De acordo com um estudo da McKinsey & Company, até 23% das atividades jurídicas são passíveis de automação. Esse percentual representa quase um quarto da rotina operacional do setor, tarefas que não exigem julgamento estratégico, mas execução disciplinada.
A prática jurídica não é composta apenas por análise e argumentação. Ela é sustentada por uma estrutura de rotinas previsíveis: controle de prazos, acompanhamento processual, distribuição de tarefas, comunicação com clientes e gestão das etapas que dão continuidade a cada caso.
Essas atividades seguem sequências claras e repetitivas. E tudo o que segue um padrão pode ser estruturado. O problema é que, em muitos escritórios, essas rotinas ainda dependem de acompanhamento manual.
Cada nova etapa exige que alguém lembre o que fazer, crie a próxima tarefa, defina o responsável e acompanhe sua execução. Esse modelo funciona enquanto o volume é pequeno.
Mas à medida que a banca cresce, a operação se torna mais complexa e o risco deixa de estar apenas em grandes falhas, ele passa a existir nas pequenas rupturas organizacionais que se acumulam ao longo do tempo.
Acompanhe o texto e veja como ferramentas específicas de automação podem mudar a rotina do escritório jurídico.
O que é automação jurídica?
Automação jurídica é a estruturação tecnológica da rotina do escritório para que tarefas previsíveis sejam executadas de forma padronizada, programada e rastreável, sem depender exclusivamente da memória ou da iniciativa humana.
A advocacia é composta por sequências
- Depois do protocolo, acompanha-se;
- Depois da sentença, analisa-se recurso;
- Depois do contrato, inicia-se o onboarding;
- Depois da audiência, atualiza-se o cliente.
Essas sequências não são aleatórias. Elas seguem padrões. E tudo o que segue padrão pode ser estruturado.
Automação jurídica é justamente essa estrutura aplicada à tecnologia. Ela registra o padrão e o executa com consistência.
Como a automação se aplica no Direito?
A automação no Direito se aplica naquilo que é recorrente, previsível e estruturável dentro da operação jurídica.
A prática jurídica envolve julgamento, interpretação e estratégia e isso permanece humano. O que pode ser estruturado é o que acontece ao redor dessa atividade técnica: as rotinas que se repetem todos os dias e sustentam o funcionamento do escritório. Veja abaixo:
Gestão de prazos
A automação permite que, ao identificar uma movimentação ou a conclusão de uma etapa, o sistema já gere tarefas com responsáveis definidos e prazos corretamente calculados, inclusive considerando dias úteis.
Distribuição de responsabilidades
Com automação, é possível vincular atividades a cargos ou funções. Quando um evento ocorre, o sistema distribui de forma autônoma a tarefa para quem deve executá-la, evitando sobrecarga e centralização indevida.
Padronização de rotinas
Onboarding de cliente, preparação de audiência, acompanhamento de execução, cobrança de honorários, análise de recurso, todas essas rotinas possuem sequência lógica.
Automação garante que essa sequência seja respeitada sempre da mesma forma, independentemente de quem esteja operando o sistema naquele momento.
Integração com outras ferramentas
A automação permite que eventos internos disparem ações externas. O fechamento de um contrato pode gerar o envio de dados para assinatura digital.
A entrada de um cliente pode alimentar um sistema financeiro. Um marco processual pode disparar comunicação estruturada.
Redução de microdecisões repetitivas
Grande parte do desgaste operacional do escritório está em pequenas decisões que se repetem diariamente:
- Quem cria a próxima tarefa?
- Quem calcula o prazo?
- Quem lembra de acompanhar?
- Quem agenda o retorno?
A automação elimina essas micro decisões, já que o sistema executa o padrão previamente definido.
Como criar fluxos automáticos no escritório de advocacia?
Criar fluxos automáticos no escritório de advocacia começa com uma pergunta simples: o que sempre acontece depois de cada etapa relevante?
A automação funciona a partir de sequências previsíveis. Quando uma atividade gera naturalmente outra, existe um padrão. E sempre que existe padrão, existe possibilidade de estruturar um fluxo contínuo.
Automatizar significa registrar esse padrão no sistema para que ele seja executado sozinho. O próprio sistema assume a responsabilidade de dar continuidade às atividades, garantindo que nenhuma etapa seja negligenciada.
Para estruturar um fluxo eficiente, é necessário seguir algumas etapas.
1. Mapear a rotina atual
Antes de configurar qualquer ferramenta, é preciso observar como o escritório já funciona.
O primeiro passo é identificar quais atividades são repetitivas e seguem uma sequência lógica. Toda tarefa que ocorre com frequência e possui uma ordem previsível é candidata à automação.
