Gestão financeira na advocacia: como fazer baseada em dados?

Se não há uma preocupação com a gestão financeira na advocacia, o escritório encontra um platô de crescimento e fica estagnado após um determinado estágio, muitas vezes sem que o gestor consiga perceber o que está acontecendo.

A solução para esta situação é aplicar a metodologia de business intelligence na advocacia, cruzando os dados do produto jurídico (processos ou consultorias) com o financeiro (tempo e honorários) de forma organizada.

É muito trabalhoso, ou quase inviável, fazer isso manualmente, mas com a ADVBOX tudo fica mais fácil.

Quer aprender mais sobre análise de dados na advocacia? Então leia este artigo até o final!

Você também pode assistir a aula sobre Como Evoluir as Finanças do Escritório com o CEO da ADVBOX e da Koetz Advocacia. Caso queira se aprofundar ainda mais pode assistir a Playlist Completa sobre Finanças e Business Intelligence.

Se você acredita que organiza sua gestão financeira na advocacia corretamente, responda essas perguntas:

• Sabe o que fazer para ter um planejamento financeiro e se organizar para o ano seguinte economizando dinheiro?
• Sabe exatamente quanto entra de honorário e quanto sai de despesa?
• Sabe quais os valores futuros que estão para entrar?
• Você ainda usa a planilha do Excel ou um caderno para se organizar?

Para ajudar na resposta dessas perguntas e otimizar suas ações, confira abaixo dicas e estratégias incríveis sobre gestão financeira na advocacia.

Como fazer a gestão de um escritório de advocacia?

Talvez você tenha todas as respostas, talvez não, ou, no mínimo, não tem certeza de todas elas.

Como gestores, acreditamos que devemos “ir fazendo e assim vamos aprendendo com os erros e acertos”, pesquisando em várias fontes ou simplesmente arriscando, certo? Mas esses erros e acertos podem gerar um prejuízo financeiro muito grande.

Contudo, se você não tem controle financeiro em um lugar específico, que você saiba mexer,  você não consegue se organizar. Mas se você souber fazer fica tudo mais fácil e econômico, certo? O que então é preciso acompanhar para o escritório crescer? Vamos para prática:

1. O TEMPO

O tempo é o fator mais importante na advocacia, inclusive mais que o valor dos honorários.

Desse modo, uma ação rápida com um pequeno valor de honorários repetidas vezes gera mais dinheiro em caixa que uma ação demorada com grande valor de honorários.

Portanto, para ter a noção mais correta, calcule os honorários mensais, e inclua nessa conta o tempo que demora na prospecção dos clientes (ciclo de fechamento do contrato).

2. OS CUSTOS

Muitos escritórios acreditam que os custos em um escritório são pequenos, especialmente individualizando-os por processo. Isso é verdade, entretanto, com o tempo, esses custos crescem exponencialmente e impactam na lucratividade, podendo até causar prejuízo em alguns tipos de ação.

Isto é, ter processos que geram prejuízo ou que só empatam nos custos e honorários é uma trava imensa no crescimento. Você deve eliminar essas ações.

É importante ressaltar que cada escritório tem habilidades e conhecimentos para lidar com tipos de ação diferentes, e o que pode ter um alto custo para um, pode ter um baixo custo para outro.

Conheça seus custos por tipo de ação ou por área do Direito.

3. OS HONORÁRIOS

Os honorários contabilizados em um total enganam. Por isso, o correto é sempre saber qual foi o valor de honorários mensal em um processo.

O mesmo serve para analisar os tipos de ação em que se atua, e a área do Direito (grupos de ação).

4. PRODUTIVIDADE

De 50 a 70% do investimento do escritório é em mão de obra. Por isso, uma gestão financeira na advocacia que seja saudável depende da alta produtividade da equipe.

Uma equipe que seja improdutiva, e isso significa que ela gere menos do que 3 vezes o valor da folha anual em honorários anuais, irá comprometer o crescimento do escritório e sua estabilidade financeira.

Por isso, o sistema de pontuação por tarefas é tão importante e revolucionário, pois consegue manter a equipe sempre ativa e motivada.

O que é gestão financeira?

Gestão financeira é o conjunto de práticas e métodos que permitem aos escritórios de advocacia ter controle sobre suas atividades financeiras.

