O sistema de prazo fatal é uma ferramenta de gestão e organização que visa garantir a sua observância e o seu cumprimento.
O Direito Processual é uma área que envolve diversos prazos para a realização de atos e procedimentos judiciais. Esses prazos são estabelecidos pela lei ou pelo juiz e devem ser respeitados pelas partes envolvidas no processo.
No entanto, o não cumprimento desses prazos pode gerar consequências graves, como a perda de direitos, a nulidade de atos ou a extinção do processo.
Por isso, é fundamental que os advogados tenham um controle eficiente dos prazos processuais, evitando atrasos e prejuízos para os seus clientes.
Neste artigo, vamos explicar o que é o sistema de prazo fatal, como ele funciona e como ele pode ser implementado em um escritório de advocacia. Ficou curioso? Então continue lendo!
O que é o sistema de prazo fatal?
O sistema de prazo fatal é uma ferramenta que ajuda os advogados a gerenciarem e organizarem os prazos judiciais. Ele funciona com base na data final para cada ato ou procedimento judicial, e não na data inicial.
Assim, esse sistema evita que os advogados percam os prazos ou façam os atos na última hora, o que pode prejudicar o trabalho e o cliente.
Além disso, essa ferramenta permite que os advogados planejem e organizem melhor as suas atividades. Logo, é possível priorizar os prazos mais urgentes e importantes, e distribuir os recursos e as tarefas de forma eficiente.
Portanto, o sistema de prazo fatal é essencial para a advocacia moderna, que busca mais agilidade, segurança e produtividade.
Como definir e gerenciar os prazos das tarefas na ADVBOX?
Na ADVBOX, você pode atribuir e receber tarefas relacionadas aos seus processos jurídicos.
Para facilitar a sua organização e priorização, cada tarefa pode ter um tipo de prazo, que indica o seu grau de urgência e importância. Neste texto, vamos explicar quais são os quatro tipos de prazos e como usá-los na ADVBOX:
- Prazo importante;
- Prazo fatal;
- Prazo normal;
- Prazo urgente.
1. Prazo importante
São as tarefas decisivas, com impacto significativo no processo, ou com prazo judicial, determinado pelo juiz ou pela lei. Por exemplo, elaborar uma petição inicial, apresentar uma contestação ou negociar um acordo.
Essas tarefas devem ser feitas com atenção e qualidade, mas sem pressa, planejando e executando com antecedência.
Na ADVBOX, você pode marcar uma tarefa como importante selecionando a estrelinha no seu painel ou no seu dashboard, para ver as tarefas importantes na frente e priorizá-las.
Além disso, você pode filtrar as tarefas por tipo de prazo, para ver apenas as tarefas importantes. Assim, você pode ver as tarefas importantes na frente das demais e dar a elas a devida prioridade.
2. Prazo fatal
São as tarefas decisivas e com prazo judicial, que podem acarretar a perda de um direito ou de uma oportunidade se não forem feitas no tempo certo. Por exemplo, contestar uma ação, interpor um recurso ou cumprir uma sentença.
Essas tarefas devem ser feitas com urgência e prioridade, pois representam um risco. Você deve cumprir essas tarefas o mais rápido possível.
Na ADVBOX, você pode informar o prazo fatal de uma tarefa em um campo específico, preenchido pela controladoria, para visualizar o prazo fatal de cada tarefa e planejar o seu cumprimento.
Dessa forma, você visualiza o prazo fatal de cada tarefa e planeja o seu cumprimento. Assim, você previne riscos desnecessários.
3. Prazo normal
São as tarefas normais, sem impacto significativo no processo, ou sem prazo judicial, definidas pelo próprio usuário ou pelo seu gestor. Por exemplo, fazer um relatório, atualizar um cadastro ou enviar um e-mail.
Essas tarefas devem ser feitas com regularidade e eficiência, mas sem estresse, conforme a sua disponibilidade e conveniência. Na ADVBOX, você não precisa marcar uma tarefa como normal, pois esse é o tipo de prazo padrão.
Assim, você pode ver as tarefas normais depois das tarefas importantes e urgentes e dar a elas a devida atenção. Entretanto, não descuide das tarefas normais, pois elas também são importantes para o bom andamento do processo.