Alguns exemplos comuns incluem:
- Onboarding de novos clientes;
- Solicitação e análise de documentos;
- Acompanhamento de prazos processuais;
- Preparação para audiências;
- Cumprimento de sentença;
- Envio de cobranças e controle financeiro;
- Follow-ups periódicos com clientes.
Pense, por exemplo, após a assinatura de um contrato, normalmente o escritório solicita documentos, analisa o caso e define a estratégia jurídica. Esse é um fluxo claro, com início, meio e fim, e pode ser automatizado.
O objetivo dessa etapa é desenhar o fluxo atual, exatamente como ele acontece hoje, ainda que manualmente.
2. Definir o gatilho inicial
Todo fluxo automático começa com um evento específico, chamado de gatilho. Esse gatilho é o ponto de partida que indica ao sistema quando iniciar a sequência de ações.
Os gatilhos mais comuns são:
- Conclusão de uma tarefa;
- Mudança de etapa do processo;
- Avanço no funil de atendimento;
- Movimentação processual relevante.
Por exemplo, quando a tarefa “contrato assinado” for concluída, o sistema pode iniciar automaticamente o fluxo de onboarding do cliente.
Ao definir gatilhos claros, o escritório garante que os fluxos sejam iniciados no momento correto, sem depender de intervenção manual.
3. Estruturar as ações
Após definir o gatilho, o próximo passo é estabelecer quais ações devem ser executadas automaticamente.
A ação mais comum é a criação inteligente de tarefas, que pode incluir:
- Definição do responsável;
- Prazo de execução;
- Descrição detalhada da atividade;
- Prioridade da tarefa.
Por exemplo, quando a tarefa “protocolar petição inicial” for concluída, o sistema pode criar de forma programada uma nova tarefa chamada “verificar distribuição no tribunal”, com prazo de cinco dias úteis e responsável definido.
Além da criação de tarefas, também é possível automatizar integrações com outros sistemas, como envio de contratos para assinatura digital ou disparo de comunicações.
O importante é que cada ação esteja claramente vinculada à lógica operacional do escritório.
4. Vincular responsabilidades
Fluxos eficientes não dependem de nomes específicos, mas de papéis bem definidos. As tarefas podem ser direcionadas a:
- Colaboradores específicos;
- Cargos ou funções;
- Equipes;
- Ou ao advogado responsável pelo processo.
Quando as atribuições são feitas com base em cargos, o sistema pode distribuir sistematicamente as tarefas entre os membros da equipe, mantendo equilíbrio operacional.
Essa prática evita que a automação se torne frágil diante de mudanças na equipe e garante continuidade mesmo em cenários de rotatividade.
5. Teste e valide os fluxos
Depois de configurado, o fluxo precisa ser acompanhado. A fase de validação é indispensável para verificar se:
- Os gatilhos estão funcionando corretamente;
- As tarefas estão sendo criadas no momento certo;
- Os prazos estão adequados;
- Os responsáveis estão corretamente definidos.
Esse monitoramento inicial permite ajustes antes que o fluxo passe a funcionar de forma totalmente autônoma.
Quando validado, o fluxo reduz significativamente a necessidade de supervisão manual e aumenta a previsibilidade da operação.
O que é o Flowter?
O Flowter é a ferramenta de automação de fluxos da ADVBOX, já integrada ao sistema, que permite criar sequências programadas de tarefas com base em eventos específicos dentro da banca.
Na prática, a ferramenta funciona como um assistente que observa o que acontece no sistema e executa automaticamente as próximas etapas definidas pelo escritório.
Sempre que um evento ocorre, como a conclusão de uma tarefa ou a mudança de etapa de um processo, o Flowter inicia o fluxo configurado e garante a continuidade das atividades sem depender de acompanhamento manual.
Como funciona o Flowter na prática?
Na prática, o Flowter funciona como um mecanismo de continuidade dentro do escritório. Ele observa os eventos que acontecem no sistema e executa, de forma autônoma, tudo o que foi previamente estruturado como regra.
Isso significa que a banca deixa de depender de acompanhamento manual para garantir que as próximas etapas sejam cumpridas, pois o próprio sistema assume essa responsabilidade
A lógica é simples, quando um evento acontece, o Flowter inicia automaticamente uma sequência de ações definidas pelo escritório. Veja abaixo como:
1. O gatilho
Tudo começa com um gatilho, que é o evento que inicia o fluxo. Esse gatilho pode ser a conclusão de uma tarefa específica ou a movimentação de um processo para uma nova etapa.
Imagine que um processo foi movimentado para a etapa “Sentença Desfavorável”. Essa mudança de etapa é o evento que sinaliza ao sistema que uma nova fase estratégica precisa começar.
