Há inúmeros desafios na rotina de um escritório de advocacia, afinal, um trabalho de sucesso não consegue apenas pautar-se no conhecimento da lei e da jurisprudência.
O sucesso para a atividade da advocacia depende da capacidade de respostas rápidas às demandas, como o cumprimento de prazos judiciais e a cobrança de honorários advocatícios, aspectos que apenas uma competente gestão de processos judiciais é capaz de fornecer.
É comum que escritórios, sejam eles pequenos ou grandes, se organizem por meio de atualizações em planilhas de Excel. Isto pode parecer no início uma opção atraente e que dê resultados.
No entanto, conforme a evolução dos processos do escritório, esse é um método lento e que não comporta todas as informações necessárias em um mesmo local.
À vista disso, fazer a gestão de processos judiciais não é uma tarefa difícil. Todavia, demanda que o escritório trace estratégias e entenda como deve ser feito.
Otimizar a gestão de processos judiciais é o segredo para um melhor desempenho do escritório de advocacia. Portanto, sabe-se que uma gestão de processos judiciais e extrajudiciais é imprescindível para qualquer banca.
Sem o controle adequado dos litígios existe o risco de perda de prazos, elaboração de teses equivocadas, esquecimento de alguma tarefa para andamento do processo, comunicação com o cliente, entre outros.
Nesse post iremos dar dicas de como realizar a gestão de processos judiciais de forma correta, organizada e que não tire tempo de trabalho dos advogados diariamente.
O que é gestão de processos judiciais?
O maior erro dos advogados é pensar que um processo judicial inicia apenas com o ajuizamento da ação ou a citação, no caso do cliente ser o réu da demanda.
Para o advogado, o processo judicial inicia antes do ajuizamento da ação, muitas vezes sendo resolvido sem uma demanda específica, mas sim através de mediação e conciliação.
Dessa forma, os processos devem ser gerenciados desde o momento em que o futuro cliente tem contato com o escritório em busca de uma solução para o seu problema. Por este motivo, todos os processos devem iniciar na fase de atendimento, sendo ele o momento real da prospecção.
Dessa maneira, é no atendimento que o advogado irá extrair os dados e informações necessárias do cliente para o caso, antes mesmo de fechar o contrato de serviços jurídicos.
A partir da ficha de atendimento se inicia o processo dentro do escritório e por isso deve ser o termo inicial da gestão de processos judiciais.
O momento final, por sua vez, é a fase de arquivamento. No entanto, essa fase não deve ter a importância subestimada, tendo em vista que no arquivamento existem valiosas informações do cliente ou de seus familiares, as quais no futuro o escritório pode vir a necessitar.
Além disso, também existem diversas informações que devem servir como base para o Business Intelligence, sistema útil que planeja um crescimento mais rentável e transparente.
Para que serve a gestão de processos judiciais?
A gestão de processos judiciais tem como principal objetivo a otimização de todos os recursos do escritório de advocacia, garantindo um bom andamento nos setores e tarefas.
À medida que o negócio expande, é fundamental buscar soluções que melhorem a gestão de processos judiciais, sendo a tecnologia a maior aliada à isso.
Quais as vantagens da gestão de processos judiciais?
Ter uma gestão de processos judiciais é indispensável para o crescimento do negócio, obtendo vantagens substanciais. Ela permite ao gestor visualizar onde está a maior demanda de trabalho, organizando de forma satisfatória a sua equipe.
Além disso, apresenta uma ótima noção de provisionamento, isto é, qual valor de honorários advocatícios irá entrar no escritório e quantos contratos chegarão ao fim.
Ademais, a gestão de processos judiciais permite analisar resultados e elaborar um comparativo com a produtividade, pois eventualmente um colaborador que está atrasando tarefas pode estar sobrecarregado, enquanto outro colaborador está com suas tarefas em dia porque possui pouca demanda de trabalho.
Sendo assim, a esta gestão possibilita uma visão 360º do escritório, auxiliando na marcação de férias, licenças ou folgas compensatórias por alta produtividade e outros avanços na administração, além de proporcionar mais capacidade ao setor de Controladoria Jurídica no fornecimento de relatórios de gestão.
Como fazer uma gestão de processos judiciais eficiente?
Todo escritório de advocacia que pretende lidar com alto volume de processos precisa saber como realizar uma gestão de processos judiciais de qualidade.
