AUTORA: GIOVANNA SOARES DOS SANTOS.
Ao longo dos anos as demandas dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos passaram a ganhar mais destaque no mercado jurídico.
Com o fim de alavancar seu crescimento perante o mercado, criou-se áreas de gestão que precisaram acompanhar a inovação dessas demandas para garantir a segurança e entrega de qualidade aos clientes.
Neste cenário, os sócios, empresários e advogados precisam realizar investimentos significativos no gerenciamento do negócio. Até mesmo para tornar um diferencial competitivo e conquistar mais clientes, assim como fidelizá-los.
Atualmente, mesmo com o avanço da tecnologia e modernização dos sistemas, muitos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos ainda não utilizam sistemas de gestão em suas rotinas. Isso que pode ser preocupante a longo prazo.
Independentemente de qual sistema de gestão que se escolha, a ferramenta tem a capacidade de planejar a rotina e facilitar o trabalho da Alta Administração e de seus colaboradores.
O que é um sistema de gestão?
O sistema de gestão é um conjunto de partes interligadas com uma função específica de produzir melhores resultados ou reduzir eventuais riscos.
Ou seja, desde o cadastro de um novo cliente ou demanda, controle financeiro e até mesmo o envio de relatórios, o sistema apoia principalmente os sócios e a Controladoria Jurídica.
Quais são os benefícios de um software jurídico?
Em decorrência da utilização do sistema de gestão, a organização apresenta processos internos mais ágeis e eficientes.
Assim, existem vários softwares disponíveis que prometem a organização das operações, a integração dos dados, a sistematização dos processos e consequentemente, o aumento da produtividade da empresa.
Entre os benefícios que o sistema de gestão pode oferecer estão as seguintes!
1. Integração das áreas do escritório ou departamento jurídico
Este é mais conhecido como o “benefício combo”, pois o intuito do software de gestão dentro das organizações é unir as informações e demandas de todas as áreas em um só sistema.
Facilita-se, portanto, o trabalho em equipe e garante-se que se acesse em um mesmo lugar as diversas pastas e documentos, formando uma gestão mais harmoniosa.
Por consequência, aumenta-se a organização financeira do escritório, realizando economia com funcionários e otimização do tempo deles, custos, entre outros.
Consequentemente, pode-se distribuir melhor os recursos, principalmente em relação aos honorários.
2. Apoio na tomada de decisões
Por outro lado, com o auxílio de relatórios internos dentro das instituições, torna-se viável a integração e acessos aos dados.
Por meio dos relatórios de desempenho e mapeamento de processos internos da organização, a Alta Administração e gestores possuem condições de tomar decisões mais assertivas e com conhecimento de todas as questões de cada área.
3. Controle das agendas e prazos
Um dos maiores desafios de um escritório de advocacia é manter a organização no controle das agendas.
A perda de um prazo pode trazer grandes prejuízos para o cliente e para o advogado. Por isso, o sistema de gestão possibilita o cadastro dos compromissos, tarefas, diligências, prazos e recebimento de alertas. Assim, se reduz as chances de perda de prazo.
4. Segurança no armazenamento de dados
Principalmente com a vigência da Lei de Proteção de Dados, os dados são considerados valiosos para os escritórios.
Afinal, é a partir deles que se tem informações relevantes da organização como: faturamento, cadastro de clientes, contratos de prestação de serviços, controle dos prazos processuais e consultivos, reuniões, entre outros.
Portanto, com a utilização do software jurídico de gestão é possível mais segurança no armazenamento desses dados, incluindo utilização de mecanismos de criptografia que impedem o acesso por pessoas não autorizadas no sistema.
5. Monitoramento processual automatizado
Por último, o sistema de gestão por meio da Controladoria Jurídica realiza o cadastro dos processos eletrônicos na sua base.
Além disso, para acompanhamento processual automatizado, basta apenas informar o nome e a OAB do advogado para receber as movimentações processuais e intimações. Assim, a consulta individual dos processos não se mostra mais necessária, pois o sistema faz isso pelo escritório.
Ainda existe preconceito com software jurídico?
Ocorre que, mesmo com toda a facilidade que um software jurídico proporciona, alguns sócios e gestores acham o sistema de gestão uma ferramenta custosa e restrita a escritórios e departamentos jurídicos de grande porte, o que não é verdade.
Recentemente, a Associação Brasileira de Lawtechs & Legaltechs divulgou uma pesquisa. Nela resta informado que cerca de 39,88% dos escritórios de advocacia do Brasil ainda não possuem sistema de gestão (software jurídico).
Recomenda-se e indica-se o uso de sistemas de gestão para todos os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Independentemente de seu tamanho e de sua área de atuação. Afinal, quanto mais eficiente e organizado for o escritório, maiores serão os níveis de desempenho e lucratividade.
Portanto, é necessário compreender que não basta apenas possuir um sistema de gestão: é fundamental explorá-lo ao máximo, em todas as suas funcionalidades.
O sistema deve ser parametrizado, alimentado, saneado e auditado em um ciclo contínuo.
É fundamental compreender como o sistema pode influenciar no dia a dia da organização, na gestão e valorização da advocacia. A utilização de forma completa e adequada gera credibilidade à advocacia, conforto aos advogados e advogadas e segurança ao cliente.
Existe software jurídico perfeito?
Importante esclarecer que não existe software jurídico perfeito, mas sim aquele que se adequa melhor a sua gestão.
Antes de escolher um sistema, é necessário entender o que é fundamental para o seu negócio.
Alguns pontos importantes para serem analisados são: facilidade de uso; compatibilidade com diversos sistemas; possibilidade da utilização remota do software jurídico; recebimento de intimações e publicações; emissão de relatórios; entre outros.
Por fim, precisamos quebrar esta barreira de que escritórios menores e departamentos jurídicos pequenos não devem ter sistema de gestão. Muito pelo contrário, o sistema de gestão proporcionará melhores resultados e possibilidades de crescimento.
No atual momento, a tecnologia está presente em praticamente tudo de que falamos e em decorrência desses avanços, o nível de profissionalização aumentou entre os escritórios, ao mesmo passo em que as exigências de mercado também cresceram em ritmo semelhante.
Assim sendo, o software jurídico deve ser aplicado em todas as esferas e níveis do negócio, pois os benefícios serão alcançados em qualquer setor – inclusive apresentando vantagem positiva em áreas operacionais -, desde que se tenha conhecimento das atividades da função.
De uma forma geral, o sistema de gestão tem como escopo principal à integração de todas as áreas e funções, proporcionando boas práticas e gerenciamento de riscos capazes de identificar e aprimorar soluções para a organização.
Conclui-se, portanto, que a utilização de software jurídico se torna um instrumento mais eficaz e transparente, a adoção de novos métodos a fim de garantir que os objetivos da empresa sejam alcançados.
Referências bibliográficas
ALBINI, Samantha. Controladoria Jurídica Para Escritórios de Advocacia e Departamentos Jurídicos, 2ª ed. Curitiba: Editora Juruá, 2019.
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE LAWTECHS & LEGALTECHS. Pesquisa: Clientes vs advogados. Disponível em: < https://ab2l.org.br/ab2l-play/pesquisa-clientes-vs advogados/#:~:text=Pesquisa%3A%20Clientes%20vs%20Advogados%201%3A37%3A59%2049%2018%2F04%2F2022%20A,advogados%20e%20o%20impacto%20da%20tecnologia%20nessa%20rela%C3%A7%C3%A3o.>. Acesso em: 02 de out. 2022.
KAMEL, Antoine Youssef. Controladoria Jurídica e inovação. Curitiba: InterSaberes, 2020.
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