Ter uma advocacia baseada em dados pode trazer inúmeros benefícios para o seu escritório.
Os dados abrem novas possibilidades de análise e tomada de decisão para advogados e gestores. Mas como trabalhar com essas informações de forma estratégica?
Diante da grande quantidade de dados que um escritório produz diariamente, surge uma dúvida importante: quais informações realmente devem ser acompanhadas?
Neste artigo, vamos mostrar como utilizar dados na gestão jurídica e quais indicadores são mais relevantes para acompanhar o desempenho do escritório.
Business Intelligence na Advocacia
Os dados são tudo na advocacia.
A matéria-prima do trabalho jurídico são os problemas e conflitos das pessoas físicas e jurídicas, que acabam sendo registrados em documentos, processos e informações estruturadas.
Isso faz com que o Direito e a advocacia produzam um enorme volume de dados: processos em andamento, novos casos iniciados todos os meses, ações que podem durar anos ou serem resolvidas em poucos meses.
Os honorários flutuam imensamente como uma “caixinha de surpresas”.
Diante desse cenário, surge uma pergunta importante: é possível transformar esse conjunto de informações em um modelo de gestão mais previsível e organizado?
Com o uso de Business Intelligence (BI), os dados produzidos pelo escritório podem ser analisados e transformados em indicadores estratégicos, permitindo compreender melhor a operação e tomar decisões mais seguras.
Crescer sem margem de lucro é inútil
Um escritório de advocacia saudável precisa manter equilíbrio entre receita, custos e lucro.
Em média, a divisão das despesas costuma seguir a seguinte estrutura:
- Aproximadamente 50% em folha de pagamento (remunerações sem os tributos);
- Aproximadamente 12% em meios de produção (imóvel, móveis, equipamentos, software, etc);
- Aproximadamente 20% em tributos, despesas bancárias e custos externos em geral;
- E, por fim, aproximadamente 18% de margem de lucro.
Contudo, essas proporções podem variar muito de escritório para escritório.
Enquanto os custos costumam manter certa estabilidade ao longo do tempo, os honorários tendem a variar mais, o que torna a gestão financeira do escritório um desafio constante.
É justamente nesse ponto que a análise de dados se torna fundamental para entender o desempenho do negócio jurídico e garantir crescimento sustentável.
Como calcular o custo médio de uma ação?
Mas qual o custo médio do tipo de ação mais importante do seu escritório? Você sabe?
Por exemplo: um inventário extrajudicial consensual resolvido em 1 mês e um inventário judicial com litígio entre 5 herdeiros que demora 10 anos.
Mesmo assim, muitos escritórios acabam cobrando valores iguais ou muito parecidos por esses casos.
PO problema é que os custos envolvidos podem ser completamente diferentes. Quando isso acontece, a margem de lucro do escritório pode ser comprometida e, em alguns casos, o processo pode até gerar prejuízo.
Claro que este é um exemplo extremo, mas ele ajuda a ilustrar a importância de analisar os números da operação. Imagine dois cenários:
Se você tem R$ 100,00 reais de lucro em 120 processos, ao final irá gerar um lucro de R$ 12.000,00.
Por outro lado, se você tiver R$ 8.000,00 de lucro em 120 processos, ao final irá gerar um lucro de R$ 960.000,00.
Essa diferença mostra o impacto que uma gestão baseada em dados, o Business Intelligence pode gerar na advocacia.
Mas você pode estar se perguntando: como calcular esses números?
E mais do que isso: como recalcular esses dados todos os meses, considerando diferentes áreas do Direito e diferentes tipos de processos?
Fazer esse acompanhamento manualmente se torna extremamente difícil.
Agora imagine ter um sistema que entregue esses dados atualizados em tempo real, com histórico de desempenho e possibilidade de comparação entre períodos. Dessa forma:
Além disso, os dados podem ser segmentados por área do Direito ou até por especialização dentro da área em que o escritório atua.
Por exemplo, um escritório especializado em Direito Previdenciário pode acompanhar indicadores específicos da sua operação, visualizando de forma clara os resultados do escritório.
É exatamente assim que a versão Elite da ADVBOX apresenta os dados para o gestor.
Como ampliar os honorários?
Existem diversas estratégias para aumentar os honorários de um escritório de advocacia. Entre as principais, podemos destacar:
- Investir na prospecção de tipos de ação que geram honorários mais elevados;
- Priorizar casos que possam ser resolvidos em menos tempo;
- Aumentar o estoque total de processos do escritório;
- Elevar a qualidade do serviço prestado, com apoio de uma boa Controladoria Jurídica.
Bom, mas como saber quais são os tipos de ação com maiores honorários mensais?
A resposta está nos dados do próprio escritório.
Cada escritório tende a performar melhor em determinadas áreas do Direito ou, ainda mais especificamente, em determinados nichos dentro dessas áreas. Por isso, analisar o histórico de casos e resultados é essencial para identificar onde estão as melhores oportunidades.