Em primeiro lugar, é necessário pensar estrategicamente, pensando em crescimento ou em manutenção do nível de estoque de processos. Os investidores separam essas duas realidades em “escritórios de investimentos ou escritórios de dividendos”

Assim, se o escritório está voltado para crescer, é preciso planejar os investimentos em marketing e fechamento de contratos, e aumentar o orçamento dessa área.

É provável que a margem de lucro fique reduzida neste período ou nem exista, e os sócios devem planejar viver apenas com o pró-labore.

Em uma fase de manutenção do tamanho do escritório com mesmo nível de estoque, o investimento mensal em prospecção de clientes é menor e, além disso, o pró-labore é mais comum que os sócios percebam maiores lucros.

Mas quando a banca já é média ou grande e se planeja a voltar a crescer, a estratégia financeira precisa acompanhar.

Nos dois casos, é extremamente relevante a criação de um orçamento anual no início do ano, não importa o tamanho do seu escritório. Um orçamento realista, que conte com honorários esperadas e sem otimismo, para planejar os custos de forma racional.

Como gerenciar um escritório?

A análise financeira é fundamental para identificar a lucratividade do seu negócio. A fim de realizá-la basta subtrair as despesas do valor de honorário. Se o resultado obtido for positivo, é sinal de que o financeiro está indo bem.

No entanto, se o valor for negativo, significa que há prejuízos e deve se buscar meios de reverter esta situação.

No modelo de Escritório de Crescimento você precisa buscar se manter próximo do ponto de equilíbrio (despesas e honorários aproximados) mas nem sempre vai ser possível.

Você verá um financeiro dessa forma:

Como visualizar o Modelo de Escritório de Crescimento para uma gestão financeira na advocacia?

Você parte de um momento em que o investimento é necessariamente maior que os honorários, e o objetivo nesse momento é equilibrar as finanças.

Não é ruim neste momento se comprometer com empréstimos e fazer dívidas para tracionar o seu escritório, ao contrário, é o correto. Entretanto, é a hora de ter cuidado com os juros, e investir totalmente em prospecção de bons casos.

Já em um escritório consolidado, que não está em fase de expansão mas de melhoria e fortalecimento da posição. Nesse momento os custos crescem mas não tanto quanto os honorários.

Através de planilhas no Excel ou apps para gerenciamento financeiro, o controle das rendas e despesas do escritório deve ser diário, além de gerar um relatório completo no final do mês.

Em contrapartida, caso ocorra o contrário, as chances de colocar o escritório em problemas financeiros aumenta significativamente.

Afinal, não olhar para uma questão, como a financeira, só faz com que ela cresça negativamente.

Como já comentamos aqui no blog, no caso dos escritórios de advocacia, verificar e registrar honorários recebidos, anotar despesas e controlar melhor o fluxo de caixa é essencial.

Após reunir essas informações e organizá-las de forma lógica, será necessário gerar relatórios de acordo com os seus objetivos e necessidades. Esses relatórios serão um guia para o planejamento a ser realizado.

Quais os tipos de relatórios financeiros?

Por isso, listamos nesta publicação os 5 tipos de relatórios indispensáveis para controle das finanças nos escritórios de advocacia:

1. Relatório de Receitas e Despesas por competência (mês de vencimento): mostra o faturamento por mês para que se identifique os períodos de aumento ou queda de honorários;

2. Relatório de Fechamentos Mensais: classifica os clientes novos por mês e por ano ou clientes mais representativos para o escritório;

3. Controle de fluxo de caixa: mostra em detalhes todos os lançamentos financeiros, de entradas e saídas;

4. Folha de Pagamento (acesse o modelo): exibe todos os títulos que o escritório tem para pagamento e também recebimento de honorários em um determinado período;

5. Controle por categoria financeira (Plano de Contas): detalha os gastos do escritório por categorias ou centro de custos.

Quais são os desafios da gestão de escritórios de advocacia?

Os maiores desafios da gestão financeira na advocacia está na tomada de decisões.

A contabilidade para escritórios de advocacia ajuda a tomar importantes decisões, como corte de gastos e investimentos. Além disso, ela coleta todos os dados econômicos, de forma em que possam ser mensurados monetariamente, registrando-os.

Assim, a contabilidade realizada através da digitalização do escritório de advocacia possibilita sumarizar os dados econômicos em forma de relatórios visuais automaticamente, ou de comunicados, que contribuem para uma tomada de decisões ainda mais rápida e facilitada.

