Ter estratégias para um bom gerenciamento de crise é muito importante para qualquer escritório de advocacia. Afinal, ninguém sabe quando a próxima crise irá chegar.
Escritórios de advocacia, assim como empresas de qualquer ramos, estão sujeitos a vários tipos de problemas que podem surgem a partir de diversos fatores distintos.
Pode ser um escândalo que ganha as capas dos jornais, ou então questões climáticas que afetam nas operações e fluxo de trabalho, acidentes de trabalho ou até mesmo o recall de algum produto.
Esses são apenas alguns exemplos, mas ainda existem diversos outros fatores que podem gerar situações que afetam negativamente a imagem ou a operação do dia a dia de um escritório.
Desse modo, é fundamental que o gestor jurídico tenha conhecimento sobre estratégias de gerenciamento de crise e saiba liderar sua equipe no momento em que uma delas chegar.
Siga a leitura desse artigo para saber como lidar com alguma situação desagradável quando ela chegar.
Boa leitura!
Qual é o objetivo do gerenciamento de crise?
O gerenciamento de crise nada mais é que um conjunto de ações e medidas tomadas no momento em que uma crise emerge a fim de minimizar os efeitos negativos causados por ela.
Isto é, nem sempre é possível eliminar todos os efeitos negativos, por isso que é preciso sempre ter a palavra “minimizar” em mente.
Desse modo, ao se deparar com uma situação dessas no seu escritório, ou até mesmo na companhia para a qual você presta serviços jurídicos, é determinante saber como agir e contar com o suporte profissionais que tenham uma visão sistêmica dos fatos.
A fim de que o gerenciamento de crise ocorra da maneira mais bem sucedida possível é preciso que já exista um plano base a partir do qual todos irão agir. Contudo, mais importante que isso é garantir que toda a equipe jurídica conheça esse plano e saiba quais atitudes podem e quais não podem ser tomadas.
Esse é um ponto muito importante e que deve sempre ser considerado, a depender das atitudes tomadas por aqueles que compõem seu time a crise pode se aprofundar. Por isso o gestor precisa saber o que evitar.
Sendo assim, as pessoas que fazem parte da equipe precisam estar preparadas para o que está acontecendo. Além disso, é fundamental que elas tenham a capacidade de enxergar as ações necessárias para gerenciar os próximos passos da crise até que a situação se normalize.
Como gerenciar uma crise?
A equipe responsável irá executar um trabalho complexo e, muitas vezes, desgastante. Ou seja, as pessoas que irão lidar com a crise precisam estar preparadas para situações de stress.
Além disso, os gestores precisam ser capazes de dar o suporte necessário para que toda a equipe suporte a carga que precisarão suportar.
Desse modo, é essencial que o time seja capacitado para esse tipo de situação e treinada para conseguir planejar exatamente o que deve ser feito. Em outras palavras, o planejamento anterior à crise é a principal peça do gerenciamento de crise.
Isto é, o gerenciamento de crise não começa quando um problema grave já está em curso. O que vai decidir se essa metodologia será bem sucedida ou não começa muito tempo antes.
Falar sobre prever uma crise pode parecer algo assustador, mas é sempre bom lembrar que uma das principais funções do gestor é planejar o caminho trilhado pelo escritório. Esse planejamento não deve conter apenas os objetivos e metas que se busca alcançar, é preciso prever possíveis obstáculos.
Conseguindo imaginar os problemas futuros, o gestor é capaz de imaginar soluções para eles. E ainda que muitas vezes seja preciso adaptar essas soluções de acordo com os imprevistos, é sempre mais fácil partir de algo concreto.
Em virtude da natureza da atuação da advocacia, os operadores do Direito costumam ser profissionais preparados para lidar com esse tipo de situação. Dessa maneira, é possível entender o advogado como peça indispensável durante uma situação de gerenciamento de crise.
Quais são as fases do gerenciamento de crise?