Após um pequeno intervalo de segurança de um minuto, que existe para permitir correções caso algo tenha sido marcado por engano, o Flowter entra em ação.
2. As ações
Assim que o gatilho é acionado, o Flowter executa as ações configuradas. . A ação mais comum é a criação autoexecutável de tarefas, que já são geradas com todas as informações necessárias, incluindo responsável, prazo e descrição.
Por exemplo, ao concluir a tarefa “Protocolar petição inicial”, o sistema pode executar sozinho as seguintes ações:
- Criar a tarefa “Verificar distribuição no tribunal”, com prazo de cinco dias úteis e responsável definido;
- Aguardar um período de quinze dias úteis;
- Criar a tarefa “Acompanhar movimentação processual”, garantindo o monitoramento do caso.
Esse processo ocorre sem intervenção manual, assegurando que o acompanhamento processual aconteça no momento correto.
3. Tempo entre as etapas
Além de criar tarefas, o Flowter também controla quando cada etapa deve ocorrer. Nem todas as ações precisam ser executadas imediatamente. Em muitos casos, é necessário aguardar um prazo específico antes de dar continuidade ao fluxo.
Por exemplo, após o protocolo de uma petição, o sistema pode aguardar quinze dias úteis antes de criar de forma sistêmica a tarefa de acompanhamento processual.
Esse controle de tempo evita esquecimentos e garante que o escritório acompanhe todos os prazos de forma consistente.
Também é possível configurar o sistema para aguardar a conclusão de uma tarefa antes de avançar para a próxima etapa, criando fluxos totalmente estruturados e organizados.
4. Encadeamento de etapas
Uma vez iniciado, o Flowter continua executando as ações configuradas até que todo o fluxo seja concluído. Cada nova tarefa criada pode, por sua vez, servir como gatilho para novas automações, formando uma cadeia contínua de atividades. É possível:
- Criar uma tarefa;
- Aguardar sua conclusão;
- Só então disparar a próxima;
- Aguardar um intervalo específico de tempo;
- Ou dar continuidade ao fluxo.
Na prática, isso significa que, após configurar o fluxo uma única vez, o sistema passa a executá-lo sempre que o evento definido ocorrer.
4. Distribuição inteligente
O Flowter também permite definir quem será responsável por cada tarefa criada de forma programada.
Essa definição pode ser feita com base em:
- Colaborador específico;
- Cargo ou função;
- Ou o advogado responsável pelo processo.
Se o responsável for definido por cargo e houver mais de uma pessoa vinculada a esse cargo, o sistema pode distribuir as tarefas de forma sequencial, evitando concentração excessiva em um único colaborador.
Essa funcionalidade contribui para uma gestão mais eficiente e organizada do trabalho.
5. Integração com outros sistemas
Além de automatizar tarefas internas, o Flowter pode enviar informações para sistemas externos por meio de integrações. Isso permite que o escritório conecte sua operação com outras ferramentas do seu ecossistema digital.
Por exemplo, é possível:
- Enviar dados para plataformas de assinatura digital para gerar contratos;
- Integrar com sistemas financeiros;
- Enviar informações para ferramentas de comunicação;
- Atualizar sistemas externos automaticamente.
Essa capacidade de integração transforma o Flowter em um elemento central da estrutura operacional do escritório, conectando diferentes ferramentas e garantindo que todas as etapas ocorram de forma coordenada.
Embora essa funcionalidade exija configuração técnica, ela amplia significativamente o nível de automação e integração do escritório.
Preciso saber programar para usar automação jurídica?
Na maioria dos casos, não. As ferramentas modernas, como o Flowter da ADVBOX, foram desenvolvidas justamente para que advogados e equipes jurídicas consigam automatizar rotinas utilizando interfaces visuais, sem qualquer conhecimento técnico em programação.
Na prática, a automação jurídica funciona com base em uma lógica simples e intuitiva: você define quando algo deve acontecer e o que o sistema deve fazer em seguida.
Essa configuração é feita por meio de seleções e definições dentro do próprio sistema, como escolher um gatilho, definir uma tarefa e estabelecer um prazo. Não é necessário escrever códigos ou configurar scripts.
O principal conhecimento necessário é entender como funciona a rotina do escritório e quais etapas devem ocorrer em cada tipo de caso. A tecnologia apenas executa aquilo que já faz parte da lógica operacional da banca.
Existe, no entanto, uma exceção específica: quando o objetivo é integrar o sistema jurídico com outras plataformas externas, como sistemas financeiros, ferramentas de assinatura digital ou APIs de comunicação.
