O serviço de administração de escritório jurídico garante um suporte importante para todas as operações no segmento. Ou seja, ele possibilita um bom funcionamento das atividades como um todo, planejando, organizando e controlando os recursos humanos e materiais.
Embora os profissionais do Direito nem sempre saiam da faculdade com essa visão administrativa de um escritório, é importante que eles se especializem nesse ramo. Por outro lado, caso tenham condições, podem contratar um profissional da Administração.
O importante é que esse serviço esteja presente.
Nesse post, você entenderá:
- O que é um serviço de administração?
- O que é administração de escritório?
- O que faz um administrador de escritório?
- Como administrar meu escritório?
Leia atentamente esse artigo e garanta uma excelente gestão do seu escritório!
O que é um serviço de administração?
A Administração é uma atividade ampla que envolve planejar, organizar, dirigir e controlar recursos humanos, tecnológicos e financeiros. Dessa forma, é uma Ciência que passa pelas áreas de Humanas até as Exatas.
O sucesso de um serviço de administração exige que esse profissional seja um líder na arte de lidar com os colaboradores e tomar decisões a partir de uma visão geral do cenário que se apresenta a ele.
A presença dessa atividade é fundamental, pois estimula o funcionamento de vários setores de um negócio, fazendo com que ele prospere. Ao mesmo tempo, garante a sua gestão financeira, essencial no cenário econômico mundial.
Mas, você sabe o que implica na prática a administração de um escritório jurídico? Não? Veja a seguir.
O que é administração de escritório?
Administrar um escritório jurídico é uma atividade multifuncional que envolve planejar e delegar as atividades, além de gerenciar as alterações nos diversos setores.
Ademais, oferece apoio aos gestores na contratação ou demissão de funcionários e controla a reposição ou aquisição de tecnologias e equipamentos que agilizem e melhorem o trabalho do escritório.
O serviço ainda abrange o planejamento financeiro do escritório, de forma que seja organizado e controlado e evite prejuízos.
Em suma, administrar um escritório envolve: conhecer os desafios cotidianos; negociar conflitos; tomar decisões; liderar os colaboradores; e organizar e controlar os recursos.
Pela abrangência da atividade é possível perceber que é impossível o sucesso no escritório advocatício sem uma administração. Mas, para isso, é preciso um administrador. E o que ele faz? Quais suas tarefas e responsabilidades?
O que faz um administrador de escritório?
O administrador de escritório advocatício é o responsável por realizar tarefas administrativas que garantam que todo o negócio opere de forma eficaz e eficiente.
Por isso, deve apresentar características como liderança, proatividade e confiança.
Entre suas competências profissionais estão:
- Formação ou experiência em administração de escritório;
- Familiaridade com princípios contábeis básicos;
- Excelente comunicação e habilidades interpessoais;
- Habilidades organizacionais e de liderança;
- Conhecimento em softwares de gerenciamento de escritório.
Já suas responsabilidades são proporcionais à sua importância para fazer todo o escritório operar. Vamos ver algumas delas na sequência.
1. Supervisão e coordenação
A principal responsabilidade do administrador de escritório é coordenar as operações e todas as atividades. Além disso, supervisiona a equipe administrativa e as funções de cada um.
Pelo seu conhecimento generalista, ele pode atuar em vários setores em um escritório jurídico como no Marketing, Recursos Humanos, Financeiro e no setor de Vendas.
Dessa forma, garante o bom desempenho do escritório e a conformidade com sua política empresarial.
2. Controle
Esse administrador deve monitorar os estoques de material e suprimentos e fazer os pedidos de reposição. Ao mesmo tempo, opera e faz a manutenção de todos os equipamentos necessários ao escritório advocatício como computadores e copiadoras.
Também é sua responsabilidade controlar a qualidade dos serviços prestados pelo escritório jurídico, a fim de garantir clientes satisfeitos e uma imagem positiva do negócio.
3. Gerenciamento
Ele também gerencia diversos compromissos e documentos do escritório. Ou seja, cuida das agendas e viagens da diretoria e dos telefonemas e correspondências dos escritórios.
4. Suporte
O administrador dá um suporte importante para a área financeira do escritório jurídico, como nos procedimentos de orçamento e escrituração contábil.
Assim como dá suporte ao setor de Recursos Humanos na contratação e treinamento de funcionários recém-admitidos.
5. Organização
Os administradores de escritório jurídico são responsáveis pela organização dos dados e de vários documentos do negócio. Em outras palavras, criam e atualizam contratos e relatórios.