O gerenciamento de crise é composto de três fazes:
- O momento anterior à crise, quando a equipe se prepara para o que pode vir a acontecer e traça planos com estratégias nesse sentido;
- O momento da crise, quando a equipe precisa dar uma resposta à crise de acordo com o que já foi planejado no momento anterior a esse;
- E o momento posterior à crise, quando todos que atuaram durante a crise acompanha o andamento das atitudes tomadas no momento anterior e age para reparar ou minimizar os danos que não puderam ser evitados mesmo com o planejamento prévio.
Durante esse processo, que pode ser bastante longo em alguns casos, é importante que todos os membros da equipe tenham sempre em mente o principal objetivo do gerenciamento de crise: prevenir danos ainda maiores ao escritório ou empresa que está enfrentando o problema.
Entretanto, para que tudo isso aconteça da melhor maneira possível o planejamento anterior à crise precisa ser bem estruturado e abordar os três momentos distintos da crise.
Assim, tanto o gestor quanto o restante da equipe conseguem ter uma visão clara não só do que está acontecendo, mas também das possíveis repercussões oriundas daí.
Quais as características de gerenciamento de crises?
Como já dito antes, a principal característica do gerenciamento de crise é o planejamento e a previsão. Dessa maneira, é possível avaliar o que causou a crise, como isso irá afetar no momento em que ela ocorre e o que ficará dela após seu encerramento.
Ademais, é fundamental ter clareza sobre quais tipos de problemas podem acometer o escritório ou empresa. Assim, o planejamento pode ser desdobrado em um manual de crise.
É nesse documento que estarão contidos todos os passos a serem dados e quais pessoas estarão no centro da solução do problema. Além disso, ele será como um guia de atitudes para os demais membros que não estão envolvidos diretamente no ocorrido.
Para que ele funcione adequadamente é muito interessante reunir uma equipe multidisciplinar. Afinal, quanto mais pontos de vista, mais opções de ação.
Essa equipe deverá reunir todos os dados e informações que farão parte desse documento. O suporte da equipe jurídica é indispensável desde o primeiro momento de criação do manual.
Acima de tudo é preciso estar atento às repercussões legais que a crise pode acarretar!
Todas as informações reunidas sobre o gerenciamento de crise precisam estar seguras.
Afinal, todos os dados ali reunidos são muito sensíveis.
Essas informações deverão ser utilizadas apenas em casos graves. Por isso é recomendado que a equipe de advogados que faz parte deste planejamento conte com um software específico que proteja os dados do cliente.
A ADVBOX, por exemplo, recebe atualizações constantes de segurança. Desse modo, há a garantia de que os seus dados e os dos seus clientes estarão sempre protegidos e reunidos em um ambiente único que facilita a realização de pesquisas.
Como elaborar um plano de gerenciamento de crise?
Um bom planejamento de crise deve levar em consideração todas as possibilidades, inclusive as mais desagradáveis. Ou seja, a análise de riscos e previsibilidades dos impactos negativos que não poderão ser sanados devem constar no plano de gerencimaento de crise.
Ainda na etapa de planejamento pré-gerenciamento de crise, a equipe jurídica pode, em conjunto com a equipe de comunicação da empresa, criar treinamentos prévios.
Esses treinamentos, que são chamados de media training, tem por objetivo preparar os membros da equipe para garantir que suas declarações não irão piorar a situação.
Dessa forma, as pessoas designadas para falar em nome da empresa durante o gerenciamento de crise vão estar preparadas previamente para saber qual a melhor forma de repassar as informações.
Tudo isso sempre utilizando o tom mais adequado à essa comunicação.
Da mesma forma que acontece com as atitudes a serem tomadas, esse trabalho prévio é importante para que cada integrante da equipe saiba qual a melhor maneira de se comunicar sobre a crise.
Cada membro da equipe precisa conhecer sua função. Isso inclui saber quem está autorizado a falar e quem não está. Assim é possível evitar o surgimento de outras crises durante o gerenciamento da crise principal.
