Papel é coisa do passado. A digitalização de documentos é uma realidade em todos os segmentos, e, principalmente, na advocacia. A geração de documentos na área jurídica é intensa, por isso, o armazenamento deles em formato digital é fundamental.
Além de trazer mais organização ao processo de trabalho, a digitalização trará mais segurança aos documentos e agilidade no acesso às informações pelos colaboradores do escritório jurídico.
Por meio de um computador, uma internet e recursos como softwares e acesso em nuvem, os documentos digitalizados ficam centralizados em um único sistema, eliminando prateleiras, caixas e outros modos de armazenamento da papelada como era feito antigamente.
Mas como é feita essa digitalização? É um processo legalizado?
Calma! Neste post você vai saber tudo sobre:
- O que é digitalização de documentos?
- Como é feita a digitalização de um documento?
- Qual a legislação que regulamenta o processo de digitalização de documentos?
Permaneça lendo este artigo e saiba como digitalizar os documentos do seu escritório!
O que é digitalização de documentos?
Primeiramente, o conceito geral de digitalização de documentos consiste na transformação de um modelo físico de dados em um modelo digital.
Resumindo, ela substitui os documentos em papel levando-os para o ambiente virtual, em que a visualização deles é instantânea e realizada por múltiplas pessoas, em qualquer lugar, desde que estejam conectadas ao computador e à internet.
A digitalização de documentos é realizada tanto por escaneamento quanto por digitalização direta, sendo que no escaneamento o formato papel é convertido em um arquivo digital que, por sua vez, será armazenado unicamente em um software ou em nuvem.
Assim, esse processo facilita e dinamiza o acesso à informação a quem precisa dela para desenvolver sua atividade.
Veja na sequência as principais vantagens da digitalização de documentos.
1. Produtividade
A possibilidade da centralização dos documentos digitalizados em um só lugar garante um melhor gerenciamento deles. Isso evita que você perca tempo procurando papéis em caixas ou prateleiras.
Diante disso, o tempo que você usaria procurando por arquivos, investirá em outras atividades estratégicas.
Além disso, a possibilidade de vários colaboradores poderem acessar os documentos de qualquer lugar, traz um grande diferencial ao trabalho.
Como resultado disso tudo, há um aumento da produtividade do escritório como um todo.
2. Organização
Adeus às caixas, estantes e ao arquivamento físico, que além de oferecer uma procura mais demorada, pode gerar também uma desorganização no armazenamento da papelada.
Com a digitalização de documentos, a organização se torna mais eficiente, pois o gerenciamento eletrônico permite armazenar todo material em pastas virtuais, de acordo com as tarefas, colaboradores e clientes.
Novamente, se verifica também o acesso mais rápido às informações, além de facilitar a rotina do escritório.
3. Segurança
Arquivos digitalizados são mais seguros contra possíveis perdas, mas, principalmente, contra a violação de dados.
Sobretudo, em função do uso de senhas e criptografia que permitem um controle dos acessos e a confidencialidade dos documentos.
4. Atendimento
Clientes querem respostas rápidas, em especial quando envolvem processos. Por isso, a digitalização de documentos é uma ferramenta importante quando se fala em agilidade.
O acesso instantâneo e facilitado às informações digitalizadas permite que se possa atender às demandas dos clientes com rapidez.
5. Preservação
A digitalização de documentos possibilita a continuidade de negócios do escritório. Imagine perder toda a papelada em um desastre natural? Não dá para imaginar, certo? A recuperação é impossível e o trabalho é interrompido.
Assim, com a digitalização, é possível fazer backup dos arquivos e garantir a sua integridade diante de acidentes como enchentes, por exemplo.
Ademais, a digitalização permite que os documentos se mantenham legíveis e em bom estado permanentemente, ao contrário do papel que sofre desgaste após alguns anos.