6. Tomar decisões
A formação, competência e visão multidisciplinar do administrador de escritório jurídico possibilita que ele tome decisões variadas para o êxito dos serviços prestados pelo negócio. Decisões que envolvem desde investimentos em Marketing até estratégias comerciais.
Como administrar meu escritório?
As mudanças no mundo do trabalho atingiram também os escritórios jurídicos. A informática, o home-office e outras modernizações nas atividades trabalhistas vieram para alterar os formatos de gestão dos negócios.
Portanto, para acompanhar essas evoluções e também se manter em destaque em um cenário competitivo, são necessárias novas práticas na administração dos escritórios jurídicos.
Dessa forma, os escritórios terão melhores resultados, melhores posicionamentos no mercado, e uma equipe mais engajada e produtiva.
Então, veja na sequência quais são as melhores práticas de administração de escritório jurídico!
1. Capacitação
Incluir um administrador especializado no escritório jurídico é a melhor alternativa para garantir um bom controle do processo.
No entanto, nem sempre isso é possível.
Às vezes, o escritório não tem como arcar com essa despesa e acaba elegendo o próprio profissional de advocacia para tal tarefa.
Por isso, é importante que o advogado invista na capacitação em Administração, adquirindo noções de empreendedorismo, gestão de pessoas e finanças.
2. Análise do cenário
Dentro da administração do escritório jurídico é importante conhecer como encontra-se o funcionamento das atividades.
Como resultado, percebe-se o que está indo bem e o que não está e quais ações e estratégias são necessárias para melhorar o cenário.
3. Planejamento
O planejamento é importante antes de iniciar qualquer atividade. Consequentemente, também é para a área jurídica.
A administração do escritório deve compreender o ambiente em que o negócio se encontra, como, por exemplo, a região em que está inserido e o público-alvo.
A partir disso, consegue planejar melhor suas atividades de forma a atingirem o sucesso.
4. Controle Financeiro
Uma boa administração de escritório jurídico envolve controle das receitas e despesas. Do contrário, pode não ser possível pagar as contas ou mesmo continuar com o negócio.
Além disso, esse gerenciamento permite que o advogado possa separar finanças pessoais e profissionais, principalmente, quando o advogado atua de forma independente.
Controlar os custos também leva a uma melhor análise sobre onde e quanto o escritório pode investir.
Embora possa ser mais um custo, é importante contar com a ajuda de um profissional de contabilidade também na administração do escritório.
5. Clientes externos
Conhece a frase: “o cliente é quem manda”? Pois é.
Na administração do escritório advocatício é importante manter um bom atendimento ao cliente, de forma a fidelizar essa relação e até mesmo ampliar a carteira. Dentre as ferramentas importantes nesse atendimento estão a confiança, a agilidade e a qualidade.
6. Clientes internos
Os administradores não podem esquecer dos clientes internos, ou seja, os colaboradores, pois são eles que fazem a “roda girar”.
Garantir um salário justo, bonificações, plano de carreira, dar feedbacks construtivos e oferecer um descanso adequado são questões fundamentais para o bem-estar e felicidade dos funcionários. Desde advogados até recepcionistas.
7. Inteligência artificial
A administração de escritório jurídico tem na Inteligência Artificial um enorme aliado. Sobretudo, por meio de softwares.
Com eles, a elaboração de peças jurídicas, a busca e atualização de processos, a criação de um banco de dados sobre o escritório e os clientes e a gestão financeira, de compromissos, do tempo e do trabalho remoto são realizados de forma mais fácil e rápida.
A inteligência Artificial permite ainda o armazenamento dos dados na nuvem, garantindo a proteção das informações de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e a segurança contra perdas. Ademais, garante a possibilidade de acesso de qualquer lugar.
Assim, a automação jurídica é imprescindível hoje para a administração de escritório advocatício e o perfeito funcionamento do negócio.
8. Modelo horizontal
O modelo horizontal de administração de escritório jurídico aposta no compartilhamento das decisões sobre clientes e sobre o próprio negócio. Ele se diferencia do modelo vertical tradicional que centraliza as decisões na alta diretoria.
Esse formato favorece o empoderamento e um engajamento do colaborador junto ao escritório.
Percebe-se que administrar um escritório jurídico é uma tarefa fundamental e ampla, porém com apenas três objetivos: melhorar o desempenho da empresa, dos colaboradores e atingir a satisfação dos clientes.
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