Por isso, a ADVBOX preparou um passo a passo para você compreender e colocar em prática no seu negócio:
1. Contratar um software jurídico para fazer gestão de processos judiciais
Um bom software jurídico deve otimizar e facilitar a gestão de processos judiciais do escritório, pois ao utilizar as ferramentas disponíveis no sistema as chances de erros são minimizadas drasticamente.
Com um software jurídico de qualidade, o sistema é capaz de controlar e monitorar os prazos e processos, pois descomplica o acesso a todas as informações e ações complexas que envolvam os trâmites de um processo judicial.
Recomendamos que seja adotado um controle de andamentos processuais. Dessa forma, o advogado responsável terá ciência das últimas atualizações e informações do processo quando o sistema o notificar.
A utilização de uma boa plataforma otimiza as tarefas manuais e rotineiras. À vista disso, o advogado que seria o responsável ganhará mais tempo para se concentrar em outras atividades, com a possibilidade de consultas serem feitas de forma ágil e a produtividade do escritório ser aprimorada.
Ações, acompanhamentos e consultas podem ser feitas por meio de apenas um clique. Para facilitar o procedimento, o software deve ser capaz de automatizar o trabalho e não causar prejuízo nenhum ao escritório.
Empregar a tecnologia de um sistema jurídico nas rotinas diárias do escritório permite que o advogado concentre-se na realização do que de fato importa – as tarefas exclusivamente técnicas, como o atendimento ao cliente e atividades de gestão do escritório.
2. Digitalizar documentos
Além de ocupar mais espaço, encontrar um documento impresso demanda muito mais tempo do que um documento digitalizado.
Nessa mesma linha, encontrar uma informação específica dentro de um documento físico pode se tornar um processo demorado. Por outro lado, com o auxílio de tecnologias e usando mecanismos de busca, essa procura diminuiu consideravelmente.
Ademais, o tempo que anteriormente seria gasto com a tarefa de procurar o documento físico, agora será usado para a parte técnica da produção jurídica.
Uma boa organização atrelada à digitalização de todos os documentos do escritório faz uma enorme diferença na produtividade e também nos resultados obtidos.
3. Definir um padrão de organização para as informações
É necessário ter uma padronização nas informações, pois a organização dos documentos de cada processo deve ser de fácil entendimento a todos os colaboradores do escritório.
Através dessa organização é possível que o advogado tenha acesso aos arquivos de forma ágil, acelerando o andamento da tarefa.
O mais indicado é começar fazendo um mapeamento dos processos de acordo com cada área de atuação do escritório, tendo em vista que a maioria dos escritórios tem equipes com advogados especializados em diferentes áreas do Direito.
4. Dividir o estoque de processos judiciais
O estoque geral é dividido em 3 grandes momentos: Prospecção, Produção e Execução.
A prestação do serviço jurídico deve ser subdividida, havendo as seguintes fases processuais:
- Marketing;
- Fechamento de Contratos;
- Atendimento pós contratação;
- Consultiva;
- Extrajudicial ou Administrativa;
- Judicial (Instrução);
- Recursal;
- Execução;
- Arquivamento.
Essa subdivisão é altamente relevante para alcançar uma gestão de processos judiciais eficiente.
5. Levantar os indicadores de produtividade
Informações acerca da produtividade individual e coletiva poderão ser analisadas com mais facilidade e atenção por meio da gestão de processos judiciais e do Sistema de Pontuação por Tarefas, tornando-se possível o controle das demandas de trabalho.
Por meio das informações obtidas pela organização, digitalização e utilização de um software jurídico, é possível que seja feita uma criteriosa análise de desempenho geral do negócio, levantando pontos como:
- Os meus colaboradores e parceiros estão desenvolvendo bons desempenhos?
- As metas estipuladas estão sendo cumpridas?
- Algum planejamento não foi cumprido?
- Alguma estratégia não deu certo?
E é a partir desses questionamentos que o gestor conseguirá enxergar os pontos positivos e negativos do escritório e, assim, tomar as medidas necessárias.
6. Não gerar sobrecarga
Ao encher o estoque de processos ativos, ou seja, ter muito mais trabalho em andamento do que o escritório pode dar conta, é natural que a equipe (ou mesmo o advogado que trabalha sozinho) comecem a “trancar” a aquisição de novos clientes.
Por mais contraditório que isso possa parecer, o efeito psicológico entra em primeiro lugar. Isto é, como dar conta de mais trabalho quando estamos sobrecarregados?
Ter um controle de estoque e um fluxo de trabalho bem gerenciados possibilita o afastamento da sobrecarga diária, gerando um livre caminho para a entrada de novos clientes.
