Todo trabalhador, ao iniciar em uma empresa, precisa absorver a cultura e os processos operacionais dela, ou seja passar pelo onboarding. Assim, como uma empresa, escritórios de advocacia também devem focar no processo de onboarding de colaboradores.
Tal processo, se feito de forma adequada, garante a integração e engajamento dos colaboradores, que atingem ainda um desempenho ideal nas suas atividades e, consequentemente, contribuem para a produtividade e sucesso do escritório.
Assim, esse post vai mostrar:
- O que é onboarding de boas-vindas?
- Quais são os 4 C’s do onboarding?
- O que deve ter em um onboarding?
- Qual o objetivo principal do onboarding em um escritório de advocacia?
- Quanto tempo deve durar o processo de onboarding?
- Como transmitir a cultura do escritório durante o onboarding?
- Como fazer onboarding de colaboradores em um escritório de advocacia?
- Como adaptar o onboarding para diferentes gerações?
Siga a leitura deste artigo e veja como realizar o treinamento de integração de seus colaboradores do escritório.
O que é onboarding de boas-vindas?
O onboarding de boas-vindas é o momento inicial deste processo de integração do funcionário, fazendo com que ele mergulhe na cultura, valores e atividades da organização desde o primeiro dia de trabalho.
Expressão vinda do inglês (to board=embarcar), o onboarding de boas-vindas se aproveita da motivação e da receptividade do colaborador logo após a contratação.
Assim, fica mais fácil que este processo marque positivamente o trabalhador que sente-se parte da equipe desde o primeiro momento e acaba se adaptando mais rápido.
Quais são os 4 C’s do onboarding?
Conformidade, Clarificação, Cultura e Conexão são os 4Cs do onboarding. Em suma, cada um dos Cs é fundamental para que os novos colaboradores compreendam todas as normas do escritório.
Como resultado, a integração será um sucesso e eles se sentirão acolhidos pela empresa.
Veja como cada C funciona:
- Conformidade: são as instruções sobre o que é permitido e o que não é na empresa
- Clarificação: esclarecimento sobre o trabalho a ser desenvolvido e sobre as expectativas quanto ao colaborador,
- Cultura: introduz o novo funcionário na cultura do escritório, incluindo valores e normas.
- Conexão: apresenta as relações interpessoais que farão parte do dia a dia do novo funcionário.
Qual a diferença entre integração e onboarding?
Não existe muita diferença entre eles, pois estão relacionados.
A integração diz respeito ao processo inicial do onboarding que insere o colaborador
nos valores e cultura da empresa, situando-o sobre como a empresa funciona.
Por sua vez, o onboarding segue no processo de integração, mas orientando e preparando de forma específica os novos colaboradores para seus cargos e tarefas.
O que deve ter em um onboarding?
Um onboarding deve incluir várias tarefas iniciais e também contínuas, abordando tanto a cultura da empresa como as atividades específicas do colaborador.
A seguir, veja detalhes sobre as tarefas:
- Treinamento: funcionários recém-chegados são orientados e treinados sobre a política da empresa e sobre a expectativas dela em relação ao seu desempenho.
- Recepção: novos colaboradores devem ser recebidos por vários grupos com os quais irão se relacionar como DP e equipes.
- Apresentação: aos novos contratados mostram-se a missão, a visão e os valores da empresa, em uma formato de fácil compreensão.
- Integração: são realizadas ações de integração com os demais colaboradores da empresa.
- Personalização: a atividade de onboarding é personalizada, levando em consideração o cargo do funcionário.
- Contínua: periodicamente o onboarding deve trazer novas ações junto aos novos colaboradores.
Quais são as etapas do onboarding?
O onboarding deve iniciar logo no início da contratação do novo funcionário e, apesar de não ter um período certo para durar, ele inclui várias etapas como pré-onboarding, boas-vindas, apresentação da empresa, treinamento técnico, integração à cultura organizacional, acompanhamento e feedback.
Na sequência, veja melhor quais são estas etapas:
Pré-onboarding
O pré-onboarding compreende o período de aceitação do emprego até o primeiro dia de trabalho. Toda a ação aqui é focada em acolher e informar o trabalhador antes de ele iniciar suas atividades.
Essa etapa envolve algumas ações como:
- Mensagens de boas-vindas com orientações sobre o primeiro dia de trabalho.
- Envio de materiais sobre a empresa com sua política e valores.
- Inclusão de dinâmicas de grupo para apresentação e descontração.
Portanto, o pré-onboarding é uma etapa fundamental para a inserção leve e adequada para a nova atividade e o novo ambiente de trabalho.
