Administrar o escritório de advocacia pode se tornar um grande desafio. Profissionais do Direito muitas vezes não estão preparados para essa tarefa.
Muitas vezes esse sentimento é causado pela própria formação. Por exemplo, nas faculdades de Direito o tema administrar o escritório é passado de forma superficial. Aliás, é por isso que muitos profissionais chegam ao mercado com dúvidas. E essas dúvidas podem se transformar em problemas sérios de gestão.
Não importa o tamanho do seu negócio. Ele vai precisar ser administrado. É possível que você precise de ajuda de outros profissionais.
Entretanto, lembre-se que esse é um assunto estratégico. Como profissional da advocacia é recomendado que você tenha conhecimento sobre como administrar o escritório.
Dessa maneira, reunimos nesse post 7 dicas imprescindíveis. Elas são válidas para qualquer momento do escritório.
Tome nota das informações que trazemos neste post. Nós vamos abordar questões como:
- Controle de finanças do escritório;
- Planejar o futuro do escritório;
- Definir a especialidade do negócio;
- Fazer marketing jurídico;
- Relacionamento com os clientes;
- Identificar pontos de falhas nos processos;
- Contar com recursos de tecnologia para administrar o escritório.
Continue a leitura para entender cada um dos pontos que listamos.
O que consiste em administrar o escritório?
Administrar o escritório de advocacia exige uma visão completa do negócio. Finanças, equipe, clientes, prazos e processos. Todos esses pontos precisam estar conectados.
Porém, há um ponto inicial que precisa ser destacado. As finanças do escritório. Vamos começar nosso post falando sobre elas.
Nesse sentido, é muito comum que advogados que estão iniciando tenham dificuldades. Misturar finanças pessoais com as da empresa não é recomendado.
Aliás, é muito comum que isso aconteça. Ao fazer isso, fica difícil saber qual o lucro real do negócio.
Por isso, a primeira dica para administrar o escritório é separar as contas. A conta do negócio deve ser diferente da conta dos sócios.
Depois que essa etapa estiver concluída, vamos à organização financeira. É indispensável ter um controle de todas as finanças do escritório.
Administrar o escritório exige ter conhecimento sobre:
- Quais as contas a pagar;
- Honorários que devem ser recebidos;
- Datas de pagamentos;
- Despesas com a folha de pagamento;
- Gastos fixos;
- Gastos variáveis.
Esse é o fluxo de caixa. Administrar o escritório exige que esse controle seja feito com rigor. Afinal, é só tendo clareza sobre esses números é que decisões poderão ser tomadas.
Por exemplo, imagine não saber ao certo quanto se ganha e quanto se gasta. Sem essa informação, como definir quais os investimentos do escritório?
Aliás, nós ainda vamos falar sobre planejamento neste post de forma mais detalhada. Porém, é indispensável conhecer as finanças para conduzir o escritório para o crescimento.
Qual o melhor software jurídico para advogados?
A fim de auxiliar advogados nessa tarefa, contar com a tecnologia é importante. Afinal, com recursos de inteligência artificial fica mais fácil administrar o escritório.
Um software jurídico é um grande aliado nesses casos. Com uma ferramenta desenvolvida para o setor é mais simples ter visibilidade dos dados.
Dessa forma, um software permite ter as informações financeiras no mesmo ambiente. Por exemplo, datas de cobrança de honorários, contratos, contas a pagar e receber. Como resultado, todos os dados podem ser visualizados em tabelas. Previsões, gastos e tudo que está relacionado às finanças.
Clientes ADVBOX, por exemplo, têm todos esses recursos. Que ainda estão concentrados em um ambiente totalmente seguro.
Quais são os passos para uma boa gestão de escritório?
Depois que falamos sobre finanças, chegou a hora de abordar o planejamento. No tópico anterior destacamos que esses pontos estão conectados.
Administrar o escritório de advocacia exige dedicar tempo para o planejamento. Sem saber para onde ir fica difícil mensurar o que é preciso conquistar.
Para que o escritório tenha sucesso é importante ter metas. Por exemplo, você sabe responder perguntas como:
- Quais são os clientes que quero conquistar?
- Onde estão os principais desafios do escritório?
- Quais os principais investimentos que devem ser feitos no negócio?
- Será necessário aumentar a equipe num curto, médio ou longo prazos?
Sem dúvida essas são apenas algumas perguntas. Mas existem várias outras que podem fazer sentido para administrar o escritório, tudo varia de acordo com a sua realidade. No entanto, o importante é determinar metas. E elas devem ser reais, alcançáveis, específicas, mensuráveis.
Além disso, elas devem ter prazos muito bem estabelecidos. Pouco adianta fazer o planejamento e administrar o escritório sem estabelecer o tempo.
