É muito comum entre os escritórios de advocacia desconsiderar a gestão a partir de tarefas, realizando a gestão de pessoal tendo como base unicamente o controle de horários, ainda que esse modelo já não faça sentido.
Aliás, ainda que em um primeiro momento esse modelo pareça apropriado, tendo em vista que já é utilizado há décadas, em pouco tempo suas limitações vão se tornando evidentes.
Entretanto, a falta de flexibilidade no fluxo de trabalho e de engajamento por parte da equipe trazem prejuízos muito sérios e com os quais nem todo escritório está preparado para lidar.
O controle por horários é adequado?
A perspectiva de controlar a produtividade da equipe com base no horário cumprido era adequada ao contexto econômico e social do início do século passado.
Nessa realidade, o Direito e o Judiciário, e consequentemente a própria advocacia, estavam estruturados tendo como base procedimentos físicos, não digitais. Desde então surgiram diversas alternativas para essa questão, como a gestão a partir de tarefas.
Nessa antiga maneira de se entender o meio jurídico, era comum que advogados precisassem executar diversas tarefas que não estavam ligadas diretamente ao conhecimento jurídico.
Tirar carga de processos, fazer cópias, imprimir, corrigir e elaborar petições são algumas das tarefas de responsabilidade dos advogados e que não necessitam da sua formação para serem executadas.
Como aumentar a produção jurídica?
São tantas as mudanças que a advocacia tem passado que muitas vezes podemos ficar perdidos.
Entretanto, hoje existem diversas ferramentas que são capazes de lidar com essas questões, como é o caso da gestão a partir de tarefas citada anteriormente.
Com a correta utilização da tecnologia é possível reorganizar o fluxo de trabalho, reduzindo a quantidade de tarefas que impedem de focar a atenção na produção jurídica e atendimento ao cliente.
Com a readequação do foco dos dos advogados, o escritório é capaz de se adaptar melhor às necessidades dos clientes e dos seus colaboradores. Além disso, implementar a gestão a partir de tarefas é um diferencial em um mercado cada vez mais concorrido.
Quais as vantagens do modelo de gestão a partir de tarefas?
A gestão de pessoas é um campo muito complexo para qualquer escritório de advocacia. Inúmeras são as dificuldades relacionadas a ela e ainda maior é a quantidade de métodos existentes para lidar com todas elas.
De maneira geral, a maioria dessas técnicas limitam seu foco a apenas alguns desses problemas por vez. Ainda que a princípio se perceba uma melhora nos indicadores do escritório, logo em seguida as coisas começam a dar errado mais uma vez.
Isso acontece devido ao fato desses métodos não possibilitarem uma resolução global.
Todavia, esse movimento é contrário quando a metodologia utilizada é a da gestão a partir de tarefas, uma vez que ela possibilita uma visão em 360° do escritório.
Entre as numerosas soluções trazidas pela gestão a partir de tarefas, algumas das principais são:
- Eliminação da pressão gerada pelo sistema de controle de horários;
- Melhoria na qualidade da produção jurídica;
- Aumento da qualidade de vida dos membros da equipe;
- Redução do estresse na rotina de entregas e de prazos;
- Possibilidade de flexibilidade no atendimento online aos clientes;
- Aumento da produtividade de toda equipe;
- Reconhecimento dos profissionais que produzem mais e melhor.
Como saber a causa desses problemas?
Ao ler os itens descritos acima, certamente vieram à sua mente situações vividas em seu próprio escritório. Também é provável que ao lembrar dessas situações surjam vinculados a ela algum rosto ou nome, provavelmente entendido como responsável por ela.
Mas alguma vez você parou para pensar que talvez essas pessoas não sejam as verdadeiras culpadas por tudo isso acontecer? Há uma grande chance que o responsável por tudo isso seja o sistema de gestão adotado no escritório.
Se for esse o caso, pode ser rapidamente resolvido com a gestão a partir de tarefas.
Utilizar um sistema que não seja adequado influencia em todo o fluxo de trabalho da equipe e impede que ela alcance seu máximo potencial.
Vamos então analisar, ponto a ponto, algumas das melhorias proporcionadas pela gestão a partir de tarefas.
Lendo esses itens, provavelmente vieram à sua mente algumas dificuldades do seu próprio escritório, talvez até com nomes e rostos. Pense, porém, que nem todos esses nomes e rostos são culpados pelas dificuldades, mas sim o sistema adotado pelo escritório.
1. Eliminação da pressão gerada pelo sistema de controle de horários;
Não é somente o gestor que se estressa com a eventual falta de pontualidade e assiduidade dos colaboradores. Os colaboradores também sofrem com a pressão gerada pelo controle de horários, o que afeta diretamente na sua produtividade e qualidade do serviço realizado.
Se, por um lado, o gestor precisa ficar em cima do livro ponto, por outro, o colaborador não consegue se organizar adequadamente para poder cumprir todas as tarefas, afetando forma direta a vida pessoal.
O resultado: profissionais desgastados e desmotivados.
É comum que as atividades cotidianas, como pagar contas ou ir ao supermercado, passem a ser motivo de desespero, pois não se encontra tempo disponível para realizá-las.
Outras atividades pessoais, como consultas médicas e estudo para provas, também são deixadas de lado, trazendo prejuízos para o colaborador.
Com a implementação do sistema de gestão a partir de tarefas, a quantidade de estresse no escritório diminui drasticamente, afetando de forma positiva a todos. Tanto o nível de satisfação do gestor, quanto a produção e qualidade de vida do advogado são elevados.
2. Melhoria na qualidade da produção jurídica
O horário comercial nem sempre é o mais adequado para que os advogados e os operadores do Direito realizem suas tarefas de produção jurídica. Às vezes, é necessário uma boa dose de inspiração e concentração para desenvolver algo e conseguir um resultado adequado.