6. Espaço
A digitalização de documentos com o armazenamento em ambiente digital contribui para melhor aproveitamento do espaço físico e para redução de custos, já que não é necessário investir em um mobiliário para guardar papéis.
7. Economia
A redução de custos com material de escritório como papel é uma das vantagens trazidas pelos documentos digitalizados.
Aliás, há redução também em gastos de manutenção de equipamentos como impressoras, por exemplo.
Por consequência, a redução de papéis é um ponto positivo para o escritório quanto à sustentabilidade.
8. Decisão
Por centralizar e integrar todos os documentos, inclusive os financeiros, a digitalização permite que o escritório possa analisar suas receitas e despesas e onde e no que pode investir.
Com toda a certeza, a digitalização de documentos traz muitas vantagens. E como fazer a digitalização? Este é o próximo passo do artigo.
Como é feita a digitalização de um documento?
Para transformar um documento físico em documento digital existe um passo a passo diferente de um documento que já nasceu digitalizado.
Então, basicamente as etapas são:
- Coleta;
- Planejamento;
- Preparação;
- Digitalização;
- Qualidade;
- Indexação;
- Disponibilização.
1. Coleta
Primeiramente, reúna com atenção os documentos físicos que irá digitalizar para que não esqueça nenhum material.
2. Planejamento
Em segundo lugar, planeje como digitalizar, armazenar e disponibilizar os documentos para que não haja nenhum problema no meio do processo de digitalização.
3. Preparação
Antes de digitalizar, separe os documentos conforme categorias ou objetivos para facilitar a organização e busca.
Com o intuito de garantir a qualidade do material digitalizado é necessário limpar ou desamassar documentos antigos, o que garante sua legibilidade.
Bem como retirar grampos ou clipes que interfiram no processo de digitalização.
4. Digitalização
O uso de scanners para realizar a digitalização cria cópias digitais dos documentos originais. Por isso, os equipamentos devem ser de alta qualidade.
Além disso, durante o processo de escaneamento deve-se respeitar a ordem estipulada na preparação para preservar a organização dos documentos.
Ao mesmo tempo, é importante ficar de olho na nitidez dos arquivos, a fim de corrigir qualquer problema durante a digitalização.
5. Qualidade
Ainda que haja todo um cuidado na hora da digitalização e que o equipamento usado seja de alta qualidade, podem ocorrer imperfeições no arquivo.
Por isso, após a digitalização dos documentos verifique as condições das cópias.
6. Indexação
Por último, ocorre a indexação dos documentos, ou seja, a gravação deles no sistema de gestão eletrônico escolhido, organizando-os de forma que sejam facilmente localizados por ele, como pelo nome, categorias, entre outras informações.
7. Disponibilização
Pronto! Todos os documentos, após indexados na ferramenta tecnológica de gestão escolhida, estarão centralizados em um só lugar e disponíveis para serem acessados facilmente e rapidamente por todos os colaboradores do escritório.
O software ADVBOX é a ferramenta ideal para isso! Ela garante o armazenamento e uma gestão completa de todos os documentos do escritório de forma integrada, organizada, segura e eficiente com acesso a todos os colaboradores.
Qual a legislação que regulamenta o processo de digitalização de documentos?
O Decreto 10.278/2020 estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados tenham a mesma validade legal dos originais.
Para isso traz itens como:
- Padrões técnicos para a digitalização, a fim de garantir qualidade de visualização e legibilidade das informações;
- Após digitalização, permite descarte de arquivos físicos, desde que não sejam históricos.
A transformação digital mudou as atividades em todo o mundo, inclusive a organização e controle de documentos.
Assim, papéis, disquetes e CDs ficaram para trás e hoje o processo de digitalização de documentos é extremamente importante para escritórios jurídicos, pois organiza e preserva documentos importantes para as atividades.
Sem falar na possibilidade de centralizar esses arquivos digitalizados em uma única plataforma de acesso rápido, otimizando ainda mais o trabalho.
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