A prática da Governança Corporativa nas empresas e instituições não é nova. Contudo, a sua importância ao longo dos últimos anos vem crescendo vorazmente, assim como sua implementação em escritórios de advocacia.
O Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) conceitua a governança corporativa como um “sistema pelo qual as empresas e demais organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas, envolvendo os relacionamentos entre sócios, conselho de administração, diretoria, órgãos de fiscalização e controle e demais partes interessadas”.
Em outras palavras, a Governança Corporativa envolve a maneira como se dão as relações de poder e de gestão de uma corporação.
Além disso, esse modelo é responsável ainda por todo o desdobramento dessas relações de poder e gestão por toda a companhia, desde o topo até a ponta. Dessa forma, a Governança Corporativa pode representar a diferença entre o sucesso ou fracasso de qualquer negócio.
O que faz a área de governança?
Neste aspecto, o escritório de advocacia não se diferencia em nada de qualquer outra corporação, salvo pela capacidade jurídica de seus sócios. Assim, esse arranjo pode trazer um grau de sofisticação maior nas relações entre os sócios.
O nível de maturidade administrativa de um escritório de advocacia está diretamente ligado ao grau de sofisticação das relações de poder e de gestão dessa sociedade. É fundamental para qualquer sociedade que pretenda permanecer no jogo, manter um bom nível de governança.
Se, por algum acaso, você faz parte de um departamento jurídico de uma grande empresa, então esse artigo também é pra você. Provavelmente sua companhia já possui um modelo de Governança Corporativa rodando e esse texto será extremamente útil para que você o compreende melhor.
Então, que critérios devo observar? Como o software jurídico pode ajudar meu escritório ou meu departamento jurídico?
Primordialmente, para alcançar um bom nível de governança na sua sociedade, é preciso observar alguns princípios básicos de Governança Corporativa.
1. Transparência
Todos os sócios devem ter acesso às informações relevantes do escritório. Contudo, observe que estamos falando não apenas de manter uma base de dados acessível. Mais importante do que isso é fornecer informações de qualidade que possam ser úteis ao desenvolvimento da sociedade.
O melhor software jurídico é aquele que permite o acesso a uma base de dados confiável dos seus clientes, dos processos e do funcionamento da rotina do escritório.
Além disso, é necessário haver uma estrutura de B. I. (Business Intelligence) que possa agregar inteligência aos processos internos do escritório. Em outras palavras, não adianta ter um volume relevante de dados se você não transformá-lo em inteligência.
Os relatórios do software jurídico devem auxiliá-lo nesse quesito. Pode parecer óbvio, mas nem sempre é o que acontece. Desse modo, o mais importante na escolha do software jurídico é saber se os relatórios disponíveis realmente serão úteis.
Neste quesito vale lembrar a máxima que diz que” o bom é inimigo do ótimo”. Ou seja, Melhor e mais urgente do que ter um grande volume de relatórios é ter a certeza que esses relatórios poderão agregar valor à dinâmica do escritório.
Abaixo listamos alguns exemplos de relatórios que podem realmente agregar valor:
- Tempo médio das demandas processuais;
- Custo de aquisição de clientes (CAC);
- Produtividade média individual e de equipe;
- Média de honorários por grupos de ação, entre outros.
Mas atenção, estes são exemplos de indicadores bem básicos. Se, atualmente, você não mede nem estes, então pode estar perdendo uma grande oportunidade e, inclusive, pondo sua sociedade em risco.
2. Equidade
A equidade caracteriza-se pelo tratamento justo e isonômico de todos os sócios e demais partes interessadas. Deve-se levar em consideração não apenas seus direitos e deveres, mas também necessidades, interesses e expectativas.
Em uma sociedade de advocacia que deve buscar a justiça de maneira incansável, como ser mais justo com cada sócio? Como ser mais justo com cada associado? Qual o melhor software jurídico pra isso?
