Em qualquer negócio, organização é fundamental. E não poderia ser diferente com escritórios jurídicos. Por essa razão, ter definido o fluxo de trabalho na advocacia é essencial.
Talvez você ainda não tenha ouvido o conceito de organização por meio de fluxos de trabalho. Na prática, isso significa estabelecer processos e rotinas que vão auxiliar no bom andamento do escritório.
Essa não é uma tarefa simples, porém, se você é gestor de escritório de advocacia, precisa considerar a realização deste trabalho.
Com a otimização das rotinas por meio de um fluxo de trabalho na advocacia, a tendência é que seu escritório ganhe em:
- Produtividade dos advogados, que terão clareza a respeito de suas demandas e prioridades;
- Organização geral do escritório, com cada profissional sabendo exatamente suas tarefas e como ou onde agir;
- Percepção de excelência no atendimento por parte dos clientes, que sentem-se colocados no centro das estratégias.
- Redução de problemas relacionados à perda de prazos ou ao trabalho feito em cima da hora, sem planejamento.
Aliás, sobre o último ponto desta lista, a pressão da falta de tempo motivada por uma organização falha da grande quantidade de informações dos escritórios é um problema que acaba gerando erros graves.
Esses problemas impactam diretamente na conquista de novos clientes. Afinal, é um fato que esse tipo de desorganização impacta na imagem do advogado e do escritório.
Por essa razão, neste texto vamos destacar como estrutura o fluxo de trabalho na advocacia para tornar a rotina muito mais efetiva, minimizando problemas.
Vamos juntos?
Gerenciamento do fluxo de trabalho na advocacia
Agora que você já sabe que ter um fluxo de trabalho na advocacia é essencial, vamos entender como colocá-lo em prática.
Documentar cada etapa do que deve ser incluído na rotina dos advogados faz parte desse instrumento que vai auxiliar para que cada profissional conheça os processos.
Essa função pode ser atribuída ao setor de controladoria. Cabe aos profissionais ligados a esse setor realizar toda a organização e comunicação a respeito de como acontecerá o fluxo de trabalho.
Entre as informações que devem ser incluídas estão:
- Como será feito o armazenamento dos dados dos clientes;
- Gestão financeira do escritório;
- Comunicação e atendimento ao cliente;
- Organização das tarefas e demandas do escritório.
Esses são apenas alguns dos pontos que devem ser incluídos no fluxo de trabalho na advocacia. No entanto, o mais importante é salientar que todas as informações precisam ser padronizadas.
Somente com a padronização é que o trabalho vai acontecer da maneira planejada. Em resumo, isso significa que os documentos, agendas e todas as informações precisam ser disponibilizadas seguindo uma mesma especificidade.
Ao se atentar para esses detalhes, o escritório de advocacia começa o fluxo de trabalho da maneira que deve ser, minimizando problemas como a duplicidade de arquivos no sistema ou, ainda, o esquecimento da inclusão de dados dos clientes.
Qual a rotina de um escritório de advocacia?
Agora que você já conhece a respeito da importância de padronizar informações, vamos falar sobre como operacionalizar na rotina dos advogados, com foco na produtividade.
O fluxo de trabalho na advocacia está diretamente relacionado às entregas dos profissionais. Sem um acompanhamento de rotina, fica difícil estabelecer quais advogados estão performando melhor em relação aos outros.
Por exemplo, imagine um grande escritório. Diversos advogados atuando ao mesmo tempo, alguns deles correndo atrás de prazos e outros com as tarefas bem organizadas.
Como gestor, você consegue, de maneira fácil, identificar onde estão os gargalos da operação? Será que os advogados que estão com os prazos mais apertados chegaram a essa situação por uma razão específica?
De que maneira é possível ter certeza a respeito do acompanhamento dos fluxos de trabalho? Saiba que quanto mais pessoas são envolvidas nos processos representados pelo escritório, maiores são as dificuldades e consequências de gerenciar as rotinas.
Em geral, a saída dos grandes escritórios é a de controle e mecanização do trabalho do advogado menos experiente.
Ou seja, aos advogados mais jovens acabam sendo atribuídas tarefas mecânicas, que não exigem pensamento estratégico ou mesmo trato pessoal.
Assim, tem-se uma significativa desestimulação do colaborador, que passa, ainda, a cometer erros mais graves, mesmo em tarefas tão simples.
No fim, mecanizar o trabalho dos colaboradores não melhora a imagem do escritório diante dos clientes em potencial. Pelo contrário, traz à mente do cliente a ideia de que seria mais simples substituir os escritórios por inteligências artificiais.
