No dia a dia acelerado da advocacia, é crucial buscar maneiras de ser mais produtivo e eficiente na organização do escritório. Nesse sentido, estratégias práticas, como controladoria jurídica e a habilidade de delegar tarefas, desempenham um papel central.
Este percurso de otimização do escritório não só amplifica os resultados, mas também estabelece uma base sólida para enfrentar os desafios do cenário jurídico atual.
Acompanhe conosco essa jornada, onde a eficácia na delegação e as práticas de controladoria jurídica convergem para impulsionar a alta produtividade na advocacia.
A princípio, vamos analisar alguns conceitos básicos para entender como podemos utilizar novas ferramentas e estratégias de organização para impulsionar resultados.
Como funciona a estrutura de um escritório de advocacia?
Os escritórios de advocacia abrangem uma ampla variedade de serviços, desde a representação em processos judiciais, administrativos ou extrajudiciais até a elaboração de contratos e outras atividades.
Sua dinâmica varia conforme o tamanho e as áreas de atuação, e sua gestão pode ser mais ou menos complexa, dependendo dessas particularidades.
Ou seja, é crucial considerar que a Justiça no Brasil ainda apresenta muita burocracia, refletindo na administração dos escritórios de advocacia. Apesar disso, espera-se uma redução gradual desses entraves com o tempo e a informatização dos processos.
Alternativas como arbitragem e mediação já contribuem para diminuir a quantidade de processos nos tribunais, proporcionando respostas mais rápidas e eficientes para os clientes. A gestão de escritórios de advocacia também enfrenta o constante aumento do número de advogados no Brasil.
No entanto, esse crescimento está atrelado à crescente demanda por serviços jurídicos especializados, destacando a importância da organização do escritório para enfrentar esses desafios e atender eficientemente às necessidades dos clientes.
Como organizar um escritório de advocacia?
O mercado jurídico exige a adoção de práticas modernas, destacando a importância da informatização do sistema jurídico e a evolução na interação entre advogados e clientes. Para tanto é preciso organização e planejamento na hora de organizar um escritório de advocacia.
A movimentação de capital de um escritório, por exemplo, pode envolver receitas provenientes de honorários, investimentos, venda de materiais e consultoria/assessoria para empresas. Por isso, é importante ter um setor responsável que mantenha o controle de gastos e investimentos.
Além disso, manter um banco de dados atualizado é crucial para o desempenho eficiente de um escritório de advocacia. A organização do escritório em meio a esses aspectos financeiros e operacionais é complexa, por isso muitos optam pela implementação de uma Controladoria Jurídica.
O que a controladoria jurídica faz?
A Controladoria Jurídica (CJ) desempenha um papel estratégico, focado no controle e organização das atividades do escritório de advocacia. A atuação da Controladoria Jurídica segue uma padronização e parametrização para evitar conflitos de informações entre os diversos setores.
Além disso, a Controladoria Jurídica concentra-se em atividades cruciais, como a contratação de correspondentes, digitalização de documentos e análise de desempenho da equipe. O setor define metas e prazos, orientando as próximas ações do escritório e garantindo a transparência e qualidade dos serviços.
A avaliação de qualidade envolve a apresentação de números aos gestores, analisando se as metas estão sendo cumpridas dentro do prazo estipulado e se os investimentos estão proporcionando retorno.
Para uma gestão mais eficiente desses dados, é crucial utilizar a ferramenta de Business Intelligence (BI). Utilizando indicadores de desempenho, o BI oferece insights sobre os resultados do escritório, contribuindo para a assertividade e organização dos dados internos da Controladoria Jurídica.
Onde a controladoria atua?
A Controladoria Jurídica se destaca como um setor estratégico que aprimora o funcionamento do escritório, implementando estratégias para otimizar o aproveitamento do tempo.
Essa otimização é possível graças ao fornecimento de informações quantitativas e qualitativas sobre a produtividade da equipe, cumprimento de prazos e resultados alcançados em diversas ações.
A excelência nas rotinas jurídicas é assegurada por meio do investimento na eficácia da equipe e na gestão eficiente dos prazos. A responsabilidade da Controladoria Jurídica abrange a gestão das atividades e processos no escritório, buscando uniformizar procedimentos para manter a organização.
