A baixa produtividade é um dos maiores problemas a serem enfrentados na gestão jurídica. A fim de otimizar os ganhos do escritórios, é necessário investir em técnicas que tenham impacto direto na produção da equipe.
É provável que medir a produtividade pessoal em escritórios de advocacia seja o principal desafio enfrentado pela administração de pessoal dos escritórios.
Ter plena consciência de como cada membro do time jurídico tem agido profissionalmente é o primeiro passo para desenvolver estratégias que levem qualquer Banca a alcançar suas metas e objetivos. Ou seja, não é possível ter um escritório de advocacia relevante no mercado ignorando esse aspecto.
Por isso, continue a leitura do artigo para descobrir como identificar e resolver a baixa produtividade na sua equipe!
Como identificar baixa produtividade?
É preciso utilizar metodologias inovadoras e adaptadas à realidade do mercado jurídico atual para que a baixa produtividade seja percebida rapidamente. Embora ainda seja muito presente em escritórios de advocacia, a observação “a olho nu” deve ser evitada ao máximo para evitar distorções.
Acontece que o acompanhamento da produtividade através do horário de trabalho muitas vezes ainda é realizado de forma analógica e além de ilusória é altamente insuficiente. Sem dúvida que em um mundo cada vez mais integrado digitalmente é preciso pensar em soluções igualmente alinhadas com a tecnologia disponível.
Com o propósito de demonstrar alta produtividade, os membros da equipe do escritório acabam por empregarem sua agilidade na realização de tarefas secundárias. Portanto, os colaboradores deixam de lado tarefas mais importantes e muitas vezes urgentes.
A saber, é importante sempre ter em mente que quanto mais tempo demorar para realizar uma tarefa, menos trabalho o colaborador terá que assumir.
O que afeta a produtividade?
Diversos fatores podem afetar, direta ou indiretamente, a produtividade de uma equipe. Contudo, há um fator essencial e que muitas vezes é ignorado pelos gestores. A produtividade deve ser entendida como um processo completo, não apenas como um fim a ser analisado.
Em outras palavras, o gestor não pode se preocupar unicamente com a análise dos dados referentes à produção do seu time sem imaginar formas para que ele seja capaz de performar melhor. Cobrar que os colaboradores produzam mais sem proporcionar o ambiente adequado para isso não irá funcionar.
A menos que a equipe do escritório atue em um espaço propício, com o suporte necessário por parte dos gestores, os resultados não irão melhorar. E é importante frisar que isso vai desde relações sadias até a utilização de técnicas e metodologias que garantam um fazer jurídico eficaz e prazeroso.
Como acabar com a baixa produtividade?
Como dito anteriormente, é preciso pensar em todo o fluxo de trabalho antes de buscar uma análise pura dos dados disponíveis. Continuar utilizando os mesmos métodos de trabalho e de controle que já são utilizados há décadas não é uma solução eficaz.
Ou seja, é necessário tirar o foco do controle de horários e passar a utilizar o controle de produtividade individual. Com o intuito de valorizar o esforço de cada membro da equipe e acabar com distorções e injustiças, essa mudança pode trazer efeitos surpreendentes para os escritórios de advocacia.
O advento da tecnologia digital e da internet como protagonistas na vida cotidiana trouxeram possibilidades imensas e diversas. Por consequência, negar a utilização delas para o nosso próprio benefício pode trazer consequências muito negativas.
Como identificar baixa produtividade?
Após entender que o controle da produtividade deve ser compreendido como um processo completo e que são necessárias novas metodologias para realizar seu controle, é importante compreender melhor essas técnicas.
A fim de elucidar o assunto, trataremos aqui especificamente do controle de produtividade a partir de tarefas. Além disso, é fundamental frisar que o controle da produtividade com foco em tarefas não exclui o controle de horários.
Entretanto, ele permite uma grande flexibilização e exclui de maneira muito efetiva a baixa produtividade nos escritórios. Já que o cumprimento de horários não será mais central, o colaborador poderá adaptar a rotina de trabalho às suas necessidades pessoais, garantindo a melhoria na qualidade de vida e na motivação profissional.
Isso por que o profissional será o responsável por entregar as tarefas a ele designadas e, dessa forma, poderá criar as condições ideais de trabalho.
Com um fluxo bem desenhado, os colaboradores são capazes de produzir mais com um esforço menor, visto que a prioridade será pelo cumprimento das tarefas mais urgentes.
O que estimula a produtividade?
A valorização do esforço pessoal é peça fundamental para que o próprio colaborador se preocupe com a própria produtividade. Como mencionado anteriormente, os escritórios de advocacia precisam utilizar metodologias inovadoras que possibilitam esse aspecto.
Uma das soluções mais utilizadas atualmente e que é capaz de cumprir com essa obrigação é a atribuição de pontuação por tarefa realizada, técnica também conhecida como Taskscore ou Pontuação por Tarefas.
Com ela, cada colaborador recebe uma pontuação específica de acordo com a complexidade da tarefa realizada. Como resultado, o gestor é capaz de observar a produtividade individual dos membros da sua equipe e os profissionais tendem a priorizar as tarefas mais importante e complexas.
Por consequência, o acúmulo de atividades tende a diminuir consideravelmente e o fluxo de trabalho é otimizado de maneira quase automática. Em contrapartida, ao gestor cabe apenas a análise das métricas e pequenos ajustes esporádicos.
Que consequências um baixo desempenho pode trazer?
Por outro lado, um baixo desempenho pessoal pode acarretar em um fluxo engessado que irá afetar consideravelmente os resultados almejados pelo escritório. Somado a um método antiquado de controle de produtividade isso acarreta, além do baixo desempenho no mercado, a inúmeras injustiças entre os membros da equipe.
É provável que o gestor tenda a observar profissionais que não parecem estar se esforçando, como aquele que vai diversas vezes tomar café durante o expediente, e entenda que ele é um dos responsáveis pela baixa produtividade do escritório.
No entanto, devido às diversas personalidades profissionais existentes, isso pode ser enganoso. Cada colaborador tem um ritmo próprio de produção e identificar essas variações a “olho nu” pode se mostrar muito complexo.
Da mesma forma, o colaborador que está o tempo todo na frente do computador não é necessariamente o que mais produz no escritório.
À vista disso, a pontuação por tarefas também auxilia o gestor a evitar essas distorções, já que apresenta a produtividade real e de forma acertada de cada um dos membros do time jurídico.
O que gera produtividade?
Implantar a Pontuação por Tarefas, ou Taskscore, no escritório é o primeiro passo para ter uma equipe motivada e elevar a produtividade do seu time. Sendo assim, no vídeo a seguir é possível compreender como esse processo ocorre, além de diversas dicas sobre sua aplicação.
Além disso, o vídeo também explica o conceito de Ciclo da Improdutividade e apresenta soluções simples e eficazes para isso.
Esse ciclo tem relação direta com diversos dos temas que tratamos até aqui, como a motivação da equipe e a utilização de técnicas que deem conta das exigências no cenário contemporâneo da advocacia.
Resolver o problema da baixa produtividade nas equipe jurídicas pode parecer assustador a princípio, mas com o conhecimento, técnicas e ferramentas adequadas se mostra muito mais fácil do que parece originalmente.
Desse modo, se o gestor tem certeza sobre as atitudes que está tomando, os objetivos e metas traçados para o escritório se mostram cada vez mais próximos e tangíveis.
