O gerenciamento de tempo é fundamental para garantir organização e produtividade ao longo do dia. Isso é importante tanto para a vida pessoal das pessoas quanto para o trabalho delas.
Até porque, quem não consegue cuidar do seu tempo não tem como ser produtivo. Por isso, esse assunto precisa ser conversado em organizações, independente do setor.
Nesse artigo, você aprenderá sobre gerenciamento de tempo e entenderá a importância dele para o seu escritório de advocacia e equipes jurídicas. Acompanhe a leitura e tenha bons aprendizados!
O que é gerenciamento de tempo no trabalho?
Entenda o gerenciamento de tempo como o processo de planejar as atividades em um período determinado. O objetivo é melhorar a produtividade e a eficiência do trabalho.
É essa administração que pode garantir que colaboradores consigam realizar e entregar todas as suas tarefas no prazo, evitando-se, assim, atrasos.
Dessa forma, um colaborador que faz uma gestão de tempo eficiente consegue se manter organizado e ter clareza do que precisa fazer para entregar tudo no prazo. Assim, ele termina o seu trabalho com a sensação de que o seu dia foi produtivo.
O gerenciamento de tempo também está diretamente ligado com a atenção e o foco no que realmente é importante. Embora a sociedade atual possa contar com a tecnologia para este fim, é essencial que os próprios colaboradores tenham noção sobre as suas prioridades e saibam se organizar para que consigam realizar tudo conforme planejam.
Sendo assim, o autoconhecimento e a capacidade de focar são fatores diretamente relacionados com a boa utilização do tempo.
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Qual é a importância do gerenciamento de tempo?
Com o aumento da concorrência e das transformações que ocorrem no mercado, o mundo corporativo percebeu a importância de se gerir o tempo no momento de tomar decisões.
Em outras palavras, o tempo se tornou um bem valioso devido a diversos motivos, como: aceleração das atividades, concorrência, crises financeiras, dentre outros aspectos.
Antes do advento da tecnologia, grande parte dos trabalhos, principalmente os intelectuais, eram feitos de maneira artesanal. Dessa forma, se uma equipe de advogados conseguiam escrever apenas 3 petições, por exemplo, não havia muitas soluções para aumentar essa produção sem pecar na qualidade, visto que todo o trabalho era manual.
No decorrer dos anos, a tecnologia foi se aprimorando, permitindo que todos pudessem otimizar atividades, enviar e-mails com agilidade pelo celular, marcar reuniões online, escrever mais petições, dentre outros tipos de compromissos.
Dessa forma, entramos em um momento da sociedade em que a tecnologia apaga as fronteiras entre trabalho, descanso e vida pessoal. Como resultado, as pessoas se sentem perdidas, sem saber de suas prioridades. Assim, terminam os seus dias cansadas e achando que não conseguiram produzir o suficiente.
Diante desse cenário, a gestão de tempo se tornou uma ferramenta importante para evitar esses tipos de problemas. Com ela, as pessoas passam a ter mais clareza nas escolhas, podendo dedicar o seu tempo no que importa para atingir metas, ser mais produtivas e melhorar o foco e a concentração.
Tudo isso contribui para que, ao final do dia, elas não tenham sentimento de culpa, achando que precisam de mais tempo para os seus afazeres. Logo, conseguem se desligar do trabalho e curtir melhor os momentos de lazer e descanso.
Em suma, quando conseguimos controlar o nosso tempo, nos comprometemos em nos organizar e fazer o nosso trabalho da melhor maneira possível dentro do tempo dedicado para isso.
Quais são os benefícios do gerenciamento de tempo?
O gerenciamento de tempo é extremamente benéfico, tanto para o escritório como para os colaboradores. Veja abaixo algumas considerações.
Melhora a produtividade
Anteriormente, você verificou que o gerenciamento do tempo contribui para que as pessoas tenham clareza de suas obrigações e façam as suas atividades no tempo determinado para entregá-las no prazo.
Quem consegue otimizar o seu tempo e ter noção de quanto precisa para fazer as tarefas necessárias consegue ser mais produtivo, podendo até aumentar as entregas.
Economiza dinheiro
Você provavelmente já ouviu falar da frase “tempo é dinheiro”. De fato, ela é verdadeira. O tempo é um recurso extremamente valioso. Tanto que, quando uma pessoa trabalha, ela na verdade está vendendo o tempo dela.
E qual é a relação entre gerenciamento de tempo e economia de dinheiro? Simples. Quando os seus colaboradores trabalham de forma produtiva e conseguem obedecer os seus prazos, eles conseguem produzir ainda mais.