Nós não acreditamos que essa seja uma saída saudável, nem para advogados e nem para a sociedade. Por essa razão, a indicação é que o escritório conte com a tecnologia para atuar nos fluxos de trabalho na advocacia.
Como organizar a rotina de um escritório de advocacia?
Desta forma, planejar um fluxo de trabalho na advocacia de maneira consistente, com transparência entre os colaboradores, acaba sendo muito mais efetivo.
Desenhar, analisar e otimizar o fluxo de trabalho na advocacia ajuda a minimizar problemas como, por exemplo, a sobrecarga.
É por isso que uma metodologia desenvolvida pensando na realidade do meio jurídico é decisiva para que os fluxos sejam realizados e a organização aconteça de maneira prática na rotina do escritório.
A ADVBOX oferece aos seus clientes a metodologia TaskScore. Por meio da ferramenta, é possível gerenciar todos os procedimentos internos do escritório.
Dessa maneira, torna-se mais fácil entender onde estão os gargalos que podem afetar a produtividade e, até mesmo a gestão completa do seu negócio.
Com uma visualização completa de todas as atividades, é possível repensar tarefas que demoram demais, que são trabalhosas, que atrasam os resultados ou que não são necessárias.
Vamos detalhar mais sobre como o TaskScore vai entrar para o fluxo de trabalho na advocacia. Mas, em resumo, cada tarefa ganha uma pontuação específica. Esses pontos variam de acordo com a importância da atividade.
Ao fazer essa divisão, os gestores do escritório conseguem acompanhar em tempo real se as atividades mais importantes e urgentes estão sendo cumpridas e se há necessidade de alguma correção no fluxo.
Tudo isso acontece por meio de um dashboard que é atualizado e permite uma visualização completa das demandas.
Facilidade para os gestores, que não precisam procurar individualmente cada profissional para se assegurar que o trabalho está sendo realizado.
Em paralelo, isso também garante segurança aos advogados que têm uma visão sobre a relevância das suas entregas e podem ser reconhecidos por respeitar e realizar adequadamente o fluxo de trabalho na advocacia.
Benefícios além da gestão de tarefas
O fluxo de trabalho na advocacia não conta com a ajuda da tecnologia somente quando falamos sobre a gestão de tarefas.
Esse é apenas um dos pontos que os gestores podem se beneficiar na organização geral do escritório. No entanto, esse trabalho com suporte tecnológico vai além. E outro exemplo está na digitalização de todos os processos.
Escritórios de advocacia que ainda dependem de centenas, talvez milhares de folhas de papel impressas e colocadas entre as mesas estão correndo sérios riscos.
Perder documentos que não foram digitalizados, ou deixar passar prazos que não foram informados ao sistema fazem parte dos problemas que podemos listar.
É por isso que, ao ter em mãos um software jurídico, toda a digitalização dos processos acontece de maneira organizada. Ao estabelecer os critérios para incluir os documentos em nuvem, qualquer profissional do escritório tem acesso às informações de forma segura.
Na prática, isso significa que os advogados podem solucionar dúvidas dos clientes, fazer o atendimento e até produzir peças, não importando o local onde estão atuando.
Gestão completa do escritório
Como falamos no início deste texto, um fluxo de trabalho na advocacia precisa incluir todas as etapas do escritório.
Até mesmo o setor financeiro precisa estar presente nesta organização. Afinal, sem um controle rigoroso sobre as finanças, o escritório entra em risco.
Por essa razão que, clientes da ADVBOX contam com um dashboard específico para a área de finanças. Essa tela é atualizada levando em consideração todas as movimentações do que acontece, entre lançamento de despesas ou receitas.
Por exemplo, ao utilizar o sistema, o advogado pode informar à ferramenta a necessidade de envio de uma cobrança a determinado cliente.
Esse tipo de ação precisa estar especificado no fluxo de trabalho e, quando cumprido rigorosamente, o envio da nota acontece e há um risco reduzido de inadimplência.
Esse é só um dos exemplos em que o fluxo de trabalho na advocacia se conecta diretamente com a tecnologia. Ao unir esses dois recursos, certamente o seu escritório terá:
- Mais produtividade com o uso das ferramentas corretas;
- Menos despesas, já que todos sabem de que forma atuar;
- Uma percepção de qualidade por parte do cliente;
- Agilidade no atendimento.
Aliás, é importante ressaltar que todo esse trabalho precisa colocar o cliente no centro. São os clientes que devem perceber o quanto o escritório está padronizado e ter isso como diferencial entre os concorrentes.
Para entender na prática como o seu escritório de advocacia pode começar a se diferenciar hoje mesmo utilizando tecnologia e fluxos de trabalho, te convidamos a testar a ADVBOX.
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