Boas-vindas
Após o pré-onboarding, as boas-vindas é a etapa calorosa de recepção do novo funcionário, oferecendo um ambiente acolhedor e agradável já na primeira impressão.
Nessa recepção explica-se a ele sobre a estrutura organizacional da empresa e apresenta-se o funcionário aos colegas de trabalho.
Apresentação da empresa
Após as boas-vindas é hora de falar sobre a empresa e sua trajetória.
Assim, o profissional fica por dentro da história do escritório, sua atuação no mercado e como ele pode contribuir para o sucesso da empresa.
Treinamento técnico
Todos os novos colaboradores passam por capacitações quanto à empresa (políticas de segurança), mas também direcionados quanto ao seu cargo.
Nesse sentido, eles são treinados em processos internos e procedimentos de trabalho, por exemplo. Assim, exercem melhor as funções para as quais foram destinados.
Integração à cultura organizacional
Explicações sobre missão, visão e valores do escritório são importantes no processo de onboarding de novos colaboradores recém-contratados para destacar a cultura organizacional entre eles.
Consequentemente, eles absorverão a importância das informações e adotarão o comportamento e postura profissional desejados e condizentes com a cultura do escritório.
Acompanhamento e feedback
O processo de onboarding de colaboradores e seu acompanhamento não se limita aos primeiros dias. Por isso, é fundamental que os novos colaboradores tenham um suporte nas primeiras semanas de trabalho.
Ou seja, os gestores precisam acompanhar continuamente este colaborador, oferecendo apoio e esclarecendo dúvidas. Desta forma, o novo contratado não se sentirá só, mas sim respeitado e acolhido. Ademais, estará tranquilo quanto ao novo cargo e atividades, desempenhando-as de forma segura e com eficiência.
É importante também para o funcionário não só o suporte sobre suas atividades, mas ter um espaço para que ele possa dar um feedback sobre o treinamento ao longo do processo.
Qual o objetivo principal do onboarding em um escritório de advocacia?
O processo de onboarding de colaboradores em um escritório de advocacia é uma tarefa destinada ao setor de Recursos Humanos, cujo objetivo principal é auxiliar os novos colaboradores na adaptação quanto à cultura e processo de trabalho.
Com isso, o escritório só tem a ganhar, reduzindo a rotatividade, aumentando a produtividade, retendo talentos e aumentando o senso de valorização dos recém-contratados.
Como o colaborador pode ter um bom desempenho?
São inúmeros os fatores que levam os colaboradores a ter um bom desempenho. Em primeiro lugar, entender claramente a cultura organizacional, suas novas funções e expectativas quanto ao seu trabalho são de grande ajuda.
Em segundo lugar, ter um diálogo com seu supervisor que o acompanhará e auxiliará no processo de onboarding e dará feedback construtivo ao processo de aprendizagem do novo colaborador.
Além disso, o sucesso no trabalho pode incluir o uso de tecnologias como o treinamento sobre softwares usados pelo escritório que auxiliam na gestão e produtividade jurídica.
Quanto tempo deve durar o processo de onboarding?
Recomenda-se, pelo menos, três meses para o processo de onboarding de colaboradores, embora o tempo varie bastante de acordo com o segmento, levando de algumas semanas a alguns meses.
Porém, nunca deve se encerrar o processo após um a dois dias, pois este é um tempo insuficiente para conseguir orientar e engajar os colaboradores.
Importante destacar que ele comece cedo, logo após a contratação, aproveitando a motivação e receptividade do novo colaborador.
Ademais, é importante pensar o onboarding a longo prazo, terminando só quando o funcionário estiver totalmente integrado à cultura e processo do escritório.
Como transmitir a cultura do escritório durante o onboarding?
A transmissão da cultura do escritório deve priorizar um formato informativo, mas também acolhedor durante o processo de onboarding dos colaboradores, assim eles terão apreço pela empresa e pelo que é repassado.
Tour pela empresa, esclarecimento de dúvidas e apresentação das habilidades e condutas necessárias para a atividade desempenhada são bons começos para esta transmissão de sucesso.
Como fazer onboarding de colaboradores em um escritório de advocacia?
O processo de onboarding de colaboradores em um escritório jurídico é feito por etapas ao longo de dias, semanas, até o final do treinamento.
Portanto, nesse período, são muitas atividades que podem ser divididas desta forma:
Primeiro dia
Você lembra do seu primeiro dia no escritório? Pois é, tudo o que se quer é aprender e fazer um bom trabalho, e quando a recepção é acolhedora este processo se torna mais fácil.
