A gestão financeira de escritório de advocacia é de fato uma tarefa desafiadora. Ainda mais porque, muitas vezes, os advogados não aprendem durante os anos de faculdade a respeito das demandas com o financeiro.
Em um mercado tão concorrido, como é o caso do brasileiro, o aprendizado sobre gestão financeira de escritório de advocacia é essencial.
Os advogados que são gestores dos negócios devem se atentar com relação ao crescimento do escritório, realizando os investimentos necessários nos setores que são mais promissores de acordo com a estratégia traçada.
Aliás, o advogado hoje, principalmente aquele responsável pela gestão, precisa se habituar com o empreendedorismo para superar barreiras e otimizar a organização financeira.
Quando isso não acontece, problemas sérios podem surgir no escritório. Por exemplo, quando não há um planejamento geral – e consequentemente financeiro – do negócio, as chances de misturar valores pessoais com os do escritório são altíssimos.
Quando não se faz a gestão financeira, fica difícil descobrir exatamente como está a receita, as despesas e em quais áreas o escritório precisa colocar mais atenção.
Por saber da importância desse assunto, hoje o blog da ADVBOX te explica em detalhes sobre como fazer a gestão financeira de escritório de advocacia.
Continue lendo para descobrir:
- Como começar o planejamento financeiro;
- Quais as métricas que devem ser acompanhadas;
- De que forma a tecnologia vai auxiliar na organização financeira do escritório.
Como começar a gestão financeira de escritórios de advocacia?
Não importa há quanto tempo você está no mercado. Quando se sente que existem problemas financeiros para serem resolvidos, a hora de começar a organizar isso é agora.
Aliás, entenda que o caminho para resolver os problemas de receita do escritório não é tão complicado quanto se pensa.
O primeiro passo para isso acontecer está no planejamento financeiro. Somente com um plano detalhado é que a gestão financeira de escritório de advocacia vai acontecer de maneira efetiva.
Para começar, você como gestor do escritório precisa ter em mãos todos os demonstrativos financeiros do negócio. Por exemplo:
- Relatório do fluxo de caixa;
- Balanço patrimonial;
- DRE (Demonstração do Resultado do Exercício)
Todos os dados que vão auxiliar para que você visualize como está o cenário financeiro do escritório.
E, se por acaso o seu escritório de advocacia ainda não tem uma divisão sobre o que é salário dos sócios e o que é dinheiro do negócio, esse é o momento de acabar com essa situação.
Afinal, não ter clareza sobre os rendimentos é uma falha muito grave e pode levar o escritório à falência. É por isso que fechar os olhos para um planejamento financeiro coloca todo o trabalho em risco.
Com as informações corretas em mãos, identifique os principais gargalos financeiros. É importante observar quais as áreas que estão exigindo mais recursos e onde é possível economizar.
Como fazer o escritório crescer?
O planejamento financeiro precisa estar conectado diretamente ao planejamento geral do escritório de advocacia. Uma coisa não pode se desprender da outra.
É essencial que você conheça quais são os objetivos a curto, médio e longo prazo do negócio. E tudo isso deve ser documentado. Afinal, este deve ser revisado sempre que se perceber a necessidade.
No entanto, lembre-se: planos podem mudar, objetivos e metas também. Porém, você precisa definir para onde o escritório está caminhando.
No planejamento de metas para o negócio é possível incluir:
- Aumentar em 20% o número de clientes em um ano;
- Investir em uma sala comercial própria e deixar de pagar aluguel;
- Ampliar em 15% os investimentos em marketing jurídico para atrair mais clientes;
- Contratar mais advogados, aumentando, por consequência, a folha de pagamento.
Esses são apenas alguns exemplos que podem aparecer no planejamento e que impactam diretamente na gestão financeira de escritório de advocacia.
Quando não existe um planejamento é quase impossível saber para onde os investimentos devem ser alocados.
Aliás, é importante destacar que em escritórios de advocacia ter o controle do capital de giro é essencial para que esses valores mantenham o negócio.
Isso levando em consideração que muitos processos podem demorar tempo até serem finalizados e os honorários pagos.
Como fazer gestão de escritório de advocacia?
Agora que você conhece mais sobre como começar a gestão financeira de escritório de advocacia, é importante dar um próximo passo: os indicadores essenciais para os gestores acompanharem.
Os KPIs (Key Performance Indicators – ou Indicadores-Chave de Desempenho) são utilizados para que qualquer negócio entenda como está a sua real performance.
Aliás, ter essas métricas vai ajudar os gestores – e se você contar com uma área de controladoria – a compreender se tudo o que foi planejado está no caminho para ser cumprido.
