Todo negócio deseja saber o segredo para aumentar a produtividade e garantir bons resultados. Isso porque, em um mundo cada vez mais competitivo, se destaca quem consegue fazer mais com o tempo e os recursos que possui.
Do mesmo modo que os escritórios de advocacia se preocupam com as finanças, o desempenho dos colaboradores e dos processos também devem sempre estar em pauta, visto que é isso que faz com que todos atinjam as metas.
Por isso, nesse artigo você verá algumas maneiras de aumentar a produtividade no escritório para conseguir se manter forte, competitivo e financeiramente estável. Acompanhe a leitura e tenha bons aprendizados!
Por que aumentar a produtividade é importante?
A princípio, muitos devem pensar que aumentar a produtividade é fundamental para fazer com que os colaboradores consigam produzir mais. No caso dos escritórios de advocacia, advogados mais produtivos podem atender mais clientes e lidar com mais processos e serviços jurídicos, por exemplo.
Contudo, não se restringe somente a isso. De fato, é fundamental buscar meios de melhorar o desempenho dos colaboradores, visto que são eles que fazem um escritório crescer e funcionar.
Desse modo, criar meios para aumentar a produtividade deles contribui para que o escritório atinja as metas estabelecidas com mais eficiência. Assim, é possível alcançar resultados muito superiores ao esperado.
Além disso, os colaboradores podem ficar mais focados e utilizar melhor o tempo deles. Ou seja, podem aprender a trabalhar somente no que importa e que traz resultados, não perdendo tempo com tarefas desnecessárias.
Em relação ao escritório, este passa a utilizar melhor os recursos financeiros, pois conseguirá visualizar os setores ou estratégias que precisam de investimento e quais não é preciso gastar o dinheiro.
Em suma, aumentar a produtividade é essencial para garantir que os colaboradores estejam focados e trabalhem em prol de um mesmo objetivo. Além disso, garante que o escritório consiga atingir as metas estabelecidas para um determinado período.
Quais são os benefícios de aumentar a produtividade?
Ao conseguir aumentar a produtividade, o escritório de advocacia obtém diversos benefícios. Veja abaixo alguns deles.
Melhora o desempenho individual
O primeiro benefício é ter trabalhadores com bom desempenho. Assim, eles conseguem realizar todas as tarefas que precisam no prazo correto ou até com certa antecedência. No final do dia, terminam o trabalho satisfeitos, pois sabem que conseguiram cumprir as metas diárias.
Melhora o trabalho em equipe
Equipes produtivas trabalham melhor e conseguem manter a mesma sintonia. Desse modo, os membros podem se ajudar e garantir que todas as metas coletivas sejam atingidas.
Além disso, isso impede que percam tempo com atividades desnecessárias ou com práticas que apenas atrapalham.
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- Causas da improdutividade: entenda quais são e como evitar!
11 dicas para aumentar a produtividade no escritório de advocacia!
Agora que você entendeu um pouco da importância de aumentar a produtividade, confira 11 dicas para melhorar o desempenho dos colaboradores e do escritório de advocacia na sua totalidade!
1.Invista em uma boa comunicação
A falta de comunicação é um erro grave, mas que ocorre em diversas empresas dos mais variados setores. Para aumentar a produtividade, é fundamental eliminar gargalos e garantir que a comunicação entre membros e gestores seja eficiente e clara.
Isso é um ponto essencial, visto que a má comunicação causa conflitos, desentendimentos, retrabalho e tarefas mal executadas. Trata-se de um dos maiores obstáculos para o escritório atingir os resultados que deseja.
Sendo assim, a comunicação é um dos principais pilares e um dos primeiros aspectos a se atentar para conseguir melhorar a performance do escritório.
2.Cuidado com o retrabalho
O retrabalho faz os trabalhadores perderem tempo, deixando-os descontentes por ter que realizar uma mesma tarefa mais de uma vez. Por isso, se você quer aumentar a produtividade do escritório, é preciso eliminar o retrabalho o quanto antes.
Esse problema pode ocorrer por diversos motivos, sendo os principais: comunicação deficiente e falta de clareza do gestor.
3.Evite perder tempo com práticas desnecessárias
Para aumentar a produtividade da equipe, é fundamental eliminar todas as práticas desnecessárias ou que apenas tomam o tempo dos colaboradores.