Após alguns anos de funcionamento, normalmente cerca de cinco anos, o escritório já possui um volume de dados suficiente para avaliar quais tipos de demanda geram melhores resultados financeiros.
A qualidade dos processos pode ser analisada por meio de indicadores como:
- Taxa de processos ganhos em relação aos perdidos;
- Valor médio das condenações ou acordos obtidos.
Vale lembrar que processos ganhos são aqueles em que se alcança o resultado esperado pelo cliente, o que nem sempre está diretamente relacionado à procedência ou improcedência da ação.
Quando esses dados são segmentados por tipo de ação, eles revelam quais serviços geram mais receita e quais áreas merecem maior atenção estratégica.
Embora os advogados não tenham controle absoluto sobre os honorários, seja em contratos pré-pagos, pós-pagos, parcelados ou por mensalidade, é possível direcionar a estratégia do escritório com base nessas variáveis, utilizando dados para orientar decisões mais inteligentes.
Custos: os investimentos e as despesas
Em um escritório de advocacia, grande parte das despesas é controlável e a folha de pagamento costuma ser o principal custo da operação.
Existe uma relação direta entre o tamanho do estoque de processos e a necessidade de equipe. Quanto mais processos em andamento, mais clientes para atender, mais intimações para analisar e, consequentemente, mais tarefas precisam ser executadas diariamente.
Em média, um profissional consegue realizar cerca de 10 tarefas por dia. Por isso, conforme o número de processos aumenta, o escritório também precisa ampliar sua equipe para manter a operação funcionando com qualidade.
Dessa forma, é fundamental compreender o custo médio de cada tipo de ação, considerando principalmente o tempo necessário para conduzir o processo.
Imagine o seguinte exemplo: se um processo possui um custo médio de manutenção de R$ 100 por mês e leva 1 mês para ser concluído, o custo total será de R$ 100. Porém, se outro processo demora 120 meses (10 anos), o custo total passa a ser 120 vezes maior, chegando a R$ 12.000.
Por isso, o tempo é um fator central no planejamento do escritório.
É o mesmo que ocorre com os honorários, tendo em vista que estes devem ser medidos não pelo valor total cobrado, mas pelo VALOR MENSAL DE HONORÁRIOS EM UM SERVIÇO.
Se o seu escritório cobrou R$ 12.000,00 e o processo levou 24 meses, o que importa é verificar que foi cobrado R$ 500,00 por mês de honorários.
Esse é o tipo de análise que caracteriza uma gestão profissional baseada em dados.
O elemento mais importante: o tempo
Em qualquer serviço jurídico, o fator mais importante para avaliar a viabilidade de um caso é o tempo necessário para sua conclusão.
Isso acontece porque o tempo aumenta os custos operacionais e, ao mesmo tempo, reduz o valor médio mensal dos honorários.
Por essa razão, os honorários devem ser analisados considerando o tempo de trabalho envolvido, independentemente de serem pagos no início, ao longo do processo ou apenas ao final da ação.
Por exemplo, um processo que gera R$ 80.000 em honorários pode ser extremamente vantajoso se for concluído em 8 meses. No entanto, o mesmo valor pode se tornar pouco atrativo se o processo levar 25 anos para terminar.
Nesse cenário, o valor médio recebido seria de aproximadamente R$ 266 por mês, o que muitas vezes não cobre adequadamente os custos operacionais do escritório, podendo transformar um caso aparentemente lucrativo em uma operação deficitária.
Safras de processos e qualidade
Por fim, é importante destacar que análises mais precisas na gestão do escritório exigem que os dados sejam avaliados por safras de processos, ou seja, em lotes de casos iniciados em um mesmo período..
Todos os meses, novos processos entram no escritório e passam por um ciclo completo composto pelas fases de prospecção, produção e execução.
Para calcular corretamente os resultados de cada safra, é necessário considerar todos os fatores que impactam o desempenho da operação, como:
- processos perdidos;
- honorários não pagos ou não recebidos;
- desistências;
- extinções de processos;
- outros tipos de perdas operacionais.
Somente ao considerar esses elementos é possível entender com precisão o desempenho real do escritório.
O verdadeiro salto de qualidade na gestão ocorre quando esses dados passam a ser acompanhados de forma contínua e em tempo real, permitindo ao gestor identificar problemas rapidamente e ajustar sua estratégia.
Os três pilares da advocacia orientada por dados
A gestão de um escritório de advocacia pode parecer complexa, mas na prática ela se concentra em três pilares fundamentais: qualidade técnica, prospecção e produtividade.
O gestor precisa manter atenção constante a esses três elementos, pois são eles que sustentam o crescimento e a saúde financeira do escritório. Veja abaixo, como:
Prospecção
Na fase de prospecção, é necessário acompanhar indicadores relacionados à geração de novos negócios.
