Você sabe como fazer um arquivo digital de documentos na advocacia? Afinal, a organização é um ponto importante para advogados que queiram otimizar seu tempo, tendo um aumento de produtividade de todo o escritório.
Contudo, para que isso seja possível, é necessário saber como fazer a organização do arquivo digital de forma correta. E por esse motivo, no artigo abaixo, você vai descobrir como organizar seus documentos digitais e otimizar o funcionamento do escritório. Confira!
O que é um arquivo digital?
Antes de falarmos sobre como fazer um arquivo digital de documentos na advocacia, vamos falar sobre o arquivo digital em si. Aqui, estamos nos referindo a documentos que podem ser lidos e manipulados por dispositivos digitais, como computadores e smartphones, por exemplo.
Eles não precisam existir de forma física, e contam com a mesma validade de um documento do tipo, mesmo existindo apenas online. Porém, quando falamos sobre arquivo digital, podemos nos referir a um agrupamento de documentos existentes na internet.
Dessa maneira, o arquivo digital é, tanto o documento, quanto o grupo de documentos agrupados em um algum local da internet. Ambos são muito úteis para um escritório de advocacia, tornando possível usufruir de uma série de benefícios, sendo eles:
- Economiza espaço físico, já que não é necessário cópias físicas de arquivos digitais;
- Torna os documentos mais acessíveis para todos, já que todos estão disponíveis na internet;
- Arquivos digitais são totalmente seguros, pois contam com criptografia que impedem ações maliciosas;
- Arquivos digitais são sustentáveis, pois não usam papel, e por isso, não contribuem para o avanço do desmatamento;
- Documentos armazenados em ambientes digitais são encontrados mais rapidamente, e por isso, aumenta a eficiência da sua equipe.
Como arquivar um documento de forma digital?
Antes de falarmos sobre como fazer um arquivo digital de documentos em si, vamos falar dos documentos individualmente. É necessário saber como armazená-los para que seja possível criar um arquivo robusto e que seja, de fato, útil para o escritório.
Em todo caso, abaixo separamos algumas dicas que vão ajudar o seu escritório a arquivar os documentos de forma correta. Confira!
1. Selecione arquivos
Nesta etapa, chegou o momento de definir quais arquivos deverão ser digitalizados pelo seu escritório. Apesar de ser recomendado ter tudo disponível de maneira digital, pode ser que existam documentos que não precisam estar disponíveis na internet.
Logo, se tiver um espaço de memória limitado, a seleção de arquivos mais rigorosa pode ser mais vantajosa para o seu escritório. Porém, como já dissemos, o mais indicado é que tudo esteja disponível na rede, para facilitar o trabalho da equipe.
Em todo caso, após selecionar os arquivos que terão uma versão online, chegou o momento de fazer a digitalização dos documentos. No próximo tópico, vamos falar um pouco mais sobre como realizar o procedimento.
2. Digitalização
Para arquivos documentos de maneira digital, você precisa fazer a digitalização do arquivo que deseja. Existem diversos aplicativos que realizam essa tarefa, sendo possível, em alguns casos, até fazer a manipulação do documento dentro da internet.
Um exemplo de aplicativo de celular que torna possível digitalizar documentos é o próprio Google Drive. Ao entrar na ferramenta, e clicar em “Digitalizar”, basta tirar a foto do documento para levá-lo do espaço físico para o digital.
De toda forma, você também tem a liberdade de criar arquivos digitais do zero, porém, para manter a originalidade dos que já existem, é necessário digitalizar. O processo é simples e você não deve encontrar dificuldades para fazê-lo com todos os seus arquivos.
3. Defina o local
Um ponto que poucos pensam ao analisar como fazer um arquivo digital de documentos, é a etapa de definir o local. Por mais que saibamos que é na internet, é preciso definir em que espaço os arquivos serão armazenados, para se ter acesso facilitado.
Existem diversas opções, como computadores (também offline), servidores voltados para isso, plataformas na nuvem, sistemas jurídicos, entre outros. Aqui, você define o que é melhor para o seu caso, porém, softwares jurídicos costumam ser mais vantajosos.
Isso porque, por meio dessa plataforma, é possível também realizar uma série de outros procedimentos com seus documentos. Dessa maneira, torna-se simples adaptar o seu negócio para se tornar um escritório digital dentro do contexto atual.