Por exemplo, se o setor de atendimento tem a meta de atender pelo menos 10 clientes por dia, ao otimizar o tempo, pode atender ainda mais pessoas, aumentando ainda mais a carteira de clientes.
Em suma, trabalhadores mais produtivos conseguem trazer mais dinheiro para o escritório. Da mesma forma, evitam o desperdício de dinheiro, bem como o próprio escritório economiza por não precisar contratar mais funcionários, por exemplo.
Diminui o estresse
Quando uma pessoa sente que possui muito trabalho e lhe falta tempo para realizar tudo o que precisa, ela se sente ansiosa e estressada.
Os colaboradores que são produtivos e conseguem otimizar o tempo não ficam estressados no final do dia por causa desse problema, visto que conseguem realizar todas as suas tarefas e bater as suas metas diárias.
Melhora o trabalho em equipe
Quando todos os membros de uma equipe são bons gerenciadores de tempo, todo o grupo ganha. Dessa forma, conseguem bater as metas coletivas em menos tempo e trazer resultados surpreendentes para o escritório.
Reconhecimento profissional
Os colaboradores produtivos, isto é, que conseguem alcançar as suas metas e trazer os resultados esperados devem receber o devido reconhecimento profissional. Assim, ao perceberem que são valorizados, podem permanecer com bom desempenho, o que reflete nos resultados do escritório em sua totalidade.
Tranquilidade de espírito
Por fim, o gerenciamento de tempo é fundamental para a tranquilidade das pessoas. Isto é, para a saúde mental e bem estar delas.
Quando percebemos que não estamos conseguindo realizar todas as tarefas que nos propomos, seja no trabalho, estudo ou em outras áreas da vida, ficamos frustrados. Isso acaba refletindo em outros momentos.
Por exemplo, um colaborador improdutivo acaba se sentindo mais preocupado e pressionado. Logo, não consegue aproveitar bem os seus momentos de descanso devido a esse problema.
Em suma, ao ser produtiva e organizada, a pessoa consegue separar melhor os seus momentos da vida: trabalho, vida pessoal e família, por exemplo, aproveitando melhor os seus dias.
Está gostando da leitura até aqui? Veja outros artigos que complementam esse post:
- Controle de fluxo de trabalho: otimize tempo com equipes mais produtivas
- Liberdade de tempo: como advogados podem ter mais autonomia
Como fazer o gerenciamento de tempo no escritório?
Após entender a importância do gerenciamento do tempo, é preciso buscar maneiras de realmente controlá-lo para evitar problemas com atraso de tarefas e falta de produtividade. Veja abaixo algumas dicas que podem ser trabalhadas em conjunto entre gestores e equipes para conseguir otimizar o tempo de todos!
Planejamento
O primeiro passo para realizar o gerenciamento de tempo é o planejamento. Sem isso, a equipe corre o risco de assumir mais responsabilidades do que realmente consegue. Por outro lado, quando se realiza um planejamento, aumentam-se as chances de melhorar a produtividade e conquistar os resultados que se almeja.
Cada colaborador precisa ter clareza de todos os seus afazeres. O ideal é contar com ferramentas que permitam a visualização das tarefas prioritárias, finalizadas, atrasadas, em espera, e em andamento, por exemplo.
Da mesma forma, o gestor precisa ter um visão geral de tudo o que deve ser feito e ter noção das atividades de cada membro de sua equipe.
Definição de metas
Não tem como medir a produtividade e gerenciar o tempo das pessoas sem a definição de metas. Inclusive, elas são fundamentais para manter a equipe motivada e com bom desempenho.
Por isso, é fundamental definir metas coletivas e individuais. Contudo, lembre-se de que elas devem ser realistas. De nada adianta criar metas inalcançáveis e ficar insatisfeito pela equipe não ter conseguido alcançá-las.
Definição de prazos
Além das metas, é importante definir prazos para a entrega de tarefas. Isso porque, sem uma data limite, as pessoas não saberão priorizar e podem não entregá-las no momento desejado.
Lembre-se que cada atividade precisa de um prazo. Dessa forma, os colaboradores conseguem se manter organizados e entender as suas prioridades.
Prioridades
Tudo o que está na lista de afazeres ou na agenda é realmente importante? Se algum colaborador tiver com muitas tarefas, o ideal é analisar e ver o que de fato faz diferença e o que pode ser descartado.