Qual a melhor forma de elaborar um plano de gerenciamento?
De acordo com o que vimos até agora fica evidente que a melhor forma de elaborar um plano de gerenciamento de crise é com a construção de um manual. Além disso, todos os membros da equipe precisam estar a par dessas informações.
Quanto mais informações registradas e compartilhadas, melhor para a equipe que precisará trabalhar no momento da crise.
A equipe jurídica deve munir-se previamente com dados sobre a empresa e seu histórico e armazenar tudo de forma organizada para que, ao surgir a necessidade de um gerenciamento de crise, seja possível tomar decisões data driven.
Em outras palavras, é necessário tomar decisões com base nos dados a que se tem acesso. Usar a intuição durante o gerenciamento de crise traz uma grande chance de piorar a situação.
O conceito de data driven nem sempre é abordado no Direito, mas é essencial. Contudo, com o passar do tempo, cada vez mais profissionais têm notado sua importância e buscado aprender sobre ele.
A cultura data driven é decisiva durante o gerenciamento de crise. Dessa forma, ter dados precisos e em mãos é a garantia de que as resoluções acontecerão de forma segura e eficiente.
A saber, em um gerenciamento de crise, cada minuto vale muito! Portanto, é preciso se nutrr com todas as ferramentas disponíveis para que o gerenciamento seja o mais eficaz e rápido possível.
Como evitar a crise?
Essa é uma questão que que pode parecer sem resposta. Contudo, basta mudarmos nosso modo de enxergar a situação para perceber que isso não é verdade.
Acontece que temos a tendência de olhar para as crises que ocorrem e pensar que falhamos em evitá-la. Contudo, se temos um bom planejamento de gerenciamento de crise, evitamos muitas crises se nem mesmo percebê-las.
Se o gestor foi capaz de prever os possíveis problemas e se preparar para eles, então provavelmente ele deixou que inúmera crises surgissem. Mas como nã as presenciamos, tendemos a ignorá-las.
Ou seja, a fase de planejamento é o que irá evitar as crises, ainda que elas passem despercebidas. Por esse motivo é que se deve investir tanto tempo e esforço nessa fase.
Contudo, ninguém é capaz de evitar todas as crise e é importante ter um passo a passo básico a ser seguido quando a crise estiver instalada.
Este é o momento de colocar em prática o que está descrito no manual!
1. Sala de crise
O primeiro passo a ser dado é criar o que chamamos de “sala de crise” ou “sala de situação”. Vai ser nesse espaço físico que todas as pessoas envolvidas na solução do problema devem se concentrar. É dali que saem as decisões e onde circulam as informações confidenciais.
2. Acompanhamento de informações
Lembre também que vivemos a era das redes sociais e que elas devem ser monitoradas constantemente. Isso server para avaliar o que está sendo falado sobre a a crise em si. Esse monitoramento precisa ser imediato e constante.
Além disso, sempre que alguma informação oficial foi divulgada por você ou por sua equipe também faça o acompanhamento de como ela será recebida. Tudo precisa ser documentado com agilidade.
Nunca se esqueça que o grande objetivo de uma ação de contenção de problemas é evitar ao máximo que a imagem e reputação da empresa sejam prejudicadas.
3. A importância da equipe jurídica
Por todos esses fatores que listamos, o gerenciamento de crise exige muita organização, rapidez e alta produtividade da equipe jurídica.
É necessário acompanhar em tempo real cada uma das ações que estão sendo realizadas. O sistema Taskscore, da ADVBOX, por exemplo, cria uma pontuação por tarefas e permite visualizar todas as tarefas desenvolvidas pela equipe com muita rapidez.
Você pode incluir os recursos da ADVBOX no planejamento do seu gerenciamento de crise. Do armazenamento seguro das informações até o acompanhamento data driven.
Certamente seu gerenciamento de crise só terá a ganhar com as ferramentas disponibilizadas pela ADVBOX!