Entre os principais dados que devem ser monitorados estão:
- Número de oportunidades geradas por ações de marketing jurídico (sempre em conformidade com o Código de Ética);
- Número de novos contratos fechados;
- Taxa de conversão entre oportunidades e clientes.
Essas métricas ajudam o escritório a entender a eficiência das suas estratégias de captação de clientes.
Produção
Na fase de produção, o foco está na capacidade operacional do escritório. Alguns indicadores importantes incluem:
- Número de processos ajuizados por mês;
- Número de casos encerrados;
- Taxa de êxito em relação aos processos finalizados;
- Tempo médio de tramitação dos processos.
Esses dados permitem avaliar tanto a quantidade quanto a qualidade da produção jurídica.
Nos serviços de consultoria jurídica, a produção pode ser medida pela quantidade de pareceres, análises ou demandas consultivas concluídas em determinado período.
Execução
Na fase de execução, os dados que importam são o número de novos pedidos de execução de sentença, o valor total das condenações e o valor final dos honorários em cada caso.
Esses indicadores permitem avaliar o resultado efetivo do trabalho jurídico e compreender o impacto financeiro das demandas conduzidas pelo escritório.
Nos serviços de consultoria, não há condenações para medir a qualidade do trabalho, o que poderá ser substituído pela aplicação de NPS (Net Promoter Score, métrica usada para medir a satisfação de clientes) ou através de checkpoints de antes e depois da consultoria, com indicadores sobre os itens que o serviço jurídico abordou.
Cada uma dessas fases possui métricas específicas e algumas regras que se aplicam de forma geral à advocacia. No entanto, cada escritório possui também seus próprios dados, o chamado small data, que refletem sua realidade operacional.
Por esse motivo, analisar apenas dados genéricos do mercado costuma ter pouca utilidade prática para a gestão do escritório. O verdadeiro valor está em compreender e acompanhar os dados gerados pela própria operação jurídica.
Para utilizar a inteligência dos dados de forma estratégica, é fundamental que essas informações estejam organizadas e apresentadas de maneira clara e acessível.
Foi justamente com esse objetivo que a ADVBOX investiu no desenvolvimento de um sistema avançado de Business Intelligence (BI) para a advocacia, disponível na versão Elite da plataforma.
Com ele, gestores conseguem acompanhar indicadores da operação em tempo real e tomar decisões com mais precisão, segurança e previsibilidade para o crescimento do escritório.
BI e a Produtividade da equipe
Devido ao grande peso que a folha de pagamento representa nos custos do escritório, a gestão baseada em dados torna-se essencial para compreender e melhorar a produtividade da equipe.
Na ADVBOX, essa necessidade levou ao desenvolvimento do sistema de pontuação por tarefas (Taskscore), criado para medir a produtividade das equipes jurídicas de forma objetiva.
Em média, entre 50% e 60% dos custos de um processo jurídico estão relacionados a despesas com pessoal e encargos trabalhistas. Por isso, do ponto de vista financeiro, um dos indicadores mais importantes para o gestor é a produtividade individual de cada colaborador e da equipe como um todo.
Por exemplo, se duas equipes jurídicas possuem o mesmo custo mensal de R$ 50.000. No entanto, uma delas administra 500 processos, enquanto a outra acompanha 1000 processos de complexidade semelhante.
Nesse caso, a segunda equipe apresenta um custo operacional por processo significativamente menor, demonstrando maior eficiência na gestão da operação.
Pequenas diferenças de produtividade entre colaboradores podem gerar impactos relevantes no resultado final do escritório. Quando algumas pessoas trabalham com baixa produtividade, todo o desempenho da equipe pode ser comprometido.
Foi justamente para enfrentar esse desafio que a ADVBOX estruturou seu sistema de pontuação por tarefas. Com ele, o gestor consegue identificar rapidamente quedas de produtividade e oferecer suporte para melhorar o desempenho da equipe.
Além disso, o sistema permite reconhecer e incentivar profissionais com alto desempenho, ajudando a construir uma cultura de produtividade e melhoria contínua dentro do escritório.
A gestão baseada em dados permite que decisões sejam tomadas com mais segurança e clareza.
Conclusão
A advocacia moderna exige decisões cada vez mais estratégicas. Escritórios que utilizam dados para compreender sua produtividade, seus custos e seus resultados conseguem crescer de forma mais organizada e previsível.
Com a ADVBOX, você pode acompanhar indicadores do seu escritório em tempo real, medir a produtividade da equipe com o Taskscore e utilizar ferramentas de Business Intelligence para entender o desempenho da sua operação jurídica.
Assim, em vez de tomar decisões baseadas em suposições, você passa a contar com informações claras para orientar o crescimento do seu escritório.
Conheça a ADVBOX e descubra como estruturar uma advocacia baseada em dados.
