7 benefícios da controladoria jurídica para escritórios de advocacia
Ir à audiência, pensar estratégias é somente uma parte do trabalho dentro de um escritório. Para que tudo funcione, é preciso muito mais sendo feito nos bastidores e é exatamente aí que entra a controladoria jurídica.
Enquanto o advogado está focado na parte legislativa, esse setor cuida do cumprimento dos prazos, da organização das tarefas, da atualização dos sistemas, da correta protocolação das petições e do bom andamento do fluxo de trabalho. Acompanhe o texto para entender como essa função se desenvolve na advocacia.
O que é controladoria jurídica e como contribui para um escritório ou departamento jurídico?
A controladoria jurídica é a área responsável por organizar, executar e supervisionar todas as atividades administrativas que dão suporte à atuação técnica dos advogados. Na prática ela cuida da gestão interna, como fluxo de tarefas, controle de prazos, atualiza sistemas, padroniza rotinas e garante que nada se perca no dia a dia.
Muita gente ainda associa esse tipo de estrutura apenas às grandes bancas, mas a verdade é que ela é uma base necessária para qualquer operação legal que busca crescer com organização, segurança e previsibilidade.
Ela contribui principalmente para que:
- Os prazos estejam corretamente cadastrados e acompanhados;
- As atividades sejam atribuídas aos responsáveis certos, no tempo certo;
- As publicações e intimações sejam tratadas de forma padronizada e eficiente;
- Os protocolos, documentos e petições sigam sequências consistentes;
- O desempenho da equipe seja mensurável com indicadores claros.
Qual a importância da controladoria jurídica?
A controladoria jurídica é importante principalmente porque evita erros funcionais e organiza o fluxo interno. Ela existe para que o escritório funcione como uma empresa.
Isso significa que nada depende exclusivamente da memória ou da pressa de alguém. O controle de prazos não fica solto numa agenda pessoal. As intimações não se perdem no e-mail. As tarefas não são esquecidas porque alguém “achou que já estava resolvido”.
Além disso, o setor padroniza a operação. Em vez de cada advogado seguir seu próprio jeito de trabalhar, todo o escritório segue um mesmo modelo de execução, o que reduz falhas, acelera entregas e facilita a integração de novos membros.
É uma área que não aparece para o cliente mas que certifica que o mesmo nunca veja um erro.
Nesse ponto, ter uma ferramenta que centralize fluxos e padronize os processos é indispensável. Com a ADVBOX, sua controladoria jurídica pode automatizar tarefas, distribuir responsabilidades, registrar prazos com segurança e acompanhar tudo com rastreabilidade e transparência para toda a equipe.
Quais são os benefícios da controladoria?
Entre os principais benefícios da controladoria estão a melhora na gestão financeira, o apoio na tomada de decisões, além de mais controle, organização e eficiência. Isso porque uma estrutura estratégica impacta diretamente o desempenho, a segurança e o crescimento do negócio. Veja sobre cada benefício abaixo.
Melhora da Gestão Financeira
Com a controladoria registrando todas as atividades realizadas, o escritório consegue:
- Cobrar corretamente os honorários, com base em tarefas de fato executadas;
- Ver onde estão os excessos de tempo ou retrabalho, que impactam a rentabilidade;
- Acompanhar o custo operacional de cada processo ou cliente;
- Automatizar etapas do faturamento (ex: cálculo de produtividade, fechamento mensal por tipo de serviço).
Apoio na Tomada de Decisões
A controladoria fornece relatórios com indicadores reais da operação, como:
- Volume de atividades por advogado ou área;
- Prazos cumpridos x vencidos;
- Intimações recebidas por semana;
- Tempo médio de execução de tarefas.
Esses dados mostram o que está funcionando e o que precisa ser ajustado. O gestor deixa de agir no “achismo” e passa a decidir com base em números.
Se um advogado está sobrecarregado e outro tem baixa produtividade, isso aparece no painel de gestão e pode ser ajustado rapidamente.
Aumento da Eficiência e Produtividade
Com a controladoria estruturada, as funções administrativas ficam centralizadas e padronizadas. O advogado atua no que é técnico e estratégico o que exige seu conhecimento jurídico.
Na prática, isso significa que ele não precisa mais perder 30 minutos por dia atualizando o sistema, preenchendo o protocolo manualmente ou checando se a petição foi mesmo enviada. Essas rotinas passam a ser executadas por um time treinado, com processos definidos e cronogramas acompanhados de perto.
Controle e Organização
Tudo passa a seguir um fluxo claro: o que deve ser feito, por quem, até quando, e em qual etapa está. Isso evita situações comuns como:
- Demandas esquecidas porque não foram registradas;
- Processos parados porque ninguém sabia quem era o responsável;
- Intimações respondidas fora do prazo.