4. Prazo urgente
São as tarefas normais e com prazo definido, que podem causar algum transtorno ou inconveniente se não forem feitas no tempo estipulado. Por exemplo, enviar um documento para um cliente, confirmar uma audiência ou pagar uma taxa.
Essas tarefas devem ser feitas com rapidez e agilidade, mas sem descuidar da qualidade. Você deve cumprir essas tarefas o quanto antes, para evitar problemas ou reclamações.
Na ADVBOX, você pode marcar uma tarefa como urgente selecionando a exclamação no seu painel ou no seu dashboard, para ver as tarefas urgentes em vermelho e priorizá-las.
Logo, você pode filtrar as tarefas por tipo de prazo, para ver apenas as tarefas urgentes.
Padrão D-1 na ADVBOX
O padrão D-1 significa “dia menos um”, ou seja, o objetivo é cumprir todas as tarefas com prazo fatal um dia antes do prazo judicial, que é o último dia para cumprir a tarefa.
Na ADVBOX, você pode usar o padrão D-1 para controlar os prazos fatais dos seus processos jurídicos. Assim, você previne riscos desnecessários e garante a segurança jurídica do seu cliente e do seu escritório.
Para usar o padrão D-1, você deve seguir os procedimentos de responsabilidade da controladoria, que são os seguintes:
- Registro da intimação;
- Comunicação ao advogado responsável;
- Checagem dos recursos necessários;
- Obtenção do que for preciso;
- Pagamento das custas processuais;
- Cumprimento do prazo no D-1;
- Controle e encerramento do prazo fatal.
1. Registro da intimação
O assistente de suporte, que é a pessoa responsável pelas intimações, recebe a intimação e dá como lida. Assim, ele registra o recebimento da intimação na ADVBOX e inicia o processo de controle do prazo fatal.
2. Comunicação ao advogado responsável
O assistente de suporte atribui a tarefa para o advogado responsável, que vai cumprir o prazo fatal.
Ele define o prazo final em 5 dias a partir do dia atual e o prazo fatal no dia anterior ao prazo judicial. Assim, ele comunica a existência e a urgência da tarefa.
3. Checagem dos recursos necessários
O assistente de suporte verifica se os documentos e informações estão disponíveis para o advogado cumprir o prazo.
Ele checa as peças, as provas, as solicitações de documentos no despacho e outros elementos necessários. Dessa forma, ele facilita o trabalho do advogado e evita atrasos ou dificuldades.
4. Obtenção do que for preciso
Caso seja necessário providenciar algo, como um documento ou uma diligência, o assistente de suporte encaminha a obtenção da forma mais rápida e eficiente.
Ele pode atribuir a tarefa para si mesmo ou para outra pessoa que possa resolver o problema. Assim, ele garante que o advogado tenha todos os recursos para cumprir o prazo.
5. Pagamento das custas processuais
O assistente de suporte atribui a tarefa para si mesmo ou para o responsável pelas guias de custas, se for o caso.
As guias de custas são os valores que devem ser pagos para alguns atos processuais, como o protocolo de uma petição ou o recurso de uma decisão.
Assim, ele assegura que o pagamento das custas seja feito e que o prazo não seja prejudicado por falta de pagamento.
6. Cumprimento do prazo no D-1
O assistente de suporte atribui a tarefa para si mesmo de conferência do cumprimento do prazo no D-1.
Essa é a tarefa de verificar se o advogado responsável cumpriu o prazo fatal no dia anterior ao prazo judicial, conforme o padrão D-1. Dessa forma, ele faz o controle e o acompanhamento do prazo e evita surpresas ou falhas.
7. Controle e encerramento do prazo fatal
O assistente de suporte confere o cumprimento do prazo no D-1 no processo judicial, acessando o sistema eletrônico. Ele verifica se a tarefa foi feita corretamente e se o prazo foi cumprido.
Se tudo estiver certo, ele dá por encerrada a demanda e registra o cumprimento do prazo na ADVBOX.
Entretanto, se houver algum problema, ele providencia a cobrança urgente do prazo pelo advogado responsável ou aciona outro advogado em caso de falha.
Ele também encaminha o fato para o sócio responsável, que supervisiona o trabalho do advogado e do assistente. Por fim, ele finaliza o controle do prazo fatal e toma as medidas necessárias para resolver qualquer situação adversa.
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