Nesses casos, pode ser necessário conhecimento técnico ou o apoio de um profissional especializado para configurar a integração. Ainda assim, essa etapa é opcional e não é necessária para utilizar a automação interna.
Flowter ou n8n: qual a diferença?
A principal diferença entre o Flowter e o n8n está no propósito e no nível de aplicação. Ambas são ferramentas de automação, mas foram criadas para resolver problemas diferentes e atender necessidades distintas dentro da operação de um escritório.
O n8n é uma ferramenta genérica de automação e orquestração de sistemas. Ele permite conectar diferentes plataformas por meio de APIs, criar fluxos complexos de dados e construir integrações personalizadas entre múltiplos serviços.
É extremamente flexível. Mas essa flexibilidade exige:
- Conhecimento técnico;
- Entendimento de APIs;
- Configuração manual de lógica;
- Manutenção contínua.
Por isso, ele é mais indicado para cenários em que o objetivo é conectar sistemas diferentes, como integrar o sistema jurídico com ferramentas financeiras, plataformas de assinatura digital, sistemas de comunicação ou bancos de dados.
O Flowter é uma ferramenta de automação integrada ao sistema jurídico da ADVBOX. Ele foi desenvolvido especificamente para automatizar rotinas jurídicas e operacionais do escritório, funcionando dentro da lógica natural da advocacia. Ele reconhece:
- Etapas de processo;
- Conclusão de tarefas;
- Prazos em dias úteis;
- Distribuição por cargo.
- Encadeamento de rotinas jurídicas.
Em vez de exigir configuração técnica avançada, o Flowter permite que o próprio escritório configure seus fluxos de trabalho de forma simples, com base na sua estrutura e nos seus procedimentos internos.
Na prática, enquanto o n8n é uma plataforma de automação universal voltada à integração entre sistemas, o Flowter é uma automação especializada na execução e organização da rotina jurídica dentro da ADVBOX.
Isso torna o Flowter mais acessível para advogados e equipes jurídicas, pois ele não exige conhecimento técnico e já está preparado para programar as operações típicas do escritório.
O n8n, por sua vez, é mais indicado quando há necessidade de integrar o sistema jurídico com outras ferramentas externas ou construir automações mais avançadas entre diferentes plataformas.
Vale a pena usar automação no escritório jurídico?
Sim, principalmente se o objetivo do escritório é crescer de forma estruturada, sem perder o controle da operação.
À medida que o número de processos aumenta, a equipe cresce e as responsabilidades se multiplicam, o controle manual deixa de ser suficiente. Nesse momento, a automação deixa de ser uma conveniência e passa a ser uma estrutura indispensável.
A advocacia moderna é intensiva em tarefas recorrentes: prazos, protocolos, acompanhamentos, comunicação com cliente, financeiro atrelado ao andamento processual.
Mas, quanto maior o volume dessas atividades, maior o risco de falhas organizacionais silenciosas, como tarefas esquecidas, acompanhamentos não realizados ou prazos gerenciados de forma
Essas falhas raramente aparecem de forma imediata. Elas se acumulam. Ao longo do tempo, comprometem a eficiência, afetam a experiência do cliente e limitam a capacidade de crescimento do escritório.
Ferramentas de automação resolvem esse problema ao transformar rotinas em fluxos estruturados que se executam de forma sistêmica. Em vez de depender da memória ou do acompanhamento manual da equipe, o sistema assume a responsabilidade de criar tarefas, definir responsáveis, controlar prazos e garantir a continuidade das atividades.
A automação é um dos pilares do escritório inteligente, porque permite que a operação funcione de forma previsível e escalável. A banca deixa de atuar de forma reativa, respondendo manualmente a cada nova demanda, e passa a operar de forma estruturada, com processos que se sustentam sozinhos.
Conclusão
O crescimento de um escritório jurídico inevitavelmente aumenta a complexidade da operação. Mais processos significam mais prazos, mais tarefas, mais responsáveis e mais pontos de controle.
Com a automação, essas rotinas deixam de depender de esforço contínuo e passam a ser executadas como parte da própria estrutura da banca.
A advocacia sempre seguirá dependendo de interpretação, estratégia e decisão humana. O que muda com a automação é tudo aquilo que sustenta essa atividade: as rotinas, os acompanhamentos, os prazos e as sequências que fazem o escritório funcionar diariamente.
Ferramentas como o Flowter materializam essa estrutura dentro do sistema jurídico. Elas permitem que o escritório registre sua lógica operacional uma única vez e a execute com consistência em todos os casos.
Por isso, conheça o Flowter da ADVBOX e entenda como organizar seus fluxos de forma estruturada e integrada à sua realidade jurídica.