O gerenciamento de tempo tem mais a ver com a definição de prioridades do que com a realização do máximo de tarefas que conseguir. Por isso, saiba priorizar o que realmente importa e não perca tempo com o que não é urgente e importante.
Delegue ou terceirize
Essa dica também tem a ver com a definição de prioridades. Se possível, delegue ou terceirize as tarefas importantes, mas que não são urgentes ou que não competem a equipe.
Isso contribui para melhorar a produtividade e principalmente, garante um bom gerenciamento de tempo, tanto do gestor quanto do grupo.
Eliminação de práticas ruins
Existem diversas práticas que prejudicam o gerenciamento de tempo e a produtividade da equipe. Dentre elas, a procrastinação e o multitasking são as mais comuns.
A procrastinação, quando ocorre de vez em quando, é até comum. O problema é quando isso se torna rotineiro. Ao procrastinar, a pessoa pode acumular tarefas e se desorganizar, ficando com excesso de trabalho.
Por isso, tenha foco e realize todas as tarefas do dia e evite distrações, como redes sociais, televisão e celular.
Da mesma forma, elimine o multitasking. Ser multitarefa, ao contrário do que muitos pensam, não ajuda na produtividade. Inclusive, esse vício prejudica a concentração, afetando diretamente o desempenho do trabalhador. Portanto, realize apenas uma atividade de cada vez.
Aplicação da gestão por tarefas
Embora o gerenciamento de tempo seja fundamental, controlar as horas trabalhadas da equipe é a maneira mais ineficiente de verificar se eles estão tendo um bom desempenho ou não.
Controlar o tempo deve ser uma tarefa dos trabalhadores para que eles possam garantir todas as entregas no prazo e produzir mais sem perder a qualidade.
Entretanto, o gestor não deve utilizar isso como um fator para verificar a produtividade deles! Para isso, utilize a gestão por tarefas. Por meio dela, você poderá identificar o desempenho de todos e verificar se estão realmente produtivos.
Saiba mais sobre ela no artigo abaixo:
Aproveite e veja abaixo um webinar que explica como ter alta produtividade no seu escritório de advocacia e como a gestão por tarefas pode auxiliar nisso!
Quais são as técnicas de gerenciamento de tempo?
Existem diversas técnicas de gerenciamento de tempo que podem contribuir para melhorar a produtividade das pessoas em diversos aspectos da vida.
Os advogados podem utilizar, por exemplo, a Matriz Eisenhower, o KanBan, os checklists e a pontuação por tarefas, dentre outras, para organizar melhor o tempo. Inclusive, a pontuação por tarefas (taskscore) é a mais eficaz para isso.
Para saber mais sobre os métodos de produtividade e o taskscore, veja os artigos abaixo:
Como lidar com imprevistos?
Quando gerenciamos o nosso tempo para realizar todas as tarefas que nos propomos, esperamos que tudo saia conforme o esperado. Contudo, imprevistos acontecem.
Nesses casos, como impedir que atividades não planejadas ou que não acontecem conforme o esperado prejudiquem o desempenho? O primeiro passo é não se desesperar, pois só é possível resolver essas adversidades com a cabeça no lugar.
Para evitar que contratempos causem grandes problemas, uma solução é deixar sempre um tempo a mais para a realização das tarefas. Dessa forma, em todas as atividades, você pode estipular alguns minutos ou até 1 hora a mais.
Ter um pouco de tempo livre permite resolver esses percalços sem atrasar o andamento de outras tarefas.
O que acontece quando não fazemos a gestão de tempo?
O gerenciamento de tempo é fundamental para o bom desempenho dos colaboradores. Logo, todos devem dar a devida importância para isso.
A falta de controle sobre o tempo pode ocasionar procrastinação, desorganização e atraso nas entregas. Dessa forma, as pessoas podem apresentar um mal desempenho e se tornar improdutivos. Como resultado, o trabalhador se sentirá frustrado e poderá ficar estressado com o acúmulo de atividades.
Por isso, é fundamental que todos se comprometam em buscar maneiras de gerenciar o tempo.
Conforme você verificou nesse artigo, o gerenciamento de tempo é fundamental para garantir foco e produtividade. Ao controlar o tempo de trabalho, os colaboradores podem entregar todas as suas tarefas no prazo acordado e garantir um serviço de qualidade, contribuindo para a sua satisfação e bem estar.
E se você gostou dessa leitura, continue aprendendo com outros artigos do blog! Entenda o que é o círculo vicioso da improdutividade!