Além disso, para quem pensa em expandir o escritório, estar com ele devidamente regularizado é essencial.

Inclusive, é através da contabilidade que são superadas as dificuldades de regularização, obtendo uma documentação comprobatória necessária para o escritório como instrumento de controle, defesa ou preservação de patrimônio.

Abaixo, fizemos uma relação das atividades de contabilidade que se fazem necessárias para um escritório de advocacia:

Vantagens de contratar uma boa contabilidade para os escritórios de advocacia:

• Regime de tributação para escritório: Com o auxílio dos profissionais desta área é possível escolher o melhor regime de tributação para a formalização de seu escritório. Entretanto, se o escritório já está em atividade, a assessoria pode ajudar com a escolha do melhor regime de acordo com estudos e projeções;
• Atuação de acordo com a Legislação: As legislações tributárias e trabalhistas têm passado por diversas mudanças nos últimos tempos, exigindo muita atenção dos profissionais da área em relação a atualização das informações do escritório.
• Melhoria no processo de gestão do escritório de advocacia: Com isso, os escritórios buscam os serviços de contabilidade para escritórios de advocacia que garantem atualização constante e sempre de acordo com as últimas regras estabelecidas, o que é essencial para evitar problemas futuros com órgãos fiscalizadores. Os processos continuam andando, o trabalho só aumentou, mas com certeza o fluxo de recebimentos de honorários está mais lento em seu escritório. Caso contrário, sinta-se um privilegiado. Se a sua realidade é exatamente essa, e você está aí focado em cortar gastos, saiba que a solução pode estar, na verdade, em racionalizar custos de escritório.

Quais os custos de um escritório de advocacia?

Todo escritório de advocacia é refém de muitos custos, porém existem algumas dicas que podem ajudar na otimização dos mesmo:

1. Automatizar o envio de informações aos clientes com a funcionalidade de enviar SMS e e-mails automaticamente, a fim de informar o seu cliente quando ocorrem andamentos processuais. Isso reduz de 40 a 70% a presença dos clientes no escritório e a demanda de tempo no atendimento, liberando advogado e secretária para focar em outros serviços;
2. Instalar a tela de consulta do cliente ao processo no site do seu escritório, essa ferramenta é fornecida pela AdvBox e também contribui para a solução acima.
3. Comece a advogar em rede, estabelecendo parcerias com escritórios especializados e mantendo o controle total destes processos através do sistema de compartilhamento de clientes com outros escritórios – funcionalidade que só a ADVBOX possui no Brasil.
4. Opte pela gestão de documentos na nuvem – além de ser mais barato e eficiente que usar um pen drive, você ainda se salva de inúmeros transtornos por não possuir os documentos disponíveis em qualquer lugar a qualquer momento.
5. Descubra onde estão os maiores custos ao conseguir medir quem mais produz e quem está menos motivado através do acompanhamento de produtividade por pontos mais simples que existe para advocacia.
6. Troque de aplicativo, caso seu escritório já seja usuário de um sistema de gestão de processos, repense em todos os benefícios que a ADVBOX proporciona e veja que com o valor que vem pagando, é possível implementar nosso software e, assim, racionalizar custos de escritório. 

Dissemine a ideia

Você pode realizar uma análise completa e aprofundada dos custos do seu escritório, bem como aplicar todas as dicas que demos nesse post, além de elaborar um planejamento avançado de racionalização de custos.

Mas o que acontece se sua equipe não estiver por dentro de tais políticas?

É fundamental disseminar a ideia. Você precisa garantir que todos os colaboradores estejam cientes daquilo que você planejou, do contrário, eles continuarão exercendo velhos hábitos que afundam o escritório em custos desnecessários.

Automatizando o seu gerenciamento e análise financeira

Automatizar o gerenciamento significa gerar relatórios e dados para análise e acompanhamento de forma mais facilitada.

Através dessa prática, o advogado pode diminuir sua carga de trabalho com a segurança de que obterá as informações necessárias para manter a saúde financeira do seu negócio, sem gerar dores de cabeça futuras.

Procure uma ferramenta de gestão financeira digital para obter de forma integrada e centralizadas todas as informações financeiras, automatizando cálculos, projeções e emissões de relatórios para trabalhar a inteligência de negócio (business intelligence) do seu escritório.

