A tecnologia para escritório de advocacia consiste em boas ferramentas para garantir o andamento das atividades processuais. Assim, quando bem aplicadas, elas deixam as atividades mais otimizadas e eficientes.
Afinal, os advogados que não se adaptarem à nova realidade do mercado e às necessidades dos clientes, ficarão para trás. Ou seja, os profissionais precisam ficar atentos à transformação digital para conseguir usufruir de todos os benefícios proporcionados.
Continue a leitura a respeito das ferramentas tecnológicas disponíveis para o escritório de advocacia!
O que um escritório de advocacia tem que ter?
Diversas tecnologias podem ser utilizadas em um escritório de advocacia. Dessa forma, ao conhecê-las, você conseguirá escolher por aquela que seja adequada às suas necessidades e que contribua na realização dos processos burocráticos. Confira!
1. Cloud Computing
O armazenamento e a gestão de arquivos em nuvem são uma das ferramentas mais utilizadas nos escritórios. O cloud computing ajuda tanto no gerenciamento das atividades individuais quanto na organização das tarefas coletivas.
Assim, existem vários motivos para inserir a tecnologia no escritório de advocacia, como a necessidade de acompanhar os processos.
Desse modo, o profissional consegue acessar os arquivos de forma remota, compartilhar arquivos e armazenar uma elevada quantidade de documentos.
2. Inteligência artificial
A inteligência artificial (IA) já é uma realidade na advocacia, ela é utilizada para aumentar a produtividade e os resultados de um escritório.
Assim, é válido ressaltar que existem os chatbots, ou seja, programas com a capacidade de interagir diretamente com os potenciais clientes.
Portanto, a ferramenta garante uma comunicação mais rápida e prática.
3. Softwares jurídicos
O software jurídico consiste em um importante aliado em um escritório de advocacia.
Os softwares contribuem no ganho de produtividade, pois não será necessário destinar muito tempo na organização das informações internas do escritório.
Pois todos os dados ficarão concentrados em apenas um local e, assim, o esforço será minorado.
Em alguns escritórios a utilização dessa tecnologia já é algo indispensável, uma vez que a quantidade de casos é elevada e a informatização consiste em um importante aliada durante o dia a dia.
3. Agenda eletrônica
A rotina de um advogado não é fácil.
Afinal, geralmente, é necessário que o profissional precise aparecer em várias audiências e reuniões no mesmo dia.
Dessa forma, para não perder os compromissos diários, eles podem recorrer a uma importante tecnologia para escritório de advocacia, a agenda eletrônica.
Um dos maiores diferenciais da agenda eletrônica, é o envio de uma notificação do compromisso com antecedência. Com isso, o profissional não esquece do evento e pode se preparar com mais cuidado.
Com a utilização da tecnologia, o advogado consegue evitar diversas adversidades e honrar seus compromissos.
Além disso, fica mais simples visualizar os horários vagos e os já preenchidos. Assim, ele consegue marcar com os clientes de forma mais rápida e evita agendar dois compromissos para o mesmo horário.
Quais os benefícios das tecnologias?
As tecnologias oferecem diversos benefícios para o escritório de advocacia, pois elas são criadas com o objetivo de contribuir na rotina do profissional e ajudá-lo na produtividade.
Conheça, a seguir, as principais vantagens!
1. Gestão eficiente
A tecnologia na advocacia permite que os profissionais realizem a gestão do escritório com mais agilidade e eficiência. Como foi mencionado, com um software jurídico adequado é possível concentrar diversas atividades em apenas um lugar.
Isso porque a ferramenta oferece importantes recursos, como o controle de prazos e o gerenciamento da carteira de clientes, além de ajudar a avaliar o desempenho dos colaboradores.
2. Atendimento personalizado
A tecnologia na advocacia ajuda no atendimento ao cliente, pois os profissionais conseguem interagir mais facilmente com o público, seja nas plataformas online, nos blogs, no site do escritório ou nos aplicativos.
Além do mais, com as ferramentas os advogados analisam os dados mais rápido e, assim, conseguem transmitir informações antes do prazo e com uma maior precisão.
Dessa forma, as tecnologias para escritório de advocacia são um importante diferencial competitivo.
3. Otimização das atividades
O advogado precisa realizar diversas atividades, como o cadastro de clientes, contratação de colaboradores e emissão de notas fiscais.
Todas as obrigações demandam tempo e disposição, as ferramentas tecnológicas automatizam as tarefas e elas são realizadas de forma mais ágil.
Com isso, o profissional consegue destinar mais tempo para as necessidades dos clientes e as máquinas ficam responsáveis pelos serviços que podem afetar os resultados do escritório.
Como inserir a tecnologia no escritório?
Para conseguir usufruir dos benefícios proporcionados pela tecnologia no escritório de advocacia, é necessário saber como inseri-las na rotina. Veja como realizar esse processo!
1. Realize uma auditoria
É importante realizar um levantamento de todos os recursos tecnológicos presentes no escritório. Muitos advogados apresentam ferramentas que não são úteis ou que não sabem utilizá-las.
Ao fazer essa avaliação, o profissional perceberá quais os recursos que não são utilizados e os que precisam ser eliminados.
É necessário entender e conhecer a vulnerabilidade da tecnologia do escritório para conseguir melhorar o ambiente de trabalho. Com essa estratégia, o advogado saberá o que deve ser feito para ter bons recursos dentro do seu ambiente de trabalho.
2. Avalie as necessidades
Antes de escolher a melhor tecnologia para o seu escritório de advocacia, é preciso que você analise as necessidades da empresa e saiba qual a principal necessidade naquele momento.
Caso precise ter um uma comunicação mais eficiente com os clientes, você pode optar pela IA, especificamente os chatbots.
3. Conte com um bom suporte técnico
Para que a tecnologia ajude na produtividade do seu escritório, é necessário contar com o auxílio de um eficiente suporte técnico.
Isso garante que as ferramentas realizem suas atividades de forma correta e que os colaboradores consigam lidar com elas.
4. Engaje os colaboradores
Todos os colaboradores do escritório precisam estar engajados e preparados para lidar com as ferramentas tecnológicas. Dessa forma, eles conseguirão utilizá-las de forma estratégicas e solucionarão as principais demandas da instituição.
Para certificar os resultados, é importante acompanhar as métricas e divulgá-las para a equipe.
Portanto, ao conhecer as principais tecnologias para escritório de advocacia, você conseguirá utilizá-las de forma eficiente.
Os recursos tecnológicos disponíveis são grandes aliadas e é capaz de melhorar a produtividade dos seus colaboradores, ajudar na relação com os clientes e potencializar os seus ganhos financeiros.
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