Ter a liberdade de produzir no momento que for mais oportuno, ainda que em horários pouco usuais é uma das grandes conquistas para os advogados que utilizam o sistema de gestão a partir de tarefas.
Poder escrever à noite e deixar a manhã para um exercício físico, ao invés de enfrentar o estresse do trânsito matinal, por exemplo, são fatores que auxiliam muito para que sua equipe apresente os resultados mais significativos.
3. Aumento da qualidade de vida dos membros da equipe
Um controle de horários rígido é o maior obstáculo para que os colaboradores possam fazer suas programações de viagens, de passeios, de cursos ou até mesmo outras atividades com a sua família.
A gestão a partir de tarefas acaba com essa essa rigidez, permitindo que o colaborador utilize a sua produtividade para negociar possíveis benefícios.
Como a gestão a partir de tarefas possibilita ao gestor saber quem são os membros da equipe que mais produzem, essa possibilidade se torna real. Um colaborador com a qualidade de vida em alta e possibilidade de autogestão sempre será mais produtivo.
4. Redução do estresse na rotina de entregas e de prazos
Imagine a seguinte situação: são 16h40 e o prazo de uma tarefa importante vence no dia seguinte. O gestor está preocupado, mas o colaborador possui um compromisso pessoal às 18h e não poderá trabalhar nesse processo.
Ele estará liberado às 20h e, portanto, poderia terminar a tarefa em casa. Porém, no dia seguinte o gestor só estará presente no escritório até as 10h e não terá condições de corrigir a peça, o que ele entende como fundamental.
Por não usar a gestão a partir de tarefas, o gestor não tem como resolver essa situação e o colaborador não pode trabalhar nesse processo no horário disponível.
Isso só seria possível se o colaborador recebesse todos os direitos trabalhistas relativos à horas extras e adicional noturno, por exemplo.
Nesse caso, o colaborador ficaria com o tempo “vago” após a entrega do trabalho, que teria que ir para o processo sem a devida revisão pelo gestor.
Já no modelo de gestão a partir de tarefas, é possível utilizar uma plataforma digital para que o colaborador possa acessar o processo em sua casa, terminá-lo, entregá-lo e ficar em casa mais algumas horas para compensar seu trabalho excedente do dia anterior.
Assim, o gestor poderá revisar o trabalho e o estresse de ambos é eliminado, facilitando a entrega de um serviço jurídico de alta qualidade.
5. Possibilidade de flexibilidade no atendimento online aos clientes
Muitos escritórios relatam que os clientes estão exigindo cada vez mais que os advogados tenham algum tipo de atendimento online.
Ou seja, utilizar a gestão de tarefas para garantir que alguns colaboradores façam o atendimento em uma plataforma digital adequada, permite flexibilidade de horários e um registro mais eficiente do atendimento.
Por exemplo: A ADVBOX possibilita registrar todo o andamento de um caso, seja ele interno ao escritório, ou externo, como processos administrativos e judiciais.
Com a implementação dessa funcionalidade e a utilização da gestão por tarefas, o local onde a pessoa responsável pelo atendimento é indiferente, abrindo possibilidades de resposta rápida e eficaz aos clientes.
6. Aumento da produtividade de toda equipe
O modelo de gestão a partir de tarefas é baseado em um sistema que pontua a realização de cada atividade realizada pelo colaborador responsável por ela.
Essa pontuação é atribuída a cada tarefa levando em consideração um cálculo que se baseia em duas premissas: o tempo necessário que deve ser gasto na tarefa para a realização e a qualificação necessária do responsável.
Com gestão a partir de tarefas desenvolvida pela ADVBOX, é possível definir um sistema de pontuação que permita ao colaborador analisar o seu desempenho atual e o do mês anterior, além de uma projeção diária sobre a sua meta mensal.
Com isso, o colaborador é capaz de saber o quanto ele produz durante o mês, podendo realizar um esforço maior quando estiver com algo atrasado, ou relaxar um pouco mais quando estiver adiantado ou, ainda, manter um ritmo de alta produtividade para elevar seu salário e sua gratificação.
7. Reconhecimento dos profissionais que produzem mais e melhor
O reconhecimento dos profissionais mais esforçados é um passo básico para uma gestão de pessoas eficiente. E o sistema de gestão a partir de tarefas, é possível eliminar qualquer dúvida que o gestor possa ter quanto a quem trabalha mais ou menos no escritório.
Com a possibilidade de medir exatamente quem rende mais e quem rende menos na equipe, a gestão a partir de tarefas elimina o famoso “corpo mole”, aquele profissional que disfarça muito bem, mas entrega muito pouco.
Muitos gestores se assustam com os resultados, uma vez que não é incomum profissionais que produzem rapidamente enquanto estão na frente do computador, mas elaboram o que vão fazer durante o café.
Mais uma vez a ADVBOX auxilia nessa tarefa, pois com a gestão a partir de tarefas, o gestor percebe que nem sempre o colaborador que fica 8 horas sem parar na frente do computador é quem realmente mais produz.
O resultado disso tudo é que seu escritório consegue proporcionar uma remuneração que seja verdadeiramente justa para seus advogados e colaboradores. Sem contar na possibilidade de organizar benefícios para aqueles que atingirem determinadas metas.
E para encerrar esse artigo deixamos a todo gestor de escritório de advocacia um conselho que já deve ter se tornado óbvio após essa leitura: adote o modelo de gestão a partir de tarefas o quanto antes! É uma ótima forma de evitar frustrações futuras.
E você, advogado ou colaborador de algum escritório de advocacia: apresente o modelo de gestão a partir de tarefas para seu gestor e insista para que ele adote no escritório o quanto antes!