Sendo assim, evite, por exemplo, reuniões longas que poderiam ser resumidas em um e-mail, obrigar funcionários a fazer parte de “confraternizações” ou palestras motivacionais contra a vontade deles, dentre outras.
Além de perder o tempo dos membros da equipe, tais práticas podem cansá-los e fazê-los perder o foco nas atividades em que estavam fazendo.
4.Delegue e terceirize o que puder
A produtividade não está ligada apenas a produzir mais em menos tempo, mas sim em saber priorizar o que realmente importa. Sendo assim, se existem atividades que podem ser delegadas ou terceirizadas, não perca tempo e repasse-as para outras pessoas.
Dessa forma, a sua equipe conseguirá focar no que importa e nas tarefas que somente eles podem fazer.
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5.Invista em boas tecnologias
A tecnologia foi feita exatamente para o mundo corporativo aumentar a produtividade e fazer os trabalhadores produzirem mais. Por exemplo, se antes um advogado conseguia escrever 5 petições por dia na máquina de escrever, hoje ele consegue triplicar esse trabalho graças ao computador, internet e ferramentas voltadas para isso.
Atualmente, é impossível ter um escritório artesanal que sobreviva ao mercado. É fundamental adotar softwares e tecnologia eficiente para aumentar a produtividade, se manter competitivo e garantir bons resultados.
Por isso, adote aplicativos e ferramentas que facilitem o trabalho de todos no dia a dia e principalmente, invista em um software jurídico, como o ADVBOX, para realizar uma gestão eficiente do escritório, do financeiro, das equipes, dentre outros aspectos importantes que precisam ser gerenciados.
6.Evite tarefas manuais
Da mesma forma que é preciso investir em tecnologia para aumentar a produtividade das equipes, é fundamental também mapear todas as tarefas manuais e eliminar o máximo que puder.
Isso porque esses serviços podem demorar e fazer o colaborador perder tempo, impactando negativamente no desempenho dele.
Sendo assim, busque automatizar, se possível, todas as tarefas manuais. Dessa forma, é possível aumentar as entregas e ganhar tempo.
7.Invista em treinamento
Quando as pessoas sabem o que estão fazendo e possuem conhecimento de suas funções, o trabalho delas se torna mais produtivo. Além disso, isso aumenta a autoconfiança e a independência delas, visto que não ficam inseguras pedindo auxílio ou opinião do gestor sobre alguma tarefa que realizou.
Investir em treinamento não só ajuda a aumentar a produtividade dos trabalhadores como também contribui para que o escritório tenha uma equipe cada vez mais qualificada.
Ao contrário do que muitos pensam, o treinamento constante não é um gasto, mas sim um investimento, pois os conhecimentos adquiridos são revertidos em favor do escritório.
Portanto, essa é uma maneira que os gestores podem utilizar para manter os membros da equipe realizando trabalhos com a máxima qualidade possível.
Aproveite e veja também o vídeo abaixo que dá dicas sobre aumentar a produtividade de equipes jurídicas:
8.Cuidado com a multitarefa
Primeiramente, é preciso ter clareza de que ser multitarefa não é benéfico e não faz os trabalhadores serem mais produtivos. Pelo contrário, isso apenas atrapalha.
Em muitos escritórios de advocacia, não é raro encontrar funcionários que são multitarefa. Se você quer aumentar a produtividade da sua equipe, elimine o multitasking.
Focar em apenas uma tarefa por vez é mais promissor do que realizar diversas funções ao mesmo tempo.
9.Cuide da saúde mental dos colaboradores
Conforme o levantamento do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), mais de 200 mil pessoas foram afastadas do trabalho por doenças mentais. Os problemas enfrentados pelos trabalhadores são diversos, como: depressão, ansiedade, distúrbios emocionais, síndrome de burnout, dentre outros.
Ou seja, as empresas brasileiras, de modo geral, demonstram que não são bons lugares para se trabalhar. Inclusive, vale mencionar que o 2021 Global Rights Index colocou o Brasil como um dos 10 piores países para os trabalhadores, ao lado de Honduras, Colômbia e Belarus, dentre outros.
Isso demonstra que o trabalhador brasileiro não é respeitado e valorizado. Muitas dessas doenças e transtornos mentais e psicológicos aparecem por causa do trabalho tóxico.