4. Armazene
Enfim, chegou o momento de fazer o envio dos documentos para o ambiente online, criando, então, o seu arquivo digital. Aqui, o processo não deve demorar muito, se tiver uma boa conexão de internet, o que vai permitir o upload rápido de arquivos.
De toda forma, com a ADVBOX, é possível fazer a migração de dados do escritório em uma média de 72 horas. Levando em consideração a quantidade de contratos e outros documentos que são utilizados por advogados, este é um excelente tempo.
5. Organização dos documentos é crucial
Após fazer o upload dos documentos, chegou o momento de organizar seus documentos de maneira que torne fácil encontrar os arquivos. A organização de processos é essencial para que o processo de busca de determinados documentos não atrapalhe seu time.
Em todo caso, mais à frente, apresentaremos algumas dicas básicas de organização para melhorar o seu arquivamento. Quando pensamos em como fazer um arquivo digital de documentos na advocacia, a organização dos processos deve ser uma das prioridades.
6. Nunca deixe de fazer o backup dos arquivos
Esse ponto é essencial para quem está fazendo um arquivo digital de documentos para um escritório de advocacia. Fazer o backup de documentos vai garantir que os seus arquivos não sejam perdidos caso haja uma queda de energia, por exemplo.
Inclusive, é interessante treinar toda a equipe para a realização de backups frequentes, sempre que algo é adicionado no local em que for escolhido. Dessa maneira, nada se perde, sendo possível contar com um funcionamento mais fluido e seguro.
Como fazer um arquivo digital de documentos de forma prática?
Agora que já sabemos como arquivar um documento, vamos falar sobre como fazer um arquivo digital de documentos em si. Depois de se digitalizar os arquivos, e se decidir onde serão armazenados, as outras etapas são mais simples de se fazer.
Desse modo, como estamos falando de escritórios de advocacia, recomenda-se o uso de um software jurídico para a situação. Ele vai garantir que, além de fácil acesso aos documentos, você ainda possa realizar outros procedimentos na plataforma.
Enfim, confira nossas dicas de como fazer um arquivo digital de documentos para o seu escritório de advocacia!
1. Crie pastas para os arquivos
Uma maneira interessante de fazer um arquivo digital de documentos é a criação de pastas para organizar os documentos. Deixar documentos soltos dentro da nuvem ou de qualquer outra plataforma acaba dificultando a pesquisa dos arquivos corretos.
Por esse motivo, é importante distinguir os tipos de arquivos, sendo possível adotar uma série de classificações diferentes. Dividir os documentos entre processos penais, trabalhistas, entre outras áreas, é uma boa forma de se fazer isso.
Em todo caso, escolha um bom programa para advogados que torne possível uma organização mais eficiente de arquivos. Quanto mais fácil for encontrar os documentos necessários para seu trabalho, mais ágil será o seu escritório.
2. Faça marcação por hashtags
Quando pensamos em como fazer um arquivo digital de documentos na advocacia, já pensamos logo na organização de processos. O que poucos sabem é que é possível fazer a marcação de arquivos por meio de hashtags (#) dentro do sistema ADVBOX.
Assim como funciona nas redes sociais, pode-se usar as hashtags para classificar os arquivos do seu escritório. Dessa forma, em uma busca, basta pesquisar por aquele termo que todos os arquivos marcados da mesma maneira vão aparecer.
Dessa maneira, a organização dos processos se faz de forma organizada, e não se perde tempo procurando por arquivos sem marcações. Essa prática, em conjunto de uma boa organização de pastas, facilita bastante o trabalho de sua equipe.
3. Centralize os arquivos em um único canal
Para fazer um arquivo digital de documentos na advocacia, é preciso centralizar suas informações em um único canal. Por esse motivo, é essencial contar com um software jurídico como o sistema ADVBOX, que torna isso possível.
O software permite a integração com tribunais, facilitando na obtenção de informações valiosas para o andamento de processos. Essa funcionalidade, junto da automação de tarefas presentes na plataforma, otimizam o tempo da sua equipe.
Além disso, com ADVBOX, também é possível integrar agendas dos seus advogados com os clientes. Dessa maneira, fica simples marcar compromissos de forma simples, garantindo que todos vão estar disponíveis nos períodos marcados.
Em todo caso, o software jurídico ADVBOX também funciona como arquivo digital, tornando possível armazenar seus processos. Todas essas funcionalidades, e outras que ajudam a garantir a produtividade da sua equipe, podem ser aproveitadas no sistema.
E para usufruir de tudo o que o sistema ADVBOX oferece, aproveite para testar a ferramenta!
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