividade mais conhecidas. Criada em 1988 pelo italiano Francesco Cirillo, é também uma das mais utilizadas.
Para usá-la na prática, você precisa utilizar um determinado período de tempo para conseguir realizar as tarefas que precisa.
A técnica exige que você determine um tempo e o divida em 4 etapas. Antes disso, é preciso ter a listagem de todas as atividades que precisa realizar. Com a lista em mãos, inicie os “pomodoros”, que geralmente são de 25 minutos de atenção cada um.
Dessa forma, você trabalha com foco total por 25 minutos e pausa por 5 minutos. Após isso, reinicie o processo. Depois de três vezes, você descansa por 30 minutos antes de iniciar um novo ciclo.
Em suma, no pomodoro você trabalha com foco em uma atividade por 25 minutos, o que pode aumentar o rendimento.
Vale mencionar que, de acordo com o criador do Pomodoro, você deve fazer marcações quando sofrer interrupções ou tiver sono ou fome. Desse modo, faça um risco ou sinal na tarefa que estava realizando para saber onde parou e de onde deve iniciar. Isso também pode ajudar a entender os tipos de interrupções que você enfrenta para encontrar maneiras de diminuí-las.
2. KanBan
Outra das técnicas de produtividade mais conhecidas é o KanBan. Trata-se de um método simples que pode auxiliar na organização das tarefas diárias, facilitando a visualização das prioridades.
Basicamente, o KanBan consiste em um quadro dividido em três colunas: a fazer, em execução e finalizadas. Dessa forma, é possível classificar as atividades conforme o andamento delas.
Assim, pode ser útil para conseguir visualizar com mais clareza o que precisa ser feito, o que contribui para o planejamento das tarefas que são prioridades e urgentes.
Na prática, ele pode ser montado em um quadro, com a utilização de post-its. Contudo, existem aplicativos que possibilitam o uso do Kanban, como o Trello e o Asana.
3.Matriz Eisenhower
Uma das técnicas de produtividade mais interessantes, a Matriz Eisenhower pode ser uma maneira eficiente de organizar as tarefas diárias e o tempo no dia a dia. Inclusive, pode ser aplicada em diversos momentos, tanto para tarefas no escritório quanto pessoais.
Trata-se de um método que busca classificar as atividades de acordo com o grau de importância e urgência de cada uma. Desse modo, é possível entender quais devem ser priorizadas, as que podem ser delegadas e as que devem ser eliminadas.
As regras da Matriz Eisenhower são as seguintes:
- Se uma tarefa é importante e urgente, faça-a imediatamente;
- Se a atividade é importante, mas não é urgente, marque na agenda o melhor momento para executá-la;
- Se a tarefa é urgente, mas não é importante, delegue-a para uma pessoa capacitada para fazê-la;
- Se a tarefa não é nem importante e nem urgente, não a realize, apenas elimine-a.
Inclusive, uma maneira simples de visualizar e separar as tarefas do dia é colocá-las em um quadro de quatro partes e seguir os princípios mencionados acima.
4. Getting things done (GTD)
O método GTD é outra das técnicas de produtividade mais conhecidas. David Allen a criou com o objetivo de melhorar a produtividade das pessoas. A metodologia é dividida em 5 passos. Veja-os abaixo:
- Capturar: nessa etapa, é preciso colocar todas as ideias e demandas em um papel ou onde for melhor para visualizar. Anote tudo, não tente guardar nada na memória;
- Esclarecer: o segundo passo é realizar uma análise atenta de tudo o que foi anotado no passo anterior e decidir o que precisa ser feito e o que pode ser riscado da lista;
- Organizar: as suas listas precisam estar organizadas e em um local de fácil acesso para consultá-las sempre que necessário;
- Refletir: esse é o momento em que você deve conferir o que foi realizado e avaliar se nada foi perdido ou esquecido. Após isso, atualize as informações da lista.
- Engajar: o último passo é o de executar as tarefas que você organizou. Aqui, é preciso educar o cérebro para entender que o que você está fazendo no momento é a atividade mais importante. Logo, é fundamental dedicar atenção total a ela.
5. Don’t break the chain
De antemão, essa talvez seja uma das técnicas de produtividade menos conhecidas até agora. Don’t break the chain significa “não quebre a corrente”. Trata-se de uma metodologia simples. O objetivo é organizar as tarefas diárias e realizá-las para, no final do dia, marcar um X no calendário quando tudo for cumprido.