No cenário atual não faz mais sentido que um software jurídico proporcione apenas controle de prazos processuais. Se seu software jurídico não controla a produtividade do seu time, já passou do tempo de buscar uma nova ferramenta.
A percepção de meritocracia pelo time é fundamental para o crescimento da sua sociedade.
De maneira simples, meritocracia nada mais é que o reconhecimento pelo esforço empreendido. Esse reconhecimento pode se dar de várias formas, mas sabe como nunca vai haver meritocracia? Se não houver medição do esforço individual de cama membro da equipe.
Um time que não é medido não vê seu esforço, e, como não tem base de comparação, também não é visto pelo seu gestor.
Um método bastante inovador de medição da produtividade é o sistema Taskscore. Esse sistema aplica a o sistema de gameficação em sua abordagem e utiliza a pontuação por tarefas para isso. Dessa forma, a busca por produtividade se torna muito mais intuitiva e dinâmica.
3. Prestação de Contas Responsável (Accountability)
Para que não se tenha consequências legais indesejadas é essencial um bom controle de contas.
Os sócios do escritório precisam prestar contas de sua atuação de forma clara, concisa e assertiva. Ou seja, eles devem assumir integralmente as consequências de seus atos e omissões.
É necessário, portanto, agir com diligência e responsabilidade quanto ao seu papel na sociedade jurídica.
Ok, você agora vai dizer que seu contador cuida disso pra você, não é isso?
Mas é importante lembrar que a responsabilidade de fornecer os dados corretos é dos sócios. Mais do que isso, a responsabilidade pela assertividade da prestação de contas é personalíssima e não pode ser delegada ao contador.
Então sua próxima pergunta será: O que o software jurídico ideal deve proporcionar no quesito accountability? Veja a resposta abaixo:
- Folha de pagamento: O relatório de folha de pagamento precisa ser impecável. Nessa altura do campeonato, você não pode aceitar qualquer falha neste recurso. Confira o post em nosso blog de como ter um fluxo de caixa saudável e evitar maiores problemas.
- Demonstrativos de Resultado de Exercício: Essencial para saber se o seu escritório dá lucro ou acumula prejuízos.
- Receitas e Despesas: Este relatório é importante não só para a gestão financeira de rotina, mas também para declaração do imposto de renda.
Saiba mais sobre os relatórios essenciais para um escritório de advocacia.
4. Responsabilidade Corporativa
Todos os sócios e associados devem zelar pela viabilidade da sociedade, isso é certo.
Entretanto, para que você obtenha um bom nível de governança corporativa, não basta que apenas os sócios estejam focados na viabilidade da sociedade, todos os colaboradores precisam cultivar a cultura de zelo pela saúde financeira e administrativa do escritório.
Quais são os softwares jurídicos?
Para que você consiga mudar a cultura organizacional da sociedade jurídica você precisará de ferramentas que facilitem a obtenção desse resultado.
Para isso é importante contar com um software jurídico que possibilite rastrear todo o histórico de movimentação da rotina do seu escritório, no qual seja possível auditar procedimentos realizados por cada membro da equipe.
Sem isso torna-se praticamente impossível fazer uma gestão da responsabilidade de cada colaborador que seja tão eficiente quanto necessário. Desse modo, se torna bem mais difícil a implantação de uma cultura organizacional responsável.
Uma dica extra pra você que leu até aqui! A maioria dos softwares jurídicos existentes no mercado cobra por usuário adicionado, isso pode encarecer bastante a mensalidade da plataforma.
Ou seja, dê preferência a softwares que não cobrem por usuário, o que torna mais viável que cada colaborador possua um usuário individual. Assim, o sistema permitirá a você monitorar sistemicamente os procedimentos de cada colaborador.
Além disso, todos esses recursos que mencionei são funções que, infelizmente, um software jurídico gratuito não fará por você. Então avalie a possibilidade de despender de algum orçamento para adquirir um bom software.
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