Os conceitos e planejamento no que diz respeito à administração de pessoas acabam, muitas vezes, sendo despriorizados pelas lideranças de escritórios de advocacia.
Aliás, isso acontece muitas vezes pelo fato de que muitos negócios na área começam com uma pequena sociedade e, depois, vão agregando outras pessoas no trabalho.
Porém, é um fato que, deixar de lado uma visão de administração de pessoas e cuidado com os colaboradores pode representar um risco para o seu escritório.
Isso porque, cada vez mais os conceitos relacionados aos cuidados com pessoas são difundidos entre todos os setores de negócios e com a advocacia não é diferente.
Para que um escritório torne-se competitivo no mercado e atraia os melhores profissionais, essas estratégias de gestão de pessoas precisam estar muito bem alinhadas por meio de um planejamento efetivo.
Ao estabelecer que o desenvolvimento do capital humano do negócio está entre as prioridades, o seu escritório de advocacia ganha em:
- Redução da rotatividade de pessoal dentro do escritório;
- Aumento da satisfação dos clientes que percebem que os profissionais atuam de maneira mais dedicada;
- Melhoria do clima geral do ambiente do negócio;
- Aumento da produtividade de forma global.
Esses são apenas quatro pontos de uma série de benefícios que vamos destacar neste texto.
Continue a leitura para compreender mais sobre como a administração de pessoas pode se tornar decisiva para o sucesso do seu escritório de advocacia.
Vamos juntos?
Quais as principais atividades da área de administração de pessoas?
É possível que o seu escritório ainda não tenha uma área específica para os cuidados com a administração de pessoas. Por isso é importante saber que esse é um setor que deve ser estruturado pensando em acompanhar cada passo dos colaboradores dentro do negócio.
Desde a contratação até a sua saída, tudo isso é responsabilidade da área de administração de pessoas.
Porém, nesse conteúdo não vamos focar na parte técnica da administração de pessoas e sim, falar de forma mais pontual sobre conceitos de gestão e cuidados com o time interno.
A propósito, é possível que você já tenha escutado que existem dois clientes de um escritório de advocacia: o cliente interno e o cliente externo.
O interno representa todas as pessoas que trabalham para o negócio. E, esse cliente reflete diretamente na satisfação do externo.
Pessoas que trabalham desmotivadas tendem a ter uma produtividade menor, entregas com mais problemas de revisão e podem até perder prazos importantes.
É por isso que o olhar para a administração de pessoas é tão importante para que o seu escritório se mantenha estratégico frente ao mercado.
Dessa maneira, a primeira recomendação é que as estratégias de administração de pessoas estejam consolidadas no planejamento do negócio como um todo.
Isso significa que os altos cargos de liderança precisam definir questões como:
- Planos de cargos e salários;
- Como oferecer treinamentos e integrações entre a equipe;
- Processos de comunicação assertiva entre o time;
- Estímulo a feedbacks e melhorias.
Realizado esse planejamento, chega o momento de colocá-lo em prática. Ou seja, unir a sua equipe de recursos humanos para aplicar o que está previsto e é importante para o negócio.
Ao lado do time de RH também aparece outro setor essencial para o trabalho de administração de pessoas: a controladoria jurídica.
Quais são as competências necessárias para um bom administrador?
Para fazer uma boa administração de pessoas em um escritório de advocacia é essencial que os profissionais que integram a área de Recursos Humanos e a controladoria caminhem juntos.
Isso porque a controladoria, por ser um setor extremamente estratégico que conecta todo o escritório, consegue ter uma visão completa sobre o que está sendo realizado.
É por meio das ações da controladoria, por exemplo, que torna-se possível verificar indicadores de produtividade do time.
E esses dados podem ser compartilhados com o time de Recursos Humanos e as lideranças que ganham um cenário real sobre como estão acontecendo as entregas de cada integrante da equipe.
A controladoria é a área responsável por fazer a administração do software jurídico e, uma boa ferramenta, quando projetada para atender escritórios de advocacia, permite essa conexão.
Por exemplo, a ADVBOX, software jurídico desenvolvido exclusivamente para o mercado dos escritórios de advocacia, conta com uma metodologia específica para o acompanhamento de produtividade.
O que é uma rotina administrativa?
Quando falamos a respeito de produtividade, a rotina de administração de pessoas inclui a necessidade de conhecer como estão as entregas e produções de cada integrante da equipe.
É nesse cenário que entra a metodologia Taskscore da ADVBOX. Ela permite que a distribuição de tarefas no escritório de advocacia seja acompanhada com precisão pelo time de controladoria.