Ao longo dos dias, os x ‘s se juntarão e formarão o desenho de uma corrente. A ideia é fazer todas as tarefas selecionadas para o dia. Quando existe um dia em que alguma atividade ficou de fora, você não marca o X e a corrente é quebrada.
6. Princípio de Pareto
O princípio de Pareto é uma das técnicas de produtividade mais conhecidas. Ele determina que 20% do que você faz entrega 80% dos seus resultados.
No escritório de advocacia, existem diferentes formas de utilizar essa relação. Por exemplo, pode ser que 20% dos serviços jurídicos oferecidos sejam responsáveis por 80% da receita total.
Ao mesmo tempo que auxilia a priorizar as atividades que mais geram resultados, o Princípio de Pareto ajuda a melhorar a produtividade.
Com base na regra 80/20, apenas 20% das atividades que você realiza no dia a dia entregam quase todo o resultado esperado. Logo, uma a cada cinco tarefas tem um peso maior do que as outras quatro.
A partir disso, é fundamental identificar quais são esses 20% de atividades que entregam mais resultados. Isso porque são elas que devem ser priorizadas.
7. Zen to done (ZTD)
Por fim, a última das técnicas de produtividade que você aprenderá é a Zen to Done. Criada com base na GTD, o intuito é simplificar a priorização de tarefas.
Logo, o ZTD busca lhe ajudar a definir as atividades menos importantes do dia de forma rápida e prática. Assim, é possível eliminá-las e focar apenas no que realmente importa, aumentando a sua produtividade.
O método consiste em seguir dez passos. Veja-os abaixo:
- Anote tudo sobre as tarefas;
- Com base nas anotações, determine o que precisa ser feito com as tarefas;
- Defina as atividades mais importantes com antecedência;
- Execute uma tarefa por vez, seguindo a ordem de prioridade;
- Organize as atividades de maneira simples, seja em post-its, papéis, agenda ou aplicativo;
- Não deixe as atividades acumularem;
- Revise as suas tarefas e metas semanalmente para acompanhar o seu progresso;
- Deixe apenas as tarefas essenciais na lista;
- Crie uma rotina;
- Faça o que ama para não procrastinar.
Segundo o criador do método, Leo Babauta, se achar que a listagem de dez passos é longa, você pode resumi-lo em apenas quatro passos, que são justamente os quatro primeiros.
Gostou das técnicas de produtividade que você viu aqui? Aproveite e veja quais o CEO da ADVBOX, Eduardo Koetz, indica no vídeo abaixo!
Perguntas frequentes
Veja abaixo as perguntas mais frequentes quando se pesquisa sobre técnicas de produtividade!
Quais as formas de aumentar a produtividade?
Existem diversas maneiras de aumentar a produtividade. Uma delas é utilizar algumas das técnicas de produtividade mencionadas no artigo para organizar as atividades do dia a dia e visualizar o que é prioridade e o que pode ser descartado.
Quais são os tipos de produtividade?
Há diversos tipos de pessoa produtiva. Dois dos mais conhecidos são o priorizador e o planejador. O primeiro adere ao pensamento lógico e analítico para definir o que é prioridade. O último busca ter um pensamento organizado, sequencial e detalhado para realizar o que precisa.
Quais são as ferramentas de produtividade?
Atualmente, há no mercado diversas ferramentas que auxiliam na produtividade. Da mesma forma que nas empresas, nos escritórios de advocacia é fundamental ter um software jurídico para isso. Além dele, existem diversos aplicativos que podem contribuir para o trabalho dos funcionários, como: Trello, Evernote, Google Agenda, dentre outros.
Qual é o conceito de produtividade?
Produtividade é a relação da capacidade de produzir com o tempo. Ser produtivo é saber executar as tarefas com qualidade e eficiência em menos tempo, aumentando o seu desempenho e entregando mais resultados no final.
Em conclusão, as técnicas de produtividade podem auxiliar gestores e colaboradores a executarem melhor as suas atividades e aumentar os resultados nas entregas. Por isso, elas podem ser empregadas para ajudar a todos a conseguir alcançar os objetivos pessoais, profissionais e empresariais.
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