O fluxo de trabalho na advocacia é uma forma de organizar as tarefas do dia a dia para reduzir a sobrecarga. Também reduz o estresse, os erros de trabalho e a necessidade de retrabalho.
O resultado é um aumento na produtividade, na receita e na qualidade de vida do advogado. Afinal, quando o fluxo de trabalho tranca, instintivamente o escritório reduz a aquisição de clientes, a fim de esperar “desafogar”.
Outro benefício é a facilitação da dinâmica entre a equipe, aumentando uma boa atmosfera no ambiente de trabalho, dos estagiários e secretariado até a equipe sênior. Por isso, falaremos aqui sobre aspectos importantes na hora de definir o fluxo de trabalho no seu escritório.
Qual a rotina de um escritório de advocacia?
No que diz respeito a definição de nosso fluxo de trabalho individual (seja como advogado autônomo ou membro de equipe gerenciável), os principais desafios são a organização de tarefas e disciplina com as atividades diárias.
Sem essa organização, é muito provável que se estabeleça um ritmo de trabalho bem menor. Isso porque as tarefas são feitas apenas quando está chegando o final do prazo de entrega. Ou seja, não há antecedências ou planejamento prévio visando um melhor aproveitamento do tempo.
Assim, se cumpre todas as atividades com menos tempo através da padronização da sequência de partes menores das tarefas.
Ainda, é preciso definir no fluxo de trabalho os serviços que exigem mais foco e prioridade. Assim, torna-se possível antecipar ações para garantir a qualidade dos serviços mais importantes para o escritório.
Na advocacia, podem-se considerar os casos judiciais mais complexos e rentáveis (que podem exigir maior qualificação a respeito das questões jurídicas) como prioridade no fluxo de trabalho.
Atrasando tais tarefas, ocorrem problemas na rotina, na produtividade e no alcance de metas, tanto individuais quanto coletivas.
Quando o fluxo de trabalho está sendo organizado para uma equipe, e não um advogado que trabalha sozinho, é indispensável que essas “partes menores de grandes tarefas” tenham responsáveis e prazos bem definidos para que a próxima pessoa a “pegar o processo ou cliente” consiga, também, realizar seu trabalho em tempo hábil.
Afinal, em uma versão mais amigável do ditado, tudo que alguém diz ser urgente, é algo que essa pessoa não fez no tempo hábil programado e precisa que você faça em tempo recorde – exceto quando são envolvidas demandas de última hora, que realmente não podiam ser previstas.
Nesse caso, se você possuir um fluxo de trabalho organizado, conseguirá dar conta das demandas extras.
Como agilizar a rotina de um escritório de advocacia?
Muitas vezes, problemas de produtividade no escritório, independente do tamanho da equipe, estão situados no fluxo de trabalho individual.
No caso do fluxo da equipe, isso pode ocorrer devido à delegação inadequada de tarefas para os funcionários. Se alguém possui maior habilidade para certa tarefas, por que delegar tais tarefas a alguém com mais dificuldade nelas?
É a clássica história de promover a gerente alguém que é excelente operacional. Conhecer as habilidades de cada um é uma fonte de ouro para um bom fluxo de trabalho.
A ideia é que a otimização do fluxo de trabalho ocorra com base na análise de produtividade da equipe. Ou seja: verificar onde o trabalho está trancando, quem está com poucas tarefas, quem está sobrecarregado, quem tem facilidade com tarefa A e quem tem dificuldade com essa mesma tarefa.
Quem trabalha sozinho pode ver em quais partes do trabalho tem mais dificuldades, podendo descobrir o que precisa melhorar.
Também pode definir a melhor ordem de realização das tarefas, aumentar o senso de prioridade de cada parte e organizar de forma que a realização das atividades que exigem mais reflexão e cuidado fique mais ágil.
Como funciona a gestão em escritórios?
Como saber qual é a próxima etapa, o próximo responsável e o prazo para realização da menor parte da tarefa sem prejudicar a entrega maior, completa?
A dica final é centralizar o fluxo de trabalho em uma plataforma de gestão de projetos ou gestão por tarefas. Dessa forma, você conseguirá visualizar com facilidade “onde” estão os problemas de produtividade e erros.
A sentença foi improcedente por falta de documento? Volte no fluxo de trabalho e veja quem é o responsável ou, se trabalhar sozinho, porque você não conseguiu o documento.
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