Aumentar a produtividade da equipe é um dos maiores desafios dos escritórios de advocacia. Isso porque ela é fundamental para os resultados e, muitas vezes, os colaboradores não realizam sua função com precisão.
Dessa forma, é preciso entender que o escritório é constituído por pessoas. Logo, a motivação é uma das principais estratégias para melhorar o desempenho do seu time. E, assim, fazer a empresa destacar no mercado.
A seguir, você saberá o que fazer para aumentar a produtividade da equipe, o que deixa os colaboradores produtivos e as ferramentas para aumentar a produtividade do time. Continue a leitura e saiba mais informações!
O que é aumentar a produtividade no trabalho?
A produtividade no trabalho consiste na relação entre a quantidade de serviço produzido e o tempo e recursos necessários para a realização das atividades. Assim, é capaz de executar mais em menos tempo, sem perder a qualidade.
Nesse sentido, é importante destacar que a produtividade deixa o escritório mais eficiente e a rotina de produção se torna mais otimizada. As companhias apresentam alto nível de produtividade e entregam os serviços aos clientes de forma mais rápida e com custos reduzidos.
Desse modo, é possível perceber que a produtividade está ligada diretamente com a rentabilidade da companhia. Pensando em contribuir para o seu escritório e para a rotina dos dos colaboradores, a ADVBOX conta com um eficiente sistema de pontuação.
A ferramenta permite que o trabalho remoto aconteça de forma otimizada e sem maiores contratempos de produtividade. O software gerencia todas as tarefas realizadas pelos colaboradores e, assim, você consegue ter em mão como está sendo a realização de todas as atividades.
O que fazer para melhorar o desempenho da equipe?
Há diversas estratégias para motivar os colaboradores e ajudá-los a ser mais produtivos durante o trabalho remoto. Ao adotar boas ações, os profissionais atuam de maneira mais promissora e os prazos são cumpridos. Logo, os clientes se sentem satisfeitos e o seu escritório se destaca da concorrência. Confira, a seguir, o que pode ser feito!
- Realize planejamento com base em dados;
- Padronize os processos;
- Invista no conhecimento.
1. Realize planejamento com base em dados
Ter dados sobre o seu escritório é fundamental. Pois, com eles você consegue encontrar possíveis falhas, problemas e gargalos que tenham ajudado na baixa produtividade dos colaboradores. E, dessa forma, criar em um planejamento eficiente para sua organização.
Nesse sentido, analise o funcionamento, os gastos e os resultados de cada funcionário. Assim, você terá subsídios suficientes para ter boas estratégias. Seja para lidar com situações do dia a dia ou em situações mais adversas.
Desse modo, o investimento em ferramentas tecnológicas consiste em uma boa alternativa para melhorar o desempenho. Afinal, um eficiente software permite que a sua equipe dedique de forma mais eficiente às atividades do negócio. O sistema da ADVBOX realiza as análises de forma automática.
2. Padronize os processos
Realizar uma boa gestão dos processos dentro do escritório é primordial e faz toda a diferença, visto que ajuda no aperfeiçoamento de todas as atividades internas dentro do escritório.
A padronização dos processos é fundamental para as atividades administrativas de um escritório, pois ajuda a economizar tempo e dinheiro. Sendo assim, não é preciso destinar tempo para as atividades que fogem da rotina e que não contribuem para a execução das atividades.
3. Invista no conhecimento
Para manter um time motivado, é fundamental investir em capacitação. Através dela, os colaboradores aprimoram seu conhecimento e aumentam a eficiência nas atividades desempenhadas.
É necessário ressaltar que você pode realizar treinamentos gerais, ou seja, que abordam assuntos diversos, mas que são importantes para o escritório. Ou, então, abordar assuntos mais pontuais, com o intuito de suprir uma necessidade ou de resolver uma fala de setores mais específicos.
O que afeta a produtividade?
Depois de saber como aumentar a produtividade da equipe, é fundamental compreender os impactos negativos de não levar o assunto a sério. Veja o que acontece quando o time não atua de forma produtiva!