Empresas com um clima organizacional ruim e atitudes tóxicas deixam os trabalhadores descontentes e esgotados, o que impacta diretamente na produtividade deles.
Assim, para aumentar a produtividade, é fundamental investir em um bom clima organizacional, manter a empresa um bom local para se trabalhar e dar importância para a saúde mental dos colaboradores.
Logo, busque incentivá-los, dar liberdade e valorizá-los, seja remunerando-os bem ou adotando meios para que eles se sintam confortáveis no local, evitando a evasão desses talentos.
10. Otimize processos internos
Os processos internos precisam de aprimoramento constante. Tenha em mente que quanto mais otimizados são, melhor será o desempenho dos trabalhadores.
Por isso, verifique todos os processos do escritório para entender etapas que precisam de aprimoramento, práticas que podem ser eliminadas e o que pode ser feito para deixá-los ainda melhor.
11. Esclareça as funções de cada um
Por fim, a última dica para aumentar a produtividade dos colaboradores é deixá-los cientes de suas funções. Cada membro da equipe precisa entender as suas atribuições para evitar intervir no trabalho dos colegas.
Quando não temos total consciência do que nos cabe e quais tarefas não são de nossa responsabilidade, podemos prejudicar e até causar discórdias. É papel do gestor deixar claro para todos os membros o que cada um deve fazer.
Saiba como impedir a improdutividade no seu escritório! Baixe o ebook e veja como:
6 dicas para aumentar a produtividade pessoal
Além das 11 dicas para aumentar a produtividade dos colaboradores e das equipes, existem práticas que cada pessoa pode adotar para melhorar o desempenho não apenas no trabalho, mas em outras atividades, como os estudos.
Embora a autogestão seja fundamental para que todos consigam trabalhar de forma eficiente, você, como gestor, pode sugerir algumas soluções que podem contribuir ainda mais para o desempenho do grupo. Veja abaixo quais são!
1.Desative as notificações do celular
O celular é atualmente o aparelho que mais tira a atenção das pessoas, principalmente no trabalho. Imagine quanto tempo por dia uma pessoa perde olhando as notificações que recebe. Ao utilizar o celular, a pessoa perde o foco e depois demora para recuperá-lo quando retorna para a atividade que estava realizando.
Uma dica é desativar as notificações ou então deixá-lo no silencioso guardado fora do alcance da vista (de preferência, na mochila ou fora da mesa de trabalho).
2.Evite trabalhar com as redes sociais abertas
Outro ponto que tira o foco das pessoas são as redes sociais. O correto seria utilizá-las somente nos horários de descanso, e não no trabalho.
A menos que o trabalhador precise das redes abertas para trabalhar, elas não são necessárias e apenas prejudicam a atenção. Logo, sugira a eles que trabalhem sem ter as suas redes abertas em outras abas do navegador.
3.Faça o planejamento no dia anterior
Uma forma de garantir a organização e a produtividade no trabalho e no dia a dia é fazer o planejamento do dia seguinte no dia anterior (ou na noite anterior).
Dessa forma, é possível iniciar o dia sabendo das tarefas que precisa fazer e quais são as mais importantes que necessitam de prioridade. Isso também evita esquecimentos e desordem.
4. Anote para não esquecer
Um grande erro de algumas pessoas é confiar na memória. Sempre que lembrar de algo, anote para não esquecer. Dessa forma, você evita o esquecimento e principalmente, não precisa ficar lembrando toda hora do compromisso.
Você pode utilizar um caderno físico ou blocos de notas no computador, como o Google Keep, para anotar o que vem à sua mente.
5. Evite interrupções
As interrupções acontecem em diversos momentos, como: mensagens de colegas, ligações, dentre outros.
Se estiver focado em algo importante, evite responder essas mensagens ou parar o que está fazendo para conversar. Avise com antecedência que está ocupado e que não pode responder no momento. Se for algo urgente, peça para ligar.
6. Primeiro faça o mais importante
Inicie o dia sempre fazendo o mais importante. Dessa forma, você garante a entrega dessas tarefas com antecedência e impede que algum imprevisto lhe prejudique.
Conforme você viu no artigo, é possível aumentar a produtividade no escritório, bastando apenas realizar algumas mudanças. Busque analisar os pontos que prejudicam o desempenho dos colaboradores e utilize as dicas do artigo para fazer com que eles melhorem a performance deles!
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