Sendo assim, tal medida é extremamente benéfica para gestão de escritórios de advocacia.
Resistência gera gargalos de receita
A resistência a mais tarefas leva, consequentemente, a “gargalos de receita”. Com isso, em um mês o escritório precisa dar conta de uma quantidade massiva de atividades, trabalhando muito acima da sua capacidade e, no período seguinte, a equipe está esgotada, incapaz de trabalhar, além de ter no período anterior negado mais trabalho.
A consequência é a diminuição na entrada de receita, o que pode ser resolvido através de estratégias inteligentes para gestão de escritórios de advocacia.
Gargalos de receita geram dificuldades financeiras
Cada vez que há um “buraco” na entrada de processos, há também um furo de receita, que desestabiliza o escritório como um todo. Consequentemente, não só o dinheiro é afetado, mas também a produtividade e motivação de toda a equipe envolvida.
7. Possuir informações para saber qual o investimento em Marketing Jurídico
Gerenciar o estoque de processos ativos também permite visualizar as entradas de processos para os próximos meses e, consequentemente, a quantidade de receita para o negócio.
Dessa forma, se você analisar o seu estoque e perceber que o próximo mês terá uma queda na quantidade de novos processos, saberá que precisa investir menos dinheiro no setor de marketing nesse momento, visando não perder o controle financeiro mais adiante.
Automatização da gestão de processos judiciais
A ADVBOX criou um sistema de automatização do fluxo processual notável.
Como o sistema é baseado no gerenciamento de tarefas, sendo elas organizadas separadamente por fases processuais, o software automaticamente muda o processo de fase na medida que uma tarefa daquela fase é atribuída.
Além disso, esse fluxo de tarefas que a equipe realiza no dia-a-dia possui um algoritmo criado pela ADVBOX que organiza os dados para um melhor gerenciamento.
Funciona assim:
Ao criar as tarefas no seu ADVBOX é preciso incluir uma fase processual:
Depois, no próprio fluxo de trabalho da equipe, as tarefas já estarão com a fase inserida, sendo o processo movimentado de acordo com esta:
Existe a opção de criar uma tarefa e inseri-la na opção TODAS, não vinculando a referida tarefa a nenhuma fase. Portanto, ao atribuir uma tarefa com a seleção TODAS as fases, essa tarefa não irá movimentar o processo.
Dessa forma, a atualização da gestão de processos judiciais será atualizada automaticamente pelos próprios usuários do software no seu uso cotidiano, sem necessidade de alimentar com informações.
O gestor irá visualizar o estoque sendo movimentado constantemente, mostrando o gráfico de estoque da seguinte forma:
Arquivamento de processos judiciais por resultados
Outra vantagem do software jurídico ADVBOX é o arquivamento por resultado através da própria tarefa.
Recomendamos a criação das tarefas ARQUIVAR PROCESSO PERDIDO e ARQUIVAR PROCESSO GANHO.
Deste modo, ao atribuir esta tarefa, a ADVBOX já irá computar o resultado do processo, funcionando da seguinte maneira:
- Processo ganho: Quando é movimentado da fase judicial, recursal ou administrativa para a fase de execução/cobrança;
- Processo perdido: Quando é movimentado da fase judicial, recursal ou administrativa e para o arquivamento ou é adicionado a uma tarefa específica: “Execução da parte contrária.” (fase de execução).
Relatórios atualizados do estoque de processos judiciais
Seguindo estas recomendações, é possível gerar um relatório exato e atualizado do estoque de processos, além da formação de relatório com taxas de êxito, visando o gerenciamento de qualidade.
Este relatório também pode ser extraído pela lista de processos.
Com a lista de processos judiciais perdidos é possível realizar o controle de qualidade dos processos, fazendo avaliação conjunta de ações de mesmo tipo, perdidas de forma repentina.
Não aconselhamos o uso das expressões jurídicas como: procedente; improcedente; parcial procedente; acordo, provido; improvido; entre outras. Estes termos são de uso do Poder Judiciário e não contribuem com a assertividade da gestão do escritório.
Um processo parcialmente procedente pode ser totalmente perdido para o escritório e seu cliente, assim como um acordo pode ser considerado uma vitória ou uma grande perda.
Ao arquivar o processo, o advogado deve fazer seu juízo de valor em relação ao que era esperado no ingresso da ação, definindo se o processo foi vencido ou perdido.
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