A atuação da Controladoria Jurídica pode ser compreendida em:
1. Organização do escritório
- Conservação da organização, adotando padrões para atividades e mantendo a equipe focada;
- Identificação e correção de equívocos para aprimorar o desempenho da empresa;
- Estabelecimento de metas, monitoramento de produtividade e ajustes para otimização contínua.
2. Realização de tarefas essenciais
- Delegação de atividades não relacionadas diretamente à advocacia para a controladoria;
- Foco dos advogados nas atividades inerentes à profissão para aumentar a produtividade;
- Execução de tarefas como acompanhamento processual, emissão de guias, controle de prazos, lançamento de dados, entre outras.
3. Controller e Software Jurídico
- Integração com software jurídico para centralizar e padronizar os serviços;
- Otimização da rotina através da centralização das atividades no software;
- Acompanhamento de métricas e indicadores do escritório por meio da Controladoria Jurídica e software de gestão;
- Dessa maneira, a atuação da Controladoria Jurídica, aliada ao uso eficiente de um software jurídico, permite ao gestor monitorar e acompanhar métricas e indicadores, contribuindo para a eficácia operacional do escritório.
Quais são as principais ferramentas da controladoria?
Esse setor estratégico desempenha um papel fundamental na transformação do escritório em uma empresa altamente organizada, aumentando, assim, sua competitividade no mercado e promovendo a produtividade da equipe.
Algumas funcionalidades-chave incluem o controle de prazos judiciais, análise eficiente de dados, gestão financeira e avaliação do desempenho da equipe. A eficácia desse trabalho é potencializada com o uso de ferramentas completas e atualizadas, alinhadas com as melhores tecnologias do mercado.
O software jurídico ADVBOX, foi desenvolvido para o funcionamento de escritórios digitais em larga escala. O software destaca-se por sua capacidade para estabelecer procedimentos avançados e de alto desempenho na gestão de equipes remotas. Isso resulta em alta produtividade e excelência na qualidade do trabalho jurídico.
Como implantar a controladoria?
A implementação da Controladoria Jurídica é um salto de qualidade inigualável, seja em escritórios de advocacia com equipes pequenas ou durante a transição de escritórios tradicionais para escritórios digitais, especialmente com equipes mais extensas.
Para implantar a controladoria, siga estes passos:
- Análise do escritório: avalie as necessidades e características específicas do escritório;
- Definição de metas e prazos: estabeleça metas claras e prazos para as ações da controladoria;
- Escolha da ferramenta: opte por uma ferramenta adequada, como o software ADVBOX, para automatizar e otimizar processos;
- Treinamento da equipe: proporcione treinamento para que a equipe compreenda e utilize eficientemente a controladoria;
- Implementação gradual: introduza a controladoria de maneira gradual, monitorando e ajustando conforme necessário;
- Acompanhamento contínuo: realize acompanhamento contínuo, ajustando estratégias conforme a evolução do escritório.
Qual é a estrutura da controladoria?
A Controladoria Jurídica Digital emerge como uma alternativa altamente atrativa para a otimização de processos. Sua ênfase em padrões avançados de atendimento ao cliente, métodos de comunicação eficientes e robustos protocolos de proteção de dados a diferenciam na era digital.
Diferentemente da Controladoria Jurídica convencional, que muitas vezes se baseia em processos físicos e presenciais, a versão digital incorpora práticas de trabalho remoto e gestão de tarefas, o que resulta em escritórios mais inovadores, eficientes e alinhados com as demandas contemporâneas.
A pontuação por tarefas, em vez do controle de jornada de trabalho, é uma característica marcante da CJ Digital, proporcionando uma melhoria real em relação à Controladoria Jurídica tradicional. Este é um salto qualitativo que redefine a gestão jurídica, proporcionando benefícios tangíveis em diversos aspectos.
De forma geral, alcançar alta produtividade na advocacia requer a implementação eficaz de estratégias como a Controladoria Jurídica e a delegação de tarefas. Essas práticas fundamentam-se na organização do escritório, promovendo eficiência, padronização de processos e monitoramento eficaz para impulsionar a performance da equipe jurídica.
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