O primeiro dia é determinante para o processo de onboarding de colaboradores, pois é ali que se causa uma boa impressão de quem contrata e de quem é contratado.
Diante disso, seguem algumas dicas de recepção no primeiro dia:
- Destacar alguém do Departamento Pessoal ou do Recursos Humanos do escritório para receber o funcionário e elucidar perguntas iniciais.
- Oferecer um kit de boas-vindas com diversos acessórios de trabalho como blocos, canetas e manuais de trabalho.
- Providenciar um espaço de trabalho adequado ao novo colaborador, inclusive com todos os materiais que ele necessite.
- Fazer um tour pelo escritório, mostrando todos os espaços, em especial os locais que o colaborador vai frequentar em seu dia a dia.
- Apresentar ao funcionário toda política organizacional do escritório incluindo normas de comportamento.
- Promover integração entre os colaboradores no sentido de fomentar o bom convívio entre eles.
- Auxiliar o funcionário na revisão de suas atividades estabelecendo um foco inicial de trabalho.
Segundo dia
Convidar o fundador ou diretor-presidente para falar do histórico do escritório, sua cultura, valores, modelo de atuação e público-alvo.
Neste momento, pode-se ainda abordar como se realizam os processos de trabalho e quem é responsável por cada etapa dentro dele.
É uma forma de mostrar um pouco mais onde o funcionário vai trabalhar e como.
Terceiro dia
O terceiro dia dedica–se à prática da atividade jurídica, abordando todo o processo de atendimento ao cliente e normas para que esta prestação de serviço seja de qualidade.
Ademais, nesse dia, também se explica sobre a controladoria jurídica, ou seja, todo o processo que gerencie e controle as atividades jurídicas do escritório, como organização de documentos, acompanhamento de prazos e elaboração de petições.
Isso tudo com o intuito de garantir a eficiência e organização destas atividades.
Quarto dia
Dedica-se o quarto dia à abordagem da estratégia comercial do escritório e de marketing jurídico, em especial o marketing de conteúdo. Afinal, é preciso saber de que forma a empresa capta clientes.
Nesse sentido, aproveita-se para tratar da negociação de contratos, processo fundamental na atividade jurídica entre advogado e cliente.
Quinto dia
O último dia se dedica a uma abordagem geral sobre as normas e princípios jurídicos com os quais o funcionário irá atuar no escritório, assim como os materiais de apoio para o trabalho, entre eles livros e artigos.
Dentro disso, é entregue um plano de estudos de toda esta legislação para que o colaborador mergulhe e tenha autonomia no trabalho na área.
Primeira semana no Onboarding
A primeira semana de processo onboarding de colaboradores é voltada para a integração e aculturamento do funcionário no sistema do escritório. Ou seja, que ele sinta-se bem-vindo, informado e preparado para todas as demandas que virão desde o momento em que foi contratado.
Para isso, essa semana deve envolver também acompanhamento do funcionário na elucidação de dúvidas, feedback constante e uma comunicação clara dos gestores e dinâmicas de equipe para compreender a rotina da empresa.
Fim do Onboarding
O final do onboarding deve durar o tempo de experiência do colaborador, ou seja três meses, por isso a necessidade de acompanhamento contínuo do processo.
Finalizando o período, encerra-se o processo de onboarding de colaboradores, com avaliação feita pelo gestor do novo colaborador.
Como adaptar o onboarding para diferentes gerações?
Adapta-se o onboarding para diferentes gerações a partir da identificação daquilo que motiva cada uma, como, por exemplo, bonificações e períodos de descanso.
Só exemplificado, para a geração Z é importante ser transparente quanto aos valores da empresa e seu impacto social
Por sua vez, a geração Y se motiva com culturas empresariais que invistam no uso de tecnologias, especialmente virtuais, no processo de trabalho.
Conclusão
O processo onboarding de colaboradores na área jurídica vem para trazer benefícios não só ao novo colaborador, como também ao escritório que terá um profissional engajado e comprometido desde o momento da contratação.
Para isso, o escritório deve dividir o processo em etapas com atividades como pré-onboarding, boas-vindas, apresentação da empresa, treinamento técnico, integração à cultura organizacional e acompanhamento e feedback.
Fique por dentro e saiba como organizar o onboarding do escritório com os conteúdos da ADVBOX no Canal do YouTube.
No episódio O Segredo do Onboarding Eficiente você saberá as vantagens dos escritórios de advocacia possuírem um treinamento inicial onboarding, bem como o passo a passo para realizá-lo.