Entre os indicadores alinhados com a área financeira, destacam-se:
- Custos de processos: quanto o escritório está investindo nos processos? Aqui é importante incluir todos os gastos, desde valores com cartórios e até o deslocamento dos advogados para reuniões com os clientes.
- Comparativo entre a receita anual prevista e a receita atual. Ter essa visão vai auxiliar os sócios e gestores a entender como está a saúde financeira do escritório a cada mês do ano;
- Inadimplência: os gestores devem acompanhar de perto as questões relacionadas aos clientes que não estão pagando os honorários. Esses casos são muito sensíveis e devem ser vistos pontualmente para evitar prejuízos maiores para o negócio;
- Produtividade da equipe: por mais que esse seja um KPI muito voltado à gestão de pessoas e processos, lembre-se que times improdutivos custam mais para o escritório de advocacia. Tenha dados em mãos sobre as entregas e se há casos de advogados que perdem prazos de forma recorrente.
Esses são quatro exemplos de indicadores de performance voltados para o setor financeiro. E são eles que os escritórios de advocacia podem acompanhar.
No entanto, é importante salientar que se nenhum KPI é acompanhado atualmente, talvez não seja a melhor ideia fazer o seguimento de todos de uma vez só.
Quais são os desafios da gestão de escritórios de advocacia?
No entanto, a recomendação é iniciar com alguns indicadores e fazer a inclusão de outros ao longo do tempo, de acordo com as necessidades da gestão financeira de escritório de advocacia.
Agora imagine como fazer todo esse controle de forma manual. Informações financeiras, indicadores de performance… um verdadeiro universo de dados.
Fazer a gestão financeira de escritório de advocacia sem o auxílio de uma ferramenta específica pode se transformar em um risco muito grande.
Afinal, planilhas manuais são passíveis de erros. E ter incompatibilidades de dados financeiros pode representar um problema de fluxo de caixa.
Os gestores podem contar com valores que não existem, ou ainda, acreditar que o escritório está dando prejuízo quando, na verdade, não está.
Além disso, fazer o controle sem o suporte da tecnologia exige muito mais tempo e gera muitos arquivos digitais, que podem acarretar dificuldades de organização.
Por isso, a prática mais eficiente e inovadora para gestão financeira em escritórios é usar uma plataforma para trabalhar com gráficos e métricas.
Chamada de inteligência de negócios, a técnica pode alavancar os resultados econômicos dos escritórios de advocacia.
Dessa forma, trabalhando com gráficos e métricas na gestão financeira, se consegue identificar com exatidão a fonte dos problemas de receita.
É possível saber a porcentagem de receita por serviço, baixa produtividade na equipe, cálculo de retorno sobre os investimentos, índice de improcedência e indeferimento, entre outras métricas.
No entanto, com elas você pode eliminar gastos desnecessários com serviços que custam caro e trazem pouco retorno.
Como a tecnologia permite o suporte da gestão financeira de escritório de advocacia?
Sócios e gestores de escritórios de advocacia precisam contar com uma ferramenta que seja desenvolvida pensando nas necessidades do meio jurídico.
Por exemplo, os clientes têm à disposição relatórios personalizados da ADVBOX. Estes são produzidos em tempo real com os dados colocados no sistema.
Além disso, o benefício de ter uma única ferramenta que integre o escritório permite que os gestores, a equipe da controladoria e o setor financeiro saibam exatamente:
- Quais os advogados que estão com os maiores índices de produtividade;
- Se há clientes inadimplentes;
- Os setores que estão necessitando de mais investimentos.
Além desses exemplos, um software jurídico como é o caso da ADVBOX permite que a gestão financeira do escritório seja feita de maneira simplificada.
Por exemplo, é possível enviar as faturas de pagamento para os clientes de forma direta. Isso é feito sem a necessidade do advogado fazer uma solicitação para o financeiro.
Aliás, os pagamentos estão listados no mesmo ambiente, da mesma forma que se pode acompanhar as despesas com manutenção da estrutura do negócio e com folha de pagamento.
Outro benefício de ter um sistema inteligente no escritório é a possibilidade de cruzar dados que vão responder a dúvidas como a relação entre os processos que mais oferecem rendimento para o escritório e a comparação com o tempo que eles permanecem ativos.
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Imagine ter todos esses benefícios de forma simplificada. Lembre-se que somente por meio da análise das métricas é possível manter a saúde financeira. Isso porque com elas se obtém um panorama claro da produtividade e dos custos do escritório.
Por isso, dê um basta no fato de fechar o mês no vermelho, sem sobrar receita para projetos de investimentos que ampliam os negócios precisa ser uma realidade que fique para trás nos negócios jurídicos.
Afinal, ter uma gestão financeira de escritório de advocacia baseada em métricas é a base informacional que todos os gestores precisam para estar no controle das finanças do seu escritório.
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