Seja como for, lembre-se de outro ponto importante. As pessoas que fazem parte da sua equipe devem conhecer esse planejamento.
É indispensável ter transparência ao comunicar o que está sendo pensado. Afinal, administrar o escritório é também contar com todo o time. Metas são alcançadas em conjunto.
Como funciona a estrutura de um escritório de advocacia?
Em terceiro lugar, vamos abordar como administrar o escritório com foco em definir a especialidade do negócio. Essa questão está muito ligada à estrutura do escritório.
Esse também é um erro muito comum. Porém, ele pode gerar problemas futuros muito graves.
Por exemplo, sem saber qual a área que vai atender, clientes com diferentes demandas aparecerão. E isso vai fazer com que você não consiga focar naquela área que realmente faz sentido para o seu negócio.
Administrar o escritório sem um foco de atuação desvia de uma especialização. Os clientes podem perceber isso e não sentirem segurança no seu trabalho.
O que não pode faltar em um escritório de advocacia?
Captar clientes é um desafio. É por isso que administrar o escritório também deve contemplar o marketing jurídico.
Aliás, ter estratégias de divulgação é definitivo para que o seu negócio seja conhecido. Porém, para isso há uma série de regras que devem ser respeitadas.
Administrar o escritório com olhar para o marketing pode ser decisivo para o fechamento de contratos.
Nesse sentido, nossa recomendação é que você esteja presente. Produza conteúdos e mostre a relevância do que você sabe. Um software jurídico pode ser um aliado. Com informações sobre seus clientes, fica mais fácil produzir conteúdo assertivo.
Por exemplo, é possível segmentar as pessoas que já contrataram o seu serviço. E com esses dados criar comunicações que atraiam clientes com as mesmas dores.
Esteja presente com seus clientes
Da mesma forma que é importante atrair novos clientes, é fundamental estar próximo de quem já está no escritório.
Por isso, administrar o escritório também deve contemplar ações de encantamento. Mostrar para os clientes que os profissionais estão sempre presentes.
Lembre-se que o perfil dos clientes mudou muito nos últimos anos. Dessa forma, invista em tecnologia.
Aliás, otimizar o tempo que o cliente gasta com as demandas dos processos é importante. E isso também vale para os advogados.
Por exemplo, imagine que você envia atualizações dos processos por mensagens. O cliente tem a confiança de que sua demanda está sendo acompanhada.
Por outro lado, o advogado poupa tempo de ligações e reuniões. Um software jurídico permite a automação do envio de atualizações de processos.
O mesmo vale para questões financeiras. A tecnologia pode facilitar cobranças e envio de boletos para os clientes.
Mais tempo e assertividade para os dois lados.
Como organizar um escritório de advogados?
Você já deve ter percebido que administrar o escritório exige organização. Aliás, é nesse ponto que vamos comentar agora.
Organizar processos é essencial para o bom andamento do escritório de advocacia. Todos os pontos que envolvem a gestão precisam ser conectados.
Por exemplo, ao administrar o escritório identifique todas as rotinas diárias das pessoas envolvidas. Perceba se há gargalos que estão tomando mais tempo ou gastando recursos.
Antes de mais nada, entenda se há atividades que podem ser automatizadas. O foco de um escritório deve estar na resolução dos problemas.
Para isso, busque que os profissionais estejam concentrados em atividades de alto valor agregado. A produtividade deve ser o foco.
Acima de tudo, tenha clareza e documente esses processos. Apresente para a equipe e certifique-se que todos seguem as orientações.
Tecnologia para administrar o escritório
Por fim, os seis pontos anteriores se conectam. A tecnologia é uma grande aliada para administrar o escritório.
Clientes ADVBOX conseguem ter uma visão completa de todos os processos, rotinas e demandas. Tudo em um único ambiente.
Aliás, esse é um dos grandes diferenciais de um software desenvolvido exclusivamente para o meio jurídico. O suporte à produtividade da equipe é um dos pontos altos da tecnologia.
Nesse sentido a ADVBOX oferece uma metodologia focada em produtividade. Com o Taskscore é possível determinar pontuações para todas as atividades do escritório.
Os profissionais realizam suas demandas de acordo com as prioridades. E o melhor: são reconhecidos por isso.
Por outro lado, para quem faz a administração do escritório os benefícios são inúmeros. É possível verificar o andamento de todas as etapas de forma contínua. Não há necessidade, por exemplo, de procurar as pessoas da equipe de forma individualizada. Tudo está disponível em nuvem e com segurança.
Desse modo, faça o teste gratuito da ADVBOX durante 7 dias. Entenda na prática como o software funciona e pode beneficiar seu escritório.