Além disso, os sistemas ficam atualizados, os documentos organizados e o andamento visível para toda a equipe.
Identificação e Mitigação de Riscos
A controladoria atua como um “filtro de segurança” dentro do escritório. Ela:
- Confere se os prazos foram cadastrados corretamente;
- Acompanha a finalização das tarefas;
- Assegura que protocolos sigam os padrões do escritório;
- Verifica se os procedimentos estão sendo seguidos.
Tudo isso reduz drasticamente o risco de falhas, de enviar um documento errado ou de descumprir uma obrigação processual.
Melhoria da Comunicação
Quando não há uma estrutura, a comunicação vira um caos: pedido por WhatsApp, dúvida por e-mail, cobrança no corredor. Por outro lado, quando existe um setor responsável pela organização, tudo fica centralizado no sistema. Cada tarefa tem um histórico, um status e um responsável. Isso:
- Evita ruídos entre os membros da equipe;
- Reduz a dependência de “lembrar de pedir”;
- Dá mais autonomia para todos acompanharem o que está acontecendo.
Planejamento Estratégico e Operacional
A controladoria mostra onde estão os gargalos, os pontos de melhoria e os padrões de desempenho. Com essas informações, é possível:
- Planejar contratações com base no volume de trabalho;
- Estabelecer metas realistas para o time;
- Avaliar quais áreas estão mais lucrativas ou mais ineficientes;
- Criar um modelo de crescimento replicável e sustentável.
Ela transforma o escritório em uma operação escalável sem depender da memória ou do improviso de ninguém.
Quais são as ferramentas da Controladoria Jurídica?
O trabalho da controladoria pode ser facilitado com o uso de ferramentas, como softwares de gestão financeira, de clientes e soluções de cobrança. O uso dos recursos adequados ajuda a garantir padronização, controle e fluidez operacional. A seguir, veja como elas funcionam:
Software de gestão financeira
Não tem como gerenciar um escritório com planilha e caderninho. A controladoria deve ter acesso a um sistema financeiro que mostre claramente:
- O que já foi cobrado e o que ainda falta;
- O quanto foi pago por cliente e por processo;
- Se há reembolsos processuais pendentes;
- Se os contratos estão sendo executados de forma lucrativa.
Por exemplo, em um contrato com honorários mensais exige que o controle saiba exatamente quantas horas foram trabalhadas, quais tarefas foram concluídas e se está dentro ou fora do escopo. Sem um sistema integrado, isso se perde e o escritório começa a atuar de graça sem perceber.
Plataformas de gestão de clientes
Na controladoria, o CRM não é “só pra vendas”, ele ajuda a organizar o que foi prometido ao cliente e certifica que seja entregue no prazo e no padrão esperado.
Se o cliente contratou uma defesa e três recursos. Isso precisa virar demanda dentro do sistema e ser monitorado. Se a equipe jurídica atrasar, o setor de apoio identifica, cobra e sinaliza. Ou se o contratante solicitar um relatório, o histórico pode ser acessado em poucos cliques. Além disso, um bom CRM organiza:
- Dados do cliente de forma padronizada;
- Histórico de atendimentos e tratativas;
- Alertas de pendências internas e comunicações externas (e-mails, reuniões, protocolos).
Soluções de cobrança
A controladoria também deve assegurar que o que foi feito seja cobrado do jeito certo, no tempo certo. Na prática, isso significa:
- Emitir boletos e acompanhar pagamentos;
- Controlar contratos com valores parcelados, recorrentes ou por fase processual;
- Avisar a equipe financeira quando uma atividade for concluída para fins de cobrança;
- Monitorar inadimplência e preparar relatórios para negociação com clientes.
Quando uma execução fiscal for protocolada e o contrato prevê honorários adicionais nessa fase, a controladoria precisa registrar esse marco, gerar a cobrança e sinalizar a conclusão. Sem esse controle, o escritório entrega o trabalho e esquece de cobrar ou atrasa, desgastando o relacionamento.
Conclusão
Para crescer, um escritório é necessário mais do que bons advogados, precisa de pessoas que cuidem das áreas que sustentam a operação. A controladoria legal, quando estruturada com apoio da tecnologia, permite ter controle sobre tudo que acontece, independentemente do tamanho do time ou da demanda.
A função não é sobre burocratizar o trabalho, mas sobre garantir que as coisas sejam feitas do jeito certo, no tempo certo, por quem realmente deve fazer. Ela não resolve tudo, mas cria as condições para que tudo funcione com eficiência, controle e responsabilidade.
No fim das contas, é a estrutura por trás do escritório que guia o crescimento sustentável. Se você quer implementar uma controladoria jurídica moderna, com fluxos bem definidos, gestão de tarefas, prazos e relatórios completos, faça o teste gratuito da ADVBOX.
