Fazer a gestão de escritórios de advocacia exige atenção e uma constante atualização por parte dos líderes. E um dos desafios está na alta rotatividade dos colaboradores nos negócios jurídicos.
Afinal, com um mercado cada dia mais concorrido, as pessoas que fazem a gestão dos escritórios precisam manter bons profissionais na sua equipe.
Aliás, perder advogados que são referência pode significar prejuízos que incluem a perda de clientes. Além disso, a consequência está em ter gastos elevados no setor de recursos humanos, que precisará buscar novas pessoas para compor o quadro do escritório.
Desde o início da pandemia de Covid-19, as possibilidades de trabalho remoto fizeram crescer as oportunidades para advogados. E, como consequência, muitos escritórios acabaram perdendo talentos.
Essa busca por parte dos profissionais acontece, de forma geral, porque estão em busca de algo melhor. No entanto, independente dos motivos que fazem um advogado deixar o escritório, essas saídas constantes são altamente prejudiciais para qualquer negócio.
Assim, quando sai um colaborador, todo seu trabalho, construído ao longo de vários meses, ou até anos, acaba se perdendo. Isso ocasiona problemas no fluxo de trabalho, algo bem prejudicial para o trabalho de gestão de escritórios de advocacia.
É por isso que, neste conteúdo, a ADVBOX reúne dicas importantes para quem faz a gestão de escritórios de advocacia com foco em:
- Reter talentos;
- Otimizar recursos no escritório;
- Permitir que os processos sejam cumpridos;
- Garantir que a equipe esteja integrada.
Vamos juntos?
Quais são os desafios da gestão de escritórios de advocacia?
Como mencionamos no início deste conteúdo, são inúmeros os desafios de quem faz a gestão de escritórios de advocacia.
Se você é gestor de um negócio, tenha em mente que será necessário realizar um acompanhamento muito próximo da sua equipe.
Afinal, somente com um olhar atento ao que está acontecendo, é que você terá certeza que os processos estão sendo cumpridos.
Isso garante, por exemplo, que o índice de satisfação dos clientes seja satisfatório, com prazos entregues em dia, atestando a qualidade do atendimento.
No entanto, para que isso aconteça, gestores de escritórios de advocacia precisam contar com recursos de tecnologia.
Sem um software jurídico, desenvolvido a partir das necessidades dos escritórios de advocacia, o acompanhamento em tempo real torna-se muito mais complexo e passível de erros.
Independentemente da estrutura do seu escritório, se o modelo de trabalho é 100% presencial, híbrido ou com equipes trabalhando a partir de suas casas, a tecnologia é decisiva.
Aliás, muitos escritórios, impulsionados pela pandemia, aumentaram as oportunidades para vagas remotas. Por essa razão, aumentam ainda mais os desafios de fazer a gestão de escritórios de advocacia no modelo a distância.
Como fazer gestão de escritório de advocacia?
Imagine o cenário de uma gestão de escritórios de advocacia que têm times híbridos. Ou seja, parte da equipe atuando presencialmente e outra parte a distância.
A liderança do escritório precisa realizar um acompanhamento preciso com relação às atividades que são realizadas. Para que isso seja feito com sucesso, o time precisa concentrar as demandas em um único ambiente.
Aliás, é nesse cenário que entra a importância de contar com um software jurídico. No caso de clientes ADVBOX, por exemplo, a metodologia Taskscore é decisiva para uma boa gestão de escritórios de advocacia.
Isso porque, ao incluir todas atividades na ferramenta, os gestores podem acompanhar de qualquer lugar se o andamento das ações está acontecendo da maneira prevista.
Com a metodologia exclusiva Taskscore, cada demanda ganha uma pontuação. Dessa maneira é fácil identificar o que é prioridade para o andamento do escritório.
Dessa maneira, todos sabem que atividades com maior pontuação são as mais importantes. Com isso, se reduz significativamente possíveis perdas de prazos, que impactam negativamente na percepção dos clientes.
Além de facilitar a gestão de escritórios de advocacia, utilizar a metodologia de Taskscore também é ingrediente essencial quando o assunto é a permanência dos profissionais do escritório.
O que não pode faltar em um escritório de advocacia?
Várias são as possibilidades que podem responder a essa pergunta. Mas, no contexto desse conteúdo, podemos afirmar que uma boa gestão de escritórios de advocacia precisa de organização.
A organização compreende, também, a maneira como os profissionais recebem suas demandas. E, como destacamos no bloco anterior, ter uma metodologia de divisão de tarefas por pontos pode ser estratégico para manter a equipe e evitar a perda de talentos.
Isso porque, ao destacar pontos para cada uma das atividades, os advogados podem ser premiados de acordo com suas entregas.