Ao ter a visão real sobre a divisão de tarefas entre os colaboradores é possível entender quais profissionais estão com muitas demandas, quais estão com tempo ocioso.
Além disso, ao fazer a distribuição das tarefas entre os advogados, a equipe da controladoria pode determinar pontuações para cada uma das atividades.
Na prática, isso significa que é possível premiar e reconhecer os profissionais a partir das suas entregas e da somatória das pontuações.
Reconhecimento aos profissionais
Fazer esse reconhecimento aos profissionais é uma importante ação de administração de pessoas. E essa ação pode acontecer de diferentes maneiras. Por exemplo, ao chegar a determinada quantidade de pontos (acumulados pelas entregas) o escritório pode:
- Oferecer dias de folga para o advogado;
- Permitir que o profissional faça um curso na área;
- Receber um presente como reconhecimento pelo trabalho bem-sucedido.
Essas são apenas algumas sugestões do que o time de recursos humanos e o de controladoria podem planejar para incentivar a produtividade e as boas entregas dos profissionais.
Esse tipo de rotina é muito importante para o bom andamento dos escritórios. Afinal, quando as equipes se sentem reconhecidas e entendem a valorização do seu trabalho, como consequência a produtividade aumenta.
E, ainda, como resultado na ponta, os clientes externos ganham em satisfação com o escritório. Outro reflexo importante é que, profissionais que estão motivados no seu trabalho tendem a permanecer mais tempo no escritório de advocacia.
Essa permanência também mostra uma confiabilidade com os clientes. Afinal, mudanças constantes no atendimento e na equipe técnica que acompanha os processos pode gerar uma sensação de instabilidade do negócio.
Acompanhe a produtividade e ofereça feedbacks
Uma metodologia para acompanhar a produtividade das equipes é essencial para que o andamento do escritório de advocacia seja balizado por números reais.
Equipes que sofrem com problemas relacionados a prazos, por exemplo, podem incorrer em problemas muito graves para o escritório. Por exemplo, a perda de processos conectados à correria para entrega de peças, falta de revisão ou esquecimento de datas de entrega.
Quando a controladoria entende que essa é uma situação recorrente com um profissional, isso se torna um dado evidente e permite a construção de um feedback que poderá auxiliar essa pessoa no seu desenvolvimento da carreira.
Os feedbacks devem ser estimulados pela administração de pessoas e, por meio das informações trazidas pelo software jurídico, essas conversas tornam-se ainda mais construtivas.
Afinal, o setor de controladoria ao observar alguma situação com determinado profissional pode levar esses dados para a gestão de recursos humanos.
Ou ainda, dependendo da configuração do escritório, o próprio controller pode ser responsável por oferecer um retorno sobre o que está acontecendo de forma direta e clara para o profissional.
Porém, lembre-se que feedbacks não devem acontecer somente em situações consideradas negativas. Pontos positivos e entregas importantes também devem ser reconhecidas pela gestão direta e pelas lideranças do escritório.
O fundamental no momento de estabelecer um feedback é utilizar exemplos que ilustrem as situações que estão sendo pontuadas nessa conversa e sempre apresentar sugestões para que aquele profissional continue se desenvolvendo.
Comunicação assertiva
A administração de pessoas em um escritório de advocacia precisa estar muito conectada à escuta dos colaboradores.
Esse parece um recurso básico, porém, muitas vezes ele é negligenciado ou pouco praticado pelas altas lideranças do negócio.
Ao oferecer um canal aberto para trocas e sugestões relacionadas ao ambiente de trabalho, rotinas e gestão do escritório, as lideranças ganham pontos muito importantes como a conexão com os times.
As sugestões de melhorias apresentadas pela equipe podem trazer uma visão que, muitas vezes, os sócios não têm sobre o dia a dia e isso pode representar ganhos em permanência das pessoas no time e, também, produtividade.
Porém, lembre-se que ao tornar um canal aberto de comunicação, é essencial que esses colaboradores tenham respostas sobre suas sugestões. O aceite ou não das ideias deve ser sempre justificado pelas lideranças.
Organize o escritório e facilite a administração de pessoas
Por fim, lembre-se que a administração de pessoas está diretamente relacionada com a organização. Ter um escritório com processos estabelecidos é um importante ativo para que os times sintam-se à vontade para trabalhar.
Nesse ponto a tecnologia pode ajudar – e muito! Ao contar com um software jurídico que permita que todas as informações sejam disponibilizadas em nuvem, o escritório dá visibilidade e facilita o trabalho de toda a equipe.
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