- Falta de organização;
- Dificuldade para priorizar tarefas;
- Ausência de apoio tecnológico.
1. Falta de organização
A desestruturação de um escritório de advocacia pode afetar o seu desempenho no mercado e na conquista de novos clientes. Isso acontece porque quando a equipe não sabe o que deve ser feito, existem muitos ruídos e retrabalhos.
2. Dificuldade para priorizar tarefas
A produtividade é afetada diretamente por um planejamento estratégico, sendo que ele precisa ser feito antes da execução. Logo, é essencial priorizar as tarefas que precisam ser feitas com urgência e qual a ordem que devem ser realizadas.
Quando não existe essa preocupação dentro do escritório, pode existir uma falsa sensação de produtividade, mascaradas por muitas tarefas sendo feitas e finalizadas em pouco tempo. Contudo, ao revisá-las percebe-se que muitas obrigações importantes ficaram para trás.
3. Ausência de apoio tecnológico
A tecnologia é essencial para garantir a produtividade nas empresas. Grande parte da ineficiência está relacionada à realização de controles manuais e mecânicos que consomem tempo e recurso do escritório.
Nesse sentido, é válido destacar a necessidade de sua companhia contar com o software de pontuação de tarefa da ADVBOX, pois é possível ter um maior controle das tarefas e deixar a produção mais viável.
Quais os indicadores de produtividade?
Diversos indicadores podem ajudar a medir a produtividade do escritório. Dessa forma, ao conhecê-los é possível mensurar os resultados do seu escritório. Logo, é válido estabelecer indicadores individuais e coletivos. Veja quais são eles!
- Indicadores pessoais: indicador subjetivo e depende dos objetivos que são traçados, desde o caminho que você quer até as realizações. Ele serve para que o colaborador foque da direção certa;
- Lucratividade: é o indicador que determina a relação entre o preço cobrado e o custo para realizar o trabalho. Sendo que quanto maior ele for, mais eficiente estará sendo a rotina do seu escritório;
- Horas por projeto: indicador responsável por estabelecer o tempo que os profissionais demoram para realizar cada atividade;
- Colaboradores por projeto: é o indicador responsável o avaliar o tamanho de equipe necessária para fazer cada projeto;
- Nível de qualidade: é preciso que esse indicador seja avaliado com a lucratividade para que seja encontrado um balanço qualitativo e quantitativo no escritório.
Nesse panorama, a definição de indicadores ajudam a entender a produtividade do escritório e a criar estratégias para garantir um time produtivo e empenhado nas atividades. Logo, mesmo de forma remota, é possível trabalhar de forma otimizada e da melhor forma possível.
Qual ferramenta de produtividade?
Se o seu escritório estiver passando por dificuldade por causa do trabalho remoto, o sistema de pontuação por tarefas da ADVBOX é um grande aliado, o chamado Taskcore.
Além disso, é preciso ressaltar que a ferramenta surgiu em escritórios de advocacia brasileiro que, para gerenciarem a produtividade, tiraram o foco do controle de horários e passaram a pagar com base nas petições realizadas ou por tarefa prática.
Funcionamento do sistema de pontuação
Para conseguir usufruir dos benefícios proporcionados pelo sistema, é preciso entender a respeito do funcionamento. Sendo que cada setor do escritório faz a sua lista de tarefas. Em torno de 30 e 50 tarefas para cada setor. Essas tarefas recebem uma pontuação de 1 a 300 pontos, valorizando a complexidade e o tempo necessário para a sua realização .
Assim, a medida que cada colaborador cumpre as suas as suas tarefas, o gestor consegue visualizar a sua proatividade em tempo real. O sistema é capaz de melhorar o desempenho da equipe tanto no ambiente remoto quanto no presencial e de garantir uma comunicação ágil.
Portanto, o sistema da ADVBOX de pontuação por tarefas é capaz de melhorar em até 30% a produtividade da sua empresa. Dessa forma, com ele é possível aumentar a produtividade de forma considerável e conseguir se destacar na concorrência, pois uma equipe engajada faz total diferença.
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