Ou seja, ao cumprir as demandas e acumular pontos, os profissionais do escritório podem receber benefícios como folgas, participação em cursos ou outras atividades relacionadas.
Essas estratégias de reconhecimento dos advogados fazem com que os gestores se aproximem das equipes e que o escritório ganhe relevância como um bom ambiente para se trabalhar.
Como consequência, há uma redução na rotatividade de pessoal nos negócios jurídicos. Afinal, isso mostra uma preocupação do escritório com a organização dos processos.
E, no caso de problemas relacionados às atividades, seja por perda de prazos ou por inconsistência nos textos entregues, os gestores conseguem identificar pontualmente quais os advogados que estão cometendo algum equívoco.
Dessa forma, pode-se alertar diretamente os advogados com relação à correção de problemas.
Contar com um software e metodologia para o acompanhamento geral de tudo o que acontece no escritório é decisivo para uma boa gestão.
Aliás, se o seu escritório conta com uma área de controladoria, uma visão completa sobre o que acontece em cada setor só pode ser garantida com a ajuda da tecnologia.
Quais são as rotinas de um escritório de advocacia?
Agora que já destacamos sobre a relevância de contar com uma metodologia e a tecnologia para a operação de um escritório jurídico, vamos trazer mais dicas para evitar a rotatividade da equipe nos negócios.
Afinal, se você faz a gestão de escritórios de advocacia, precisa se atentar a pontos que vão além da organização e da distribuição das tarefas.
A manutenção do clima organizacional é um elemento importante para manter pessoas por mais tempo no time.
Escritórios de advocacia que enfrentam problemas com relacionamentos negativos, tendem a ver essas situações refletindo em diferentes áreas, podendo chegar até mesmo à percepção dos clientes.
Para isso, anote nossas dicas!
1. Capacitação
Uma equipe bem capacitada é capaz de aumentar o rendimento e produtividade do escritório, produzindo mais e melhor.
Além disso, quando o escritório de advocacia mostra que se preocupa com o crescimento dos funcionários, eles se sentem valorizados e ficam mais motivados a trabalhar.
Por isso, a sugestão é que você aproveite a metodologia da ADVBOX para reconhecer e capacitar profissionais que se destacam com relação às suas entregas.
Ao permitir que a sua equipe permaneça em constante aprendizado, todos os lados ganham. O profissional, que se mantém sempre atualizado e o escritório, que conta com advogados especialistas.
Considere elaborar um planejamento de educação interna, permitindo que todos os setores sejam beneficiados a partir das necessidades.
Como gestor, lembre-se de ouvir as expectativas dos advogados e técnicos para conseguir compreender quais áreas são mais interessantes para a oferta de capacitações.
2. Treinamento em tecnologia
Com a tecnologia avançando dia após dia, o mundo do Direito também aproveita cada vez mais as soluções que agilizam o judiciário.
Assim, temos exemplos de diversos sistemas de processos eletrônicos que já foram implementados em praticamente todos os Tribunais do país.
Temos também sistemas de gestão de escritórios que automatizam boa parte dos procedimentos internos da empresa.
Um bom conhecimento dessas ferramentas pode otimizar as etapas de produção e gestão do escritório.
Se você conta com uma área de controladoria, inclua no planejamento do time a disseminação de conhecimento a respeito das ferramentas utilizadas pelo escritório.
Lembre-se que, sozinho, um software não realiza as atividades necessárias. É indispensável que todo o time esteja consciente sobre seu uso e a importância de incluir demandas, agendas e informações na ferramenta.
3. Desenvolver espírito de equipe
Fazer com que os advogados e outros integrantes do time sintam-se parte do escritório é fundamental.
Um dos desafios está em criar um ambiente onde todos os funcionários saibam que são importantes para o desenvolvimento do escritório.
Além disso, saber que podem contar com o auxílio de qualquer membro da equipe pode garantir a permanência por mais tempo, pois eles entendem que todos trabalham com os mesmos objetivos e o sucesso de um será o sucesso de todos.
Se a sua gestão de escritórios de advocacia ainda está consolidando formas de desenvolver o espírito de equipe ou, ainda, não tem condições financeiras de oferecer cursos de qualificação, anote essas possibilidades:
- Crie rotinas para parabenizar os profissionais que se destacam de alguma maneira;
- Flexibilize o horário de trabalho e inicie um planejamento de vagas híbridas, por exemplo;
- Ofereça um bônus para os colaboradores que apresentaram uma nova estratégia que aprendeu em algum seminário ou curso;
- Incentive a troca de conhecimento entre os profissionais.
Ao aplicar todas essas dicas, você com certeza vai ter uma equipe mais motivada e unida para crescimento mútuo.
Não espere mais para começar uma gestão de escritórios de advocacia muito mais eficiente e voltada para a manutenção das equipes.
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