Recursos da ADVBOX para Gestão Financeira na advocacia

Você já deve ter ouvido falar do quanto dizer que não tem dinheiro para algo pode ser prejudicial para você e seu negócio, acarretando na falência do seu escritório ou travando o seu progresso.

Um planejamento financeiro eficiente é o caminho para evitar essa situação. Um caminho mais viável do que muitos imaginam.

Você pode fazer seu planejamento financeiro de forma completa e descomplicada com a ADVBOX, e mais! Ir além de “resolver problemas”, alcançando diversas vantagens para o seu escritório. Veja algumas:

1. Ter relatórios financeiros gerais ou individualizados por processo

Organizar as despesas e os honorários do escritório é o primeiro passo para uma gestão eficiente.

Na ADVBOX, você consegue fazer lançamentos destes dois tipos tanto no menu financeiro principal quanto nos processos dos seus clientes. Isso permite que você consiga ter uma gerência mais abrangente ao mesmo tempo em que tem uma mais específica.

Ter relatórios financeiros de cada processo lhe permite ter uma visão bem mais detalhada de cada caso, prestar contas para o seu cliente ou até mesmo fazer as cobranças de forma mais correta.

É claro que todos os lançamentos feitos nos processos terão comunicação com o menu financeiro principal. Afinal, você precisa saber quais receitas e despesas vêm acontecendo nas suas causas.

E no menu financeiro principal você poderá emitir relatórios gerais, que podem até mesmo serem enviados para o seu contador para fins de declaração do Imposto de Renda.

Assim, com uma visão micro e macro das finanças do seu escritório, organizada em relatórios, ficará muito mais fácil até mesmo saber quais são seus custos fixos e quanto você tem de lucro.

Gerir os lucros e investimentos

Falar de lucros é uma coisa muito importante. Até porque não é só de pagar contas que vive o homem (ou o negócio).

É com base na gestão eficiente você vai conseguir saber quanto você tem de dinheiro comprometido com contas a pagar e quanto tem de lucro.

Mas você também precisa saber o que fará com este lucro, não é mesmo?

Uma parte, por óbvio, poderá ser dividida entre os sócios. E com essa divisão registrada de forma visível e organizada, deixará todos tranquilos e cientes de que a distribuição foi feita da forma correta.

Outra parte deverá ser reservada para investimentos.

Sim! Ter dinheiro disponível para investir em melhorias, marketing e contratações para o escritório, contribuirá e muito para o crescimento.

Fará com que seu negócio saia da inércia, ganhe destaque no mercado, gere novos clientes e, é claro, mais lucro.

Então… como chegar a tudo isso? Muito simples.

Na ADVBOX, você poderá criar categorias financeiras e as utilizar para fazer os lançamentos. Dentro dessas categorias, você poderá inserir tanto a “divisão do lucro” entre os sócios, quanto a destinação do lucro nos investimentos (como “compra de móveis novos”, “mídias sociais” ou “novas contratações”).

Essa diferenciação permitirá uma um amplo planejamento financeiro e de gestão e deixará mais visível o que está sendo feito com estes valores.

Controlar os honorários e recebimentos futuros

A principal fonte de renda dos advogados são honorários. A melhor forma de controlar as receitas é não receber dinheiro em mãos, por isso aconselhamos o recebimento automatizado por boleto ou cartão de crédito.

Com o fato de não se ter uma renda fixa, seria ótimo conseguir ter algum tipo de planejamento para o futuro certo?

Saber os honorários que tem a receber futuramente lhe permitirá uma organização eficiente para manutenção do escritório, possibilidade de investimentos, necessidade de retenção de custos, ou até mesmo se você poderá fazer aquela viagem a tanto tempo desejada.

Controlar seus honorários é o mesmo que controlar o seu negócio e a sua vida, trazendo muito mais tranquilidade para você.

A advocacia digital deve vir acompanhada de uma gestão financeira também digital, eficiente, prática e de fácil utilização. Você pode ter todas essas vantagens usando a ADVBOX.

Comece a usar agora e descubra tudo que você pode alcançar com este planejamento financeiro.

Que tal conhecer o software jurídico ADVBOX? Acesse o teste gratuito e visualize todos os benefícios para seu escritório!